Jenseits der Telefonkonferenz: 4 Meeting-Technologien, die jedes Team braucht

Gastbeitrag von Elise Keith , Mitbegründerin von Lucid Meetings.

Jedes Team trifft sich. Die meisten führen ihre Treffen genauso durch wie ihre Großeltern und die Großeltern ihrer Großeltern. Sitzungsaufzeichnungen aus der Zeit vor den Römern beschreiben einen predigenden Führer, eine kurze Hin- und Her-Diskussion, die dann mit einem nicht schlüssigen Stückchen gemurmelter Zustimmung endet. Meetings haben sich seit Tausenden von Jahren kaum verändert.

Dann befreite die Erfindung des Telefons Meetings von den Begrenzungen des Konferenzraums. PowerPoint und Projektoren befreiten uns von Stapeln gedruckter Berichte.

Was machen moderne Führungskräfte mit diesem Fortschritt? Genau das, was ihre Vorfahren getan haben, nur dass ihre Reden jetzt verstümmelt durch die Telefone im Konferenzraum kommen.

Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie wir uns treffen, in die Moderne zu bringen.

Neben dem Aufstieg der Technologie hat das vergangene Jahrhundert erstaunliche Fortschritte in unserem Verständnis davon gebracht, wie wir am besten in Gruppen zusammenarbeiten können. Unsere Know-how-Gruppen können jetzt effektiv zusammenarbeiten, innovativ sein, motivieren und gemeinsam Entscheidungen treffen. (Tipp: Jemandem zuzuhören, der die Aufzählungspunkte vorliest, ist es nicht.)

Diese vier Arten von Augmented-Meeting-Technologie bauen auf diesen Erkenntnissen auf und ermöglichen es Ihrem Team, erfolgreichere Meetings durchzuführen.

1. Videokonferenzen

Videokonferenzen schlagen Audiokonferenzen jedes Mal. Die meisten Unternehmensteams haben Zugang zu Videokonferenz- und Aufzeichnungstechnologie, aber nur wenige nutzen sie.

Wir haben es uns viel zu bequem gemacht, uns stumm zu verstecken, wo wir außer Sichtweite und außer Hörweite sind und unsere Aufmerksamkeit auf andere Dinge richten können. Untersuchungen zeigen sogar, dass Menschen häufig Einwahlmeetings bevorzugen, gerade weil sie dann nicht mehr so ​​tun müssen, als würden sie aufmerksam sein. Wir haben die unterdurchschnittliche Leistung unserer Vorfahrentreffen genommen und es noch schlimmer gemacht.

Richten Sie für bessere Remote-Meetings eine gute Videokonferenz ein und verwenden Sie sie.

Elsie Keith

Bonus-Tipp: Schalten Sie die Aufzeichnung von Videokonferenzen auch für wichtige persönliche Meetings ein.

Haben Sie endlich einen Zeitpunkt gefunden, an dem sich alle Top-Manager über Ihr großes Projekt treffen können? Richten Sie Ihre Videokonferenzsoftware so ein, dass diese Besprechung aufgezeichnet wird. Lassen Sie dann das Audio in Text transkribieren. Sie werden all diese Leute nicht so einfach wieder zusammenbringen, und auf diese Weise erhalten Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit so viele Details wie möglich. Sie können sich besser auf die Diskussion konzentrieren und müssen sich nicht so anstrengen, um detaillierte Notizen zu machen.

Beispielsweise koppeln wir die Videokonferenzsoftware von Zoom mit einer Meeting Owl -Kamera, um sicherzustellen, dass wir ein gutes 360°-Video des aktuellen Sprechers erhalten.

Das soll nicht heißen, dass Notizen nicht wertvoll sind. Tatsächlich ist eine gute Aufzeichnung von Notizen entscheidend, weshalb Teams Folgendes benötigen:

2. Meeting-Management-Software

Besprechungsverwaltungssoftware erleichtert Teams die Zusammenarbeit an Besprechungsagenden und das Erfassen von Besprechungsnotizen. Teams, die bei der gemeinsamen Dokumentation ihrer Entscheidungen und nächsten Schritte während des Meetings zusammenarbeiten, sind engagierter, effizienter und engagierter für diese Ergebnisse.

Noch wichtiger ist, dass Meeting-Management-Systeme jedem zeigen, wie Teams in Ihrer Organisation ihre Meetings am besten durchführen können.

In der Vergangenheit lernte jeder, wie man Meetings leitet, indem er an Meetings teilnahm und dann nachahmte, was er bei anderen gesehen hatte. Obwohl die Forschung Hunderte von brillanten Techniken entdeckt hat, um Gruppen zusammenzubringen, sehen die meisten Menschen diese Techniken nie in der Praxis. Sie haben keine Ahnung, was möglich ist.

Ein Meeting-Management-System macht Meeting-Anweisungen für alle verfügbar. Niemand muss raten, was auf der Tagesordnung stehen soll, wie lange das Meeting dauern soll, wie die einzelnen Teile der Diskussion geleitet werden oder was aufgeschrieben werden muss. Das System buchstabiert all das und ermöglicht es der Organisation, einen großartigen Meeting-Prozess einzuleiten und diesen dann schnell an alle Teammitglieder weiterzugeben.

Teeming , BoardVantage und Lucid Meetings sind Beispiele für Technologien in dieser Kategorie.

3. Visuelle Zusammenarbeit und Entscheidungsunterstützung

Wo die Action ist

Viele der effektivsten, ansprechendsten und produktivsten Besprechungstechniken nutzen unsere natürliche Fähigkeit, Informationen visuell zu verarbeiten. Teams können Muster leichter erkennen, wenn sie Daten verschieben, Verbindungen herstellen und Bilder einfügen können.

Die Teams, die diese Techniken entwickelt haben, verwendeten viele Haftnotizen. Nach dem Meeting verbrachten sie Zeit damit, all diese Kritzeleien abzutippen und den Raum aufzuräumen – was bedeutete, dass die meisten Teams diese leistungsstarken Techniken für die Zusammenarbeit für besondere Anlässe aufhoben.

Software für visuelle Zusammenarbeit und Entscheidungsunterstützung macht die Haftnotizen digital. Teams arbeiten in Echtzeit von überall aus zusammen, und niemand muss später etwas eingeben. Die besten Tools bieten auch Vorteile, die Sie mit Papier nicht so einfach erzielen können. Wenn Sie beispielsweise Feedback in einem Entscheidungsunterstützungstool sammeln, können Sie jeden Beitrag anonymisieren, um die Chancen zu erhöhen, ehrliches, nützliches Feedback zu erhalten.

Beispieltechnologien umfassen MURAL , Stormz , GroupMap und iObeya .

4. Meeting-Feedback und Performance-Tracking

Wir schätzen, dass es allein in den USA jeden Tag über 55 Millionen Meetings gibt. Im Durchschnitt verbringen Führungskräfte jede Woche 72 % ihrer Zeit in Meetings.

Nur sehr wenige Organisationen verfolgen die Leistung dieser Zeit. Können Sie sich einen anderen Geschäftsprozess vorstellen, der so viele Ressourcen verbraucht, aber nicht in irgendeiner Weise nachverfolgt oder gemessen wird?

Meeting-Feedback- und Performance-Tracking-Technologie gibt Unternehmen Einblick in diese massive Investition. Einige Technologien berechnen Meeting-Kosten automatisch auf der Grundlage von Kalenderdaten und erstellen die harten Zahlen, die Führungskräfte benötigen, wenn sie Entscheidungen darüber treffen, wie sie sich treffen sollen. Andere Technologien verwenden KI, um das Feedback von Meetings zu analysieren und dann auf der Grundlage der Emotionen der Teilnehmer und historischer Muster vorherzusagen, ob ein Projekt erfolgreich sein wird oder ob ein Verkauf wahrscheinlich abgeschlossen wird.

Zu den Technologien in dieser Kategorie gehören MeetingQuality , Gong.io und Inspirometer .

Bessere Begegnungen sind möglich. Großartige Meetings erfordern eine Änderung der Art und Weise, wie wir diese Meetings organisieren und durchführen, was in der Vergangenheit bedeutete, dass Sie viele Moderationsschulungen und leere Wandflächen benötigten.

Nicht länger. Mit diesen vier Technologien sind großartige Meetings für alle möglich, die von überall aus arbeiten.

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Elise Keith

Elise Keith ist Mitbegründerin von Lucid Meetings und Autorin von Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Für weitere Informationen besuchen Sie bitte www.jelisekeith.com oder www.lucidmeetings.com und verbinden Sie sich mit Elise auf Twitter @EliseID8.