5 häufige Probleme in der Geschäftskommunikation (+Lösungen)

Die Geschäftslandschaft war eines der vielen Elemente des Alltags, die im Jahr 2020 durch die COVID-19-Pandemie völlig auf den Kopf gestellt wurden. Das Coronavirus zwang fast jeden Mitarbeiter, auf absehbare Zeit von zu Hause aus zu arbeiten. Dies führte unwissentlich zu einer Reihe von Problemen in der Geschäftskommunikation.

Viele Arbeitsplätze, die zuvor strenge Richtlinien für Mitarbeiter im Homeoffice hatten, mussten auf diese früheren Regeln verzichten. Damit betraten sie völliges Neuland, was bedeutete, dass Unternehmen lernen mussten, auf eine Weise zu kommunizieren, die sie zuvor nicht kannten. In diesem Artikel gehen wir auf einige allgemeine Geschäftsprobleme ein, die durch die Coronavirus-Pandemie verursacht werden, und wie man sie löst:

• Fehlende Standardisierung
• Fehlinterpretation und Mehrdeutigkeit
• Mangel an nonverbalen Hinweisen in der schriftlichen Kommunikation
• Übermäßig verbunden sein
• Fehlendes Feedback

Fehlende Standardisierung

Auf absehbare Zeit gehören persönliche Treffen der Vergangenheit an. Die Technologie hat uns eine Fülle von Möglichkeiten gegeben, wohin diese Kommunikation gehen kann, aber jetzt stellt sich die Frage, welche Art von Kommunikation wohin gehen soll. Sie müssen entscheiden, wann und wo Sie über verschiedene Themen kommunizieren. Mangelnde Standardisierung kann zu Kommunikationssilos und Verwirrung bei Ihren Mitarbeitern führen. Insgesamt wird es den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

Der beste Weg, dieses Problem zu lösen, besteht darin, die Kommunikationsprozesse am Arbeitsplatz für jeden Kanal zu standardisieren. Erstellen Sie klare Richtlinien dafür, welche Art von Kommunikation in welche Kanäle gehen soll. Beispielsweise sollten wichtige Aufgaben in einer E-Mail an die entsprechenden Teammitglieder dokumentiert werden.

Ihr Interoffice-Instant-Messaging-System wie Slack sollte für projektspezifische Konversationen und Wasserkühler-Gespräche reserviert sein. Kommentare zu Kundeninteraktionen sollten für die Customer-Relationship-Management-Lösung Ihres Teams reserviert sein.

Die konsequente Standardisierung der internen Kommunikation bringt Ihrer Organisation eine Fülle von Vorteilen. Zum einen haben Sie einen formellen Papierpfad zu allen Interaktionen. Müssen Sie sich die Kommentare Ihres direkten Vorgesetzten zu seinem neuesten Projekt ansehen? Überprüfen Sie Slack. Möchten Sie die notwendigen Informationen vor einem Kundentermin überprüfen? Werfen Sie einen Blick in Ihr CRM.

Die Implementierung einer Standardisierung der internen Kommunikation Ihres Büros wird in der Regel auch für Ordnung sorgen. Wenn Ihr Team Slack oder E-Mails mit irgendetwas von relevanten Kundeninformationen bis hin zu den neuesten Meme-Trends auf Twitter spammt, werden die Leute wahrscheinlich anfangen, eingehende Nachrichten zu ignorieren. Indem Sie festlegen, welche Art von Nachrichten wohin gesendet werden sollen, wissen Ihre Mitarbeiter bei jeder eingehenden Benachrichtigung genau, was sie zu erwarten haben.

Fehlinterpretation und Mehrdeutigkeit

Der vielleicht größte Vorteil persönlicher Treffen besteht darin, dass der Kontext und die Motivation hinter den in Gesprächen ausgetauschten Worten normalerweise ziemlich klar sind. Das liegt daran, dass die Leute im Moment klärende Folgefragen stellen können, wenn sie sie brauchen. Bei schriftlichen Gesprächen geht diese Gelegenheit verloren und es kommt zu Missverständnissen und Kommunikationszusammenbrüchen.

Da die persönliche Kommunikation aufgrund der Coronavirus-Pandemie jedoch stark eingeschränkt wurde, entscheiden sich immer mehr Menschen für Intranet-Kommunikationskanäle wie Slack und E-Mail, um mit Kollegen zu kommunizieren. Es ist einfach schneller und effizienter, als Video- oder Telefonanrufe zu koordinieren. Aber diejenigen am Empfängerende von Slack oder E-Mail erhalten es möglicherweise nicht in Echtzeit. Das kann zu einigen Problemen bei der klaren Kommunikation und möglicherweise schwierigen Gesprächen führen.

Die Bequemlichkeit dieser Kanäle ist großartig für einen vielbeschäftigten Mitarbeiter, bringt jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Es ist leicht, die Gedanken von jemandem durch schriftliche Kommunikation falsch zu interpretieren. Die Leute sind möglicherweise zu eingeschüchtert oder haben keine Zeit, um eine Folgenachricht zu senden und auf eine Antwort zu warten. Das bedeutet also, dass Mitarbeiter manchmal mit einer mehrdeutigen oder missverstandenen Vorstellung davon arbeiten, was ihre Aufgabe sein soll.

Die Lösung dafür ist einfach: Bleiben Sie einige Augenblicke bei einer wichtigen Nachricht, bevor Sie sie an einen Kollegen senden. Es ist für alle Beteiligten von Vorteil, sicherzustellen, dass die gesamte organisatorische Kommunikation klar ist. Das ist besonders wichtig während der Coronavirus-Pandemie, da die Menschen in verschiedenen Zeitzonen mit unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten.

Das Versenden vager und unklarer Nachrichten an Kollegen kann Sie bei wichtigen Projekten zurückwerfen, da sie möglicherweise zusätzliche Nachverfolgung erfordern. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Sie Nachrichten Korrektur lesen und möglicherweise auch von einem Dritten Korrektur lesen lassen, falls dies angebracht ist.

Mangel an nonverbalen Hinweisen in der schriftlichen Kommunikation

Genau wie beim unbeabsichtigten Senden mehrdeutiger Nachrichten führt das ausschließliche Verlassen auf schriftliche Kommunikationskanäle zwangsläufig zu einigen Kommunikationsproblemen. Ohne Körpersignale, Gesichtsausdruck oder Tonlage nutzen zu können, ist es für Kommunikatoren unglaublich einfach, die Absichten einer Person falsch zu interpretieren. Das Fehlen verbaler Hinweise kann in Gesprächen, in denen kulturelle Unterschiede eine Rolle spielen, besonders verwirrend sein. Die freundlichste Person kann in schriftlichen Gesprächen anders rüberkommen, was für manche Menschen unglaublich irritierend sein kann.

Sie können mehrere Kommunikationsmethoden verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht mit demselben Ton gesendet wird, den Sie übermitteln wollten. Wenn Sie eine unbeschwertere Nachricht senden möchten, fügen Sie ein Emoji oder ein Ausrufezeichen ein. Immer mehr Unternehmen nutzen Emojis als innovatives Kommunikationsinstrument . Dies wird eine streng klingende Botschaft in eine positive und ermutigende verwandeln. Es erspart Ihnen, einen Kollegen unabsichtlich dazu zu zwingen, sich zu fragen, ob Sie mit ihm unzufrieden sind.

Natürlich können Sie einfach in einfachen Worten das, was Sie zu vermitteln versuchen, in die Nachricht aufnehmen. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Person, der Sie eine Nachricht senden, genau weiß, was Sie sagen möchten.

Der effektivste Weg, um damit verbundene Probleme zu vermeiden, besteht jedoch darin, einen Videoanruf zu tätigen. Da die Coronavirus-Pandemie weiterhin den Globus verwüstet, sind persönliche Treffen derzeit keine Option. Videokonferenzen sind das Nächstbeste. Sie sind der beste Weg, um effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Mimik und Tonfall werden bei einem Videoanruf klar zum Ausdruck gebracht.

Wie wir bereits berichtet haben, „geben 87 % der Remote-Mitarbeiter an, dass sie sich bei der Nutzung von Videokonferenzen stärker mit Teams und Projekten verbunden und involviert fühlen.“ Videoanrufe steigern zweifellos die Effizienz der Geschäftskommunikation.

Übermäßig verbunden sein

Quelle: Gineris

Da fast alle Mitarbeiter auf absehbare Zeit von zu Hause aus arbeiten, verschwimmen die Grenzen zwischen Bürozeiten und Privatleben der Mitarbeiter. Während der Pandemie wurde regelmäßig berichtet, dass eine überwältigende Mehrheit der Menschen mehr Zeit im Büro verbringt, da es sich jetzt in ihrem Zuhause befindet. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter Gefahr laufen, zu stark vernetzt zu werden.

Die Fähigkeit, so leicht überkonnekt zu sein, führt dazu, dass Menschen sich überarbeiten. Aufgrund der Flexibilität, die ein Arbeitsplan von zu Hause aus bietet, fühlen sich viele Menschen unter Druck gesetzt, ständig „on“ zu sein. Das bedeutet, dass sie möglicherweise außerhalb der Geschäftszeiten Nachrichten senden.

Das kann dazu führen, dass Menschen, denen zuvor Grenzen gesetzt waren, den Druck verspüren, dasselbe zu tun. Arbeiten, die weit über die normalen Geschäftszeiten hinausgehen, können zu Burnout führen, was dazu führt, dass Mitarbeiter unterdurchschnittliche Leistungen erbringen. Dies kann sich letztendlich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken und auch Ihr Mitarbeiterengagement wird darunter leiden.

Der beste Weg, dies Ihren Mitarbeitern zu ersparen, besteht darin, Grundregeln festzulegen. Machen Sie deutlich, dass von niemandem erwartet wird, dass er über seine normale Arbeitszeit hinaus arbeitet. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich nach Feierabend von ihren Arbeitsgeräten abzumelden – die meisten Nachrichten können bis zum nächsten Tag warten.

Eine gute Möglichkeit, diese Botschaft durchzusetzen, besteht darin, dass das obere Management diese Regeln befolgt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter nach Feierabend arbeiten, wenn sie nicht sehen, dass ihre Vorgesetzten die gleichen Dinge tun. Wenn Sie Ihr Unternehmen auf dem neuesten Stand halten, wird sichergestellt, dass es optimal funktioniert. Es wird insgesamt eine gesunde Teamarbeit fördern.

Fehlendes Feedback

Quelle: Great Place to Work

Ein gesundes und florierendes Unternehmen muss sich von allen Seiten prüfen. Wenn das Management von seinen Mitarbeitern kein Feedback einholt, wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ineffektiv. Es muss in beide Richtungen fließen, um für Ihr Unternehmen zu wirken. Das Sammeln von Feedback von Mitarbeitern durch Methoden wie das Versenden von Umfragen zeigt, wie es Ihren Mitarbeitern im Moment geht.

Das Feedback Ihrer Mitarbeiter ist heute wichtiger denn je. Während die Coronavirus-Pandemie nun seit fast einem Jahr auf der ganzen Welt wütet, haben verschiedene Menschen unterschiedliche Reaktionen darauf. Manche Menschen spüren vielleicht gerade jetzt den Stress und die Angst der Situation. Die Reaktionen Ihrer Mitarbeiter auf die Pandemie werden sich ständig weiterentwickeln.

Nur durch regelmäßiges Feedback erhalten Sie einen Einblick, wie es Ihren Mitarbeitern unter den gegebenen Umständen geht und was Sie tun können, um sie zu unterstützen. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, Mitarbeitern vorzubeugen, die die Motivation verlieren, hart zu arbeiten.

Feedback gibt Ihnen auch einen Einblick, wie es dem Management geht. Sie sind sich möglicherweise nicht bewusst, dass etwas, das Sie tun, nicht funktioniert, es sei denn, Ihre Mitarbeiter informieren Sie. Nur wenn Sie auf dieses Feedback reagieren und die Prozesse in Zukunft anpassen, können Sie Ihre Abläufe verbessern.

Fazit: Gute Kommunikation sorgt für zufriedenere Mitarbeiter

Die Corona-Pandemie hat das Gesicht der Kanzlei auf absehbare Zeit verändert. Die Arbeit in einer Büroumgebung wird möglicherweise nie wieder dieselbe sein. Die aktuelle Situation bedeutet, dass Ihr Unternehmen ständig umschwenken muss, um große Kommunikationsherausforderungen zu vermeiden. Es wird auf dem Weg Unebenheiten geben, aber nehmen Sie sich die Zeit, um häufig auftretende Kommunikationsprobleme zu lösen.

Nur weil das Gesicht Ihres Büros heutzutage anders aussieht, bedeutet das nicht, dass Ihre Remote-Mitarbeiter nicht glücklich sein können . Wie wir bereits berichtet haben, möchten 90 % der Remote-Mitarbeiter für den Rest ihrer Karriere weiterhin nach einem flexiblen Zeitplan arbeiten. Indem Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen, stellen Sie sicher, dass sie zufrieden sind, was Ihrem Unternehmen langfristig enorm zugute kommt.