Geschäftliche Telefonrechnungen: Navigieren durch versteckte Gebühren und Gründe, VoIP in Betracht zu ziehen

Unternehmen versuchen immer, Geld zu sparen, wo sie können. Ein guter Ausgangspunkt ist die Prüfung der Kosten Ihrer Rechnung. Es kann leicht übersehen werden, wie viel Geld Ihr Unternehmen für den Service von Tischtelefonen und Mobiltelefonen ausgibt. Da die Coronavirus-Pandemie die Geschäftswelt dazu drängt, sich auf Business-VoIP zu verlassen, um sich über Wasser zu halten, ist der von Ihnen gewählte Telefondienst heute wichtiger denn je.

Telefonanrufe sind die häufigste Art und Weise, wie neue Kunden mit einem Unternehmen in Kontakt treten, und Telefone bleiben eine Anlaufstelle für den Kundensupport. Angesichts dieser Notwendigkeit fühlen sich Telefonanbieter oft wohl damit, verschiedene Gebühren zu erheben, die die Kosten Ihrer monatlichen Rechnung erheblich erhöhen können.

Einige der Gebühren beziehen sich möglicherweise auf Dienste, die Sie selten (oder nie) nutzen, während andere mehrdeutig als „Wartungsgebühren“ bezeichnet werden und bei allen beliebt sind: Steuern. Der Kreativität einiger Anbieter von Geschäftstelefonen sind keine Grenzen gesetzt, wenn sie Wege finden, ihre Kunden zu vernickeln. Wenn Sie die Rechnung Ihres Unternehmens nicht bereits sorgfältig geprüft haben, besteht eine gute Chance, dass Sie mehr als nötig bezahlen.

Wenn Sie nicht wissen, wie viel herkömmliche Telefone Ihr Unternehmen kosten, haben wir einige Hinweise für Punkte notiert, die Sie vielleicht im Auge behalten sollten, wenn Ihre Rechnung das nächste Mal eintrifft. In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Abschnitte:

• So reduzieren Sie Ihre Telefonrechnung
• Schauen Sie in Ihre bestehende Telefonrechnung
• Berücksichtigen Sie die Funktionen, die Sie benötigen
• Überlegen Sie, was Sie sonst noch von einer modernen VoIP-Lösung erwarten können
• Überprüfen Sie Ihre Auswahl

So reduzieren Sie Ihre Telefonrechnung

Ihre Rechnung kann eine notwendige Geschäftsausgabe sein, aber das bedeutet nicht, dass sie Ihrem Unternehmen ein Vermögen kosten muss. Diese Kosten können für Inhaber kleiner Unternehmen besonders hoch sein. Eine zu berücksichtigende Sache sind die Gesamtbetriebskosten für Ihr aktuelles Telefonsystem. Sie können diese Kosten ermitteln, indem Sie die Anschaffungskosten für das Telefonsystem mit den Betriebskosten für Sie addieren.

Sobald Sie diese Kosten ermittelt haben, können Sie entscheiden, ob es sich lohnt, was Sie für Ihr geschäftliches Telefonsystem bezahlt haben und was Sie derzeit für den Betrieb bezahlen. Sie können diesen Preis jeden Monat mit Ihrer aktuellen Rechnung vergleichen. Auf diese Weise können Sie sehen, welchen Aspekt Ihres Setups Sie ändern sollten.

Schauen Sie in Ihre bestehende Telefonrechnung

Der einfachste Weg, um zu sehen, wie viel Sie von den Kosten für Ihren Telefondienst einsparen sollten, besteht darin, einen Blick auf Ihre bestehende Rechnung zu werfen. Beispielsweise bieten Anbieter häufig einen Rabatt für verschiedene Pakete an, und dies kann die Verwaltungskosten Ihres Unternehmens senken, indem die Rechnungen in einer Zahlung zusammengefasst werden.

Das lässt den Eindruck entstehen, als würden Sie Geld sparen. Dies führt jedoch auch zu einer komplizierteren Rechnung, bei der Anbieter zusätzliche Gebühren einstecken können, die mit einer einfacheren Rechnung möglicherweise nicht möglich wären.

Die FCC ist so weit gegangen, FAQ-Seiten zu erstellen, die Themen wie das Pauken von Telefonrechnungen abdecken, um die Menschen über die Gewohnheit von Telefongesellschaften zu informieren, die nicht autorisierte Gebühren erheben. Die Agentur weist darauf hin, dass Sie sich umso mehr Gedanken darüber machen sollten, ob Sie einen fairen Betrag zahlen, je mehr Ihre Rechnung wie eine Kreditkartenrechnung aussieht.

„Täuschung ist das Markenzeichen des Paukens. Crammer verlassen sich oft auf verwirrende Rechnungen, um Verbraucher dazu zu verleiten, für Dienstleistungen zu bezahlen, die sie nicht autorisiert oder erhalten haben oder die mehr kosten, als der Verbraucher glauben gemacht hat … Die FCC hat geschätzt, dass Cramming zig Millionen amerikanischer Haushalte geschädigt hat.“

Sie haben wahrscheinlich den Schock erlebt, Ihre erste Rechnung von einem neuen Dienst zu erhalten. Das ursprüngliche Angebot der Telefongesellschaft erwähnte wahrscheinlich keine Ausgaben durch Steuern, Zuschläge oder dass Ihnen die erste Rechnung einen Monat im Voraus in Rechnung gestellt würde (Anbieter berechnen manchmal ab dem Installationsdatum sowie ab dem nächsten Monat auf der ersten Rechnung).

Telefongesellschaften müssen im Allgemeinen Umsatzsteuer auf den Dienst zahlen, daher ist es nicht verwunderlich, dass sie diese von ihren Kunden einziehen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass der erhobene Prozentsatz tatsächlich mit Ihrer lokalen Umsatzsteuer übereinstimmt und nicht überhöht ist.

Auf der anderen Seite sind Zuschläge und ähnliche Punkte völlig subjektiv und bieten möglicherweise mehr Spielraum für die Verhandlung Ihrer Rechnung.

Hier sind einige Punkte auf Ihrer Rechnung, auf die Sie besonders achten sollten:

• Rollover-Leitungen – Diese befinden sich in herkömmlichen PSTN-Telefonleitungen und ermöglichen Ihrem Unternehmen, mehrere Anrufe gleichzeitig zu bearbeiten, sodass Ihre Kunden nicht auf Besetztzeichen stoßen. Diese sind nicht billig, da sie Ihr Unternehmen bis zu 30 US-Dollar pro Zeile kosten können. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie dieselbe Funktionalität von einem IP-System ohne zusätzliche Kosten erhalten können.
• Drahtwartung – Auch dies ist ein Punkt, der spezifisch für Festnetzanschlüsse ist. Dies ist eine Gebühr, die mit den Kosten für die Verkabelung Ihres Büros verbunden ist.
• Ferngespräche und Gebühren – Sie können nichts dagegen tun, wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl gebührenfreier Ferngespräche führen muss. Sie können diese Kosten jedoch senken, indem Sie diese Kommunikation auf E-Mail oder ein IP-Telefonsystem umstellen.
• Benutzer und Nebenstellen – Herkömmliche Telefonsysteme berechnen nicht nur Gebühren für Rollover-Leitungen, sondern auch für jede Leitung, die Sie benötigen. Beachten Sie, dass die Anbieter auch tendenziell pro Benutzer abrechnen, daher lohnt es sich, hier die Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen.

Einige Gebühren werden in Stein gemeißelt, aber bei einigen haben Sie möglicherweise einen kleinen Spielraum. Wenn Ihnen eine bestimmte Gebühr zu hoch erscheint, lohnt es sich, sich an Ihren Anbieter zu wenden und zu verhandeln.

Berücksichtigen Sie die Funktionen, die Sie benötigen

Der nächste Schritt zur Reduzierung der mit Ihrer Rechnung verbundenen Kosten besteht darin, alle Funktionen zu berücksichtigen, die Sie in Ihrem Telefonsystem benötigen. Unabhängig davon, ob Sie sich in einem PSTN- oder einem IP-Telefonsystem befinden oder nicht, können Sie oft an teure Verträge gebunden werden, wenn Sie Funktionen gebündelt haben, die Sie nicht verwenden.

Es ist wichtig, die Funktionen zu berücksichtigen, die Sie in Ihrem Telefonsystem benötigen, damit Sie einen Plan finden, bei dem Sie nur für das bezahlen müssen, was Sie benötigen. Hier sind einige grundlegende und wichtige Funktionen, die Sie bei Ihrem nächsten Telefonsystemanbieter berücksichtigen sollten.

Anrufweiterleitung – Dies ist eine grundlegende Funktion, die sicherstellt, dass Ihre Kunden Sie erreichen können, egal was passiert. Wenn Sie also Ihre Zeit zwischen der Arbeit im Büro und zu Hause aufteilen, können Sie Anrufe von Ihrer Geschäftsnummer auf Ihr mobiles Gerät umleiten. Viele VoIP-Anbieter wie RingCentral bieten die Remote-Anrufweiterleitung als grundlegende Funktion an, sodass Sie Anrufe spontan weiterleiten können, um sicherzustellen, dass Sie immer erreichbar sind.

Nebenstellen – In einem herkömmlichen PSTN-Telefonsystem ist eine Nebenstelle eine andere Telefonnummer, die physisch mit einer Hauptnummer verbunden ist. Je mehr Verkabelung Sie machen, desto mehr wird das kosten. IP-Systeme tun dies virtuell, und viele bieten eine bestimmte Anzahl von Erweiterungen, die in Basispläne integriert sind. Zum Beispiel bietet Grasshopper einen Solo-Plan für 26 $ an, der bis zu drei Erweiterungen beinhaltet.

Remote-Support – Es wird zweifellos eine Zeit kommen, in der Sie Ihr Telefonsystem warten lassen müssen. Da die überwiegende Mehrheit der Belegschaft jedoch aufgrund der Coronavirus-Pandemie weiterhin ferngesteuert ist, ist es möglicherweise nicht mehr möglich, dass ein externer Mitarbeiter Ihr Büro betritt, um Ihre Einrichtung zu überprüfen.

Die Suche nach einem Telefonanbieter, der Remote-Support anbietet, ist heutzutage eine praktikablere Option. Nextiva bietet ein Remote-Support-System an, um dieses Angebot seinen Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Unbegrenztes Telefonieren – Dank der Pandemie sind Telefonate heute wichtiger denn je. Da persönliche Meetings im Wesentlichen zum Erliegen gekommen sind, verbringt Ihr Unternehmen wahrscheinlich noch mehr Zeit am Telefon. Daher sollte eine Telefonanlage, die Ihnen unbegrenzte Gesprächsminuten bietet, oberste Priorität haben. Viele IP-Telefonanbieter bieten unbegrenzte Anrufe an, einschließlich Vonage Business.

Anrufprotokolle – Die Anrufprotokollierung ist eine großartige Möglichkeit, die Leistung Ihrer Mitarbeiter, insbesondere Ihres Vertriebsteams, zu untersuchen und die Erfahrung zu messen, die Sie Ihren Kunden bieten. Anrufprotokolle können Ihnen wichtige Details wie Datum und Uhrzeit des Anrufs, Dauer, Anrufer-ID und ob der Anruf angenommen oder an die Voicemail gesendet wurde, liefern.

Dies ist eine grundlegende Funktion, die viele Anbieter anbieten können. 8×8 bietet Anrufverlaufsprotokollierung, die Möglichkeit, Anrufprotokolle und Anrufprotokollmetriken innerhalb seiner Pläne zu verwalten.

Überlegen Sie, was Sie sonst noch von einer modernen VoIP-Lösung erwarten können

Da Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits für eine Breitband-Internetverbindung bezahlt und möglicherweise sogar ein vollwertiges Intranet aufgebaut hat, sollte es beim Wechsel zu einem IP-Dienst nur minimale Reibung und erhebliche Einsparungen geben. Außer eventuell einem IP-Telefon wird keine zusätzliche Hardware benötigt.

Die meisten Unternehmen berechnen ungefähr 20 US-Dollar pro Monat für eine geschäftliche VoIP-Leitung, die alles enthält, was Sie von Ihrer Standardtelefonleitung erwarten (geschäftliche Voicemail-Begrüßung, Anklopfen usw.), zusammen mit einer langen Liste von Funktionen, die im Allgemeinen nicht enthalten sind herkömmlichen Telefonangeboten oder sind überhaupt nicht verfügbar.

Von jedem VoIP-Anbieter Ihrer Wahl können Sie erweiterte Funktionen erwarten. Hier sind einige, auf die Sie achten sollten:

IVR – Hosted IVR (Interactive Voice Response) ist ein Telefoniemenü- und Routingsystem, das Anrufern ein interaktives Menü bietet, um sie an die gewünschte Abteilung weiterzuleiten. Da es sich um ein intelligentes System handelt, kann IVR Aufgaben mit Ja/Nein- oder nummernbezogenen Antworten von Anrufern ausführen. Diese Funktion kauft Zeit und Produktivität für Ihre Mitarbeiter zurück und stellt sicher, dass Ihre Kunden eine kürzere Wartezeit haben.

Auto-Attendant – Diese Funktion kann dazu beitragen, die Rolle einer Empfangsdame in Ihrer Organisation zu ersetzen. Anstatt also von Ihren Anrufern zu verlangen, dass sie zuerst mit einer Empfangsdame sprechen, um an den richtigen Teilnehmer weitergeleitet zu werden, müssen sie einfach nur eine Nummer drücken, die der Nebenstelle der richtigen Abteilung zugeordnet ist. Genau wie bei IVR kann diese Funktion Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Videokonferenzen – Die meisten VoIP-Anbieter schließen andere Kommunikationsmethoden in ihre Telefontarife ein. Videokonferenzen sind eine der beliebtesten Optionen. Dies ist einfach eine Funktion, die Ihnen ein PSTN-Telefonsystem nicht bieten kann.

Die Videokonferenzfunktionen für bestimmte IP-Telefonpläne ermöglichen sogar die gleichzeitige Teilnahme von Hunderten von Teilnehmern, sodass Sie während der Pandemie so nah wie möglich an ein persönliches Firmentreffen herankommen.

Mobile App – Die meisten VoIP-Telefonanbieter haben ihre eigenen Softphone-Apps, mit denen Sie Ihre geschäftlichen Anrufe unterwegs entgegennehmen können. Die Apps ermöglichen zusätzlich zu einem herkömmlichen Sprachanruf häufig Video-Chats und SMS-Geschäftsnachrichten. Sie können normalerweise zwischen den Kommunikationsmitteln wechseln, wobei Informationen aus früheren Gesprächen auf jedem Ihrer Geräte gespeichert werden.

Mit dem zunehmenden Trend zu Unified Communications ermöglicht VoIP auch eine stärkere Zentralisierung Ihrer Geschäftsabläufe als Ganzes. Die meisten VoIP-Plattformen unterstützen die Integration mit externen Plattformen wie Salesforce, sodass Sie die Kommunikation und andere Anwendungen an einem Ort konsolidieren können. Dies bringt eine lange Liste von Vorteilen mit sich, die wir kürzlich in unserem Anfängerleitfaden für Unified Communications skizziert haben.

Überprüfen Sie Ihre Auswahl

Wenn Ihr Telefondienst nicht viel mehr als einen Wählton bietet und Sie dafür mehr als 20 oder 30 US-Dollar pro Monat bezahlen, ist Ihr Unternehmen mit einem VoIP-Paket von einer beliebigen Anzahl von Anbietern wahrscheinlich weitaus besser dran. Hier ist eine Aufschlüsselung der fünf am besten bewerteten Business-VoIP-Anbieter nach Bewertungen von Hunderten von GetVoIP-Benutzern:

Fazit: VoIP ist der beste Weg, um Ihre Geschäftstelefonrechnung zu reduzieren

Bei all den kreativen Möglichkeiten, mit denen Telefongesellschaften ihre Rechnungen aufblähen, und bei all den Möglichkeiten, wie Sie möglicherweise einen niedrigeren Tarif aushandeln können, ist VoIP möglicherweise der einfachste Weg, um Geld bei den Telefondienstanforderungen Ihres kleinen Unternehmens zu sparen.

Cloud-basierte Kommunikationsplattformen sind nicht nur billiger als herkömmliche Telefondienste, sondern ermöglichen eine breite Palette von Funktionen, die einen erheblichen Einfluss auf die betriebliche Effizienz und die Gesamteffektivität der Fähigkeit eines Unternehmens haben können, sowohl intern als auch mit Kunden zu kommunizieren.