Geschäftsprozessautomatisierung und wie sie die Unternehmenseffizienz steigert
Veröffentlicht: 2022-01-13Jedes Unternehmen hat Hunderte von internen Aufgaben, die manuell erledigt werden. Die Bereiche sind so strukturiert, dass sie ihre Aufgaben und Ziele unabhängig von Zeitaufwand oder ausgeübten Funktionen erfüllen. Warum also nicht Prozessautomatisierung und digitale Transformation starten?
Angesichts der ständigen Entwicklung des Marktes und sich ändernder Trends müssen Unternehmen Aufgaben, die Zeit und Ressourcen verschwenden, für die Automatisierung von Prozessen beiseite legen.
Heutzutage scheint es seltsam, dass wir über Unternehmen sprechen, die umfangreiche Prozesse manuell durchführen, aber das ist es nicht. 69 % der Unternehmen weltweit haben die digitale Transformation noch nicht vollzogen, vielleicht aus Unwissenheit oder Angst vor Innovation.
Die Wahrheit ist, dass Unternehmen, die Prozesse nicht automatisieren, übermäßig viel Zeit für Aufgaben aufwenden, die sie mit Hilfe von Technologie erledigen könnten.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Wenn wir von Geschäftsprozessautomatisierung sprechen, beziehen wir uns auf Technologie zur Ausführung wiederkehrender Aufgaben oder Prozesse in einem Unternehmen. Diese Nutzung ermöglicht es Ihnen, Kosten zu minimieren, die Effizienz zu steigern und immer komplexere Abläufe zu rationalisieren.
Die digitale Transformation hat viel mit Automatisierung zu tun; es beschreibt die Optimierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe neuer Technologien.
Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz, schaffen angemessene Standards und helfen Organisationen letztendlich dabei, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen. Es organisiert auch sich wiederholende, hochvolumige Aufgaben, da sie für Maschinen leichter zugänglich sind und zu den höchsten Gewinnen der Organisation führen.
Wussten Sie, dass Teams fast 20 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die wir automatisieren könnten, wie z. B. die Analyse von Betriebsdaten und die Überprüfung von Statusberichten? Aus diesem Grund haben CEOs verstanden, dass die Prozessautomatisierung zum Trend geworden ist, und arbeiten daran, sie aufzunehmen.
Beispielsweise würde ein Vertriebsmitarbeiter, der einen großen Kundenstamm anruft und weiterverfolgt, von der Verwendung eines Steuerungs- und Automatisierungssystems profitieren, das Anrufe einrichtet, Erinnerungen erstellt und automatisch einen Kalender oder eine Kundendatenbank aktualisiert. Das gleiche Beispiel gilt auch für die Bereiche Vertrieb oder technischer Support, wenn man ihre Besonderheiten berücksichtigt.
Aber denken Sie nicht, dass die Automatisierung nur einigen Bereichen zugute kommt. Die Automatisierung von Prozessen ist am effektivsten für funktionsübergreifende Aspekte, die das gesamte Unternehmen umfassen und Anwendungen integrieren. Später in diesem Handbuch werden Sie alle Vorteile der Prozessautomatisierung entdecken.
Wie Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen den Arbeitsplatz stören
Jedes Unternehmen muss eine gründliche Analyse durchführen, um seine eigenen Bedürfnisse zu verstehen und die Automatisierung in den Bereichen zu implementieren, die die meisten Vorteile vermelden.
In diesem Leitfaden haben wir die gängigsten Arten der Prozessautomatisierung auf dem Markt ausgewählt.
1. Wissensdatenbank
Diese Art der Prozessautomatisierung hat am Markt an Bedeutung gewonnen. Millennials nutzen zunehmend eine Suchmaschine, um Antworten zu finden, bevor sie einen Serviceanruf beim Kunden tätigen. Darüber hinaus stellte Econsultancy fest, dass 51 % der Kunden technischen Support über eine Wissensdatenbank bevorzugen, da diese interaktiver und benutzerfreundlicher ist.
In ähnlicher Weise haben 67 % der Millennial-Kunden im letzten Jahr ihre Erwartungen an den Kundenservice (einschließlich der Implementierung neuer Tools wie Wissensdatenbanken) erhöht, und 78 % haben ihr Geschäft nach nur einer schlechten Kundenservice-Erfahrung an einen anderen Ort verlagert.
Die Realität ist, dass die Kunden ihre Konsumgewohnheiten geändert haben und Tools bevorzugen, die es ihnen ermöglichen, unabhängiger zu sein.
2. Selbstfürsorge
Das Forbes-Magazin enthüllte, dass 40 % der Kunden die Selbstbedienung dem menschlichen Kontakt vorziehen, da sie sich wohler fühlen, ihre Probleme privat zu lösen, und mit ihren Fragen nicht „dumm“ klingen wollen.
Self ist die Strategie, die digitale Kanäle für Kunden nutzt, um Bestellungen aufzugeben, ihre Fragen zu beantworten und Hilfe oder Service ohne die Hilfe eines Vertreters zu suchen.
Es ist ein Kundenservicesystem, das künstliche Intelligenz nutzt und den Verbrauchern Autonomie, Agilität und Effizienz bietet.
An dieser Stelle könnten Sie denken, dass wir uns auf eine Wissensdatenbank beziehen, und es gibt keine Unterschiede zwischen ihnen. Self-Service geht jedoch viel weiter, da es sich auf das Kundenerlebnis konzentriert.
3. Kundenbeziehungsmanagement
Wenn wir über die Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen sprechen, dürfen wir einen der großen Stars dieser Kategorie nicht vergessen: CRM im Vertrieb.
Im Leitfaden zu CRM im Vertrieb definieren wir diese Art von Software als „ein technologisches Tool, das für die Organisation aller Kundendaten an einem Ort verantwortlich ist und es Ihrem Vertriebsteam ermöglicht, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, Prozesse zu organisieren und die Pipeline zu optimieren und zu verwalten“.
Die Definition ist klar und präzise. Es spricht mehrere Nuancen an und weist darauf hin, dass ein CRM ein praktisches Tool ist, um Vertriebsmitarbeiter im Alltag zu unterstützen.
4. Omnichannel-Aufmerksamkeit
Omnichannel ist die Strategie, mit der Sie Ihren Kunden qualitativ hochwertige Betreuung und Service bieten können.
Über Omnichannel-Automatisierung zu sprechen bedeutet, über andere Arten der Prozessautomatisierung zu sprechen. Es kommt unter das Dach, in dem jeder die Arbeitszeit der Mitarbeiter optimiert und das Kundenerlebnis verbessert.
Die Omnichannel-Strategien erleichtern die Automatisierung von Geschäftsprozessen, und wenn alle Kanäle gut integriert sind, profitieren die Benutzer von der Verwendung, die ihren jeweiligen Anforderungen am besten entspricht.
In Anbetracht der oben genannten Arten der Prozessautomatisierung können wir einige Merkmale von Omnichannel und seine Bedeutung für den Sprung in Richtung digitale Transformation erkennen. Jeder spielt eine grundlegende Rolle innerhalb der Omnichannel-Strategie, um die Zeit und Ressourcen des Unternehmens zu optimieren.
5 Gründe, warum Ihr Unternehmen seine Abläufe automatisieren sollte
Die Automatisierung von Prozessen bringt eine Reihe von Vorteilen für die Unternehmen, die sie implementieren. A priori können wir davon ausgehen, dass die großen Nutznießer die Mitarbeiter und Arbeitsteams sein werden, die einige Aufgaben vermeiden, die viel Zeit erfordern.
Aber die Wahrheit ist, dass auch die Organisation und die Kunden davon profitieren werden. Hier sind sieben Vorteile der Prozessautomatisierung.
1. Steigerung der Produktivität
Der Traum aller Manager ist es, die Produktivität des Teams zu steigern, ohne die Arbeitszeiten verlängern oder in mehr Ressourcen investieren zu müssen. Einige Aufgaben erfordern unnötigen Aufwand und könnten durch Automatisierung die Produktivität steigern.
Beispielsweise benötigen Fachleute durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument manuell zu finden, was zwischen 20 % und 40 % ihrer Zeit ausmacht, und sie verbringen 50 % ihres Tages mit der Suche nach Informationen.
Stellen Sie sich vor, was sie durch die Automatisierung dieser Prozesse erreichen könnten!
In der Tat sollten die Arbeitsteams ihre Zeit besser damit verbringen, sich anderen Aktivitäten zu widmen, wie z. B. der Verbesserung des Kundendienstes und der Aufmerksamkeit, und einen Raum in ihrem Tag zu haben, um Schulungen durchzuführen oder ihr Wissen zu erweitern.
60 % der Unternehmensbereiche könnten durch Automatisierung von Geschäftsprozessen 30 % ihrer Zeit einsparen. Diese Verbesserung wird sich in einer höheren Produktivität widerspiegeln, da sie mehr Zeit haben werden, sich auf die Einhaltung der vorgeschlagenen Ziele zu konzentrieren.
2. Sprung in Richtung digitale Transformation
Die digitale Transformation kann für Unternehmen, die sich nicht auf diesem Weg befinden, wie ein komplexes und überwältigendes Ziel erscheinen. Die Prozessautomatisierung kann jedoch ein grundlegender Schritt sein, um diese Kultur der kontinuierlichen Transformation anzunehmen, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, die Zeit mit administrativen Aufgaben zu reduzieren und sich auf die Verbesserung anderer Aspekte zu konzentrieren.
Manuelle Prozesse, die eine breitere Verfügbarkeit von Ressourcen und eine bedarfsbedingte Kursänderung erfordern, werden grundsätzlich automatisierbar sein. Sobald einige Unterschiede auftreten, ist es einfacher, Prozesse zu automatisieren, um die Zeit Ihres Teams besser zu nutzen.
3. Klarere Prozesse
Automatisierung erfordert eine gewisse Klarheit und Verständnis für jeden Prozess im Unternehmen. Wenn Sie die Personen nicht kennen, die für die Ausführung der Prozesse und die damit verbundenen Aufgaben verantwortlich sind, können Sie Ihren Workflow nicht effektiv gestalten und automatisieren.
Die Prozessabbildung kann als Schulungsressource dienen und alle Mitarbeiter verdeutlichen. Die durch die Analyse eines automatisierten Prozesses gewonnenen Informationen können die Lücke zwischen seinem aktuellen Ablauf und seiner endgültigen Version aufzeigen.
4. Agilere Prozesse
Es scheint eine Redundanz zu sein, aber eines der großartigen Ergebnisse der Prozessautomatisierung ist die Vereinfachung. Klare Verantwortlichkeiten, Ergebnisanalysen, anpassbare Benachrichtigungen, wertvolle Einblicke und schnellere Bearbeitungszeiten machen es einfach, Low-End-Aktivitäten zu eliminieren und sich auf die Verbesserung wertschöpfender Aufgaben zu konzentrieren.
5. Aufzeichnungen über die Erfüllung von Aufgaben
Bei der Prozessautomatisierung werden auch alle Details einer bestimmten Aktivität aufgezeichnet. Wir können diese Informationen vorlegen, um die Einhaltung bei internen Audits oder Bewertungen nachzuweisen
Die 5 besten Geschäftsprozessautomatisierungslösungen für mehrere Branchen
Die Hauptvorteile der Betriebsautomatisierung sind Kostensenkung, gesteigerte Produktivität, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Leistung.
1. Kostenreduzierung
Automatisierung hat viele Vorteile, und dies ist einer der wichtigsten. Jedes Unternehmen steht unter internationalem Druck, seine Rentabilität zu steigern. Ein Ansatz, um dies zu erreichen, ist die Kostensenkung. Die Reduzierung der Kapazitäten des Rechenzentrums wirkt sich jedoch negativ auf das gesamte Unternehmen aus.
Automatisierungssoftware ist ein innovativerer und besserer Ansatz, um Kosten einzudämmen und zu reduzieren. Die bedeutendste Chance besteht darin, den Kundenservice (Endbenutzer) zu verbessern und gleichzeitig die Kosten systematisch zu senken.
Dieses Einsparpotenzial übersieht das Management oft. Die meisten modernen Server haben niedrige Betriebskosten, was bedeutet, dass die Gesamtbetriebskosten geringer sind. Der Preis für das Betriebspersonal kann bis zu 71 % der Gesamtkosten ausmachen.
2. Steigerung der Produktivität
Der zweite große Vorteil der Prozess- und Aufgabenautomatisierung ist eine deutliche Produktivitätssteigerung. Wenn der Technologiebedarf eines Unternehmens wächst, wird die Produktivität zu einem wichtigen Anliegen. Da einige Geschäftsbereiche über Tools zur Steigerung ihrer Effektivität und Produktivität verfügten, trat der IT-Betrieb in der Regel in den Hintergrund.
Die Verbreitung von Desktop-Produktivitätssoftware hat zu erheblichen Errungenschaften in Büro- und Personalumgebungen geführt. Aber anstatt die Arbeit der IT-Experten zu erleichtern, bedeutet die Verbreitung des PCs, dass sie mehr tun müssen.
Je mehr Menschen Computer benutzen, desto mehr verlangen sie auch nach dem System. Mehr Benutzer generieren mehr Jobs, und die Druckausgabe hat trotz der Reduzierung gedruckter Berichte zugenommen.
Trotz des Trends zu Online-Transaktionen und Client/Server-Systemen nehmen Batch-Workloads weiter zu. Batch-Jobs verbrauchen immer noch den größten Teil der CPU-Zeit, und in großen Unternehmen werden ständig neue Jobs geöffnet.
3. Verfügbarkeit
Verfügbarkeit ist der dritte große Vorteil der Prozessautomatisierung. Unternehmen sind zunehmend auf Computer angewiesen. Die Menschen erledigen ihre täglichen Geschäfte über Online-Systeme: Laden von Bestellungen, Reservierungen, Montageanweisungen, Versandauftrag und die Liste geht weiter. Wenn der Computer nicht verfügbar ist, leidet das Unternehmen.
Vor Jahren war es akzeptabel, dass der Computer einige Stunden nicht verfügbar war. In der heutigen Zeit mit dem hohen Volumen an Cloud Computing kann die Störung kritischer Systeme Millionen von Dollar an entgangenen Umsätzen kosten und den Ruf des Unternehmens schädigen.
4. Zuverlässigkeit
Produktivität ist ein offensichtlicher Vorteil der Automatisierung. Zuverlässigkeit ist jedoch das wahre Juwel in der Krone. Es ist der Eckpfeiler jeder guten IT-Betriebsabteilung, und ohne es schaffen Sie Verwirrung, Chaos und verärgerte Benutzer.
Der IT-Betrieb erfordert zwei gegensätzliche Fähigkeiten: Einerseits benötigt ein Betriebsmitarbeiter hochgradig technische Fähigkeiten, wie z. B. das Verständnis der Komplexität eines Betriebssystems und die Analyse und Lösung von Problemen, sobald sie auftreten. Andererseits muss dieselbe Person damit zufrieden sein, Knöpfe zu drücken und Papier einzulegen.
Die automatisierten Prozesse stellen sicher, dass Aufträge nicht vergessen werden oder aus der Reihe geraten, Sie die Daten korrekt eingeben und alle erforderlichen Sonderverarbeitungen durchgeführt werden.
5. Leistung
Der fünfte Vorteil der Prozessautomatisierung betrifft eine deutliche Leistungssteigerung. Jedes Unternehmen möchte, dass seine Umgebung wie ein Vollblut funktioniert.
Obwohl Fortschritte in der Computertechnik sie jedes Jahr schneller und kostengünstiger machen, arbeiten sie aufgrund der Anforderungen immer mit voller Kapazität und übersteigen schließlich das Leistungsniveau der Computerinfrastruktur. Daher wollen viele Unternehmen ihre Systemleistung verbessern.
Zwei Optionen zur Verbesserung der Leistung sind: Aktualisieren Sie Ihre Hardware oder kaufen Sie ein neueres System. Und beide Optionen sind teuer. Es ist auch möglich, ein System zu optimieren und zu konfigurieren, um eine bessere Leistung zu erzielen, aber dies erfordert die Arbeit einer hochqualifizierten Person, die normalerweise nicht 24 Stunden am Tag verfügbar ist.
Und sobald wir ein System für eine bestimmte Arbeitslast konfiguriert haben, ist die Konfiguration nicht mehr optimal, wenn sich die Arbeitslast ändert. Automatisierungssoftware kann diese Herausforderungen lösen und zur Steigerung der Systemleistung beitragen.
Fazit
Die Prozessautomatisierung ist zu einem Trend geworden, und Unternehmen müssen sich anpassen, um nicht vom Markt verdrängt zu werden. Natürlich hat jede Organisation ihre Prioritäten, aber es ist unbestreitbar, dass Technologie das Mittel ist, um viele Aufgaben zu optimieren und die Produktivität der Teams zu steigern.
Denken Sie darüber nach, wie die digitale Transformation manuelle Aufgaben revolutioniert und menschliche Fehler minimiert hat. Die Identifizierung der zu automatisierenden Prozesse ist essenziell, um den Weg des Unternehmens in Richtung digitale Transformation neu zu definieren. Mitarbeiter haben mehr Zeit für komplexere und wichtigere Aufgaben, während Unternehmen die Vorteile genießen.
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