15 Tipps zur Optimierung von geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen im Jahr 2019

Wir alle wissen, dass, wenn wir am beschäftigtsten sind, unabhängig davon, was wir beruflich machen, der Tag nicht genug Zeit hat, um die Bedürfnisse aller zu erfüllen. Die meisten Leute verstehen das und sind entgegenkommend, vorausgesetzt, die Voicemail, mit der sie begrüßt werden, ist informativ und umsetzbar. Im Jahr 2019, in dem personalisierte Erlebnisse von größter Bedeutung sind, ist es für Unternehmen unerlässlich, das Kundenerlebnis zu priorisieren und ihre Strategien rund um den Kunden aufzubauen.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Sie geschäftliche Voicemail-Begrüßungen erstellen, die Ihre Kunden dazu anregen, nach dem Signalton eine Nachricht zu hinterlassen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies sicherzustellen; wir sind hier, um fünfzehn Tipps zur Optimierung Ihrer geschäftlichen Voicemail-Begrüßung mit Ihnen zu teilen.

1. Identifizieren Sie Ihre Schmerzpunkte

Bevor Sie überhaupt mit dem Entwerfen und Implementieren von geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen beginnen, müssen Ihre Schwachstellen identifiziert werden. Wenn Sie sich beispielsweise darüber ärgern, dass Kunden nicht genügend Kontext in einer Voicemail hinterlassen, stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben, was in der Voicemail enthalten sein muss. Wenn Ihre Kunden mit der Funktionsweise Ihres Unternehmens nicht vertraut sind und häufig außerhalb der Geschäftszeiten anrufen, ermitteln Sie die beste Zeit für einen Anruf und sagen Sie, dass Sie morgens als erstes auf Nachrichten antworten werden.

Eine Möglichkeit, Ihre Schmerzpunkte zu identifizieren, kann so einfach sein wie ein Treffen mit Ihrem Team, um zu besprechen, was ihren Tag – und den Tag des Kunden – schwieriger macht. Indem Sie vorhersehen, was Ihre Kunden selbst nur schwer finden können, können Sie möglicherweise ihre Probleme lösen, bevor sie eine Voicemail hinterlassen, oder ihnen zumindest die richtige Richtung weisen. Dies wird dazu beitragen, Ihren eigenen Schmerz zu lindern, indem die Erfahrung für den Kunden einfacher zu navigieren ist, was zu einem besser organisierten Prozess führt.

2. Identifizieren Sie Kundenschmerzpunkte

Eine Sache, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass es nicht nur um Sie geht. Ja, Sie müssen erkennen, was Ihr Leben einfacher macht, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie wissen, was das Leben Ihrer Kunden schwieriger macht, damit Sie bestimmen können, welche Art von umsetzbarer Voicemail-Begrüßung sie hören sollen. Das wird natürlich auch Ihr Leben einfacher machen.

Möchten sie ein IVR-Menü durchgehen, das sie an die richtige Person weiterleitet oder nicht? Wissen sie, dass Sie ein Ein-Mann-Frauen-Team sind und es keinen Grund gibt, eine Speisekarte durchzustehen? Überspringen Sie das Menü vollständig und lassen Sie sie so schnell wie möglich eine Nachricht hinterlassen. Es gibt keinen Grund, zusätzliche Schritte hinzuzufügen oder Ihre Kunden Sprünge und Hürden überwinden zu lassen, um eine einfache Voicemail zu hinterlassen. Wenn Sie die Schmerzpunkte Ihrer Kunden identifizieren, können Sie viel einfacher bestimmen, was Sie tun sollen, um alle vor unnötigem Stress zu bewahren.

3. Identifizieren Sie Ihre Handlungsaufforderungen

Sobald Sie Ihre Schmerzpunkte identifiziert haben, werden Sie es viel einfacher finden, zu erkennen, welche Anweisungen in Ihren Voicemail-Begrüßungen enthalten sein müssen. Wir haben zuvor darauf hingewiesen, also lassen Sie uns einfach ein weiteres Beispiel aufschlüsseln. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kunden eine Voicemail hinterlassen, sie aber auch Ihre Website besuchen, um weitere Hilfe zu ihrem Problem zu erhalten, geben Sie ihnen einen klaren Aufruf zum Handeln, z. B. eine Website-Adresse, die sie einfach aufschreiben können, während sie Ihre Nachricht anhören.

Ihre Calls-to-Action müssen einfach zu verstehen und einfach auszuführen sein, während der Anrufer zuhört. Ein Tipp für die Verwendung effektiver Calls-to-Action ist, es selbst auszuprobieren. Können Sie eine ganze Website-URL aufschreiben, während Sie sie am Telefon anhören? Je nachdem, wie es läuft, werden Sie feststellen, ob Sie zu schnell sprechen oder ob Ihre Anweisungen zu kompliziert sind, um sie zu befolgen. Die Anpassung Ihrer Handlungsaufforderungen kann einen erheblichen Unterschied bei der Beseitigung von Schwachstellen und der Verbesserung des Kundenerlebnisses bewirken.

4. Weisen Sie den Anrufer auf den Prozess hin

Jetzt, da Sie wissen, welche Art von Aktion durchgeführt werden muss, um das Kundenerlebnis zu optimieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihr Tag so reibungslos wie möglich verläuft, müssen Sie sicher sein, dass Ihre Kunden wissen, wie sie die gewünschte Aktion ausführen können. Calls-to-Action müssen mit einem einfachen Prozess im Mittelpunkt stehen, wenn Unternehmen ihre geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen optimieren, um ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten. Die Leute wollen schnelle Antworten, wenn sich eine Frist nähert, und ein Team kann nur eine begrenzte Menge unorganisierter Informationen verarbeiten.

Wenn Sie möchten, dass sie eine Voicemail hinterlassen, sagen Sie ihnen von Anfang an: „Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, den Grund Ihres Anrufs und den besten Weg, Sie zu kontaktieren.“ Wenn Sie möchten, dass sie Sie während der normalen Geschäftszeiten zurückrufen, sagen Sie ihnen: „Bitte rufen Sie während der normalen Geschäftszeiten zurück.“ Wenn Sie möchten, dass sie sich auf ein längeres Gespräch vorbereitet zurückrufen, können Sie etwas sagen wie „Bitte besuchen Sie die FAQ-Seite unserer Website“ und dann die URL angeben. Self-Service sollte nie unterschätzt werden.

5. Vereinfachen Sie Ihre Begrüßungen

Jetzt, da Sie wissen, was Ihre Kunden tun sollen, wenn sie eine Nachricht hinterlassen, müssen Sie sicherstellen, dass diese Nachricht klar rüberkommt. Führen Sie es von ein paar Ihrer Kollegen aus und fragen Sie sie, ob Ihre Begrüßung sinnvoll ist, und passen Sie sie gegebenenfalls an. Wenn Sie zu schnell sprechen, verlangsamen Sie es. Buchhaltung ist nicht der einladendste Beruf.

Es ist wichtiger, dass Ihre Anrufer das Gefühl haben, Sie um Hilfe zu einem Thema bitten zu können, das sie nicht allzu gut kennen. Eine wirklich einfache Möglichkeit, Ihre Begrüßungen zu vereinfachen, ist die Verwendung kleinerer Wörter. Stellen Sie sich vor, Sie erklären einem Dreijährigen, was Sie wollen. Ihre Kunden sind nicht dumm, aber sie werden nicht immer mit dem typischen Geschäftsjargon vertraut sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Begrüßungen anpassen, um dem Mangel an Vertrautheit, unnötigen Details und technischen Informationen Rechnung zu tragen.

6. Achten Sie auf die Wortwahl (insbesondere Verben)

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, eine einfache, leicht verständliche Nachricht in Ihren geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen weiterzuleiten, aber wir müssen jetzt über die Wortwahl sprechen. Achten Sie genau auf Ihre Wortwahl in Ihren geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen. Bestimmte Wörter lösen bestimmte Aktionen aus, bevor eine Person erkennt, was Sie eigentlich gemeint haben. Hier ist ein konkretes Beispiel dafür, wie die Wortwahl zu Verwirrung zwischen einem Kunden und einem Buchhalter führen kann:

Eine Sekretärin in einer Arztpraxis erstellt eine Voicemail-Begrüßung mit der Aufschrift „Wenn Sie einen Termin mit uns haben, könnten wir Kopien all Ihrer medizinischen Dokumente aus dem letzten Jahr verwenden, seien Sie also vorbereitet.“ Die Verwendung des Wortes „könnte“ vermittelt den Patienten den Eindruck, dass sie die letztjährigen Unterlagen nicht unbedingt „brauchen“. Sehen Sie den Unterschied zwischen „könnte“ und „brauchen“? Ihre Wortwahl kann ein zukünftiges Meeting erheblich beeinflussen. Wenn Sie möchten, dass ein Kunde eine bestimmte Aktion ausführt, müssen Sie genau darauf achten, wie Sie Ihre Handlungsaufforderungen ausdrücken.

7. Sprechen Sie deutlich

Wenn Sie Ihre Voicemail-Begrüßung während einer geschäftigen Tageszeit aufzeichnen und es eine Menge Hintergrundgeräusche gibt, besteht die Möglichkeit, dass dies den Call-to-Action stört, den Ihr Kunde ausführen soll. Wenn Sie nicht direkt in das Telefon sprechen und Ihre Stimme abbricht, halten Sie das Telefon näher an Ihren Mund, sprechen Sie langsam und lesen Sie gegebenenfalls ein Skript vor.

Wenn Sie dabei sind, eine umsetzbare geschäftliche Voicemail-Begrüßung zu hinterlassen, können Sie keine potenzielle Fehlkommunikation riskieren. Sie möchten jedes Wort deutlich aussprechen. Denken Sie daran, wo Sie sich befinden und was Sie tun, wenn Sie eine geschäftliche Voicemail-Begrüßung erstellen. Wenn Sie im Einzelhandel arbeiten und versuchen, sich einen Feiertagsgruß auszudenken, sollten Sie sich vielleicht von den endlosen Schlangen entfernen, damit Sie klar denken und sprechen können.

8. Erstellen Sie ein Skript

Übung macht den Meister. Wieder ein weiteres offensichtliches, aber es muss betont werden. Wenn Sie möchten, dass Ihre Voicemail-Begrüßungen echt wirken, müssen Sie üben. Wenn Sie einfach eine Begrüßung zusammenstellen, die sich gehetzt anhört und anfühlt, werden Ihre Kunden Sie nicht damit durchkommen lassen. Sie werden so wirken, als wäre es Ihnen egal, und das wird niemanden davon überzeugen, dass Sie dem Kundenerlebnis Priorität einräumen.

Wenn Ihre Kunden das Gefühl haben, dass Sie sich nicht darum kümmern, gehen sie woanders hin. Erfahrungen sind der Differenzierungsfaktor zwischen Unternehmen. Große Bemühungen, das Gesamterlebnis auf kleine Weise zu verbessern, indem Sie ein Voicemail-Begrüßungsskript erstellen, können einen großen Unterschied machen, wenn Kunden von ihren Freunden und Familienmitgliedern gefragt werden, wie einfach es war, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Und das spricht sich im Zeitalter von Social Media schnell herum. Je mehr positive Erfahrungen Sie anbieten, auch wenn Sie nicht verfügbar sind, desto wahrscheinlicher werden diese Personen zurückrufen.

9. Vermeiden Sie Fachbegriffe

Manchmal ist es schwierig, sich daran zu erinnern, dass Kunden nicht über das Wissen und die Erfahrung verfügen, die Sie und Ihre Kollegen in Bezug auf Ihr Unternehmen haben. Auch hier besteht die Hauptidee hinter einer geschäftlichen Voicemail-Begrüßung darin, eine klare, umsetzbare Nachricht zu vermitteln. Wenn Sie Fachbegriffe verwenden, die nur für Sie und Ihre Kollegen sinnvoll sind, werden Sie den Kunden eher abschrecken, als ihn zu ermutigen, eine Nachricht zu hinterlassen.

Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, ein Skript zu schreiben. Wenn Sie ein Skript für Ihre geschäftliche Voicemail-Begrüßung schreiben, achten Sie darauf, es zu überprüfen, um zu sehen, ob es einen Slang- oder Geschäftsjargon gibt, der je nach Ihrer Sichtweise zwei verschiedene Dinge bedeuten könnte. Wenn Verwechslungsgefahr besteht, überarbeiten Sie das Skript und vereinfachen Sie die Sprache. Sie können jederzeit einen Freund fragen, mit dem Sie nicht zusammenarbeiten, ob Ihre Botschaft auch klar ist.

10. Holen Sie sich saisonal

Feiertage sind oft die geschäftigste Zeit des Jahres für jedes Unternehmen – insbesondere für den Einzelhandel. Offensichtlich, oder? So offensichtlich das auch ist, wie zuversichtlich sind Sie als erschöpfter Mitarbeiter oder Geschäftsführer, dass Ihr Anrufer erkennen kann, was genau das für Sie bedeutet? Glaubst du, sie verstehen die Folter, Tag für Tag viele Stunden zu arbeiten, und welche Auswirkungen das auf deinen geistigen und körperlichen Zustand hat? Sie könnten, aber wahrscheinlich sind sie mehr daran interessiert, ein personalisiertes Erlebnis zu erhalten.

Unabhängig davon müssen Sie Ihre Anrufer daran erinnern, dass Feiertage sind, dass viel los ist und dass Ihre Kunden eine detaillierte Nachricht hinterlassen müssen, damit Sie Ihr Geschäft reibungsloser führen und so viele Kunden wie möglich erreichen können Sie brauchen Ihre Voicemail-Begrüßung, um auszudrücken, dass es Ferienzeit ist und die Dinge langsamer werden. Wenn Sie transparent bleiben, indem Sie anerkennen, dass es die geschäftigste Zeit des Jahres ist, können Kunden mit Wartezeiten rechnen. Dies trägt dazu bei, das Kundenerlebnis zu verbessern und ihnen das Gefühl zu geben, willkommener zu sein.

11. Tonqualität überwachen

Welche Art von geschäftlichem Telefondienst nutzt Ihr Unternehmen? Wenn sie nicht kürzlich aktualisiert wurden oder Sie nicht auf ein höherwertiges VoIP-Telefon umgestiegen sind, das normalerweise eine bessere Klangqualität bietet, ist es Zeit für ein Upgrade. Die Ausrüstung, die Sie verwenden, kann den Unterschied ausmachen. Am Ende des Tages beurteilen die Leute Ihr Unternehmen nach solchen Kleinigkeiten.

Sie könnten sich die perfekte Business-Voicemail-Begrüßung einfallen lassen, aber wenn die Qualität niedrig ist, d. h. Rauschen vorhanden ist, die Lautstärke zu niedrig oder zu hoch ist oder Wörter unterbrochen werden, entfremden Sie Ihre Kunden und lassen sie sie denken egal basierend auf einem sehr wichtigen ersten Eindruck. Und die Lösung ist einfach: Rufen Sie Ihre Nummer von Ihrem Handy aus an. Wie klingt Ihre geschäftliche Voicemail-Begrüßung?

12. Anrufspezifische KPIs überwachen

KPIs wie die Anzahl der verbleibenden Voicemails können ein guter Indikator dafür sein, wie gut sich selbst kleinste Änderungen auf die Anzahl der empfangenen Voicemails auswirken. Wenn Sie sich entscheiden, lauter zu sprechen, verfolgen Sie die potenzielle Erhöhung oder Verringerung, um festzustellen, ob Ihre Änderungen Auswirkungen hatten.

Sie können dies ähnlich feinabstimmen, wie Unternehmen ihre Websites, Anzeigen, Anrufskripte und alles andere, was eine Änderung erfordert, A/B-testen. Je mehr Elemente eines Anrufs Sie sich ansehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre Voicemail-Begrüßungen optimieren können. Wenn Sie direkt in die Begrüßung springen, ohne „Hallo“ zu sagen, gehen Sie zurück und gestalten Sie Ihre Begrüßung beim zweiten Versuch persönlicher.

13. Aktualisieren Sie Ihr IVR (falls vorhanden)

Die Mehrheit der Unternehmen verfügt heute über eine Art IVR-System, um Anrufer an die Abteilung weiterzuleiten, die sie erreichen müssen. Leider ist ein häufiges Problem, mit dem wir konfrontiert sind, dass Menüs nicht mit dem übereinstimmen, wonach Sie suchen, oder dass sie nicht mit der aktuellen Geschäftsstrategie übereinstimmen. Wie oft haben Sie schon durch ein Menü gesessen und darauf gewartet, dass die richtige Nummer gedrückt wird, nur um festzustellen, dass Sie unbedingt mit einem Agenten sprechen müssen?

Anrufer werden keine Zeit damit verbringen, durch ein Menü zu sitzen, das ihnen nicht erlaubt, zumindest eine Voicemail zu hinterlassen. Wenn ein Anrufer die Nebenstellennummer seines Gesprächspartners kennt, kann und sollte eine Option „Drücken Sie die 1, um eine Voicemail zu hinterlassen“ oder etwas Ähnliches lauten. Auf diese Weise können Kunden das Gefühl haben, ihre Bedenken auszudrücken, ohne mit einem Agenten sprechen zu müssen, und ohne dass es dem Agenten leid tut, dass sie nicht abheben konnten, während sie an etwas anderem arbeiteten.

14. Helfen Sie Kunden, vorbereitet zu sein

Ein großer Schmerzpunkt für jedes Unternehmen ist, wenn Kunden nicht vorbereitet in ein Telefonat oder Meeting gehen. Wenn Sie beispielsweise Anwalt sind, müssen Ihre Kunden mit ihren Dokumenten vorbereitet kommen. Sie wissen auch, dass eine Menge Papiere organisiert und archiviert werden müssen – oft auch mit engen Fristen – und es für den Kunden unerlässlich ist, alles leicht zugänglich zu haben.

Es ist auch zwingend erforderlich, dass Sie diese Nachricht weitergeben. Wenn ein Kunde unvorbereitet kommt, wissen Sie, dass Ihre Zeit verschwendet wird, wenn Sie versuchen, ein fehlendes Dokument zu umgehen. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Begrüßung betont, wie wichtig es ist, zu einem Meeting zu kommen, das mit allen Informationen vorbereitet ist, die den Prozess beschleunigen und Ihnen das Leben erleichtern. Heben Sie einige der häufigsten Dokumente und Informationen hervor, die ein Kunde mitbringen muss, damit er auf der richtigen Grundlage beginnt.

15. Drücken Sie Ihre Erreichbarkeit aus

Hier ist eine lustige Tatsache: Millennials sind nicht faul – besonders wenn es darum geht, den Unternehmergeist Amerikas anzunehmen. Sie sind die größte Gruppe von Menschen in der Belegschaft, und sie halten es für unerlässlich, dass Unternehmen ihnen ein personalisiertes Erlebnis bieten. Wenn Sie versuchen, jüngere Kunden anzusprechen, müssen Ihre Voicemail-Begrüßungen Ihren Wunsch widerspiegeln, mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Dazu können Sie einfach sagen: „Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen und Ihre Probleme oder Bedenken so schnell wie möglich zu lösen.“ Dies bedeutet, dass Sie Ihre Nachrichten lesen, auf diese Nachrichten antworten und jedes Problem lösen werden, unabhängig davon, wie groß oder klein der Kunde ist. Als Mentor zu fungieren, indem Sie sich zugänglicher machen, ist eine großartige Möglichkeit, das allgemeine Kundenerlebnis zu verbessern. Wenn Ihre geschäftlichen Voicemail-Begrüßungen dies widerspiegeln, können Sie Kunden zeigen, wo Ihre Prioritäten liegen, auch wenn Sie gerade nicht ans Telefon gehen können.

Das letzte Wort

Unternehmens-Voicemail-Begrüßungen sind überhaupt nicht schwer zu optimieren. Es kommt darauf an, vorbereitet zu sein, zu wissen, was Sie und Ihre Kunden brauchen, damit jede Interaktion reibungslos verläuft, sicherzustellen, dass Ihre Botschaft leicht verständlich ist und Ihre Absichten klar zum Ausdruck bringt, und offen und optimistisch zu bleiben.

Geschäftsinhaber und normale Kunden wissen, dass es Zeiten geben wird – wie die Feiertage – in denen es sehr voll wird. Wenn Sie transparent darlegen, warum Sie nicht ans Telefon kommen konnten, verstehen die Leute normalerweise und sind viel eher bereit, geduldig mit Ihrem Geschäft zu sein. Wenn das Ziel darin besteht, mehr Personen dazu zu ermutigen, eine Voicemail zu hinterlassen, müssen Ihre Begrüßungen umsetzbar sein und klar vorgeben, was der Anrufer tun soll. Dass ein Anrufer zur Voicemail geht, ist nicht das Ende der Welt; es wird passieren, also musst du das Beste daraus machen.

Diese fünfzehn Tipps sind nur der Ausgangspunkt. Einige können auf Ihr Unternehmen zutreffen; manche vielleicht nicht. Was es jedoch wichtig macht, darauf zu achten, ist, wie einfach sie zu implementieren sind. Sie stellen auch sicher, dass das Kundenerlebnis immer an erster Stelle steht, was bereits der Fall sein sollte, wenn dies nicht der Fall ist. Hektische Momente am Tag sind keine starke Entschuldigung dafür, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu ignorieren. Diese Tipps werden Ihrem Unternehmen sehr zugute kommen, wenn sie sofort umgesetzt werden.