Laut Bericht verschwenden Unternehmen 89 Tage im Jahr mit „dunkler Materie“.

Ein neuer Bericht des Projektmanagement-Softwareanbieters Wrike kommt zu dem Schluss, dass die „dunkle Materie“ der Arbeit – Aktivitäten und Informationen, über die Teamleiter keinen Überblick haben und die schwer nachzuverfolgen sind – jedes Jahr 89 Tage der Zeit eines durchschnittlichen Unternehmens ausmacht.

Der Boom des hybriden Arbeitens hat die Gewässer zunehmend getrübt, mit Videokonferenz-Apps und anderen Technologien, die es uns ermöglichen, von verschiedenen Orten aus zu kommunizieren, was zur Komplexität und Technisierung wissensbasierter Rollen beiträgt.

Das Besorgniserregende für Unternehmen ist, dass dies nicht nur Zeit verschwendet, sondern jedes Jahr Millionen von Dollar verschwendet – aber es könnte eine Lösung in der Zentralisierung geben.

Was ist die „dunkle Angelegenheit der Arbeit“?

Der Bericht – für den 2.807 in den USA und Großbritannien ansässige Arbeitnehmer in Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern befragt wurden – definiert die „Dunkle Angelegenheit der Arbeit“ als „Aktivitäten und Informationen, die wir nicht sofort sehen können, die aber einen starken Einfluss auf alles um uns herum haben es."

Inspiriert von CERNs Definition der im Universum vorhandenen dunklen Materie – The Dark Matter of Work existiert „in Texten, Apps, Videoanrufen, Tabellenkalkulationen und Gesprächen“ und kann „Geschäfte und Projekte leicht in die falsche Richtung lenken“.

Entscheidend ist die Art von nicht quantifizierbarer Arbeit, oft logistischer, organisatorischer oder administrativer Natur, die sowohl schwer nachzuverfolgen ist als auch wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

Unternehmensleiter sind darin eingeweiht – laut dem Bericht glauben sie, dass sie nur über 54 % der anfallenden Arbeiten Einblick haben, was bedeutet, dass 46 % „dunkle Materie“ sind. Mitarbeiter hingegen denken, dass bis zu 55 % ihrer Arbeit nicht sichtbar sind.

Hybride Arbeit machte Jobs komplexer

Obwohl dunkle Materie am Arbeitsplatz schon lange vor der Pandemie existierte, hat die Massenverlagerung zu Remote- und Hybridarbeitsformen – von denen 84 % der Leiter von Unternehmensfunktionen glauben, dass sie „unumkehrbar“ sind – die Komplexität unseres Arbeitslebens erhöht und die Arbeitstransparenz weiter verringert.

Ein Schlüsselbereich, in dem dies zu sehen ist, ist die Aufnahme neuer Anwendungen.

Seit März 2020 hat das durchschnittliche Marketingteam rund 10 neue Nicht-Kommunikations-Tools gesehen, die dem Arsenal bestehender Anwendungen, die es für die Arbeit verwendet, hinzugefügt wurden, sowie drei neue Kommunikations- und Kollaborations-Tools.

Dem Bericht zufolge mussten sich Kreativagenturen im gleichen Zeitraum mit 12 neuen Nicht-Kommunikations-Apps und darüber hinaus mit drei neuen Kommunikationstools wie Microsoft Teams und Slack auseinandersetzen.

Das Jonglieren mit einer größeren Anzahl von Tools braucht Zeit, insbesondere wenn es sich um unbekannte Tools handelt, aber Anpassungszeiten waren für viele Unternehmen nicht möglich, die durch die Pandemie in hybride und abgelegene Szenarien gedrängt wurden.

Teams, die die Umstellung vorgenommen haben, benötigten eine durchschnittliche Übergangszeit von nur 10,5 Tagen, verglichen mit einem Prozess, von dem die meisten Unternehmen vor der Pandemie eine Dauer von etwa 15 Monaten erwarten würden. Dies ließ wenig Zeit, um die Auswirkungen neuer Anwendungen zu prüfen, die erforderlich sind, um die Arbeit von zu Hause aus zu erleichtern.

Es überrascht daher nicht, dass 70 % der Wissensarbeiter angaben, „gestresst zu sein, mit mehreren Aufgaben, Systemen und Anwendungen jonglieren zu müssen“, wobei 60 % der Meinung waren, dass es bereits zu viele waren, bevor die Pandemie ausbrach.

Führungskräfte sind nicht naiv gegenüber dem Stress, den die Explosion von Anwendungen verursacht hat – 79 % wissen, dass es zu viele sind, sehen aber keine andere Möglichkeit, die Arbeit abzuschließen.

Sie sind jedoch immer noch etwas getrennt. Unternehmensleiter glauben beispielsweise, dass ihre Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Anwendungen pro Tag verwenden – Mitarbeiter geben an, dass sie etwa 14 verwenden.

Die Ausbreitung der Aktivität der Dunklen Materie

Die Massenverlagerung hin zu Fernarbeit hat die Aktivität der Dunklen Materie erleichtert, was durch die zunehmende Komplexität der Arbeit in digitalen Räumen untermauert wird.

Ein guter Beweis dafür ist die Tatsache, dass ein Wissensarbeiter heute durchschnittlich 295 Nachrichten pro Tag sendet, die alle Zeit zum Schreiben brauchen und für die Zusammenarbeit bei Projekten und anderen Arbeiten unerlässlich sind, aber diese Nachrichten sind völlig „unsichtbar“. “, nicht quantifizierbar und schwer mit Team- oder Geschäftszielen zu vergleichen.

Dies kann als unstrukturierte Arbeit klassifiziert werden, deren „Zweck und Nutzen nicht klar, dokumentiert, kommuniziert oder greifbar sind“.

Ein weiteres Thema sind Meetings. Dem Bericht zufolge verbringen Wissensarbeiter durchschnittlich 2,79 Stunden pro Woche in Besprechungen, während 78 % der befragten Unternehmen zustimmten, dass „zu viele der Besprechungen, an denen (sie) teilnehmen, leicht durch eine E-Mail ersetzt werden könnten“.

Tragischerweise möchten 69 % der Leiter von Geschäftsfunktionen die Zeit reduzieren, die ihre Mitarbeiter in Meetings verbringen, wissen aber nicht wie.

Die Folgen der Dunklen Materie: Verschwendete Zeit, verlorenes Geld

Laut Wrike bedeutet diese Explosion von dunkler Materie am Arbeitsplatz, dass Unternehmen mit Wissensarbeitern etwa 13,7 Stunden pro Woche oder 89 Tage im Jahr verschwenden. Pro Wissensarbeiter kostet diese verschwendete Zeit etwa 16,5.000 US-Dollar – aber die Margen sind auf Geschäftsebene noch dramatischer.

„Zeitverschwendung durch Aktivitäten wie das Wiederholen bereits erledigter Arbeiten, die Teilnahme an unproduktiven Besprechungen oder das Nachverfolgen von Aktionen und Status“, erklärt der Bericht, „kostet das durchschnittliche Unternehmen Millionen.“

Für Unternehmen mit rund 3.200 Mitarbeitern belaufen sich die durchschnittlichen Gesamtkosten für Zeitverschwendung, verzögerte/abgesagte Projekte zusammen und Mitarbeiterabwanderung (häufig angespornt durch Probleme, die mit einer Zunahme der dunklen Materie am Arbeitsplatz einhergehen) auf etwa 60,76 Millionen US-Dollar pro Jahr .

Die Lösung: eine „Single Source of Truth“

Wrike schlägt vor, dass Unternehmensleiter, um die Dark Matter of Work „zu nutzen“, Single Sources of Truth für ihre Organisationen schaffen müssen.

Der Bericht kommt zu dem Schluss, dass eine solche Lösung „robust genug sein muss, um komplexe Workflows zu verwalten und zu orchestrieren, und gleichzeitig einfach genug für normale Mitarbeiter zu verwenden“.

Wrikes eigene Plattform wäre natürlich ihr Vorschlag, aber unabhängig vom Anbieter besteht eindeutig ein Bedarf für Unternehmen, eine Art „ Arbeitsbetriebssystem “ einzuführen, um Zeit- und Geldverschwendung zu reduzieren.

Was auch immer die langfristige Heilung ist, es ist klar, dass die unauffindbare Dunkle Materie am Arbeitsplatz außer Kontrolle geraten ist – und sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter muss damit umgegangen werden.