Ein Cloud-Kosteneinsparungs-Framework für CIOs

Als Eigentümer oder Leiter eines Unternehmens müssen Sie einige Faktoren berücksichtigen und umsetzen, um den reibungslosen Tagesablauf Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Zu diesen Faktoren gehören unter anderem der einfache Zugang für Fußgänger und Fahrzeuge, die Qualität und Quantität Ihrer Produkte und/oder Dienstleistungen, Kundenanfragen und -bewertungen, die Sicherheit Ihrer Umgebung und die Kundeninformationen.

Es gibt jedoch einen wichtigen Aspekt, der von Geschäftsinhabern normalerweise vernachlässigt wird, und das ist die Kostenkontrolle und der Rahmen für Kosteneinsparungen, der die Organisation bei den Ausgaben leitet. Dies erklärt, warum viele Unternehmen viel Geld für unnötige Abonnements und Tools ausgeben und später nichts ausgeben oder investieren können, wenn ein wichtigerer Bedarf entsteht.

Es gibt keine Regeln, die ihre Kosten regeln oder regulieren, sie betreiben im Grunde ein „Spend at will“-System. Der Grund, warum sie die Kostenkontrolle vernachlässigen, liegt darin, dass sie tatsächlich kein überzeugendes Wissen über ihre vielen Vorteile haben, und wenn Sie eine solche Person sind, die diesen Artikel gerade liest, sind Sie an der richtigen Stelle. Beruhigen Sie sich, während wir Sie mit den Worten von Gartner Schritt für Schritt durch seine Bedeutung führen.

Laut Gartner ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, dass CIOs einem Kostenoptimierungsrahmenwerk folgen, das dabei hilft, die Bereiche zu bestimmen, die zur Senkung der IT- und Geschäftskosten aufgrund der wirtschaftlichen Folgen der Pandemie 2020 erforderlich sind.

Gartner, der diese Analyse erstellt hat, kam zu dem Schluss, dass die COVID-19-Pandemie den normalen Druck auf CIOs um 50 % erhöht hat, mehr aus dem Wenigen zu machen, das sie haben, und schwierige Entscheidungen zu treffen.

Cesar Lozada, Senior Principal Research Analyst bei Gartner, bemerkte in einem Artikel über das sechsstufige Framework(1): „Ideen zur Kostenoptimierung werden in der Regel fast ausschließlich anhand ihrer potenziellen Kosteneinsparungen abgewogen, ohne die Auswirkungen solcher vorgeschlagener Kosteneinsparungen zu berücksichtigen on the business“ und dies gilt insbesondere für große Organisationen.

Er sagte, und wir zitieren: „Dies ist gleichbedeutend damit, neue Initiativen nur auf der Grundlage ihres potenziellen Nutzens zu priorisieren, ohne sich um ihre Auswirkungen zu kümmern. Die Verwendung des potenziellen Nutzens als einziges Entscheidungskriterium könnte zu einer priorisierten Liste von Initiativen führen, die zu Einsparungen führen könnten, aber auch riskant sein könnten, negative Auswirkungen auf das Geschäft haben oder höchstwahrscheinlich scheitern würden.“

Chris Ganly, Senior Research Director bei Gartner, bemerkte ebenfalls: „Damit Unternehmen die nachhaltigsten Geschäftsergebnisse erzielen können(2), müssen Führungskräfte sicherstellen, dass das Kostenmanagement über bloße Kostensenkungen, Ausgabenstopps oder Personalabbau hinausgeht normalerweise kurzfristiges Denken“, erklärte er weiter, „Unternehmen sollten das Kostenmanagement als umfassende Anstrengung betrachten, die unmittelbare und langfristige Bedeutung für die Geschäftsleistung haben kann. Kostenmanagement erfordert eine Mischung aus Ansätzen und Verbesserungen, die jeden Teil der Organisation betreffen, wenn es dem Unternehmen wirklich dienen soll.“

Gartner hat empfohlen, dass CIOs und IT-Führungskräfte den Schwerpunkt auf sechs Kernbereiche legen und sich darauf konzentrieren müssen, wenn sie Kosten, Nutzen, Effizienz und Durchführbarkeit verschiedener Kostenoptimierungsinitiativen bewerten müssen. Diese sechs Faktoren sind die Gründe, warum Sie einen Rahmen für Ihre Kostenkontrolle aufbauen und pflegen sollten.

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Warum sollten Sie ein Cost-Governance-Framework erstellen?

• Möglicher finanzieller Vorteil

  Sie müssen berücksichtigen, inwieweit (ob klein, mittel oder groß und ob positiv oder negativ) Kosteninitiativen das Endergebnis beeinflussen. Vom CEO und dem Management wird erwartet, dass sie wichtige Fragen stellen, wie zum Beispiel:

  
  1. Wie viel spart das Unternehmen, wenn die Maßnahme umgesetzt wird?
  2. Wie wirkt sich die Maßnahme auf den Cashflow des Unternehmens aus?
  3. Wenn diese Maßnahme ergriffen wird, wie viel steht dem Unternehmen für Investitionen zur Verfügung?

• Auswirkungen auf das Geschäft

  Es hilft Ihnen dabei, den Grad der Auswirkung (ob klein, mittel oder groß) zu bestimmen, die eine Initiative auf alle Ihre Mitarbeiter und die täglichen Geschäftsaktivitäten haben wird. Sie befinden sich also im Grunde in einer Absteckung, um zu sehen, ob sich diese Initiative negativ oder positiv auf die Produktivität oder eine Produkteinführung auswirken wird.

• Zeitbedarf

  Gute Dinge brauchen oft Zeit und die Kostenkontrolle auch. Denken Sie daran, dass es Zeit braucht, bis das Unternehmen die Kosteneinsparungen und den verbesserten Geschäftswert aus Kostenoptimierungsinitiativen realisiert, unabhängig von der verwendeten Methode. Die wichtige Frage, die sich CIOs stellen müssen, ist, wie dieser Zeitrahmen aussieht (Wochen, Monate oder sogar mehrere Jahre).

  Obwohl die meisten Unternehmen Monate bevorzugen, hat sich erwiesen, dass ein Zeitrahmen, der Jahre umfasst, normalerweise mehr Gewinn und langfristige Vorteile bringt.

• Grad des organisatorischen Risikos

  Wissen Sie, dass die Effektivität und Effizienz der Kostenoptimierungsinitiative teilweise von der Fähigkeit der Teams abhängt, sich an die neue Realität zu ändern und anzupassen? Wenn das Management des Unternehmens in der Lage ist, die Vorteile einer soliden Kostenoptimierungsinitiative mit minimalen Änderungen an den Organisationsprozessen zu artikulieren, kann es zeigen, wie wirkungsvoll die Geschäftsergebnisse sein können, und eine Grundlage für den Erfolg schaffen.

• Grad des technischen Risikos

  Was ist mit unvermeidlichen technischen Risiken? Risiken selbst in ihrer kleinsten Form werden immer vorhanden sein, aber um technische Risiken zu mindern, müssen CIOs es ernst nehmen, zu beurteilen, wie eine Kostenoptimierungsinitiative in den aktuellen Betrieb und die Unternehmensarchitektur integriert wird.

  Jede Art von Verzögerung, die durch die Initiative verursacht oder ihr zugeschrieben wird, kann wahrscheinlich zu einem Verlust der Servicebereitstellung, einem schlechten Kundenservice oder einer schlechten Leistung und Produktivität führen.

• Investitionsbedarf

  Bevor Sie mit einem Projekt oder einer Initiative zur Kostenoptimierung beginnen, muss sich der Vorstand zusammensetzen, sprechen, unterstützen und einer Finanzierung zustimmen. CIOs müssen sicherstellen, dass sie einen Business Case vorlegen, der zeigt, wie die Kostenoptimierungsinitiative Geschäftsprozesse, Produktivität, Time-to-Market und dergleichen verbessern wird, anstatt einfach mit dem normalen Status quo fortzufahren.

  Es ist wichtig, dass die erforderliche Investitionshöhe bewertet wird, bevor tatsächliche Einsparungen realisiert werden können.

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Abschließende Gedanken

Für jedes Unternehmen, das bereit ist, während dieser Wirtschaftskrise, die die ganze Welt erfasst hat, nicht nur zu überleben, sondern zu gedeihen, müssen diese sechs Faktoren ganz oben auf ihrer Liste stehen, wenn sie erwägen, einen Rahmen für die Kostenkontrolle aufzubauen.

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