Cloud-Fehler: 3 große Fehltritte, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie in die Cloud wechseln

Es ist sehr einfach, die Cloud als Antwort auf all Ihre geschäftlichen IT-Probleme zu sehen. Wenn es um geschäftliche VoIP-Telefondienste und andere gehostete Dienste geht, wird die gesamte Schwerarbeit vom Anbieter übernommen. Als Endbenutzer erhält Ihr Unternehmen ein nettes Webportal, um alles anzupassen, jede Menge Funktionen und sogar Kosteneinsparungen. Aber am Ende des Tages ist die Cloud vielleicht nicht das A und O für jede einzelne Situation.

Immer wieder stecken sich Unternehmen in viele Cloud-Fallstricke, was zu mehr Problemen als Lösungen führt. Egal, ob Ihr Unternehmen alle Eier in einen Korb gelegt oder einen übereilten Übergang ohne angemessene Planung vollzogen hat, es gibt unzählige Cloud-Fehler, in die jeder geraten kann. Wir wollten einige dieser häufigen Fehler hervorheben und zeigen, wie Ihr Unternehmen daran arbeiten kann, sie zu vermeiden. Als Einführung konzentrieren wir uns auf einige der grundlegenderen Cloud-Fehler, die häufig bei der Einführung von Cloud-Lösungen durch ein Unternehmen gemacht werden.

1. Angenommen, alle Cloud-Plattformen sind gleich

Nun, einer der entmutigendsten Aspekte eines Cloud-Übergangs läuft auf die schiere Menge an Auswahlmöglichkeiten hinaus, die es gibt. Konzentrieren Sie sich einfach auf Business-VoIP – ein Unternehmen kann bei einer lokalen Lösung bleiben, eine ausschließlich in der Cloud gehostete Lösung übernehmen oder sogar eine Mischung aus beidem aufbauen. Für jede Organisationsoption stehen noch mehr Optionen zur Auswahl, wenn es um den Anbieter geht. Selbst dann bieten verschiedene Anbieter unterschiedliche Serviceniveaus mit unterschiedlichen Einschränkungen an.

Es wäre leicht, einfach davon auszugehen, dass alle Cloud-Anbieter gleich sind – schließlich bieten sie im Allgemeinen die gleichen Funktionen und Arten von Diensten an. Aber wie Sie in einigen unserer Anbieterübersichten und direkten Vergleichen sehen können, bieten verschiedene Anbieter sehr unterschiedliche Plattformen an. Dies geht sogar über die einfachen Funktionslisten oder Servicebeschränkungen hinaus, die Sie in verschiedenen Preisklassen finden. Die Anbieter werden sich auch in einigen sehr entscheidenden Aspekten unterscheiden:

• Dienstverfügbarkeit – Speziell für VoIP ist dies von entscheidender Bedeutung. Verschiedene Anbieter können Telefonnummern von verschiedenen Standorten anbieten oder den Service international erweitern. Andere haben einfach nicht immer die gleiche nationale oder internationale Reichweite. Lokale Anbieter sind möglicherweise großartig für ein lokales Unternehmen, aber nicht so gut für Verkäufe außerhalb des Bundesstaates.
• Funktionen und Einschränkungen – Einer der größten Unterschiede sind natürlich die verfügbaren Preispläne und Stufen. Diese Ebenen und Pläne unterliegen im Allgemeinen unterschiedlichen Einschränkungen. Während ein Anbieter möglicherweise unbegrenzte gebührenfreie Minuten für seinen günstigsten Tarif zulässt, verlangen andere möglicherweise, dass ein Unternehmen zuerst seinen Tarif aktualisiert. Einfach davon auszugehen, dass alle Anbieter den gleichen Service zum gleichen Preis anbieten, führt schnell zu Enttäuschungen. Wenn Sie sich beispielsweise unsere Liste der Nextiva-Alternativen ansehen, werden Sie feststellen, dass die verschiedenen Anbieter in der Regel unterschiedliche Schwerpunkte bieten.
• Netzwerkinfrastruktur – Ähnlich wie bei der Serviceverfügbarkeit ist die Netzwerkinfrastruktur, auf der ein Anbieter seine Plattform aufbaut. Im Allgemeinen unterstützen die meisten Anbieter zumindest mehr als ein Rechenzentrum für Redundanz, aber verschiedene Standorte können unterschiedliche Serviceniveaus bereitstellen. Wenn sich Ihr Unternehmen an der Ostküste befindet und sich alle Server des Anbieters an der Westküste befinden, kann die Qualität etwas darunter leiden.
• Kundenservice – Für manche ist der Kundenservice der wichtigste Aspekt. Einige Cloud-Anbieter sind speziell für ihren Kundenservice bekannt und bemühen sich, den bestmöglichen Service zu bieten. In den USA ansässige Support-Mitarbeiter werden immer häufiger, sind aber immer noch nicht der Standard. Wenn Ihre Lösung nur gehostet wird, ist Kundenservice absolut entscheidend. Es sollte nichts schief gehen, aber wenn es doch passiert, braucht Ihr Unternehmen Unterstützung, auf die es sich verlassen kann.
• Die Plattform selbst – Im Allgemeinen bauen Cloud-basierte Lösungen auf Webbrowser-Anwendungen auf. Von hier aus können Benutzer mit der Plattform interagieren, Funktionen nutzen oder Setups anpassen und konfigurieren. Am Ende des Tages zählt die Plattform selbst – wenn eine App verwirrend oder schwierig zu bedienen ist oder unnötige Funktionen und eine aufgeblähte Benutzeroberfläche enthält, wird dies einfach die Produktivität beeinträchtigen und zu weiteren Problemen führen. Warum für etwas bezahlen, das niemand nutzt?

Egal, ob Sie Funktionen, unterstützte Integrationen, Preispläne, Rechenzentrumsstandorte, globale Verfügbarkeit oder einfach nur den alten Kundenservice vergleichen, diese Plattformen sind einfach nicht gleich. Wenn Sie wissen, was Ihr Unternehmen braucht, können Sie sich besser für eine Plattform entscheiden, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist – und nicht für ein enttäuschendes und teures Durcheinander ungenutzter Funktionen.

2. Unzureichende Tests

Nehmen wir also an, Ihr Unternehmen versteht bereits den Unterschied zwischen Anbietern und hat seine Auswahl auf zwei oder drei verschiedene Plattformen eingegrenzt. Das Erkennen der Unterschiede zwischen diesen Anbietern hilft, offensichtliche Unterschiede aufzuzeigen. Wenn beispielsweise ein Anbieter Videokonferenzen auf drei Benutzer beschränkt, Ihr Unternehmen jedoch fünf Benutzer benötigt, können Sie diesen Anbieter von Ihrer Liste streichen. Doch die feineren Unterschiede fallen im Oberflächenvergleich nicht auf.

Während unserer Kopf-an-Kopf-Vergleiche versuchen wir, mehr zu tun, als nur verschiedene Merkmale aufzulisten. Letztendlich vergleichen nicht alle Lösungen Äpfel mit Äpfeln, und wir neigen dazu, aus unterschiedlichen Gründen unterschiedliche Anbieter zu empfehlen. Unser Head-to-Head-Vergleich zwischen RingCentral und Vonage ist ein gutes Beispiel dafür: Zwei ansonsten vergleichbare Anbieter bieten Dienstleistungen mit drastisch unterschiedlichen Schwerpunkten an. Wenn es um verschiedene Chat-Apps geht, wie das allseits beliebte Slack, graben wir uns sehr tief in die Lösungen ein und testen jedes kleine Feature. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt im Cloud-Migrationsprozess, der oft übersehen werden kann. Ein Unternehmen sieht einen Anbieter vielleicht auf dem Papier als perfekt geeignet an, aber in der Praxis funktioniert die Lösung einfach nicht ganz – und es gibt nur einen wahren Weg, um herauszufinden, ob der Schuh passt. Schließlich kaufen wir kein Auto ohne Probefahrt.

Wenn es um Cloud-Plattformen geht, bieten die meisten, wenn nicht alle Anbieter eine Art Testzeitraum an. Dies kann eine eklatante 14-tägige Testversion oder eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie sein. Wir ermutigen Ihr Unternehmen, diese Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Wenn Sie eine Testphase für eine Cloud-Plattform durchführen, ist es eine gute Idee, sich auf einige Punkte zu konzentrieren:

• Notieren Sie jede Funktion, die Ihr Team verwendet hat, und in welchem ​​Maße darauf vertraut wurde.
• Welche oder wie viele Funktionen hat Ihr Team am Ende ignoriert?
• War die Benutzererfahrung angemessen, einfach und nahtlos, um die Effizienz zu verbessern? Oder war es verwirrend und zeitraubend?
• Löst die Plattform die Probleme, die Ihr Team bereits vor der Einführung einer Cloud-Lösung hatte?

Das sind Fragen, die Sie erst beantworten können, nachdem Sie die Plattform tatsächlich genutzt haben. Eine große Funktionsliste kann auf dem Papier großartig klingen, aber wenn Ihr Team die Plattform nur zur Ergänzung eines bestimmten Anwendungsfalls nutzt, lohnt sich die Investition möglicherweise nicht. Oder in einigen Fällen kann es sogar die Arbeit verlangsamen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zwingen, eine bestimmte Lösung zu verwenden, was unnötige Schritte in einem ansonsten reibungslosen Prozess erfordert. Warum sollte sich jemand die Mühe machen, Videokonferenzen zu nutzen, wenn sich beispielsweise alle im selben Büro befinden?

3. Zu viel oder zu wenig Anpassung

Alles im Leben dreht sich um Balance, und das gilt auch für Ihre Cloud-Plattform. Ein Teil der Schönheit von Cloud-Lösungen besteht darin, dass sie eine intensive Anpassung ermöglichen. Mit Web-Apps und Online-Portalen stellen diese Plattformen dem Unternehmen alle Kontrollen und Anpassungen zur Verfügung. Anstatt einen Anbieter anzurufen, um eine neue Telefonleitung zu installieren oder einen neuen SIP-Trunk einzurichten oder die Anrufaufzeichnung zu aktivieren, können Benutzer all dies direkt in der Cloud-Plattform selbst erledigen.

Bei Cloud-Contact-Center-Lösungen können Manager im Allgemeinen ihre gesamten IVR- und detaillierten Routing-Systeme direkt in der Cloud-App konfigurieren. Dieses Maß an Anpassung ist absolut großartig, aber gleichzeitig kann es aus einem Hauptgrund auch ein Nachteil sein: ein Mangel an Ausgewogenheit. Wenn Ihr Unternehmen einfach aufs Ganze geht und alles einschaltet und eine verwirrende Organisationsstruktur aufbaut, kann dies die Benutzer einfach ins Stocken bringen.

Unnötige Funktionen können, wie oben erwähnt, den ROI einer Lösung beeinträchtigen und noch schlimmer die Benutzer der Plattform verwirren. Warum einen Ferrari kaufen, wenn man nur mit dem Auto jeden Tag zum Bahnhof fährt? Zu viele Anpassungen können zu einer Funktionsüberlastung führen, die sich nachteilig auswirken würde.

Andererseits kann zu wenig Individualisierung ein Unternehmen gleichzeitig drastisch behindern. Ohne jegliche Form der Anpassung oder Konfiguration könnte Ihrem Unternehmen das gesamte Paket als Ganzes entgehen. Beispielsweise bietet ein Abonnement für RingCentral Business VoIP allen Benutzern Zugriff auf ihre Team-Collaboration-Software Glip. Aber wenn Ihr Team Glip nicht einmal einschaltet oder überhaupt verwendet, verpasst es einen massiven Aspekt der RingCentral-Plattform, einen, der es von anderen Wettbewerbern abhebt. Am Ende können beide Situationen sogar zum Aufstieg der Schatten-IT führen, wenn Teams ihre eigenen Lösungen übernehmen, um Lücken zu schließen.

Planen Sie im Voraus, um die frühen Fehler zu vermeiden

Sie haben vielleicht bemerkt, dass eines der gemeinsamen Themen in der Diskussion die Vorausplanung ist. Bilden Sie sich und die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen weiter, um zur bestmöglichen Lösung zu gelangen. Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einem Verständnis dafür ausstatten, was Anbieter und Plattformen unterscheidet, wissen Sie genau, was Ihr Team tut und was nicht, und wie Sie diese Funktionen nutzen können, um die richtige Lösung zu finden.

Sich einfach nur in den Kopf zu stürzen, den günstigsten Anbieter zu suchen, sich anzumelden und damit zu arbeiten, führt in der Regel zu Enttäuschungen über die Lösung. Wie bei jedem Kauf sollte man sich darüber informieren, was man kauft. Das Befolgen eines grundlegenden Übergangsleitfadens und das Sammeln von Wissen ist der erste Schritt, um massive Cloud-Fehler oder damit verbundene Kopfschmerzen zu vermeiden. Der Wechsel in die Cloud sollte einfach sein, und mit der richtigen Planung wird es auch sein.