10 wesentliche Funktionen für die Teamzusammenarbeit und welche Tools sie alle haben

Team-Collaboration-Software hilft Mitarbeitern, ihre Verantwortlichkeiten zu verstehen, und ermöglicht es Projektmanagern, Projektfortschrittsberichte zu überwachen.

Die meisten Teams nutzen jedoch nicht die zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, die diese Software bietet, wie z. B. Kanban-Boards, Checklisten, Zeiterfassung und Aufgabenabhängigkeiten.

Diese Funktionen für die Zusammenarbeit und die unten beschriebenen ermöglichen es Projektleitern, das Aufgabenmanagement auf die nächste Stufe zu heben und den Mitarbeitern einen optimierten und ausgewogeneren Arbeitsablauf zu bieten.

Auf welche Team-Collaboration-Funktionen sollten Projektmanager achten?

Die wichtigsten Team-Collaboration-Funktionen für Projektmanager sind diejenigen, die Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt und die gesamten Team-Workflows bieten.

Die folgenden Funktionen verbessern die Rolle eines Teamleiters als Vorgesetzter und erleichtern die Kommunikation mit Mitarbeitern auf individueller, teamweiter und unternehmensweiter Basis.

Die richtigen Online-Collaboration-Tools für Teams bieten Funktionen, die es Projektmanagern ermöglichen, Hindernisse schnell zu beseitigen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auszugleichen. Sie halten die Teammitglieder auch über ihre lang- und kurzfristigen Verantwortlichkeiten auf dem Laufenden.

Aufgabenzuweisung

Die wichtigste Funktion für die Teamzusammenarbeit, nach der Sie suchen sollten, ist die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben.

Teamleiter können größere Projekte sowohl auf individueller als auch auf teamweiter Basis in mehrere kleinere, überschaubarere Aufgaben aufteilen – das ist einer der wichtigsten Produktivitätstipps.

Aufgaben können in Form einer „To-Do“-Checkliste erstellt werden, und die Mitarbeiter können sie nach Abschluss abhaken. Das Erstellen von Unteraufgaben innerhalb dieser Aufgaben verhindert, dass wichtige Details durch das Ritzen rutschen.

Nehmen wir zum Beispiel an, das Projekt als Ganzes ist „Firmenfest“ und ist der Personalabteilung (Team) zugeordnet.

Einige Aufgaben könnten darin bestehen, einen Veranstaltungsort zu sichern, Unterhaltung auszuwählen, ein Datum auszuwählen und ein Catering-Unternehmen zu beauftragen. Einem bestimmten Mitarbeiter kann die Aufgabe zugewiesen werden, den Veranstaltungsort zu finden, mit den entsprechenden Unteraufgaben, das Besucherlimit des Veranstaltungsortes zu überprüfen und eine Anzahlung für den Raum zu leisten.

Einige Kollaborationsplattformen erlauben nur die Zuweisung eines Teammitglieds zu einer bestimmten Aufgabe, was für Projektmanager frustrierend ist. Teamleiter, die häufig Aufgaben zuweisen – nicht nur Projekte als Ganzes –, die eine Zusammenarbeit zwischen mehreren Mitarbeitern und Teams erfordern, sollten eine Software wählen, die die Anzahl der einer Aufgabe zugewiesenen Personen nicht begrenzt.

Zusätzlich zu den Standardfunktionen für die Teamzusammenarbeit bei Aufgabenzuweisungen sollten Sie auch Softwaretools in Betracht ziehen, die Aufgabenabhängigkeiten zulassen. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten oder mit Projektplänen fortfahren, bevor eine zugehörige Aufgabe abgeschlossen ist. Um mit unserem Beispiel für die Veranstaltungsplanung von oben fortzufahren, bedeutet das Festlegen von Aufgabenabhängigkeiten, dass Teammitglieder nicht über die Unterhaltung entscheiden können, bis ein Veranstaltungsort gesichert ist.

Bericht zum Projektstatus

Sobald einem Mitarbeiter eine Aufgabe oder Teilaufgabe zugewiesen wurde, müssen Teamleiter den Gesamtfortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.

Suchen Sie nach Funktionen für die Zusammenarbeit, die es Teammitgliedern ermöglichen, den Aufgabenfortschritt mit Tags wie „in Bearbeitung“, „nicht gestartet“, „hängt fest“ oder „wartet auf Genehmigung“ zu aktualisieren.

Diese Aktualisierungen ermöglichen es Projektmanagern und anderen Teammitgliedern, ein Problem schnell anzugehen, eine abhängige Aufgabe abzuschließen oder eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wann Dinge abgeschlossen sein werden. Dies steigert die Produktivität und verhindert, dass Teamleiter ständig den Projektfortschritt überprüfen müssen, wodurch sie Zeit für wichtigere Aufgaben haben.

Diese einfachen Statusaktualisierungen ersetzen Stunden, die Sie in einem Besprechungsraum oder bei Telefongesprächen verbringen, um Probleme oder Fristen zu besprechen.

Integration mit anderer Team-Collaboration-Software

Unabhängig davon, wie umfassend ein Remote-Team-Collaboration-Tool ist, werden Mitarbeiter und Projektmanager gleichermaßen zusätzliche Software und Team-Kommunikationstools verwenden.

Während die richtige Team-Collaboration-Plattform viele dieser Tools ersetzen kann, fühlen sich die Mitarbeiter wohler bei der Verwendung von Software, mit der sie bereits vertraut sind oder die sie einfach bevorzugen.

Um eine lange Lernkurve und Frustrationen bei den Mitarbeitern zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass jede ausgewählte Software für die Teamzusammenarbeit mit wichtigen Anwendungen und Tools integriert werden kann.

Zu den beliebten Integrationen gehören:

• Slack und Slack-Alternativen
• Zoom und andere Webkonferenzsoftware
• G Suite und Microsoft 365
• Google Dokumente
• Zwangsversteigerung
• Skypen
• Gmail und Outlook
• Mailchimp
• Zapier
• Social-Media-Plattformen
• Andere Tools für die Teamzusammenarbeit

Workflow-Verwaltungsfunktionen

Über 25 % der amerikanischen Angestellten sagen, dass sie sich sehr oft überarbeitet fühlen – aber Studien zeigen auch, dass der durchschnittliche Büroangestellte nur etwa 3 Stunden am Tag wirklich produktiv ist.

Workflow- und Content-Management-Funktionen für die Zusammenarbeit korrigieren dieses Ungleichgewicht, indem sie die aktuelle Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, anstehende Fristen und mehr anzeigen. Dies verhindert, dass Mitarbeiter ausgebrannt und mit Aufgaben überlastet werden, sodass Projektmanager die Arbeitslast besser auf die Teammitglieder verteilen können.

Dies beugt dem Burnout von Mitarbeitern vor und hilft Projektmanagern auch, die Produktivität bestimmter Mitarbeiter zu bewerten.

Tools zur Zeiterfassung ermöglichen es den Teammitgliedern auch, genau zu verfolgen, wie viel Zeit für die Erledigung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wurde. Dadurch wird die Festlegung von Zeitplänen für zukünftige Projekte viel realistischer.

Projektvorlagen

Projektvorlagen fungieren als Workflow-Roadmaps und verbinden verschiedene Teams, Projektmanager, einzelne Mitarbeiter und sogar Kunden oder Freiberufler außerhalb des Unternehmens.

Sobald sich Teamleiter für ein bestimmtes Vorlagenformat entschieden haben, sollten sie dieselbe Vorlage nicht jedes Mal neu erstellen müssen, wenn sie eine neue Projektskizze haben. Eine der wichtigsten Funktionen für die Zusammenarbeit ist die Möglichkeit, Projektvorlagen für die zukünftige Verwendung zu speichern.

Darüber hinaus sollten agile Team-Collaboration-Plattformen eine Reihe vorgefertigter Projektvorlagen für Dinge wie Marketingkampagnen, den Weg zur Erstellung eines Schulungs-Webinars, Website-Updates und Verkaufsgespräche bereitstellen.

Welche Team-Collaboration-Funktionen steigern die Mitarbeiterproduktivität?

Während sich Projektmanager auf Funktionen zur Teamzusammenarbeit konzentrieren sollten, die die Überwachung des Projektfortschritts erleichtern, sollten sie auch berücksichtigen, wie das Tool den Mitarbeitern zugute kommt.

Die folgenden Funktionen sind unerlässlich, um die Produktivität der Mitarbeiter und die allgemeine Zusammenarbeit zu steigern.

Öffentliche und private Nachrichtenfunktionen

Erfolgreiche Teamkommunikation und Zusammenarbeit beginnt mit einem Instant-Messaging-Tool, das es Mitarbeitern und Managern ermöglicht, sich in Echtzeit miteinander zu verbinden.

Die Nachrichtenfunktionen sollten Folgendes umfassen:

• Team-/Projektkanäle
• Direkte Erwähnungen und Tags
• Private Chats
• Gruppenchats
• Öffentliche Nachrichten
• Gepinnte Nachrichten
• Nachrichten-Threads
• Durchsuchbarer Chatverlauf
• File-Sharing-Funktionen
• Unternehmensweites Diskussionsforum

Denken Sie daran, dass Chat-Messaging-Funktionen entweder nativ im Team-Collaboration-Tool vorhanden sein oder darin integriert werden können.

Obwohl Videoanrufe normalerweise keine native Funktion von Apps für die Teamzusammenarbeit sind, lassen sich die meisten in Tools wie Zoom und andere beliebte Zoom-Alternativen integrieren.

Dateifreigabe und -bearbeitung in der App

Die Möglichkeit, Dateien zu teilen und zu bearbeiten, ist einer der wichtigsten Bestandteile der Zusammenarbeit im Team. Allerdings verursacht Filesharing oft auch jede Menge Kommunikationsprobleme, Zeitverlust und Frust bei den Mitarbeitern.

Angenommen, Ihr HR-Team erstellt Einarbeitungsdokumente, um neuen Mitarbeitern die Fähigkeiten von Callcenter-Agenten des Unternehmens beizubringen.

Die In-App-Dateifreigabe sollte einen zentralen Wiki-Speicherort für jede Datei im Zusammenhang mit diesem Projekt bieten, wie z. B. Verkaufsgesprächsskripte und Kundendienststandards. Ohne einen zentralen Ort verschwenden Mitarbeiter Zeit damit, in ihren E-Mails oder im Verlauf von Chatnachrichten nach den Dateien zu suchen, die sie benötigen.

Sie riskieren auch, Änderungen an einer veralteten Version dieser Dateien vorzunehmen.

Versionskontrolle und Dokumentenverwaltung innerhalb der Dateifreigabe und -bearbeitung verhindern dies. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied die aktuellste Version einer Datei sowie alle Änderungen in Echtzeit sieht.

Bewerten Sie schließlich die Menge an Speicherplatz, die Tools für die Teamzusammenarbeit bieten, sowie alle automatischen Dateilöschungen, die nach einer bestimmten Zeit auftreten.

Mehrere Dashboard-Ansichten

Während alle Tools für die Teamzusammenarbeit eine bestimmte Standardansicht bieten, ist es eine wichtige Funktion, nach der Mitarbeiter suchen können, um diese Ansichten gemäß ihren visuellen Vorlieben anzupassen und zu ändern.

Zu den beliebten Dashboard-Ansichten gehören:

• Kanban-Boards
• Checklisten-/To-do-Listenansicht
• Gantt-/Zeitachsendiagramme
• Kalenderansicht
• Standortbasierte Ansicht

Aufgabenorganisation

Neben der Auswahl ihrer bevorzugten Dashboard-Ansicht profitieren Teammitglieder auch davon, dass sie die Art und Weise, wie sie Aufgaben organisieren, anpassen können.

Farbkodierung und Schlüsselwort-Tagging-Aufgaben ermöglichen es Mitarbeitern, Aufgaben schnell zu filtern, die für ihre spezifischen Projekte relevant sind, während die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren, anderen Teammitgliedern zeigt, welche Dinge zuerst angegangen werden müssen.

Aufgaben können auch nach Fristen, Gesamtkosten, Ort, geschätzter Zeitdauer und aktuellem Fortschrittsstatus organisiert werden.

Echtzeit-Benachrichtigungen

Während es viele Vorteile der Fernarbeit gibt, besteht einer der Nachteile darin, dass dieses Maß an Flexibilität E-Mail-Posteingänge verstopfen kann, wodurch wichtige Benachrichtigungen leicht untergehen können. Außerdem machen Teammitglieder, die in verschiedenen Zeitzonen und gegensätzlichen Zeitplänen arbeiten, die Kommunikation in Echtzeit zu einer Herausforderung.

Desktop- und Push-Benachrichtigungen für mobile Geräte machen das Arbeiten von überall aus einfach und ermöglichen es anderen Teammitgliedern und Projektmanagern, Aufgaben schnell zu genehmigen oder zu kommentieren, um den Workflow am Laufen zu halten.

Was sind die besten Tools für die Teamzusammenarbeit?

Die folgenden Tools verfügen über alle oben genannten wesentlichen Funktionen für die Zusammenarbeit sowie eine einzigartige Benutzeroberfläche und anpassbare Optionen, die der entscheidende Faktor bei Ihrem Auswahlprozess sein werden.

Asana

Asana ist ein browserbasiertes Team-Collaboration-Tool mit einer Oberfläche, die hauptsächlich aus Checklisten, Aufgaben und Unteraufgaben besteht. Es ermöglicht Benutzern, sich gegenseitig in Aufgabenkommentaren zu markieren, Statusaktualisierungen für Aufgaben festzulegen und zu Kanban- oder Gantt-Ansichten zu wechseln.

Die Preise und Pläne von Asana sind ideal für kleinere Unternehmen oder solche mit einem begrenzten Budget, da sie den besten und umfassendsten kostenlosen Plan aller Tools bieten, die wir profiliert haben.

Obwohl einem Projekt mehrere Benutzer zugewiesen werden können, lässt Asana nur ein einziges Teammitglied gleichzeitig einer Aufgabe zuweisen. Daher ist es nicht ideal für Aufgaben, die ein hohes Maß an Zusammenarbeit zwischen mehreren Mitarbeitern erfordern. Es eignet sich besser als Werkzeug, das einzelnen Mitarbeitern dabei hilft, den Überblick über ihre einzigartigen Rollen und Verantwortlichkeiten in größeren Projekten zu behalten.

Montag.com

Monday.com ist ein webbasiertes SaaS-Projektmanagement-Tool, das von allen Optionen auf dieser Liste das höchste Maß an Projekt- und Schnittstellenanpassung bietet.

Benutzer können Aufgaben in Kanban-, Checklisten-, Zeitachsen- und Kalenderformaten anzeigen und gleichzeitig Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenpriorisierung und Workflow-Automatisierung nutzen.

Die Preisgestaltung von Monday.com ist jedoch ein Streitpunkt, da es sich um eine der wenigen Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team handelt, die keinen kostenlosen Plan anbietet. Es ist eine ideale Wahl für Unternehmen mit einem hohen Personalaufkommen, die zahlreiche detaillierte Projekte gleichzeitig jonglieren.

Kleinere Teams dürften mit den etwas überbordenden Anpassungsmöglichkeiten überfordert sein.

Schreiben

Wrike ist eine Board-basierte Online-Projektmanagement-Software, die sich ideal für Projekte eignet, die eine häufige Kommunikation zwischen Projektmanagern und Mitarbeitern erfordern.

Wrike eignet sich am besten für Teams und Projektmanager, die Fortschrittsberichte an Vorgesetzte liefern müssen, da es über hervorragende Datenanalyse- und Produktivitätsgrafikfunktionen verfügt.

Auf einige der wesentlichen Funktionen für die Zusammenarbeit kann jedoch nur mit dem Wrike Proof-Add-on zugegriffen werden, was bedeutet, dass Benutzer mehr bezahlen müssen, um Aufgaben zu kommentieren und über Echtzeit-Dokumentenzusammenarbeit zu arbeiten.

Basislager

Basecamp ist eine auf Kanban-Boards basierende Arbeitsmanagementplattform, die vor allem für ihre integrierte Echtzeit-Chat-Messenger-Funktion und ihr automatisiertes Check-in-Tool bekannt ist. Teams, die häufig, wenn auch nicht übermäßig detailliert, miteinander kommunizieren müssen, werden am meisten von diesem Tool profitieren.

Basecamp fehlen jedoch wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit wie Gantt-Diagramme, Aktualisierungen des Aufgabenstatus, Aufgabenkommentare und die Erstellung von Unteraufgaben.

Daher eignet es sich am besten für kleine bis mittelgroße Teams, die einen klaren und übersichtlichen Überblick über anstehende Aufgaben und Aufgaben benötigen. Es ist auch eine gute Wahl für Projekte, die eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erfordern, da es eine teambasierte und unternehmensweite Board-Erstellung ermöglicht.

Trello

Wie Basecamp ist auch Trello eine auf Kanban-Boards basierende Team-Collaboration-Lösung. Jedes Projekt besteht aus einem teamweiten Board, das dann mit Karten und Checklisten gefüllt wird, um Aufgaben zu erstellen und zu überwachen.

Die „Power-Ups“ oder Integrationen von Trello ermöglichen es Benutzern, ihre Arbeitsabläufe mit zusätzlichen Funktionen für die Zusammenarbeit wie Zeiterfassung, Gantt-Diagramme und Dateifreigabe weiter anzupassen.

Es ist besonders vorteilhaft für Teams, die ihren Arbeitsablauf so weit wie möglich automatisieren möchten, da die „Butler“-Funktion von allen anderen Optionen auf dieser Liste das höchste Maß an Aufgabenautomatisierung bietet.

Die Bare-Bones-Oberfläche bietet jedoch möglicherweise nicht genügend native Funktionen, um den Anforderungen größerer Unternehmen mit hochdetaillierten Projekten gerecht zu werden.

RingCentral Glip

RingCentral Glip ist eine Aufgabenverwaltungssoftware, die unbegrenzte Benutzer, Integrationen und Dateispeicher bietet – was sie zu einer klugen Wahl für große Teams macht.

Glip von RingCentral fehlt jedoch die größte Menge an grundlegenden Funktionen für die Zusammenarbeit von allen anderen hier aufgeführten Tools. Es bietet keine Kanban- oder Gantt-Ansichten, sondern nur Checklisten- und Kalenderansichtsformate.

Dennoch ist es eine der seltenen Plattformen, die über ein eigenes natives Chat-Messaging-Tool verfügt, sodass es gut für Unternehmen geeignet ist, die häufige Echtzeitkommunikation benötigen.

ClickUp

ClickUp bietet die umfassendste Liste nativer Funktionen für die Zusammenarbeit von allen Plattformen, die wir in diesem Beitrag erwähnt haben.

Es bietet Kanban-, Gantt-, Kalender- und Checklistenansichten und bietet ein hohes Maß an Anpassung der Benutzeroberfläche. Es enthält auch Zeiterfassungstools, Aufgabenabhängigkeiten und Aufgabenpriorisierungsfunktionen.

Der einzige wirkliche Nachteil bei der Verwendung von ClickUp ist, dass es eine Integration mit Google Drive erfordert, um Dateien zu teilen und zu bearbeiten. Abgesehen davon ist es schwierig, etwas Schlechtes darüber zu sagen.

Teams jeder Größe, die ein dauerhaft kostenloses Kollaborationstool benötigen, das keine Kompromisse bei den angebotenen Funktionen eingeht, sollten sich für ClickUp entscheiden.

Welche Collaboration-Features bieten Workflow-Management-Tools?

Die folgende interaktive Tabelle bietet einen klaren Überblick über die Funktionen und Einschränkungen, die die oben genannten Tools für die Teamzusammenarbeit bieten.

Welche Team-Collaboration-Tools sind sinnvoll?

Unsere Untersuchungen zeigen, dass Asana und ClickUp in Bezug auf Funktionen und Preise die besten Tools für die Teamzusammenarbeit sind.

Sie haben eine hohe Kundenzufriedenheit, sind benutzerfreundlich, eignen sich ideal für eine Vielzahl von Anwendungsfällen und verfügen über alle wesentlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, um das Workflow-Management zu optimieren.

Beide bieten neben kostenpflichtigen Plänen auch umfassende kostenlose Pläne, die eine weitere Anpassung ermöglichen.

Neben der Verwendung von Tools für die Teamzusammenarbeit zur Verbindung von Remote- und On-Premise-Mitarbeitern sollten Sie überlegen, wie Webkonferenzsoftware eine persönliche Kommunikation zwischen Projektmanagern, Teammitgliedern und Kunden ermöglicht.

Unsere Aufschlüsselung beliebter Videokonferenz-Tools kann Ihnen helfen zu wissen, worauf Sie bei einer Plattform für Videoanrufe achten müssen und wie Ihr Team von Funktionen wie Bildschirmfreigabe, VoIP-Audio und Whiteboard-Tools profitieren wird.

Wir geben Ihnen eine einfache Vorstellung davon, welche Plattformen es wert sind, genutzt zu werden – und welche zurückgelassen werden sollten.