Die besten Kommunikationskanäle im Jahr 2022 [+ Welcher für Ihre Bedürfnisse geeignet ist]

Wenn Sie ein Unternehmen führen, sei es im Büro oder remote, ist Kommunikation einer der wichtigsten Grundsätze für Erfolg und Produktivität. Unternehmen sind erfolgreich, wenn sie intern zusammenarbeiten, Aufgaben effizient verwalten und wenn Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und ihr Wissen miteinander teilen.

Messaging innerhalb eines Unternehmens ist wichtig, aber genauso wichtig wie die Botschaft ist der Kommunikationskanal – wie entscheiden Sie sich, mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen zu kommunizieren? Die Auswahl des richtigen Kommunikationskanals kann eine effektive Kommunikation bewirken oder unterbrechen, also sollten Sie unbedingt wissen, wann welche Methode geeignet ist.

Inhaltsverzeichnis

• Was sind Kommunikationskanäle
• Formalitäten der Kommunikation
• Arten von Kommunikationskanälen
• Top 5 Kommunikationskanäle für Teams
• Top 5 Kommunikationskanäle für den Kundenservice
• Wie wähle ich die besten Kommunikationskanäle für meine Bedürfnisse aus?
• So implementieren Sie Kommunikationskanäle in Ihr Unternehmen

Was sind Kommunikationskanäle?

Im Allgemeinen sind Kommunikationskanäle die Mittel, mit denen Sie mit einer oder mehreren Personen interagieren oder kommunizieren. Im Kontext Ihres Unternehmens bedeutet dies, dass es mehrere Methoden der Kommunikation über Medien und persönlich gibt, und dass die Verbindung des richtigen Kanals mit der Nachricht, die Sie zu übermitteln versuchen, einen Unterschied darin macht, wie diese Nachricht empfangen wird.

Egal, ob Sie Ihrer gesamten Organisation neue Informationen präsentieren oder eine Aufgabe mit einem einzelnen Kollegen besprechen, das Wissen, welcher Kommunikationskanal am besten geeignet ist, hat einen großen Einfluss auf das Ergebnis.

Formalitäten der Kommunikation

Es gibt unterschiedliche Ebenen der Formalität in der Kommunikation, die bei der Wahl des richtigen Kanals berücksichtigt werden müssen. Die drei wichtigsten Formalitätsebenen sind formelle, informelle und inoffizielle Kommunikation.

Formelle Kommunikation

Formale Kommunikation umfasst in der Regel sensible Informationen wie Richtlinien und Unternehmensstrategie.

Gängige Beispiele wären ein Geschäftsplan, ein Jahresbericht, eine schriftliche Strategie, ein Vertrag, unternehmensweite Korrespondenz, Sicherheitsrichtlinien, Präsentationen und mehr.

Informelle Kommunikation

Informelle Kommunikationskanäle werden auch für die geschäftliche Kommunikation genutzt, werden aber oft lockerer präsentiert.

Beispiele für informelle Kommunikation sind Gespräche mit Kollegen, Bitten an Kollegen um einen einfachen Gefallen oder um Unterstützung bei Aufgaben und die kontinuierliche Zusammenarbeit im Team.

Inoffizielle Kommunikation

Inoffizielle Kommunikation ist der Ausreißer der drei, die meist vollständig außerhalb des Arbeitsplatzes stattfindet und völlig beiläufig und ohne Bezug zu Arbeitsthemen ist.

Beispiele für inoffizielle Kommunikation wären das Gespräch über Ihre Lieblingssportmannschaften, während Sie eine Pause machen, oder eine Kaffeepause, um über Ihren letzten Urlaub zu sprechen.

Arten von Kommunikationskanälen

Jeder Kommunikationskanaltyp hat seine eigenen Vor- und Nachteile, was bedeutet, dass Sie jeden Typ verstehen und dieses Wissen auf Ihre Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihren Kollegen, Mitarbeitern und Kunden anwenden müssen.

Schriftliche Kommunikation

Schriftliche Kommunikationswege gehören zu den förmlichsten, aber auch zu den am wenigsten dringenden Kommunikationsmitteln. Schriftliche Kommunikation wird typischerweise für Verträge, Mitteilungen und andere unternehmensweite Dokumente verwendet, die eine formellere Vorlage oder eine Unterschrift erfordern. Zu den Methoden der schriftlichen Kommunikation gehören:

• Notizen
• Verträge
• Berichte
• Anleitungen
• Führer
• Publikationen und Broschüren
• Briefe
• Faxe
• Direkte schriftliche Post

Eine lobende Erwähnung hier, die unter die gleiche Formalität fallen würde, aber nicht genau „schriftlich“ ist, wäre die persönliche Kommunikation, wie Vorstandssitzungen und Leistungsbeurteilungen

Digitale Kommunikation

Digitale Kommunikationskanäle können sowohl für die formelle als auch für die informelle Kommunikation genutzt werden und können je nach Kontext und Methode von äußerst dringend bis überhaupt nicht reichen. Digitale Kanäle werden typischerweise für Hin- und Her-Korrespondenz, öffentliches Messaging, Aufgabenmanagement, interne Anfragen und Werbung verwendet. Methoden der digitalen Kommunikation umfassen verbale und nonverbale Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel:

• Email
• Messaging-Apps
• Projektmanagement-Apps
• Software für Videokonferenzen
• Intranet
• Blogs
• Sozialen Medien
• Live-Chat
• Chatbots
• Pressemeldungen
• Werbung anzeigen

Mobile Kommunikation

Mobile Kommunikationskanäle sind eine andere Form der digitalen Kommunikation, sind jedoch speziell auf mobile Geräte segmentiert. Beispiele beinhalten:

• Handyanrufe
• SMS-Textnachrichten
• Messaging-Apps
• Videoanrufe in mobilen Apps

Top 5 Kommunikationskanäle für Teams

Die Wahl der besten Kommunikationsmethode, sei es das Medium, die Formalität oder beides, für die internen Kommunikationskanäle des Teams ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht empfangen und verarbeitet wird.

Die Verwendung eines einzigen Kommunikationsmediums für alles, wie z. B. E-Mail, kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter und Kollegen von der Anzahl der Nachrichten über ein einzelnes Medium müde werden und sie alle mit der gleichen Priorität und Wichtigkeit behandeln. Die Diversifizierung Ihrer Kommunikationskanäle nach Ihren Bedürfnissen führt zu einem besseren Empfang Ihrer Botschaft.

Email

E-Mail ist nicht nur eine der häufigsten Kommunikationsformen am modernen Arbeitsplatz, sondern auch eine der am einfachsten zu verwendenden. Darüber hinaus lassen sich E-Mail-Plattformen in der Regel gut in andere Anwendungen und Software wie Videokonferenzsoftware und Aufgabenverwaltungsplattformen integrieren, mit denen Sie Ereignisse und Aufgaben nativ in Ihrer E-Mail planen können.

• Vorteile: billig, zuverlässig, unterstützt Anhänge und Integrationen, gemeinsamer Kanal für Geschäftsnachrichten und andere wichtige Nachrichten
• Nachteile: Es werden langsamere Reaktionszeiten erwartet, offene Kommunikation, sodass externe Stellen per E-Mail Kontakt aufnehmen können
• Am besten geeignet für: die meisten formellen digitalen Mitteilungen, Nachrichten mit einer geringeren Reaktionsdringlichkeit, Nachrichten mit Anhängen

Angesicht zu Angesicht

Face-to-Face-Kommunikation ist die älteste Methode im Buch und bleibt das zuverlässigste Kommunikationsmedium. Es gibt unterschiedliche Ebenen der Formalität in der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, von einem Gespräch im Vorbeigehen über eine Präsentation bis hin zu einem formellen Meeting oder einer Konferenz. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass, wenn Sie planen, ein persönliches Meeting abzuhalten, Ihre Ziele und der Zweck des Meetings klar sind und Sie bei der Sache bleiben, da etwa 71 % der Manager Meetings als kontraproduktiv empfinden, wenn diese Kriterien erfüllt sind nicht angetroffen.

• Vorteile: weniger Spielraum für Fehlinterpretationen, ermöglicht eine Kommunikation, die über die verbale Kommunikation mit Körpersprache und Mimik hinausgeht, erhöht die Energie und Effizienz der Zusammenarbeit
• Nachteile: Kann abgelenkt werden, nicht jeder ist ohne Übung ein guter öffentlicher Redner
• Am besten geeignet für: Ankündigungen, Präsentationen, gemeinsame Meetings

Videokonferenzen

Wenn Sie ein vollständig entferntes Team sind oder entfernte Mitarbeiter als Teil eines hybriden Teams haben, sind Videokonferenzen eine hervorragende Möglichkeit, die persönliche Kommunikation nachzuahmen, um das Engagement in der Besprechung zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu fördern. Abgesehen von Remote-Meetings möchten Sie vielleicht manchmal eine Videokonferenz mit einem Kunden führen, anstatt ihn nur anzurufen, um der Stimme ein Gesicht zu geben.

• Vorteile: digitale Form der persönlichen, verbalen Kommunikation kann klarer sein als bei einem Telefonat, fördert das Engagement, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen, ermöglicht sekundäre Kommunikation wie Mimik oder Tonfall
• Nachteile: Die Zusammenarbeit kann schwierig sein und das Sprechen übereinander verhindern, unterschiedliche Kameraqualitäten können zu einem unterschiedlichen Grad an Effizienz in der Kommunikation führen
• Am besten geeignet für: Remote- und Remote-Hybrid-Teams, Kundenmeetings, Teammeetings

Instant-Messaging-Apps

Instant-Messaging-Apps sind eine hervorragende Möglichkeit, um in ständigem Kontakt mit Ihrem Team und/oder Kunden in einer geschlossenen Kommunikation zu bleiben, die direkt verwendet werden kann. Apps wie Slack und Discord können verwendet werden, um eine gemeinsame Zusammenarbeit zu fördern oder einfach eine kurze Nachricht oder Erinnerung für zeitkritische Angelegenheiten weiterzuleiten.

• Vorteile: schnell und ungezwungen, erleichtert die Zusammenarbeit ohne Videoanruf oder persönliches Treffen, Dialog in Echtzeit, Benachrichtigungen
• Nachteile: Anhangsgrößen können begrenzt sein, Kontext und Ton können falsch interpretiert werden
• Am besten geeignet für: schnelle Kommunikation, gegenseitige Zusammenarbeit

Projektmanagement-Software

Apps wie Asana und Monday.com haben die Zusammenarbeit in einer digitalen Umgebung einfacher denn je gemacht, indem sie eine Plattform für die Aufgabenverfolgung und alle damit verbundenen Details bereitgestellt haben. Die Verwendung einer Projektmanagement-Plattform kann Ihr Team mit Fälligkeitsdaten, Notizen und zugewiesenen Unteraufgaben auf Trab halten, Ihr Aufgabenmanagement verbessern und die Produktivität steigern.

• Vorteile: Erhöhen Sie die Verantwortlichkeit für Teammitglieder, organisieren Sie den Projektabschluss effektiver, fördern Sie die gemeinsame Entscheidungsfindung, Aufgabenbenachrichtigungen, einfacher Informationsaustausch
• Nachteile: Die Reaktionszeiten können langsamer sein als bei direkter oder Chat-Kommunikation
• Am besten geeignet für: Spezifisches Aufgaben- und Projektmanagement, Mitarbeiterorganisationsstrategie

5 gemeinsame Kommunikationskanäle für den Kundenservice

Über die interne Kommunikation hinaus ist die Wahl des richtigen Mediums für die Kommunikation mit Ihrer Klientel und Ihren Kunden wichtig, um ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten. Es gibt unterschiedliche Töne und Motive hinter verschiedenen Kommunikationskanälen, die sich an Ihre Kunden richten, und die Wahl des optimalen Kanals kann einen großen Unterschied in der Reichweite Ihrer Zielgruppe und ihrer Erfahrung mit Ihrem Unternehmen machen.

Deine Website

Ihre Website ist letztendlich der Ort, an den Sie Ihre Kunden führen möchten, aber sobald sie dort angekommen sind, ist es wichtig, eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten. Ob durch Bannerwerbung oder Werbeaktionen oder Unterstützung durch Live-Chat und Chatbots, die Kommunikation mit Ihren Kunden auf Ihrer Website wird deren Erfahrung verbessern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie in der Nähe bleiben.

• Vorteile: In der Regel bereits ein natives Merkmal Ihres Unternehmens, einfach zu kontrollieren, was Ihr Kunde zu jedem Zeitpunkt von Ihnen sieht, baut Vertrauen und Bekanntheit der Marke auf
• Nachteile: unidirektional , erfordert andere Kommunikationsmethoden, damit Ihre Kunden Sie erreichen können
• Am besten geeignet für: Promotions, Werbung, breite Botschaften an Ihre Kunden und Klientel

Sozialen Medien

Soziale Medien sind ein riesiges Teil des digitalen Geschäftspuzzles und können Wunder für Ihre Kundenbindung und Markenbekanntheit bewirken. Ähnlich wie auf Ihrer Website können Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen bewerben und bewerben, aber soziale Medien gehen noch einen Schritt weiter, indem Sie Ihren Kunden ermöglichen, auf Ihre Posts zu antworten und Sie direkt mit Messaging-Apps und Direktnachrichten zu erreichen.

• Vorteile: Ermöglicht die Kundenbindung mit Ihren Beiträgen, ein benutzerfreundlicher Werbekanal, bietet ein Medium für Inhalte, die Sie möglicherweise nicht auf Ihrer Website veröffentlichen
• Nachteile: Kann schwierig sein, mehrere Nachrichten zu verwalten, da jeweils nur ein Benutzer das Konto verwalten kann
• Am besten geeignet für: halbformale öffentliche Kommunikation, Werbeaktionen, Öffentlichkeitsarbeit

Live-Chat

Der Kundendienst kann schnell sein, oder es kann ein langer Prozess sein, der viel Hin und Her erfordert. Manchmal hat ein Kunde ein einfaches Problem, das mit ein oder zwei Nachrichten gelöst werden kann, z. B. das Verfolgen einer Bestellung, und manchmal erfordert es etwas mehr Kommunikation, ohne dass ein Anruf erforderlich ist, der Ihr Callcenter verstopfen könnte. Live-Chat-Software, die Kundendienstmitarbeiter nutzt, ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Kunden dazu zu bringen, ihre Bedürfnisse auf zwanglosere und effizientere Weise zu erfüllen, oder sich einfach nur proaktiv an sie zu wenden, um Unterstützung oder verwandte Produkte/Dienstleistungen anzubieten.

• Vorteile: hochgradig anpassbar, verbessert die Kundenzufriedenheit ohne zeitintensive Telefonanrufe, bindet den Kunden ein, ermöglicht es einem Agenten, mehrere Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten
• Nachteile: Textbasierte Kommunikation kann falsch interpretiert werden, Anhänge werden selten unterstützt
• Am besten geeignet für: einfache Kundendienstanfragen und -probleme, proaktive Kundenbindung und -förderung, kleine Kundendienstteams

Chatbots

Ähnlich wie beim Live-Chat können Chatbots ein Bedürfnis nach Kundenbindung und -zufriedenheit erfüllen, indem sie Konversations-KI verwenden, um grundlegende Anfragen und allgemeine Probleme zu erleichtern. Chatbots sind effizient, da sie keinen Agenten benötigen, um sie zu überwachen, und anpassbar sind, um Kunden durch eine bestimmte Kaufreise oder Kundendienstanfrage zu führen.

• Vorteile: Automatisierter Service und Werbung, bindet Kunden ein, ohne Zeit für das Kundendienstteam zu beanspruchen
• Nachteile: Kann sich für Kunden, die wissen, was sie suchen, unaufrichtig oder nervig anfühlen. Nicht so gründlich wie ein Live-Agent oder andere Kundendienstkanäle
• Am besten geeignet für: kleine Unternehmen, einfache Kundendienstanforderungen

Email

Wenn es um den Kundenservice geht, können die Nuancen des jeweiligen Falls manchmal nicht über Live-Chat, Chatbot-Dienste oder sogar einen Telefonanruf angesprochen werden. E-Mail-Korrespondenz kann es Ihren Kunden ermöglichen, Fotos und Screenshots zu senden, um ihre Anfrage besser zu detaillieren, und hilft, viele Fälle auf einmal zu lösen, da das Kundendienstteam sie von Fall zu Fall behandelt.

• Vorteile: ermöglicht Anhänge und Fotos, eingehende Kommunikation, langfristige Korrespondenz, um Updates und Feedback zu geben
• Nachteile: langsamer als Live-Chat oder Anrufe, kann für Ihr Team schwieriger zu verfolgen und zu organisieren sein
• Am besten geeignet für: eingehenden und gründlichen Kundendienst, Verwendung von Anhängen und Fotos, kleine Unternehmen mit geringer Kundendienstkapazität

Auswahl des besten Kommunikationskanals für Ihr Unternehmen

Wie bereits erwähnt, kann die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle für Ihr Unternehmen die interne und externe Kommunikation erheblich verbessern. Wie wählen Sie also den besten Kanal für Ihre Bedürfnisse aus? Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie bei der Ausarbeitung Ihrer Kommunikationsstrategie Folgendes berücksichtigen:

Passen Sie Ihre Kanäle an Ihr Publikum an

Bewerten Sie, ob Sie interne, externe oder beide Kommunikationskanäle verbessern müssen, um zu entscheiden, wo Ihre Lücken sind. Arbeitet Ihr Team nicht so effektiv zusammen, wie Sie es sich wünschen? Haben Ihre Kunden Schwierigkeiten, den Service zu erhalten, den sie erwarten?

Überlegen Sie auch, ob Sie neue Kommunikationskanäle für Zusammenarbeit, Marketing oder Kundenservice nutzen, um festzulegen, wie Sie Ihre Botschaft übermitteln sollten. Marketing nur per E-Mail wird immer noch Ergebnisse bringen, aber die Verwendung von mehr öffentlichen und statischen Kanälen wie Ihrer Website oder sozialen Medien könnte langfristig erfolgreicher sein.

Berücksichtigen Sie schließlich die Art Ihres Unternehmens. Wenn Sie ausschließlich persönlich sind, werden Videokonferenzen möglicherweise selten verwendet. Wenn Sie ein Remote- oder Hybrid-Team sind, möchten Sie wahrscheinlich eine Kombination aus text- und videobasierten Kanälen verwenden, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.

Betrachten Sie die Nachteile

Die meisten Kommunikationskanäle haben Nachteile, die Sie bei der Wahl der Kommunikation mit Ihrem Publikum unbedingt berücksichtigen sollten. Die Verwendung von Chat- und Messaging-Apps ist möglicherweise der schnellste Weg, um eine Nachricht oder Aufgabe zu senden, aber sie wird nicht verfolgt und könnte in der Konversation begraben werden. Wenn Sie wissen, wann Sie jeden Kanal basierend auf den Nachteilen verwenden sollten, werden laufende oder zukünftige Probleme vermieden.

Legen Sie Ziele und KPIs fest

Sobald Sie neue Kommunikationskanäle für Ihr Unternehmen ausgewählt haben, legen Sie Ziele und wichtige Leistungsindikatoren fest, um deren Leistung und den erzielten Unterschied zu verfolgen. Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig negative Bewertungen erhalten, verfolgen Sie, wie sich die Bewertungen ändern, wenn Sie Ihre Kundendienstkorrespondenz ändern oder verbessern. Behalten Sie den Überblick über Leads, den Abschluss von Aufgaben in Ihrem Team und andere Leistungskennzahlen, die in direktem Zusammenhang damit stehen, wie Sie mit Ihrem Team kommunizieren.

So implementieren Sie Kommunikationskanäle in Ihr Unternehmen

Der erste Schritt bei der Implementierung neuer Kommunikationskanäle besteht darin, Ihr Team und Ihr Unternehmen entsprechend vorzubereiten. Ob es darum geht, sie in der neuen Aufgabenverwaltungssoftware zu schulen oder sie auf die neuen Social-Media-Seiten zu verweisen, um ihnen zu folgen und sie im Auge zu behalten, die Vorbereitung Ihres Teams auf den Übergang ist der erste Schritt zum Erfolg.

Bewerten Sie als Nächstes die technischen und Softwareanforderungen für neue Integrationen oder Funktionen, z. B. das Anpassen Ihrer Chatbots oder das Ändern der Benutzeroberfläche einer Live-Chat-Box, um sie an die Ästhetik Ihrer Website anzupassen.

Geben Sie schließlich Ihrem Team Feedback und akzeptieren Sie im Gegenzug Feedback zur Leistung der Kanäle. Wenn Sie sich dafür entscheiden, häufiger über Videokonferenzen oder Messaging-Apps zu kommunizieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Team und Ihre Kunden dafür empfänglich sind, bevor Sie einen Weg einschlagen, der Engagement und Erfolg vereiteln könnte.

Alles in allem können die richtigen Kommunikationskanäle die Wahrnehmung und Interaktion mit Ihrer Kommunikation erheblich verbessern. Verwenden Sie die Schritte und Informationen in unserem Leitfaden, um festzustellen, was für Sie am besten funktioniert, und basteln Sie weiter, um die Kommunikation intern und extern gleichermaßen zu meistern.