Der Käuferleitfaden für Planungstools für Konferenzräume

Ein beträchtlicher Teil unserer Arbeitszeit wird in Meetings und Konferenzräumen verbracht, um zusammenzuarbeiten und Dinge zu erledigen. Die Beschaffenheit von Konferenzräumen ermöglicht einen offenen Raum für eine reichhaltige Zusammenarbeit zwischen Gruppen jeder Größe. Aber hat Ihr Team jemals versehentlich zwei Meetings im selben Raum gebucht, ohne klar zu kommunizieren, wer wann wo sein wird? Oder wurde Ihr Meeting durch ein Klopfen an der Tür unterbrochen und Sie fragen sich, wie lange Ihr Team noch arbeiten wird – oder stolpern Sie sogar über einen „besetzten“ Konferenzraum, in dem sich niemand befindet?

Ohne klaren Zeitplan und Organisation kann es leicht zu unangenehmen Terminkonflikten kommen. Natürlich könnte dies alles auf Papier oder über E-Mail-Ketten oder einen Slack-Room für die Planung von Konferenzräumen erfolgen – aber was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, die ähnlich wie Ihre anderen Apps für die Teamzusammenarbeit funktioniert? Zum Glück scheint es mit dem Aufkommen von Cloud-basierten Lösungen, dass jede Gelegenheit, die Vorteile einer flexiblen, immer verbundenen Plattform zu nutzen, zum Tragen kommt – sogar für die Planung von Konferenzräumen.

Also, was ist es?

Konferenzplanungstools sind so ziemlich genau das, flexible Cloud-basierte Plattformen für Ihr gesamtes Team, um die Verfügbarkeit und Planung von Konferenzräumen zu buchen, zu planen, zu stornieren, zu aktualisieren oder zu verfolgen. Zu diesen Lösungen gehört in der Regel die „Homebase“-App, in der die Informationen eingetragen werden, etwa welche Konferenzräume sich im Gebäude befinden, welche für welches Meeting wie lange belegt sind.

Terminplanung leicht gemacht
Da sie cloudbasiert sind, können Sie jederzeit von Ihrem Telefon, Computer oder Tablet aus auf diese Apps zugreifen, solange das Gerät mit dem Internet verbunden ist. Sie können auch genau die gleichen Informationen sehen, egal auf welcher Plattform Sie die App öffnen oder zu welcher Tageszeit. Diese „Homebase“-Apps ermöglichen auch die Integration mit vielen beliebten Kalender-Apps, damit Ihr Team wirklich auf Kurs bleibt und keine wichtige Besprechung oder Terminänderung verpasst. Auf diese Weise können Sie beim Erstellen einer Veranstaltung einfach Räume direkt in Ihrem Kalender planen, und Ihre Konferenzraumplanungslösung wird aktualisiert, um die richtigen Zeit- und Ortsinformationen anzuzeigen.

Verwandeln Sie sich mit Smart Conference Rooms in ein Smart Office
Neben der Installation der App auf Ihrem Arbeitscomputer oder Mobiltelefon ist der zweite Aspekt der Tools zur Planung von Konferenzräumen die Möglichkeit, sich mit Hardware-Displays außerhalb jedes Konferenzraums zu integrieren.

Mit etwas Anfangsinvestition kann Ihr Team jeden Konferenzraum im Büro mit einem iPad oder Android-Tablet ausstatten, um alle Ihre in Ihren Apps konfigurierten Planungsinformationen anzuzeigen, z. B. den gesamten Tagesplan, welche Besprechungen in diesem Raum stattfinden und welche aktuellen Besprechung stattfindet, oder fast alle anderen Informationen, die Ihr Team für relevant hält. Das ist die Kraft der Cloud, die sich wieder zeigt, wenn alle Ihre Anzeigegeräte an das Netzwerk angeschlossen sind und Ihre Konferenzraumplanungslösung, Informationen im Handumdrehen und aus der Ferne aktualisiert werden, selbst wenn Sie zu Hause festsitzen oder in der U-Bahn unterwegs sind spät. Auf diese Weise kann jeder, der direkt an Ihre Konferenzraumtür herantritt, einfach einen Blick auf das montierte Display werfen und schnell feststellen, ob der Raum belegt ist und wann er frei ist.

Was sind die Vorteile?

1. Planung von Konferenzräumen leicht gemacht

Mit einer zentralen Plattform, die sich direkt und nahtlos in jeden Kalender integriert, mit dem Sie bereits vertraut sind, zielen diese Tools darauf ab, den Prozess der Planung und Einhaltung des Zeitplans relativ einfach zu gestalten. Schluss mit der Suche nach einem leeren Raum oder störenden Unterbrechungen, die Ihr Team mit den wandmontierten Displays vor jedem Konferenzraum ablenken. Bei einigen Lösungen können Benutzer sogar einchecken, um ihre Anwesenheit anzukündigen, oder wenn Ihr Team vorzeitig fertig ist, kann die App sofort aktualisiert werden, um den Raum als frei anzuzeigen. Und da alles Cloud-basiert ist, können Sie natürlich von überall auf dem Laufenden bleiben, sogar aus der Ferne.

2. Ein Produktivitätsschub

Effizienz ist der absolute Schlüssel zur Produktivität. Das Reduzieren von Ausfallzeiten und das Entfernen von Einschränkungen oder Kopfschmerzen beim Versuch, nach verlorenen Informationen zu suchen, ist die absolute Zeitverschwendung. Mit einer Lösung zur Verwaltung all Ihrer Informationen zur Konferenzraumplanung in der Cloud kann Ihr Team sicher sein, dass alles auf dem neuesten Stand und korrekt ist. Die montierten Displays machen es super einfach, schnell den Tagesplan herauszufinden oder einen leeren Raum zu finden, und weniger Unterbrechungen bedeuten Ablenkungen und Ausfallzeiten. Bestimmte Softwarelösungen ermöglichen es Benutzern sogar, einen Konferenzraum direkt über das an der Wand montierte Display zu aktualisieren, zu ändern oder zu buchen, und Teammitglieder können bei ihrer Ankunft einchecken, damit Sie wissen, wer fehlt, bevor Sie das Meeting beginnen.

3. Nutzung der Cloud

Genau wie alle Cloud-basierten Apps nutzen diese Konferenzraumplanungslösungen das von ihnen verwendete Cloud-Netzwerk voll aus und ermöglichen dauerhafte Informationen, egal wo oder wie Sie sich verbinden. Solange Ihr Gerät über eine Internetverbindung verfügt, können Sie sich anmelden und den neuesten Zeitplan einsehen oder notwendige Änderungen vornehmen. Wenn Ihr Team beschließt, die Vorteile voll auszuschöpfen und Hardware-Displays außerhalb der Konferenzräume zu integrieren, ist die Nutzung des Cloud-Netzwerks der absolute Schlüssel, damit diese Art von System funktioniert. Sogar Ihre Remote-Mitarbeiter werden informiert, und Administratoren können alle Änderungen an den Hardware-Anzeigen aus der Ferne vornehmen. Wenn ein Meeting knapp wird und der Raum frei wird, aktualisieren Sie dank der Cloud einfach die Informationen auf dem Display oder Ihrem Telefon, und alle anderen in Ihrem Netzwerk wissen es sofort.

Ermittlung Ihrer Bedürfnisse

Natürlich geht mit jeder Lösung ein spezifischer Anwendungsfall oder ein Szenario einher, das zu lösen versucht wurde. Im Falle dieser Konferenzraumplanungstools kann jedoch fast jedes Team, das auf Besprechungen angewiesen ist und über eine Menge an Räumen verfügt, die von einer ordnungsgemäßen Verwaltung und Planung profitieren könnten, die Vorteile voll ausschöpfen. Wenn Ihr Team auf der kleineren Seite steht und Ihr Büro auf nur ein oder zwei Konferenzräume beschränkt ist, dann kann diese Software natürlich etwas unnötig erscheinen. Ich würde jedoch argumentieren, dass selbst wenn Sie ein kleines Team mit nur einem Konferenzraum sind, eine Lösung dieser Art Ihrem Büro zugute kommen kann – auf diese Weise müssen mehrere Teams nicht konkurrieren oder sich Gedanken darüber machen, wer im Raum ist.

Der beste Anwendungsfall für eine Konferenzraumplanungslösung wären höchstwahrscheinlich große Organisationen mit großen Teams. Unabhängig davon, ob Ihr Büro nur 5 oder 100 Konferenzräume hat, jedes Tool, das Ihr Unternehmen verwenden kann, um das gesamte Büro organisiert und synchron zu halten, trägt dazu bei, Ausfallzeiten massiv zu reduzieren. Wenn Sie viele Leute und nicht sehr viele Räume haben, können diese Lösungen Wunder bewirken, indem Sie Unterbrechungen reduzieren oder die kurzfristige Öffnung in Konferenzraum B erwischen. Wenn Ihr Team groß ist und Sie viele haben Konferenzräumen helfen diese Lösungen Ihrem Team, auf dem Laufenden zu bleiben und zu wissen, wo und wann es sein muss.

Worauf ist beim Einkaufen zu achten?

1. Gerätekompatibilität

Natürlich wäre es bei einer Cloud-Lösung am besten, eine Lösung zu übernehmen, die auf möglichst vielen Geräten verfügbar ist. Ob Tablets (sowohl Apple als auch Android), Desktop-Computer sowohl PC als auch Mac sowie Android- und Apple-Telefone – Sie möchten nicht ausschließen, dass ein Großteil Ihrer Belegschaft eine neue Lösung nutzt. Büros mit BYoD-Charakter tun am besten, um sicherzustellen, dass die von ihnen gewählte Lösung auf möglichst vielen Plattformen verfügbar ist.

2. Hardware-Display-Unterstützung

Während diese Lösungen eine robuste Anwendung zum einfachen Planen und Organisieren von Informationen in der Cloud und unterwegs bieten, liegt die eigentliche Leistung darin, Ihre Konferenzräume mit diesen Hardware-Displays auszustatten. Genau wie die Geräteunterstützung sollte es ganz oben auf der Liste stehen, nach einer Lösung zu suchen, die diese Hardware-Displays unterstützt, und nach einer, die die größte Anzahl von Displays unterstützt – egal ob es sich um iPads verschiedener Generationen oder verschiedene Arten von Android-Tablets handelt.

3. Enthaltene Hardware

Dies könnte etwas kniffliger sein, aber einige Lösungen bieten möglicherweise Hardwarepakete mit ihrer Software an, um die Einführung zu einem One-Shop-Prozess zu machen. Der Preis für den Kauf von 20 brandneuen iPads kann allein schon teuer sein, ganz zu schweigen von Montagematerial oder Gehäusen, die erforderlich sind, um die Displays außerhalb des jeweiligen Konferenzraums richtig zu positionieren. Einige Anbieter sind möglicherweise bereit, ein Hardwarepaket mit einem Abonnement für ihren Dienst hinzuzufügen.

4. Erweiterte analytische Berichterstattung

Das Sammeln von Daten ist eine leistungsstarke Ressource, die genutzt werden kann, um Probleme oder Schmerzpunkte zu verbessern oder auszusortieren. Einige Plattformen nutzen die Informationen, die Sie in die Lösung eingeben, wie z. B. Planungszeiten, am häufigsten genutzte Räume, übliche Besprechungslängen, voll aus und bieten Zugriff auf diese Informationen, um eine stärkere Vorstellung davon zu formulieren, wie die Produktivität wirklich gesteigert und Ausfallzeiten reduziert werden können.

5. Anpassbare Anzeigen und Einstellungen

Wenn all diese Hardware-Displays lediglich den Namen des Konferenzraums, die Zeit und ob der Raum belegt ist oder nicht, anzeigen, könnte die gleiche Aufgabe mit einer viel weniger intensiven Lösung erledigt werden. Wenn Ihre Anzeige jedoch vollständig anpassbar und konfigurierbar ist, eröffnet dies eine neue Welt von Möglichkeiten – zeigen Sie den gesamten Tagesplan, die Besprechungsteilnehmer, einen kurzen Klappentext über die Diskussion, alles, was Ihr Team für relevant hält. Einige Lösungen ermöglichen es Administratoren sogar, Funktionen auf diesen Tablet-Displays zu sperren, sodass nichts versehentlich geändert wird.

6. Kalenderintegration von Drittanbietern

Mit der Möglichkeit, sich direkt in eine der vielen beliebten Kalender-Apps zu integrieren, finden Konferenzraumplanungslösungen durch einen reibungslosen Übergang ihren Weg in Ihr tägliches Arbeitsleben und versorgen Ihr Team mit den erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle, damit Todd es nicht tut dieses Meeting verpassen, weil er vergessen hat, seinen zweiten, terminierungsspezifischen Kalender zu überprüfen.