Die Kosten ineffizienter Meetings und wie man die Probleme identifiziert

Kamst du jemals aus einem Meeting mit dem Gefühl, nichts erreicht zu haben? Sie erinnern sich vielleicht, dass Sie während eines Meetings gesessen und ständig auf Ihr Telefon geguckt, immer wieder dieselben Dinge besprochen oder sich gefragt haben, warum Sie überhaupt dort waren. Nun, du bist nicht allein.

Im aktuellen Geschäftsklima ist es schwer, jemanden zu finden, der die ungezwungenen, routinemäßigen Besprechungen genießt, die so oft stattfinden. Viele fleißige Menschen behaupten, dass bei diesen Meetings kaum etwas erreicht wird und mehr Meetingzeit als Produktivität verschwendet wird. Sie verlassen diese ineffizienten Besprechungen noch verwirrter als zuvor.

Meetings sollen die Produktivität steigern und helfen, alle auf die gleiche Seite zu bringen, und doch behaupten die meisten Teilnehmer, dass während dieser schlechten Meetings viel Meetingzeit verschwendet wird. Dennoch sind effiziente Meetings mit klarer Agenda das A und O jedes erfolgreichen Unternehmens.

Meetings sind notwendig, um das Geschäft mit der richtigen Teamkoordination und Arbeitsablauforganisation voranzubringen. Wenn sie richtig gemacht werden, führen sie immer zu einem positiven Nettogewinn für alle Beteiligten, und das möchte jedes Unternehmen erreichen. Warum also genau gibt es hier so viele Effizienzprobleme und was genau kann man dagegen tun?

Es gibt eine Epidemie von ineffizienten Meetings in Unternehmen auf der ganzen Welt, und sie führen zu enormen Verlusten für die beteiligten Unternehmen und Einzelpersonen. Es ist an der Zeit, dass wir uns mit diesem Problem befassen, und es gibt genügend Ressourcen, die uns dabei helfen können, dieses Problem ein für alle Mal zu lösen.

• Was sind die wahren Kosten ineffizienter Meetings?
• Folgen von Ineffizienz
• Was verursacht schlechte Meetings?
• So verbessern Sie die Effizienz von Meetings
• Vier Vorteile von Webkonferenz-Apps
  1. Einsparmaßnahmen
  2. Zeitersparnis
  3. Verbessertes Engagement und Produktivität
  4. Sicherheit
• Top 3 Videokonferenzlösungen
  • Skype für Unternehmen
  • Google Hangout Meet
  • Zoomen
  • Preisvergleich
• Ineffiziente Meetings sind teuer, aber vermeidbar

Was sind die wahren Kosten ineffizienter Meetings?

Laut einer im European Journal of Work & Organization Psychology veröffentlichten Studie kosten ineffektive Meetings in den USA Unternehmen bis zu 37 Milliarden US-Dollar pro Jahr. Das sind 37 Milliarden US-Dollar, die jedes Jahr durch ineffiziente Meetings verloren gehen, die zu einer verminderten Arbeitsproduktivität führen – und wir alle wissen, dass Zeit = Geld ist. Die Unternehmen hier haben einen finanziellen Verlust, der sonst verhindert werden könnte.

Die Zahl mag absurd erscheinen, aber alles in allem wird sie sehr real.

Ineffiziente Besprechungen verringern die Produktivität während der Arbeitstage, die Teilnehmer verschwenden am Ende ihre kostbare Zeit, die sonst für produktivere Aufgaben aufgewendet werden könnte. 50 % der Zeit, die für Meetings aufgewendet wird, führt zu keinerlei positiven Ergebnissen, und so gehen Produktivität und Geld verloren.

Laut HR Digest verlieren Fachleute jeden Monat 31 Stunden an Produktivität bei Meetings, und Sie können sich vorstellen, was mit größeren Unternehmen passiert, die Hunderte von Mitarbeitern beschäftigen. Von Wolf Management Consultants durchgeführte Untersuchungen haben gezeigt, dass 95 % der Besprechungsteilnehmer Teile der Besprechungen verpassen und 39 % angeben, dass sie im Besprechungsraum einnicken. Diese potenziellen Kosten sollten Sie bei der Planung Ihres nächsten Meetings berücksichtigen.

Folgen von Ineffizienz

Nach einer verminderten Produktivität, die durch ineffektive Besprechungen verursacht wird, sind einige der wichtigsten Folgen:

• Unterbrechung des Arbeitsablaufs
• Längere Entscheidungszyklen
• Niedrigere Arbeitsmoral
• Schlimmer Teamarbeit
• Ineffiziente Arbeitszeit
• Und schließlich die Notwendigkeit für mehr Meetings

All diese Folgen führen zu großen Verlusten für Unternehmen, sei es Zeit oder Geld. Die Kosten ineffizienter Meetings lassen sich nicht genau berechnen, aber es ist klar, dass solche Vorkommnisse einige große Nachteile haben. Die Kosten lassen sich in Zeit- und Geldverlusten, einer Verringerung des Mitarbeiterengagements, der Teammoral und der allgemeinen Teamchemie zusammenfassen.

Die gute Nachricht ist, dass dieses Problem höchstwahrscheinlich eine Lösung hat. Es ist an der Zeit, die Hauptursache dieses Problems zu identifizieren, damit wir etwas dagegen unternehmen können. Viele Faktoren führen zu ineffizienten Meetings, also gehen wir weiter und untersuchen einige davon.

Was verursacht schlechte Meetings?

Viele Faktoren führen dazu, dass Meetings für Teammitglieder ineffizient sind.

Ein Meeting allein zu organisieren ist schon schwierig genug, wir müssen es verbreiten, einen Aktionsplan entwickeln, alle in denselben Raum bringen – all das braucht Zeit und Mühe. Und das ist erst der Anfang, denn bei Geschäftstreffen gibt es noch komplexere Probleme.

Sie sind wahrscheinlich auf einige dieser Probleme mit Meetings gestoßen:

• Leute, die zu spät kommen
• Unstrukturierter Besprechungsplan
• Mangel an einem klaren Ziel
• Zeitraubende Aktivitäten wie Essen und Telefonieren
• Thema Wiederholung
• Mangel an Kommunikation oder Überkommunikation
• Argumente und Kämpfe im Team

All diese Probleme treten täglich auf und führen zu ineffizienten Meetings.

Manche Teilnehmer haben sogar das Gefühl, dass sie gar nicht dabei sein sollten, da sie nichts oder nur sehr wenig zum Thema beitragen können. Eine weitere beliebte Beschwerde ist, wie schwierig es ist, bei einigen Themen auf dem Laufenden zu bleiben, insbesondere wenn es viele Dokumente gibt, die den Überblick behalten müssen. Und dennoch ist es notwendig, genau das zu tun, um das Beste aus jedem Meeting herauszuholen.

Wir sind an einem Punkt angelangt, an dem solche Probleme sogar als normal angesehen werden, schließlich treten sie immer wieder auf. Es scheint an dieser Stelle fast wie ein kulturelles Problem zu sein, aber Studien zeigen deutlich, dass die meisten ineffizienten Meetings auf Managementprobleme hinauslaufen.

Wenn wir die Herangehensweise an diese Meetings ändern können, können wir als Ergebnis bessere Meetings bekommen.

So verbessern Sie die Effizienz von Meetings

Es gibt jahrelange Forschung zur Maximierung der Geschäftskommunikation, und es gibt einige bewährte Methoden, die die Produktivität steigern können. Allerdings haben wir heute etwas ganz anderes in unseren Händen, und das ist es, was wir Technologie nennen.

Was wäre, wenn wir Technologie nutzen könnten, um die lästigen, ineffizienten Besprechungen loszuwerden?

Nun, wenn wir uns überlegen, wie die Standard-Meetings organisiert sind, scheint es, dass Technologie dabei helfen kann, viele der Probleme zu lösen, mit denen wir heute konfrontiert sind. Zum einen kann es die Zeit, die benötigt wird, um das Meeting zu organisieren und alle einzubeziehen, drastisch reduzieren. Es scheint, dass die logischste Lösung darin besteht, all die erstaunliche Technologie zu nutzen, um Meetings zu veranstalten. Es kann erforderlich sein, dass jeder bestimmte Hardware und Software verwendet, aber wir sind bereits hier draußen und benutzen unsere Telefone die ganze Zeit.

Dutzende von Menschen, die über Telefone an einem Meeting beteiligt sind, wie könnte das funktionieren?

Aber es funktioniert, und viele Unternehmen nutzen dies bereits zu ihrem Vorteil. Sie können einfach ein Meeting organisieren, alle mit einer einfachen Nachricht benachrichtigen, alle über die Gliederung und das Ziel informieren und wichtige Dokumente teilen, auf die jeder über sein Telefon zugreifen kann. Wenn die Zeit gekommen ist, werden die Teilnehmer frühzeitig benachrichtigt, um mit ihrem bevorzugten Gerät an einem Anruf teilzunehmen.

Wir können diese Technologie VoIP-Telefonie, Video- oder Webkonferenzsoftware nennen, es spielt keine Rolle.

Es ist ein Prozess, der viele Probleme löst, und alles, was erforderlich ist, ist eine stabile Internetverbindung.

Es gibt Unmengen von VoIP-Videokonferenz-Apps, die entwickelt wurden, um die Geschäftskommunikation zu verbessern und Teammitgliedern die Zusammenarbeit nur über das Internet zu ermöglichen. Sie können sich mit Ihrem Telefon, Laptop, Tablet und allem anderen verbinden, das über ein Mikrofon, eine Kamera und Zugang zum Internet verfügt.

Lassen Sie uns einige der Möglichkeiten untersuchen, wie diese Apps Ihnen helfen können, effiziente Meetings zu veranstalten.

Vier Vorteile von Webkonferenz-Apps

Wie können uns also Webkonferenz-Apps dabei helfen, ineffiziente Meetings endlich loszuwerden?

Mit diesen Apps sind viele Vorteile verbunden, und einige davon stehen nicht einmal in direktem Zusammenhang mit der Effizienz. Da sich die Welt jedoch immer mehr an den Online-Betrieb gewöhnt, werden diese Apps zur Standardmethode der Geschäftskommunikation.

Es gibt vier einfache Vorteile bei der Verwendung von Webkonferenz-Apps:

1. Kosteneinsparungen

Kosteneffizienz ist vielleicht das Wichtigste, was Webkonferenz-Apps zu bieten haben. Anstatt Geld für Veranstaltungsorte, Management und andere Tagungskosten auszugeben, müssen Sie nur in eine einfache App investieren, Ihre Mitarbeiter in der Verwendung schulen … und das war es auch schon!

Obwohl dies für alle Arten von Unternehmen funktioniert, ist es für diejenigen, die hauptsächlich remote arbeiten, noch besser, da Sie die enormen Kosten für die Ausrichtung eines Meetings außerhalb Ihrer Büroräume vermeiden.

Kosteneinsparungen sind großartig, aber Zeitersparnis ist der Punkt, an dem diese Apps wirklich glänzen.

2. Zeitersparnis

Falls Sie es noch nicht bemerkt haben, sparen Sie mit Webkonferenzen wertvolle Zeit. Abgesehen davon, dass Sie einen Platz mit einer anständigen Internetverbindung finden, gibt es keine weiteren Anforderungen, um an einem Meeting mit Ihren Teamkollegen teilzunehmen.

Die Verbindung zu Besprechungen ist einfach, und Sie erhalten auch zeitnahe Benachrichtigungen, damit Sie nichts vergessen. Darüber hinaus ermöglichen die meisten Apps Messaging und Dateifreigabe, sodass Sie mit wichtigen Informationen und Dokumenten im Zusammenhang mit dem Meeting auf dem Laufenden bleiben.

Wenn Sie Zeit sparen möchten, gibt es keinen besseren Weg, dies zu tun.

3.Verbessertes Engagement und Produktivität

Studien haben gezeigt, dass Webkonferenzfunktionen wie die Bildschirmfreigabe zu einem besseren Engagement und einer höheren Produktivität führen. Es gibt auch andere Funktionen wie die oben erwähnte Bildschirmfreigabe, die ebenfalls zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Das ist keine Überraschung – Webkonferenz-Apps wurden im Hinblick auf Produktivität entwickelt, und es besteht kein Zweifel, dass sie mit der Zeit immer besser werden.

Da Technologien wie Cloud Computing auf dem Vormarsch sind, erwarten wir eine enorme Steigerung der Online-Verwaltung und -Produktivität, und alle Unternehmen sollten dies im Auge behalten.

4. Sicherheit

Sicherheit hat für viele Unternehmen höchste Priorität, und VoIP ist im Vergleich zu herkömmlichen Formen wie E-Mail oder Telefonanrufen eine viel sicherere Form der Technologie.

Der Großteil der über diese Plattformen geteilten Kommunikation ist sicher, und es gibt zusätzliche Optionen, die eine noch bessere Sicherheit beim Umgang mit streng geheimen Informationen gewährleisten können.

Dies sind nur vier grundlegende Vorteile von Webkonferenzen, die Ihnen helfen können, die Effizienz von Meetings zu verbessern und Ihr Unternehmen voranzubringen, und es gibt noch viele andere kleinere Vorteile, die sich ebenfalls als sehr nützlich erweisen können.

Um das Ganze abzurunden, gibt es viele Optionen, aus denen Sie wählen können, wenn Sie sich für Ihren VoIP-Anbieter entscheiden.

Hier ist eine kurze Liste einiger der beliebtesten Software, die heute für Webkonferenzen verwendet wird:

Top 3 Videokonferenzlösungen

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es um effiziente Webkonferenzen geht, und Unternehmen können frei wählen, welche Lösung am besten geeignet ist. Der Großteil der Webkonferenz-Software wird einzeln angeboten, einige Optionen sind jedoch ein Bonus bei Full-Service-Business-Kommunikationsplattformen.

Skype für Unternehmen

Skype for Business, auch bekannt als Office 365, ist das Flaggschiffprodukt von Microsoft für die Online-Geschäftskommunikation.

Es ist ein leistungsstarkes Online-Collaboration-Tool mit modernen Lösungen, die eine effiziente Geschäftskommunikation ermöglichen. Mit Office 365 erhalten Benutzer Zugriff auf Office-Apps, Messaging, Anrufe, Onlinespeicher und die Möglichkeit, große Teambesprechungen mit Funktionen wie Bildschirm- und Dateifreigabe abzuhalten.

Skype for Business ist eine beliebte Lösung für Unternehmen, die in Webkonferenzen einsteigen möchten, insbesondere weil die meisten Benutzer bereits etwas mit der Plattform vertraut sind.

Der Standardplan beginnt bei 8,25 $/Monat pro Benutzer, und es gibt noch mehr Optionen mit dem Premium-Plan, der in einer Preisspanne von 12,50 $/Monat erhältlich ist. Insgesamt scheint die Verwendung von Skype für Online-Meetings eine sichere Wahl zu sein, und es ist eine großartige Lösung für Unternehmen, die ineffiziente Meetings für immer loswerden möchten.

Google Hangout Meet

Google Hangouts Meet ist die offizielle Webkonferenzlösung von Google, die als Teil des beliebten Cloud-basierten Toolsystems namens G Suite angeboten wird.

Wie immer zieht Google es vor, es einfach zu halten, und genau das ist Meet.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, ein Meeting zu planen, das automatisch mit Google Kalender synchronisiert wird, und jeder kann über eine einfache Meeting-Link-URL beitreten. Das gesamte System wird mit anderen Google-Tools synchronisiert, sodass jeder rechtzeitig Benachrichtigungen über die Meetings erhält.

Für Unternehmen, die es vorziehen, auf einer einzigen Plattform zu arbeiten, ist Google Hangouts Meet eine großartige Option, wenn das Unternehmen bereits die beliebte G Suite-Plattform nutzt. Interessanterweise ermöglicht Meet auch Benutzern, die ähnliche Apps (z. B. Skype for Business) verwenden, an dem Meeting teilzunehmen, ohne ihre bevorzugte Benutzeroberfläche (in diesem Fall Skype) zu opfern.

Die Startpreise hängen von Ihrem G Suite-Plan ab und beginnen bei 6 $/Monat pro Benutzer.

Zoomen

Zoom ist eine leistungsstarke Videokonferenzlösung, die im Vergleich zu Skype oder Googles Meet, die mit ihren jeweiligen Plattformen zusammenkommen, individuell angeboten wird.

Dies verschafft Zoom bestimmte Vorteile, wenn es darum geht, den ultimativen Videokonferenzdienst anzubieten. Zoom bietet HD-Videos, Tools für die Zusammenarbeit wie Bildschirmfreigabe, Team-Chat, Aufzeichnung und Transkripte, starke Sicherheit und Cloud-basierte Integration.

Zoom ist eine moderne Konferenz-App, auf die von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann und die Unternehmen zusätzliche Flexibilität für effiziente Meetings bietet. Benutzer können Meetings über ihre Telefone, ihr Auto oder ihren PC beitreten. Insgesamt bietet Zoom viele zusätzliche Tools und scheint eine großartige Option für Teams zu sein, die sich stark auf Videokonferenzen verlassen, um zu funktionieren.

Der Basisplan ist kostenlos ($0), aber es gibt gewisse Grenzen für das Abhalten effizienter Meetings. Der Pro-Plan enthält die meisten Funktionen und kostet 14,99 $/Monat pro Benutzer. Unternehmen können auch für nur 19,99 $/Monat pro Benutzer auf den Business Plan upgraden, um den vollen Funktionsumfang zu erhalten.

Weitere beliebte Optionen sind Lösungen wie GoToMeeting, Zoho oder Full-Service-Business-Kommunikationsplattformen wie RingCentral.

Preisvergleich

Google Hangouts Meet ist die günstigste Wahl, wenn wir die kostenlose Version von Zoom ausschließen, die für einige Zwecke verwendet werden kann. Wenn es um zusätzliche Tools und Funktionen geht, ist Zoom das überlegene Produkt, aber es ist in einer höheren Preisklasse erhältlich.

Insgesamt können sich Unternehmen, die nach einfachen Lösungen suchen, sicher auf Skype oder Google verlassen, und Unternehmen, die stärker auf Videokonferenztechnologie angewiesen sind, können in fortschrittlichere Lösungen wie Zoom, RingCentral, Zoho oder andere investieren.

Ineffiziente Meetings sind teuer, aber vermeidbar

Wenn etwas schief geht, finden Teammitglieder in unproduktiven Besprechungen und Aufgaben Zeitverschwendung, wenn sie versuchen, mit Dingen Schritt zu halten, die für ihre Arbeit nicht von Nutzen sind. Jedes Unternehmen sollte sich bemühen, diese Probleme zu beseitigen, und die VoIP-Kommunikation scheint hier eine großartige Lösung zu sein.

Webkonferenzlösungen können Unternehmen dabei helfen, Meetings effizienter online abzuhalten, mit Funktionen wie einfacher Planung, Benachrichtigungen, Tools für die Zusammenarbeit, Zugriff auf mehrere Geräte, Chat, Cloud-basierte Dateifreigabe und erstklassige Sicherheitsprotokolle. Mit diesen Tools ist es sogar problemlos möglich, ein Follow-up zu planen.

Berücksichtigen Sie beim Zeitmanagement und der Anzahl der Besprechungen auch die Tools, mit denen Sie Besprechungen durchführen. Unsere interaktive Vergleichstabelle von Webkonferenz-Tools kann sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrem nächsten Meeting machen.