Entscheidende Datenpunkte, die Sie in Ihren geschäftlichen VoIP-Anrufberichten bewerten sollten

Nahezu jeder Business-VoIP-Anbieter macht es heutzutage sehr einfach, Ihre Telefonleitungen über Online-Verwaltungsportale anzupassen und anzupassen. Wenn Manager und Administratoren unglaublich beschäftigt und mit anderen Aufgaben beschäftigt sind, ist der Zugriff auf einen schnellen Überblick darüber, was im Büro und sogar außerhalb des Büros vor sich geht, unglaublich vorteilhaft.

Mithilfe dieser Online-Verwaltungsportale können Benutzer Leitungen hinzufügen oder entfernen, Nebenstellen ändern, mit verschiedenen Funktionen spielen und, was noch wichtiger ist, sogar auf einige sehr detaillierte Anrufanalysen und Berichtsprotokolle zugreifen. Diese Anrufberichtsprotokolle sind eine großartige Möglichkeit, die Anrufaktivität für ein Unternehmen anzuzeigen, die Richtung zu verstehen, die das Unternehmen einschlägt, oder in kleinerem Maßstab zu verstehen, welche Telefonleitungen ein höheres Volumen als andere haben.

Die Macht der Nachverfolgung Ihrer Daten

Mit diesen Anrufberichtsprotokollen erhalten Benutzer auf einen Blick eine Fülle von Informationen über ihr Telefonsystem und wie es innerhalb und außerhalb des Büros verwendet wird. Manager können Metriken wie die Anzahl eingehender und ausgehender Anrufe nachverfolgen, entweder aus einem bestimmten Datumsbereich oder insgesamt, die Länge jedes einzelnen Anrufs, wie viele Anrufe angenommen oder verpasst wurden, alle Voicemails, die auf Ihrem System verbleiben, wie viele Online-Faxe gesendet oder empfangen werden und wohin, und sogar auf die Aufzeichnungen jedes einzelnen Anrufs direkt im selben Portal online zugreifen.

Mit solch einer riesigen Menge an Informationen über Ihr System und wie es verwendet wird, die auf Knopfdruck verfügbar sind, kann das Verständnis, wie Sie diese Informationen nutzen können, um Ihr Endergebnis zu verbessern, ein absoluter Wendepunkt sein. Diese Anrufberichtsprotokolle sind eine großartige Möglichkeit, die Anrufaktivität für ein Unternehmen anzuzeigen, die Richtung zu verstehen, die das Unternehmen einschlägt, oder in kleinerem Maßstab zu verstehen, welche Telefonleitungen ein höheres Volumen als andere haben. Anrufprotokolle können sogar verwendet werden, um Fortschritt und Effizienz zu messen und Managern zu helfen, zu erkennen, wann sie ihre Teams möglicherweise vergrößern oder sogar verkleinern müssen.

Wichtige Informationen, die Sie im Auge behalten sollten

Die meisten Anrufberichtsprotokolle sammeln ähnliche, direkte Anrufinformationen und bieten ähnliche Datenpunkte zum Nachverfolgen. Je nach Anbieter oder spezifischem Serviceplan können sich die Datenpunkte leicht unterscheiden, sollten aber die meisten, wenn nicht alle wichtigen Informationen enthalten. Wenn Ihr Dienst beispielsweise kein Online-Faxen umfasst, werden Ihre Protokolle dies natürlich widerspiegeln.

• Anrufprotokolle: Natürlich enthalten diese Protokolle eine vollständige Liste aller mit Ihrem Telefonsystem getätigten Anrufe. Diese Protokolle verfolgen nicht nur eingehende und ausgehende Anrufe, sondern manchmal sogar verpasste oder beantwortete Anrufe. Benutzer können eine vollständige Liste aller jemals getätigten Anrufe anzeigen oder einen bestimmten Datumsbereich auswählen, um die Ergebnisse einzugrenzen.
• Die Kontaktmethode: Beginnend mit den Grundlagen enthalten die meisten, wenn nicht alle Anrufprotokolle eine Gesamtliste der auf Ihrem System getätigten Transaktionen und der Art und Weise, wie sie durchgeführt wurden. Diese Berichte protokollieren gegebenenfalls alle Anrufe, Faxe, internationale Kommunikation und geschäftliche Textnachrichten.
• Wer wird kontaktiert: Abgesehen von getätigten Anrufen und Faxen enthalten diese Protokolle normalerweise detailliertere Informationen, um anzuzeigen, welche Telefonnummern von Ihrem System angerufen oder angerufen werden. Wenn Ihr Dienst Online-Faxen umfasst, können Benutzer auch überwachen, woher Faxe gesendet und empfangen werden.
• Verfolgen Sie alle Telefonaktivitäten : Benutzer können diese Anrufberichte auf eine bestimmte Telefonleitung eingrenzen und einen detaillierten Blick darauf werfen, welche Nummern Ihre Telefonleitungen anrufen, welche Telefonnummern anrufen, die Länge jedes Anrufs und sogar das Anrufvolumen, um zu verstehen, auf welcher Leitung in einem bestimmten Zeitraum die meisten Anrufe getätigt oder empfangen werden.
• Aufgezeichnete Telefonanrufe verwalten und anhören: Abhängig von Ihrem Anbieter und Servicelevel kann die Anrufaufzeichnung oft von diesen Online-Verwaltungsportalen aus ein- oder ausgeschaltet werden, und Anrufberichtsprotokolle ermöglichen Benutzern sogar den direkten Zugriff auf die Aufzeichnung jedes Anrufs die Protokolle selbst. Wenn Sie bemerken, dass ein Agent einen unglaublich langen oder kurzen Anruf hatte, können Sie sich die Aufzeichnung anhören, um zu sehen, wie das gelaufen ist.

Darüber hinaus zielen einige Anbieter darauf ab, internationale Anrufe zu vereinfachen und unbegrenzte internationale Tarife anzubieten, während andere pro Minute auf der Grundlage eines für jedes einzelne Land spezifischen Tarifs abrechnen. Diese Tarife und verbrauchten Minuten können sich in Ihren Anrufberichtsprotokollen widerspiegeln, je nachdem, welches Servicelevel Ihr Unternehmen verwendet. Viele Online-Berichtsprotokolle ermöglichen es Benutzern auch, ihre Abrechnung zu verfolgen, Funktionen und andere damit verbundene Ausgaben zu verwalten.

Wie kann Ihr Team diese neuen Daten nutzen?

Anrufberichtsprotokolle haben einen großen Vorteil für jedes Unternehmen, das sich für einen großen Prozentsatz seiner Kommunikation auf sein Telefonsystem verlässt. Viele Unternehmen arbeiten ausschließlich auf der Grundlage ihrer Kommunikation mit Klienten, Kunden und potenziellen Interessenten. Abhängig von Ihrem Unternehmen und spezifischen Anwendungsfall können die wichtigsten Faktoren, auf die Sie achten sollten, unterschiedlich sein. Unabhängig davon, ob Sie ein Kontakt- oder Callcenter betreiben, die wirkliche Stärke dieser Anrufberichte besteht darin, Ihre Telefonnutzung im Auge zu behalten.

Der Umsatz:

Wenn sich Ihr Unternehmen auf den Verkauf konzentriert, besteht eine großartige Verwendung für Anrufberichtsprotokolle darin, die Häufigkeit der Anrufe, die Anzahl der an einem Tag getätigten Anrufe, etwaige Ausfallzeiten zwischen den Anrufen und natürlich die Länge der einzelnen Anrufe zu verfolgen. Wenn Sie bemerken, dass ein Agent täglich sehr viele Anrufe tätigt, diese jedoch jeweils nur 30 Sekunden dauern, können Sie dadurch besser verstehen, wie sich dieser Agent verhält.

Die Nutzung der Informationen, um zu verstehen, wie sich Ihre Mitarbeiter entwickeln, kann einem Unternehmen helfen, seine Praktiken optimal anzupassen, um sich auf jede mögliche Weise zu verbessern. Wenn ausgehende Anrufe und ein hohes Volumen Ihre Priorität sind, kann die Verfolgung der Anrufprotokolle Ihres Systems eine sehr hilfreiche Methode sein, um die Produktivität im Auge zu behalten und Kontingente zu verwalten, um realistischere Ziele zu setzen.

Kundendienst:

Ähnlich wie beim Verkauf hilft ein detaillierter Blick auf die Anrufaktivitäten Ihrer Agenten Ihrem Unternehmen, seine Praktiken so anzupassen, dass sie mit höchster Effizienz arbeiten. Auch hier hängt es von Ihrem spezifischen Anwendungsfall ab, da Quantität nicht immer mit Qualität gleichzusetzen ist, aber mit der Möglichkeit, die Aktivität jeder einzelnen Telefonleitung zu verfolgen, können Sie diese Informationen nutzen, um das Endergebnis zu verbessern.

Wenn ein Agent bei jedem Anruf unerwartet kurz am Telefon ist und diese Nummern am Ende erneut anrufen, um mit einem anderen Agenten zu sprechen, kann ein Administrator diese Informationen verwenden, um die Schulung zu verbessern oder mit einer Person zusammenzuarbeiten Mittel, um ihre Effizienz zu verbessern.

Allgemeine Verwendung :

Wenn Ihr Unternehmen nicht auf externe Kommunikation angewiesen ist, ob ein- oder ausgehend, wie Vertrieb und Kundendienst, kann Ihr Team dennoch stark davon profitieren, die von diesen Anrufberichtsprotokollen gesammelten Daten zu verstehen und zu verwenden. Natürlich verwaltet niemand gerne Mikromanagement und hat ein wachsames Auge über die Schulter, aber mit Anrufberichten können Manager einen tieferen Blick auf die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter werfen und mehr über ihre Telefonnutzung erfahren. Wenn Mitarbeiter stundenlang mit persönlichen Anrufen telefonieren, wird die Produktivität deutlich beeinträchtigt – und die Leistungsfähigkeit dieser Berichtsprotokolle ermöglicht es Managern, sich diese spezifische Aktivität genauer anzusehen.

Über die bloße Anrufstatistik hinaus können Benutzer sogar die Abrechnung, die verwendeten Minuten, die am häufigsten verwendeten Funktionen sowie andere Ausgaben einsehen – sogar, wie viele Faxe wohin gesendet werden. Wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl internationaler Anrufe tätigt, helfen diese Berichtsprotokolle dabei, besser zu verstehen, welche Länder am häufigsten kontaktiert werden, und die einzelnen Tarife zu verfolgen, wenn Ihr Anbieter internationale Anrufe nicht in einem einfachen Paket anbietet.

Mit Anrufprotokollen können Manager:

Planen Sie Ihr Team strategisch und passen Sie es an

Verfolgen Sie alle Ihre Transaktionen, Anrufe, Faxe und alle Ausgaben, Abrechnungen und allgemeinen Geschäftskennzahlen. Mit einem genauen Blick auf Ihre Anrufberichte ist es einfach, den Ablauf Ihres Geschäfts zu verfolgen, die Erwartungen zu erfüllen und ein Höchstmaß an Effizienz zu gewährleisten.

Behalten Sie jederzeit und überall den Überblick über Ihre Daten

Mit der Möglichkeit, sich von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus bei webbasierten Portalen anzumelden, selbst wenn Sie nicht im Büro oder auf der anderen Seite des Landes sind, können Manager mit einem wachsamen Auge den Überblick über ihr Geschäft und die Aktivitäten ihres Teams behalten.

Bei vielen Anrufprotokollen können Benutzer ihre Daten sogar in Microsoft Excel-Formaten herunterladen und manchmal E-Mail-Zustellungen dieser Anrufprotokolle für den Offline-Zugriff und eine noch stärkere Analyse planen.

Protokolle nach Bedarf sortieren

Benutzer können Protokolle nach Zeit, Datumsbereich oder bestimmten Telefonleitungen sortieren. Mit der Möglichkeit, eine breite Gesamtperspektive zu gewinnen oder in eine unglaublich spezifische Reihe von Metriken hineinzuzoomen, können Manager diese Informationen auf breiter Unternehmensebene nutzen oder dabei helfen, ein Team oder einen bestimmten Agenten zu verwalten. Verbessern Sie Ihr Endergebnis mit der Möglichkeit, genau festzulegen, welche Straßenunebenheiten ausgeglichen werden müssen.

Ihre einzige Ressource für alle Ihre Anrufanforderungen

Mit ihren Online-Verwaltungsportalen und dem Zugriff auf Online-Anrufberichtsprotokolle können Benutzer diese Plattform nutzen, um ihre Statistiken nicht nur zu sammeln und genauer zu betrachten, sondern sogar darauf zu reagieren. Mit der Möglichkeit, dank Softphones direkt aus dem Internet zurückzurufen oder Anrufe zu tätigen, können alle kurzen oder unterbrochenen Anrufe schnell direkt von Ihrem Webbrowser zurückgeholt werden. Anrufaufzeichnungen sind ebenfalls unglaublich einfach zugänglich, direkt im Kontext Ihrer Anrufprotokolle mit allen notwendigen Informationen, die sofort verfügbar sind.