Notfallwiederherstellungslösungen: Aufbau eines Überlebensplans für ein kleines Unternehmen

Das Schlimmste für einen Kleinunternehmer ist es wahrscheinlich, Jahre damit zu verbringen, seine Organisation aufzubauen und dann nach einer einzigen unkontrollierbaren Katastrophe alles zu verlieren. Leider ist das nicht nur eine beliebte Filmhandlung, sondern der Alltag in der realen Welt. Laut Statistiken der FEMA öffnen mehr als 40 % der kleinen Unternehmen, die von einer Katastrophe betroffen sind, nie wieder. Und 93 % derjenigen, die es nicht schaffen, sich in fünf Tagen oder weniger zu erholen, stellen den Betrieb innerhalb eines Jahres ein.

Die obigen beängstigenden Zahlen sind eng mit einem weiteren Rekord verbunden: 75 % der kleinen Unternehmen haben keine Disaster-Recovery-Pläne. Sie können bezweifeln, dass Ihr Unternehmen eine benötigt, da die meisten Unternehmen entweder erfolgreich funktionieren oder aus anderen Gründen als plötzlichen Katastrophen scheitern. In diesem Beitrag erklären wir, warum diese Sichtweise nicht richtig ist, und zeigen auch die wichtigsten Punkte auf, die in einer effektiven Disaster-Recovery-Strategie (DR) enthalten sein sollten.

Warum brauche ich einen Notfallwiederherstellungsplan?

Im Gegensatz zu großen Unternehmen haben Kleinunternehmer keine zusätzlichen Mittel, die sie für etwas ausgeben können, das die Einnahmen nicht steigert. Kleine Organisationen bleiben aufgrund ihrer begrenzten Ressourcen ungeschützt. Und das ist genau der Grund, warum kleine Unternehmen Disaster-Recovery-Strategien entwickeln müssen.

Unabhängig davon, ob es sich um eine natürliche oder von Menschen verursachte Katastrophe handelt, hat ein kleines Unternehmen ohne Notfallplan kein Sicherheitsnetz, um es mit akzeptablen Verlusten zu überstehen. Einfach ausgedrückt, große Unternehmen können es sich leisten, bei Katastrophen mit Bargeld um sich zu werfen, während Ihr kleines Unternehmen dies nicht kann.

Darüber hinaus ist das Fehlen von Schutzplänen und -lösungen der Grund dafür, dass Hacker beispielsweise bei der Planung von Cyberangriffen auf kleine Unternehmen abzielen. Das ist richtig, ohne Ransomware-Schutzsoftware von NAKIVO oder einem anderen Anbieter läuft eine kleine Organisation Gefahr, bald nach einer einzigen Ransomware-Injektion funktionsunfähig zu werden. Im Gegenteil, 96 % der Unternehmen mit implementierten Backup-Praktiken erholen sich erfolgreich von Ransomware-Vorfällen.

Schlüsselelemente eines Notfallwiederherstellungsplans für ein kleines Unternehmen

Theoretisch würde der universelle einphasige Leitfaden für jeden Notfallwiederherstellungsplan wie „Vorbereitung ist der Schlüssel“ oder „alles erwarten“ klingen. Diese Ausdrücke sind jedoch zu weit gefasst, um sie als Leitfaden zu bezeichnen. Wir werden die Dinge eingrenzen und die Hauptpunkte eines DR-Plans erweitern. Nachfolgend finden Sie Empfehlungen, die kleinen Unternehmen helfen können, schwierige Zeiten zu überstehen und die Produktion nach einer Katastrophe wieder aufzunehmen.

Erstellen Sie einen Sofortreaktionsplan

Zuerst müssen Sie herausfinden, was Sie direkt nach einer Katastrophe tun können. Ob Feuer, Überschwemmung, Erdbeben, unerwarteter Stromausfall oder andere Notfälle, ein Aktionsplan ist erforderlich. Je schneller Sie auf eine Katastrophe reagieren können, desto weniger Verluste würde Ihre Organisation erleiden, wenn sie eintritt.

Um die Auswirkungen in der ersten Minute zu minimieren, weisen Sie Ihre Mitarbeiter über ihre Maßnahmen im Falle einer Katastrophe an. Teilen Sie Verantwortungsbereiche, dokumentieren Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für verschiedene Katastrophenszenarien und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter schulen. Wenn jeder weiß, an wen er sich wenden muss und was im Notfall zu tun ist, können die verheerenden Folgen der meisten Katastrophen für die Mitarbeiter, Vermögenswerte und das Inventar des Unternehmens gemildert werden.

Entwickeln Sie eine Disaster-Recovery-Strategie

Die Gewährleistung der Wirksamkeit des DR-Ansatzes ist nur möglich, wenn Sie die Prozesse und Abhängigkeiten der Teile der Organisation kennen. Die Analyse, wie Ihre Organisation aufgebaut ist und funktioniert, wird Ihnen helfen, die Bedeutung jedes Elements für die Produktion zu verstehen. Nachdem Sie über die Rolle der einzelnen Infrastrukturteile informiert sind, können Sie diese nach Priorität klassifizieren. Wenn die Bedeutung jedes Glieds in der Kette klar ist, müssen Sie Folgendes tun:

1. Bestimmen Sie die maximale Ausfallzeit, die Ihr Unternehmen tolerieren kann . In der IT-Branche wird es als Recovery Time Objective oder RTO bezeichnet.
2. Finden Sie die Menge und Art der Ressourcen heraus , die erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen. Machen Sie sich klar, wie viele finanzielle, personelle und Hardware-Ressourcen Ihr Unternehmen hat und benötigt. Bleiben Sie realistisch und balancieren Sie die Wiederherstellungsanforderungen mit Ihren Fähigkeiten aus.
3. Entwickeln Sie einen prioritätsbasierten schrittweisen Notfallwiederherstellungsplan , der die verfügbaren Ressourcen effizient einbezieht. Denken Sie nicht nur über einen Plan nach, sondern dokumentieren Sie ihn. Und lassen Sie den Plan natürlich nicht auf dem Papier, bis eine Katastrophe Wirklichkeit wird.
4. Testen Sie Ihre Strategie und passen Sie gegebenenfalls die Wiederherstellungssequenzen an, um die Ressourcennutzung zu optimieren und die Anforderungen zu erfüllen.

Datenschutz sicherstellen

Um eines der wertvollsten Vermögenswerte eines Unternehmens, die Daten, erfolgreich zu schützen, benötigen Sie eine spezifische Sicherungs- und Wiederherstellungsstrategie. Ein effektiver Datenschutzansatz umfasst zwei gleichermaßen wichtige Punkte:

• Regelmäßig aktualisierte Backups – um die Relevanz der Backup-Daten sicherzustellen
• Schnelle und flexible Wiederherstellung – um die Verfügbarkeit von Daten bei Bedarf sicherzustellen

Sowohl regelmäßige Datensicherungsupdates als auch schnelle Wiederherstellungsworkflows können nicht manuell implementiert werden. Die Datenmenge und die Komplexität von IT-Infrastrukturen auch in kleinen Organisationen machen eine Automatisierung für Datenschutzaktivitäten obligatorisch. Eine effektive Datenschutzautomatisierung ist mit zwei Möglichkeiten möglich: Installation einer Backup-Appliance oder Verwendung einer spezialisierten Softwarelösung.

Der Kauf proprietärer, vorgefertigter Backup-Appliances kann für kleine Unternehmen zu kostspielig sein. Auf der anderen Seite bieten zeitgemäße Softwarelösungen ein gleichwertiges Set an Datenschutzfunktionen bei gleichzeitig flexiblen Lizenzmodellen und erschwinglichen Preisen. Unter dem Gesichtspunkt der Kosten-Effizienz-Bilanz sind Datenschutz-Softwarelösungen am besten für kleine Organisationen mit begrenztem Budget geeignet.

Besorgen Sie sich Notfallvorräte und -systeme

Was ist das Erste, das Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen selbst unmittelbar nach dem Eintreten einer Katastrophe benötigen? Die Notfallversorgung kann Erste-Hilfe-Artikel, Lebensmittel und Trinkwasser umfassen. Notfallsysteme sind Ersatzstromgeneratoren, doppelte Computerinfrastrukturen und Festplatten mit Datensicherungen.

Sie können sich beispielsweise körperlich isoliert im Büro wiederfinden, von Ihrer Nachbarschaft abgeschnitten, durch eine Katastrophe leicht oder schwer verletzt werden. Erste-Hilfe-Sets, Wasser- und Lebensmittelvorräte unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter im Notfall. Die Lieferung grundlegender Medikamente, einiger Trocken- und Konserven, Toilettenpapier und ein paar Dutzend Wasserflaschen ins Büro ist weder teuer noch zeitaufwändig. Bringen Sie genügend Vorräte mit, um Ihr reguläres Büropersonal mindestens eine Woche lang zu unterstützen.

Remote-Sicherungsserver, Ersatzhardware und Nachbildungen virtueller Umgebungen wiederum können Ihnen dabei helfen, den Betrieb mit minimaler Ausfallzeit wiederherzustellen. Wenn am Hauptstandort eine Katastrophe auftritt, können Sie produktionskritische Workflows mithilfe einer der umfassenden Sicherungs- und Wiederherstellungslösungen sofort an einen sekundären Standort umleiten.

Erstellen Sie daher eine Liste mit Verbrauchsmaterialien und Hardware, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen im Notfall betriebsbereit zu halten, und besorgen Sie diese. Vielleicht brauchen Sie diese Notfallressourcen nie. Aber Sie möchten sie sicher haben, wenn Ihr Unternehmen von einer Katastrophe heimgesucht wird.

Versicherung überarbeiten

Auch Versicherungen werden von Unternehmern häufig aufgeschoben, bis es zu spät ist. Wenn Sie keinen Versicherungsschutz haben, tun Sie alles Erforderliche, um ihn so schnell wie möglich zu erhalten. Nicht jede Organisation erleidet eine Katastrophe, das stimmt. Dennoch weiß man nie, wann das Glück aufgebraucht ist, und eine Versicherung kann Ihnen dabei helfen, Ihre finanzielle Belastung zu verringern, um die Organisation nach einer Katastrophe funktionsfähig zu halten.

Und wenn Sie Ihr Unternehmen versichern lassen, prüfen Sie, ob Ihr aktueller Plan die notwendigen, auch standorttypischen Risiken abdeckt. Beispielsweise garantiert die Tatsache, dass sich Ihr Hauptsitz in einer Region mit intensiver seismischer Aktivität befindet, nicht, dass Ihre Versicherung Ihre Verluste im Falle eines Erdbebens abdecken würde. Wenn Sie die Risiken sehen, die im Notfallwiederherstellungsplan, aber nicht im Versicherungsplan enthalten sind, sollten Sie Ihr Versicherungspaket erweitern.

Haben Sie einen Kontaktplan für die Zeit nach einer Katastrophe

Nachdem Sie die dringenden Schritte des Sanierungsplans abgeschlossen haben, müssen unabhängig davon, ob die katastrophalen Folgen gemildert werden oder nicht, Personen und Institutionen benachrichtigt werden. Ihre Checkliste kann solche Kontakte enthalten wie:

• Großkunden
• Kritische Lieferanten
• Regierungsbeamte
• Versicherungsagenten
• Anwälte
• Makler
• IT-Anbieter

Erstellen Sie diese Kontaktliste im Voraus, um zu vermeiden, dass jemand Wichtiges in einer angespannten und stressigen Situation nach einer Katastrophe verpasst wird. Denken Sie daran, dass rechtzeitige Benachrichtigungen an die richtigen Personen dazu beitragen können, die Folgen einer Katastrophe zu vernachlässigen.

Logistik diversifizieren

Kein Unternehmen ist isoliert. Ihr Betrieb und Ihre Einnahmen hängen ebenso von externen Verbindungen ab wie von internen Prozessen. Eine Katastrophe kann Sie zu einem fehlenden Glied für Ihre Lieferanten machen und umgekehrt.

Logistische Ketten sollten daher ebenso gesichert werden wie die kritischen Daten und die IT-Infrastruktur. Alternative Lieferanten, Routen und Lösungen sollten lange vor einer Katastrophe gefunden werden, da Sie zu beschäftigt sind, um nach solchen zu suchen, nachdem Ihr Unternehmen getroffen wurde.

Verschieben Sie die Erstellung eines Notfallwiederherstellungsplans nicht

Etwa 21 % der Inhaber kleiner Unternehmen, die keinen DR-Plan haben, geben an, dass dies keine vorrangige Aufgabe für sie war. Das ist ein Ansatz, der schädlich sein könnte. Auch wenn andere Aufgaben für Ihren Geschäftsbetrieb und Ihre Rentabilität entscheidend sein können, sollte eine Disaster-Recovery-Strategie nicht depriorisiert und verschoben werden.

Zeitmangel ist keine Entschuldigung, wenn es um die gesamte Organisation geht. Die Arbeitszeit umzuverteilen und einen Teil des potenziellen Einkommens zu verlieren, um die Entwicklung eines Disaster-Recovery-Plans zu priorisieren, ist ein kluger Schritt. Sie werden in einer Zeit, in der Ihr kleines Unternehmen eine verheerende Katastrophe mit minimalen Verlusten überstehen kann, viel mehr Gewinne erzielen können.