Vergessen Sie das Faxgerät: Der vollständige Leitfaden zum Online-Faxen

Ja, im Jahr 2017 wird immer noch gefaxt. Noch schockierender ist, dass es immer noch eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft vieler Unternehmen spielt. Juristische Dokumente, medizinische Dokumente und alles, was eine Unterschrift benötigt, sollte gefaxt werden. Die Technologie hat jedoch einen langen Weg zurückgelegt und bietet Unternehmen eine neue Art des Faxens, die Zeit und Geld spart.

Ihr Unternehmen benötigt kein normales Faxgerät mehr, um wichtige Dokumente zu senden und zu empfangen, die Unterschriften erfordern, und das Faxen erfordert nicht länger das Wählen von Nummern mit oder ohne Vorwahl, um zu funktionieren. Stimmt! Jetzt können Sie Faxe wie eine E-Mail versenden: über das Internet.

Was ist Online-Faxen?

Online-Faxen ist die modernisierte Version des normalen Faxens. Beim Online-Faxen werden Faxe in einem digitalen Format über Ihre Internetverbindung von Ihrem Computer oder Mobilgerät gesendet, während für das normale Faxen eine Telefonleitung und jemand, der über seinem eigenen Faxgerät steht und darauf wartet, dass Ihre Nachricht – vielleicht – ausgedruckt wird, erforderlich ist.

Einfach ausgedrückt: Es ist viel bequemer zu bedienen, was es zu einer notwendigen Einrichtung für Unternehmen aller Art macht. Außerdem stehen mehrere Anbieter zur Auswahl.

Vorteile des Online-Faxens

Die Verwendung von Online-Faxen hat gegenüber dem normalen Faxen unzählige Vorteile, daher werden wir diejenigen aufschlüsseln, die offensichtlich erscheinen, aber erwähnt werden müssen.

Keine eigenständige Hardware oder Software:
Online-Faxen macht ein Faxgerät mit eigener Telefonleitung überflüssig. Weniger Hardware bedeutet weniger Probleme; Weniger Probleme bedeuten weniger Zeit- und Geldaufwand für deren Behebung.

Reduzierte Telefonkosten:
Die Telefonkosten werden unweigerlich sinken, da Sie sich nicht mehr auf ein Faxgerät mit einer dedizierten Telefonleitung verlassen müssen. Die einzigen Kosten neben Ihrem monatlichen Abonnement wären für Ihren Internetdienst, den Sie bereits haben sollten. Tatsächlich bieten viele Business-VoIP-Anbieter virtuelles Faxen als Add-On oder Teil ihres Dienstes an. Sehen Sie sich hier die Top Ten der gehosteten PBX-Anbieter an.

Vertraulichkeit hinzugefügt:
Online-Faxe können direkt an Ihre E-Mail gesendet werden, anstatt an das Faxgerät im Büro, auf das jeder Zugriff hat. Viele Faxe enthalten juristische Dokumente mit sensiblen Details, die vertraulich bleiben müssen. Wenn Faxe direkt an Ihre E-Mail-Adresse gesendet werden, wird dieses potenzielle Risiko eliminiert. Klicken Sie hier, um mehr über den Schutz Ihres VoIP-Netzwerks zu erfahren.

E-Mail-fokussiert:
Online-Faxen hält die Dinge privat, organisiert und senkt die Papierkosten. Faxe können per E-Mail gesendet werden. Sie müssen lediglich eine E-Mail mit der Telefonnummer des Empfängers und dem angegebenen Domainnamen in der Adresszeile senden. Hier ist unsere Kurzanleitung zum direkten Faxen über Google Mail.

Internationales Faxen:
Da für das Online-Faxen keine dedizierte Telefonleitung erforderlich ist, werden Ihre Daten nicht über das PSTN übertragen, sodass keine zusätzlichen Kosten oder Probleme entstehen. Wie E-Mail können auch Online-Faxe überall und jederzeit versendet werden. Sehen Sie sich unbedingt die besten Online-Faxdienste des Jahres 2017 an, um weitere Informationen zu erhalten.

Funktionsaufschlüsselung

Je nach Anbieter bietet das Online-Fax eine Vielzahl nützlicher Funktionen, von denen Unternehmen profitieren können. Hier sind einige der wichtigen Funktionen, die Sie wirklich nicht missen möchten:

Gruppenlieferung:
Die Gruppenzustellung wird zu einer erheblichen Steigerung der Büroproduktivität führen, da Unternehmen Faxe gleichzeitig an zwanzig verschiedene Adressen senden können. Die Empfänger erhalten eine Nachricht in ihrem Posteingang.

Mobilität:
Die Möglichkeit, Faxe außerhalb des Büros zu planen, zu senden und zu empfangen, ermöglicht eine intensive Mobilität. Solange Sie über eine Internetverbindung verfügen, können Sie Faxe senden und empfangen. Wenn Mitarbeiter auf Reisen oder unterwegs sind, muss keine Zeit mehr damit verbracht werden, ein Faxgerät zu suchen, nur um ein einzelnes Dokument zu senden oder zu empfangen. Sie können sogar ein Fax von Ihrem Telefon aus senden.

Elektronische Unterschriften:
Da Fax immer noch als Hauptmethode für den Austausch von rechtlichen und verbindlichen Dokumenten oder Verträgen verwendet wird, ist es unerlässlich, die Funktion zum digitalen Signieren aller Formulare zu haben, die Sie möglicherweise senden oder empfangen müssen. Beim Online-Faxen können Benutzer ganz einfach digital unterschreiben oder ihre handschriftliche Unterschrift importieren.

Junk-Fax-Screening:
Unabhängig davon, was Ihr Unternehmen hauptsächlich nutzt, ob Telefon, E-Mail oder Fax, Spam wird sich immer bemerkbar machen. Online-Faxing hilft, das Problem zu beseitigen, indem es Ihrem Unternehmen ermöglicht, gute Adressen von schlechten zu filtern, indem es entweder White- oder Blacklist-Funktionen verwendet.

Große Dateifreigabe:
Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich E-Mails zum Senden von Dateien verwendet, stellen Sie möglicherweise fest, dass es unmöglich ist, Dateien über eine bestimmte Größenbeschränkung hinaus zu senden. Mit Online-Faxen ist es jetzt möglich, Dateien mit einer Länge von über 100 Seiten sowie Videos, hochauflösende Bilder, Audiodateien und Tabellenkalkulationen zu versenden. In Kombination mit der Gruppenzustellung können sie problemlos an mehrere Personen gesendet werden.

Eine eingehendere Analyse der Online-Faxfunktionen finden Sie in diesem Artikel, in dem zehn leistungsstarke Online-Faxfunktionen aufgeführt sind.

Liste der Anbieter

Um zu sehen, welche Optionen Ihr Unternehmen hat, werden wir die Angebote der einzelnen Anbieter aufschlüsseln, damit Sie bestimmen können, was am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Anbieter
Monatliche Kosten des günstigsten Plans	4,95 $	7,99 $	6,63 $	9,17 $	14,13 $
Einrichtungskosten	Keiner	Keiner	Keiner	Keiner	Keiner
Limit für das Senden und Empfangen von Faxen	500 Seiten geteilt	500 Seiten geteilt	500 Seiten geteilt	200 empfangen – 100 gesendet	150 empfangen – 150 gesendet
Überschreitungsgebühr pro Fax	0,03/Cent/Seite	0,06/Cent/Seite	0,03/Cent/Seite	0,10/Cent/Seite	0,10/Cent/Seite
Speicherlänge	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Kostenlose Testphase	30 Tage	30 Tage	30 Tage	30 Tage	30 Tage
Option von Monat zu Monat	ja	Nein	ja	ja	ja
Jährlicher Vorauszahlungsrabatt	Nein	ja	Ja, sparen Sie $15	Ja, 1 Monat kostenlos	Ja, 2 Monate kostenlos
App	ja	ja	ja	ja	ja
Desktop-Anwendung	ja	ja	ja	ja	ja
Webbrowser-Zugriff	ja	ja	ja	ja	ja
Gebührenfreie Faxnummer	ja	ja	ja	ja	ja
Lieferung planen	ja	ja	Nein	ja	ja
elektronische Unterschrift	Nein	ja	ja	Nein	ja
E-Mail-Integration	ja	ja	Nein	ja	ja
Mehr Info	Nextiva VFax	RingCentral Fax	MetroFax	MeinFax	eFax

Wie Sie sehen können, bieten die meisten dieser Anbieter viele der gleichen Funktionen; Allerdings bietet keiner dieser Anbieter alles, wonach Sie suchen. Es gibt immer einen Kompromiss. Auch hier liegt es an Ihnen, dem Geschäftsinhaber, zu entscheiden, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

Unsere Stellungnahme

An dieser Stelle gibt es keinen Grund, weiterhin ein normales Faxgerät zu verwenden. Die Kosten für die Einrichtung von Online-Faxen fallen bei den zuvor genannten Anbietern nicht an, und ihre günstigsten Tarife betragen nicht mehr als 15 US-Dollar pro Monat – einige Anbieter erlauben Kunden sogar, Online-Faxen zu ihren bestehenden UC-Diensten hinzuzufügen.

Wenn Ihr Unternehmen über eine sichere Internetverbindung verfügt, können Sie genauso gut auf Online-Faxen umsteigen. Neue Technologien öffnen Tür und Tor für neue Arten von Bedrohungen, aber VoIP-Anbieter bleiben am Ball. Wenn dies ein Problem in Bezug auf Ihre wichtigen Dokumente ist, lesen Sie diesen Artikel, um mehr über den Halbjahresbericht 2017 von Cisco zur Cybersicherheit zu erfahren.

Alle Vorteile, keine Nachteile

Sie sparen Zeit, Ihre Privatsphäre bleibt intakt, Sie zahlen weniger und Sie können große Dateien gleichzeitig mit mehreren Personen teilen, die E-Mails möglicherweise nicht verarbeiten können.

Faxgeräte brauchen Platz, ihre Reparatur kostet Geld, sie filtern keinen Spam, jemand muss darüber stehen, um sicherzustellen, dass der Empfänger das Fax erhält, und Sie können nur ein Dokument gleichzeitig faxen – all das entfällt wenn Ihr Unternehmen bereit ist, online zu gehen.

Es scheint, dass der einzige Grund, warum Menschen immer noch normales Fax verwenden, darin besteht, dass sie nicht wissen, dass Online-Faxen eine Sache sind. Ich sehe keine wirklichen Vorteile darin, ein dediziertes Faxgerät im Büro zu haben. Finden Sie einen Anbieter, der den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht, und nutzen Sie die Vorteile, die das Online-Faxen zu bieten hat, und Sie müssen nie mehr zurückblicken.

Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, lesen Sie unsere Anleitung in fünf Schritten zum Senden eines Faxes aus Google Mail. Sie werden sehen, wie einfach Online-Faxen ist, und Sie werden sich selbst in den Hintern treten, wenn Sie nicht früher wechseln.

Zusätzliche Lektüre:

Nextiva-Fax