Die 7 besten Echtzeit-Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten im Jahr 2022

Mit Projektmanagement-Software wie Basecamp und Asana können Teammitglieder Aufgabenlisten erstellen, Projektaufträge erhalten und hochgeladene Dateien kommentieren.

Trotz der Verwendung der oben genannten Tools hat eine aktuelle Nintex-Studie ergeben, dass 39 % der Mitarbeiter immer noch Probleme mit der Live-Zusammenarbeit und -Bearbeitung von Dateien haben.

Die besten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten im Jahr 2020 ermöglichen es mehreren Teammitgliedern, Entwürfe in Echtzeit zu schreiben und zu bearbeiten. Diese Tools helfen, Missverständnisse zu vermeiden und ermöglichen gleichzeitig einen schnelleren und optimierteren Dokumentenerstellungsprozess.

Wesentliche Merkmale, nach denen Sie suchen sollten

Suchen Sie neben der Inline-Bearbeitung in Echtzeit nach Werkzeugfunktionen für die Dateizusammenarbeit wie:

• Automatisch speichern
• Versionsgeschichte
• Versionskontrolle
• Änderungen verfolgen
• Benachrichtigungen über neue Änderungen
• Mehrere Dateiformate
• Kommentieren
• Benutzerkennzeichnung
• Chat-Instant-Messaging
• Vorgefertigte Dateivorlagen
• App-Integration
• Zugänglichkeit für Mobilgeräte
• Dateizugriffskontrolle
• Online- und Offline-Zugriff
• Skalierbarer Speicherplatz für Dateien

Die besten Tools für die Dokumentenzusammenarbeit

Die folgenden Dokumentenverwaltungstools enthalten die oben genannten Funktionen und haben die besten Benutzerbewertungen im Jahr 2020.

Google Dokumente

Mit über 800 Millionen aktiven Nutzern weltweit ist Google Docs die bekannteste aller Software für die Zusammenarbeit an Dokumenten auf dieser Liste.

Viele wissen jedoch nicht, dass mit Docs neben dem Hinzufügen von Kommentaren und Bearbeiten eines fertigen Entwurfs auch eine Online-Zusammenarbeit in Echtzeit möglich ist.

Bis zu 200 Personen können gleichzeitig ein Dokument anzeigen und 10 Benutzer können gleichzeitig Änderungen in Echtzeit vornehmen.

Alle Änderungen werden automatisch im selben Masterdokument aktualisiert und in der Cloud gespeichert, sodass Sie nicht für jeden Entwurf ein neues Dokument erstellen müssen. Diese Versionskontrollfunktion verhindert, dass Teams Änderungen an veralteten Entwürfen vornehmen.

Dokumente werden per E-Mail oder über eine URL geteilt, und Teamleiter können auswählen, welche bestimmten Mitarbeiter direkt bearbeiten, Änderungen vorschlagen oder nur Lesezugriff haben können.

Die Funktion „Live-Bearbeitungen“ zeigt in Echtzeit farbcodierte Aktualisierungen an, die mehrere Personen an einer Datei vorgenommen haben. Benutzer können Änderungen verfolgen, um frühere Dateiversionen ohne die neuen Änderungen anzuzeigen, Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen. Sie können auch Kommentare in der Seitenleiste abgeben, sich gegenseitig in diesen Kommentaren markieren oder über Chatnachrichten kommunizieren.

Docs ermöglicht es Benutzern auch, Dateien in mehreren Formaten zu speichern, darunter PDF, Nur-Text, Webseite und Rich-Text. Es ist eine kluge Wahl für Teams, die Wert auf benutzerfreundliche Software legen, oder für kleinere Unternehmen, die ein kostenloses Bearbeitungstool benötigen.

Preise und Pläne

Google Docs kann als Teil des G Suite-Produktpakets oder separat erworben werden. Die folgende Tabelle vergleicht die Preise und Tarife des kostenlosen Google Docs Personal-Tarifs und des kostenpflichtigen Google Docs Business-Tarifs.

Microsoft 365

Microsoft 365 (ehemals Microsoft Office 365) ermöglicht gleichzeitigen Benutzern das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten über SharePoint Online und OneDrive for Business.

Sobald ein Dokument erstellt und in der Cloud gespeichert wurde, können Benutzer andere Teammitglieder zur Zusammenarbeit einladen, indem sie ihnen einen Link zu der Datei oder per E-Mail senden.

Wie in Google Docs hat jeder Benutzer bestimmte Dateiberechtigungen für den Zugriff auf die Wissensdatenbank, die vom Ersteller der Datei festgelegt werden. Der Zugriff kann auch über 365-Gruppen gesteuert werden, die alle Benutzer in Teams einteilen. Jedem Team kann der Zugriff auf bestimmte Dokumente gewährt oder verweigert werden, was die Zusammenarbeit beschleunigt.

Neue Dokumentänderungen werden automatisch synchronisiert und können inline oder in der Seitenleiste angezeigt werden. Prüfer können Änderungen verfolgen, die nur von bestimmten Mitarbeitern vorgenommen wurden, oder eine Zusammenfassung aller neuen Änderungen anzeigen, die ein Team vorgenommen hat. Markups können in der Vorschau angezeigt werden, bevor vorgeschlagene Änderungen angenommen werden, und Überprüfer können Änderungen en masse oder einzeln annehmen.

Zusätzlich zu direkten Echtzeit-Bearbeitungen können Autoren in der Microsoft Teams-App über Kommentare, Benutzermarkierungen und Chatnachrichten miteinander kommunizieren. Das Beste daran ist, dass es, da es mit Microsoft Teams geliefert wird, eines der wenigen Tools hier ist, das Videokonferenzen beim Bearbeiten von Dateien ermöglicht.

Microsoft 365 ermöglicht bis zu 99 gleichzeitige Bearbeiter pro Dokument.

Es eignet sich gut für Teams, die von Skype und anderen geschäftlichen Kommunikationstools zum Microsoft Teams-Update wechseln möchten, und für diejenigen, die größere Teams in kleinere Bearbeitungsgruppen aufteilen müssen.

Preise und Pläne

Microsoft 365 verfügt über drei kostenpflichtige Business-Pläne, die jährlich oder monatlich abgerechnet werden können. Wie unten gezeigt, beziehen sich die einzigen wirklichen Unterschiede zwischen den drei Plänen auf Sicherheit und Speicher, sodass die meisten Unternehmen mit der Business Basic-Version auskommen.

Zoho WorkDrive

Writer von Zoho WorkDrive ist eine Online-Echtzeit-Plattform zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, die sich ideal für Unternehmen eignet, die über zahlreiche Dateien verfügen, die eine häufige Zusammenarbeit über Geräte hinweg erfordern.

Die „leere Seite“-Oberfläche wurde entwickelt, um Ablenkungen beim Schreiben oder Bearbeiten zu vermeiden. Für Korrektoren, die besonders detaillierte Bearbeitungen vornehmen müssen, hebt der „Fokusmodus“ des Tools jeweils nur eine Textzeile hervor.

Zoho wird auch mit einem virtuellen Schreibassistenten, Zia, geliefert, der Dokumente auf Grammatikfehler und Lesbarkeit scannt.

Es lässt sich in Microsoft Word und WordPress integrieren und enthält eine Vorlagenbibliothek zum Entwerfen von Dokumenten wie Personalrichtlinien und Einladungen zu Veranstaltungen. Zoho WorkDrive enthält eine „Inhaltsmasken“-Funktion, mit der Administratoren vertrauliche Informationen oder bestimmte Teile eines Dokuments vor ausgewählten Prüfern verbergen können. Seine „Inhaltssperre“ lässt den Ersteller des Dokuments auswählen, welche Teile des Textes er nicht ändern möchte.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Zoho WorkDrive gehören:

• Schnelles Chat-Messaging-Tool
• Live-Cursor
• Offline-Bearbeitung
• Greifen Sie auf Belege für Mitarbeiter zu
• Kommentare und Benutzerkennzeichnung
• Änderungen verfolgen
• Dokumentenzusammenführung
• Digitale Signaturen

Preise und Pläne

Zoho WorkDrive bietet drei kostenpflichtige Pläne, die monatlich oder jährlich bezahlt werden können. Zusätzlicher Speicher ist käuflich zu erwerben.

Kasten

Box ist ein sicheres Dokumentfreigabe- und Live-Tool für kollaboratives Authoring, das von führenden Unternehmen wie Coca-Cola, General Electric und Olympus verwendet wird.

In der Vergangenheit war Box ausschließlich ein Dateifreigabe- und Speichersystem, aber es ermöglicht jetzt gleichzeitigen Benutzern, Dokumente in Microsoft 365 und Google Docs zu erstellen und zu bearbeiten.

Es bietet sowohl interne als auch externe Dokumentenbearbeitung, hat kein Benutzermaximum und bietet unbegrenzten Dokumentenspeicher im Box Drive. Bearbeitungen werden automatisch gespeichert und jeder Bearbeiter hat farbkodierte Anmerkungen und Kommentare.

Im Vergleich zu den anderen Tools auf dieser Liste hat Box die höchste Anzahl an App-Integrationen von Drittanbietern.

Es funktioniert mit Salesforce, Zoom, beliebten Zoom-Alternativen, Slack, Microsoft 365 und über 1.400 anderen Plattformen für die Teamzusammenarbeit. Dies macht es zu einer hervorragenden Option für Teams, die über Video kommunizieren oder ihre Bildschirme teilen müssen, wenn sie gemeinsam Echtzeit-Bearbeitungen vornehmen.

Es ist auch eines der wenigen Tools auf dieser Liste, das Videoanrufe tätigen kann, wenn es in Zoom integriert ist.

Zu den zusätzlichen Funktionen gehören:

• Suchleisten für Dateien und Laufwerke
• Sperren und Entsperren von Dateien
• Versionskontrolle von Dokumenten
• Offline-Bearbeitung und Zugriff auf Dokumente
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• HITECH- und HIPAA-konform

Preise und Pläne

Box verfügt über vier kostenpflichtige Business-Pläne, die jeweils jährlich oder monatlich bezahlt werden. Die Mehrheit der Unternehmen wird am besten mit dem Business Plus-Plan bedient.

Dropbox-Papier

Dropbox Paper ähnelt dem Kollaborationssystem von Box insofern, als Dropbox in der Vergangenheit lediglich ein Tool zum Speichern und Freigeben von Dateien war.

Dropbox Paper ist ein völlig kostenloses Werkzeug zur Dokumentenbearbeitung, mit dem gleichzeitige Benutzer Änderungen und Vorschläge in Echtzeit vornehmen können. Wie bei Zoho WorkDrive ist die Benutzeroberfläche von Dropbox Paper übersichtlich und frei von Ablenkungen wie Menüs und Symbolleisten, die nur verfügbar sind, wenn bestimmter Text markiert ist.

Neben Live-Zeilenbearbeitungen können Benutzer die Kommentar- und Tagging-Funktionen verwenden, um Vorschläge in der Seitenleiste zu machen. Sie können Kommentare auch als ungelesen markieren und frühere Kommentare bearbeiten und löschen. Der Kommentarverlauf ist ebenfalls verfügbar.

Obwohl Dropbox Paper in erster Linie ein Dateibearbeitungstool ist, bietet es auch Projektzeitleisten. Auf diese Weise können Administratoren Fristen verwalten, Aufgabenverwaltungsfunktionen verwenden und Projektmeilensteine ​​festlegen, um sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten klar sind.

Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die spezifische Dokumentskizzen benötigen, eine große Anzahl von Personen haben, die gemeinsam an Dateien arbeiten, und solche, die sich beim Erstellen von Inhalten stark auf Bilder und URLs verlassen.

Zu den zusätzlichen Dropbox-Funktionen gehören:

• Kommentarbenachrichtigungen in Echtzeit
• Suchleiste
• Vorgefertigte Vorlagenbibliothek
• Tastenkombinationen für die Formatierung von Dokumenten
• Reaktionen auf Emoji-Kommentare
• Einfügen von Bildern per Drag-and-Drop
• Automatische Erstellung von Bildergalerien
• Link-Einbettung
• Möglichkeit, mehrere Dokumente zu verbinden

Papier kann zu 100 % kostenlos verwendet werden.

Bit.ai

Bit.ai ist eine End-to-End-Plattform für die Zusammenarbeit an Dateien mit Benutzern in über 100 Ländern, darunter bekannte Unternehmen wie Canon, MIT und Accenture.

Zusätzlich zur Bearbeitung in Echtzeit ermöglichen die integrierten intelligenten Dokumente von Bit.ai Benutzern das Hinzufügen von Inhalten aus Google Drive, Cloud-Dateien, Weblinks, SharePoint, Box und mehr. Bit-Dokumente sind mit zahlreichen Dateitypen kompatibel, einschließlich PowerPoints, Excel, Word und mehr.

Benutzer können Dokumente auch für eine bessere Dateiorganisation miteinander verknüpfen und während des Überprüfungsprozesses auf eine intelligente Dokumentenverfolgung zugreifen. Dies liefert Informationen über das Engagement von externen Mitarbeitern. Zur Erhöhung der Sicherheit können Benutzer Ablaufdaten für interne und externe Dateien festlegen.

Dateien sind nach Arbeitsbereich organisiert und in Ordnern und Unterordnern angeordnet. Wiki-Seiten erleichtern das Auffinden vergangener Inhalte und die Beantwortung häufiger Fragen. Unbegrenzter Dokumentversionsverlauf und nachverfolgte Änderungen sind ebenfalls verfügbar.

Beachten Sie jedoch, dass es kein Chat-Messaging-Tool wie Slack-Alternativen wie Chanty und Twist anbietet.

Bit.ai eignet sich gut für Teams, die frühere Inhalte häufig wiederverwenden und wiederverwenden, sowie für Unternehmen, die häufig mit Redakteuren außerhalb ihrer Organisation zusammenarbeiten.

Zu den zusätzlichen Funktionen gehören:

• Co-Authoring
• Live-Linienbearbeitung
• Integration mit Github, Miro und Social-Media-Plattformen
• Vorgefertigte Vorlagenbibliothek
• Laden Sie frühere Inhalte in neue Dokumente hoch
• Farbcodierte Bearbeitungsbenachrichtigungen
• Erwähnungen
• Kommentarfunktionen

Preise und Pläne

Vorstellung

Notion ist eine Echtzeit-Collaboration-App, die entwickelt wurde, um eine Vielzahl beliebter Workflow-Management-Tools wie Trello, Confluence und Asana zu ersetzen.

Es hat die am besten anpassbare Benutzeroberfläche aller Tools auf dieser Liste, die es Benutzern ermöglicht, ihr eigenes Seitenleisten-Dateiorganisationssystem zu erstellen, Aktionselemente hinzuzufügen und Tags und Labels für Dateien zu erstellen.

Zusätzlich zu Standardfunktionen wie Live-Co-Authoring und -Bearbeitung bietet Notion einen Versionsverlauf, unbegrenzten Zugriff von Teammitgliedern auf Dokumente und mehrere Ansichtsoptionen.

Es ist ideal für Unternehmen, die die Anzahl der Collaboration-Softwareprogramme konsolidieren müssen, die sie derzeit verwenden, aber dennoch Funktionen für die Projektzusammenarbeit benötigen.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Notion gehören:

• Ablenkungsfreie Oberfläche
• Mobil- und Desktop-Versionen
• Tastatürkürzel
• Benutzerkennzeichnung
• Kommentarfunktion
• Fälligkeitstermine
• Benachrichtigungen
• Inhaltsorganisation per Drag-and-Drop
• Formate für Kanban-Boards und Aufgabenlisten
• Vorlagenbibliothek

Preise und Pläne

Notion bietet einen kostenlosen Plan und drei kostenpflichtige Pläne, die monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Die wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit an Dateien sind in den Plänen Team oder Enterprise enthalten.

Verwenden von Videosoftware zum Vornehmen von Echtzeitbearbeitungen

Zusätzlich zu den oben genannten Werkzeugen für die Zusammenarbeit an Dokumenten kann auch Webkonferenzsoftware verwendet werden, um Dateien in Echtzeit zu bearbeiten.

Funktionen wie Bildschirmfreigabe, ein Whiteboard-Tool und Remote-Desktop-Steuerung ermöglichen es Dutzenden von Mitarbeitern, gleichzeitig auf Dateien zuzugreifen und sie zu bearbeiten, mit dem zusätzlichen Vorteil der persönlichen Kommunikation.

Unsere direkten Vergleiche beliebter Tools wie Zoom vs. WebEx erleichtern die Bewertung, welches Tool für Videoanrufe das richtige für Ihr Team ist.