Dokumentenmanagement-Software und ihre Vorteile

Daten sind in jedem Unternehmen der wichtigste Teil Ihres Geschäfts. Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen ihre Daten in Büchern speicherten; Deshalb gibt es sichere Datenbanken zur Speicherung Ihrer Dokumente.

Täglich werden in einem Unternehmen viele Daten verarbeitet; Deshalb benötigen Sie eine effiziente Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Hier finden Sie eine Liste von Verwaltungssoftware, die für Ihr Unternehmen nützlich sein kann.

Datenmanagement-Software, die zu Ihrem Unternehmen passt

Software zur Verwaltung juristischer Dokumente

Auch Anwaltskanzleien kommen bei Dokumentenmanagement-Software nicht zu kurz. Anwälte können ihre Dokumente mit LexWorkplace organisiert und leicht durchsuchbar halten. Dieses cloudbasierte Produkt hilft Anwaltskanzleien bei verschiedenen Dokumenten.

Jede Anwaltskanzlei sollte es haben, weil

• Es bietet bessere Lösungen als Fensterordner
• Für eine Anwaltskanzlei ist es ein besseres System zur Dokumentenverwaltung als S:Drive
• Es bietet aktualisierte Cloud-Speicherlösungen
• Es ist ideal für Anwaltskanzleien jeder Größe.

M-Dateien

M-Files ist ein DMS-Tool, das Sicherheit, Automatisierung und Effizienz vereint. Es vereint alle Ihre Geschäftsakten aus verschiedenen Abteilungen in einem soliden elektronischen Archiv. Ihr Team kann problemlos und sofort auf Informationen aus jeder Abteilung zugreifen.

Die Software speichert die aktuellsten Dokumente, um sicherzustellen, dass das relevanteste Dokument zugänglich ist. Es hilft auch bei der Implementierung eines erweiterten Zugriffs und einer Verschlüsselung, um die vertraulichsten Dateien zu kontrollieren.

Obwohl es anspruchsvoll ist, eignet es sich hervorragend für die Workflow-Automatisierung. Benutzer können Dokumente zur Genehmigung gemäß Ihren Arbeitsplatzrichtlinien freigeben, bearbeiten und überprüfen.

Templafy

Templafy ist nicht nur anständig, sondern auch ein sehr effizientes DMS. Es speichert Unternehmensdateien in einer zusammenhängenden Bibliothek, auf die Benutzer problemlos zugreifen können. Darüber hinaus ermöglicht es dem Team, Änderungen in Echtzeit zu verfolgen.

Mit Templafy können Sie mithilfe benutzerdefinierter Vorlagen ganz einfach verschiedene Geschäftsdokumente erstellen. Das Tool automatisiert die Erstellung wichtiger Dateien wie HR-Verträge, NDA und Service-E-Mails.

Diese Software ist außerdem intelligent, da sie mithilfe ihrer Anpassungstools und -funktionen den gesamten Erstellungsprozess optimieren kann. Es kann Fehler und Inkonsistenzen in einer Datei erkennen und diese durch Benutzereingriff automatisch korrigieren.

Papiersparen

Papersave ist ein weiteres innovatives, benutzerfreundliches Tool, mit dem Unternehmen unabhängig von ihrer Größe ihre Dateien effizienter verwalten können. Die Software kann auch jederzeit Dokumentmerkmale erfassen.

Es eignet sich am besten für ERP- und CRM-Lösungen, da es Benutzern ermöglicht, die Datei über die Benutzeroberfläche zu erfassen. Dank der intuitiven Suchfunktion können Sie das benötigte Dokument finden.

Aufgrund der robusten Datensicherheit können Sie den Überblick über die Datei behalten und alle an der Datei vorgenommenen Änderungen überwachen, während Sie gleichzeitig bestimmte Berechtigungen an Ihr Team delegieren können.

Zu berücksichtigende Faktoren vor der Auswahl einer Dokumentenverwaltungssoftware

Bevor Sie sich für ein DMD entscheiden, müssen Sie mehrere Dinge berücksichtigen.

• Benutzerfreundlichkeit : Zunächst müssen Sie überlegen, wie Sie die Software nutzen möchten. Stellen Sie sicher, dass es über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügt, die leicht zu navigieren und zu verstehen ist
• Funktionen : Die meisten dieser Tools bieten Benutzern hervorragende Funktionen wie das Teilen von Dateien. Dies ist eine großartige Funktion, da sie es dem Team ermöglicht, die Datei gleichzeitig anzuzeigen, zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten
• Änderungen verfolgen : Mit einer guten Software können Sie die Datei in Echtzeit verfolgen. Die Software sollte auch die älteren Versionen des Dokuments archivieren, damit Sie auf ältere Versionen zurückgreifen können.
• Stellen Sie sicher, dass das Tool die optische Zeichenerkennung verwendet : Sie können die Datei schnell digitalisieren, um bei Verwendung von OCR einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Die Software sollte zudem ein einfaches Scannen der Dateien ermöglichen.

Vorteile des Einsatzes von Dokumentenmanagement-Software in Ihrem Unternehmen

Die Investition in DMS lohnt sich, da es eine Unternehmensgrundlage bietet, die zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe beiträgt. Es verbessert auch die Produktivität des Unternehmens. Hier sind die wichtigsten Vorteile von DMS für Ihr Unternehmen

Reduzieren Sie den Speicherplatz

Die Kosten für gewerbliche Geschäftsräume sind hoch, sodass die Einrichtung eines Lagers für Ihre Dokumente möglicherweise mehr kostet. Die DMS-Tools sind von entscheidender Bedeutung, da sie den Platz reduzieren, den Sie für die Reparatur von Aktenschränken benötigen würden. Daher sind diese DMS eine hervorragende Alternative zur Aufbewahrung und helfen Ihnen, Platz in Ihrem Büro zu sparen. Wenn Ihr Unternehmen Papierkopien benötigt, können Sie diese an einem anderen, kostengünstigeren Ort aufbewahren, beispielsweise in einem Tresor.

Erhöhen Sie die Sicherheit

Dokumentensicherheit ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sensible Daten geschützt werden müssen. Im Vergleich zu Papierkopien bietet DMS eine bessere Sicherheit für vertrauliche Dateien, da Sie den Zugriff auf solche Dokumente kontrollieren können.

Darüber hinaus hinterlässt das DMS eine Spur darüber, wer die Datei angesehen hat, wann sie sie überprüft hat und ob sie geändert wurde. Sie können auch automatische Benachrichtigungen für vertrauliche Dokumente mit Tags versehen.

Einfaches Abrufen des Dokuments

Das Suchen und Abrufen einer Datei kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie in einem Stapel von Dateien suchen. Die meisten Arbeitnehmer verbringen ihre Zeit damit, nach dem richtigen gedruckten Dokument zu suchen und es zu organisieren. Dies beeinträchtigt die Produktivität und schränkt das Wachstum ein, da der Mitarbeiter möglicherweise sogar das verlegte Dokument übersieht.

Mit DMS müssen Sie sich jedoch möglicherweise keine Sorgen über Verlust oder verlegte Dokumente machen. Die Software spart Ihnen Zeit, da zum Abrufen einer Datei ein Befehl erforderlich ist. Sie können auch aus der Ferne auf die Dokumente zugreifen, wenn Sie über eine Netzwerkverbindung verfügen.

Bessere Sicherung im Katastrophenfall

Die meisten DMS verfügen über Datensicherungs- und Wiederherstellungspläne für den Katastrophenfall. Mit einem digitalen Backup sind Ihre Dokumente vor Feuer, Überschwemmungen oder anderen Katastrophen geschützt. Mithilfe eines Dokumentenverwaltungstools können Sie Ihre Dokumente ganz einfach nachverfolgen. Mit der Dokumentenverfolgungsfunktion besteht keine Gefahr, dass wichtige Dokumente nach der Anzeige verloren gehen oder verlegt werden.

Produktivität erhöhen

Mit DMS sparen Sie viel Zeit, was sich in einer höheren Produktivität niederschlägt. Da die Nachverfolgung dieser Dokumente einfach ist, steigern Sie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter und erhöhen die Kundenzufriedenheit. Ein DMS bietet Ihrem Unternehmen diese Vorteile.

• Wettbewerbsfähigkeit
• Seelenfrieden
• Bessere Kundenbeziehungen
• Flexibilität

Abschluss

Sie sollten ein maßgeschneidertes DMS für Ihr Unternehmen erhalten, um die Dateiverwaltung in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Wenn Sie die Produktivität steigern, die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter steigern und wettbewerbsfähig bleiben möchten, erhalten Sie kostengünstige Dokumentenmanagementlösungen, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen. Es hilft Ihnen, Ihre Geschäftsanforderungen zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie produktiv und profitabel bleiben.