Was ist ein elektronischer Datenaustausch (EDI)? - Ein Ratgeber

Seit fast 20 Jahren gilt Electronic Data Interchange (EDI) als eine Technologie, die für das Lieferkettenmanagement in Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist und Vorteile für Unternehmen auf mehreren Ebenen bietet. Electronic Data Interchange ermöglicht Organisationen den Austausch geschäftskritischer Informationen rund um Bestellungen, Rechnungen, Buchungsanfragen usw. Der elektronische Datenaustausch ist nichts anderes als eine Reihe von Regeln, die es Unternehmen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Unter dem Dach von EDI betrachten wir den Austausch von E-Mails, Notizen und Dokumenten, der durch eine Software zum Lesen und Interpretieren dieser Informationen effizient unterstützt wird.

Der elektronische Datenaustausch besteht aus den gleichen Informationen, die auf Papier ausgetauscht worden wären. In diesem Fall gibt es jedoch eine nahtlose Integration zwischen zwei Geschäftssystemen, sodass dieselben papierbasierten Informationen elektronisch ausgetauscht werden können.

• Wie funktioniert EDI?
• Vorteile von EDI
• Seine Nachteile
• EDI-Implementierung
• Zukunft zu wissen
• Fallstudien
• EDI-Ressourcen
• Beispiele für den elektronischen Datenaustausch

Wie funktioniert EDI?

Eine wichtige Art und Weise, wie EDI funktioniert, besteht darin, ältere Prozesse, die manueller Natur sind, wie Post, Fax oder sogar Standard-E-Mails, durch die Implementierung von Geschäftssystemen zu ersetzen, die solche Informationen einfach in einem elektronischen Format austauschen können.

Bei diesem Verfahren gibt es einen Übersetzer, der zunächst die Anwendungsdaten zwischen zwei handelnden Handelspartnern oder Entitäten konvertiert. Dies sind separate Organisationen, die an einer Geschäftstransaktion beteiligt sind. Ein klassisches Beispiel für eine solche Transaktion ist die zwischen einem OEM-Unternehmen und einem Hersteller und einem Käufer. Die Implementierung von EDI verkürzt die Zykluszeit für die Bearbeitung solcher Bestellungen oder Transaktionen erheblich.

Vorteile von EDI

Elektronischer Datenaustausch ist keine neue Technologie. Bereits in den 1960er Jahren gab es Fälle, in denen EDI sogar in Altsystemen implementiert wurde. Hier sind einige der Vorteile, die belegen, dass Electronic Data Interchange ein sehr effektives Mittel der Zusammenarbeit und Kommunikation ist.

• Reduzieren Sie die Betriebskosten

  Es wird geschätzt, dass die Betriebskosten von Unternehmen nach der Implementierung von EDI um etwa 35 % sinken. Dies ist in erster Linie auf die Reduzierung oder Eliminierung von Papier, Druck, Lagerung, Ablage und anderen Bereichen zurückzuführen, die Gemeinkosten hatten. Darüber hinaus führt es auch zu einer erheblichen Reduzierung der Wartungskosten und der Nutzung von Verwaltungsressourcen.

• Verbessern Sie die Geschäftszykluszeit

  Ein sehr wichtiges Element für die Auftragsabwicklung ist die Zeit. Ein manueller Prozess für den Informationsaustausch kann viel Zeit in Anspruch nehmen, um die Transaktion auszuführen. Mit Electronic Data Interchange verbessert sich die Zykluszeit schätzungsweise um 61 %, hauptsächlich aufgrund der Automatisierungsprotokolle, die zum Zeitpunkt der Implementierung eingerichtet werden.

• Verbessern Sie die Datengenauigkeit

  Die Implementierung von Electronic Data Interchange reduziert jede Art von Fehlern, da bei solchen Transaktionen nur sehr wenig manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dies verbessert die Gesamtqualität der erfassten Daten und reduziert Fehler um erstaunliche 30 % bis 40 %.

• Umweltfreundlich

  Da Electronic Data Interchange in einer papierlosen Umgebung arbeitet, ist es absolut umweltfreundlich und führt zu einer drastischen Reduzierung des CO2-Ausstoßes.

• Verbessern Sie die Geschäftseffizienz

  Eine direkte Auswirkung der Reduzierung menschlicher Eingriffe führt zu einer verbesserten Leistung des Unternehmens insgesamt, was zu einer signifikanten Steigerung der Effizienz der Organisation auf ganzer Linie führt. EDI verbessert auch die Beziehungen zu Handelspartnern wie Lieferanten, Kunden und Händlern, da Waren und Dienstleistungen schneller geliefert werden.

Nachteile von EDI

Während wir uns einige der Vorteile der Implementierung von EDI ansehen, kann man die Einschränkungen oder Nachteile von EDI nicht loslassen. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der wichtigen Nachteile werfen, die Unternehmen berücksichtigen müssen.

• Ersteinrichtung

  EDI klingt zwar alles andere als gut, aber die Ersteinrichtung von EDI (mit Ausnahme des neuesten WebEDI) ist ein zeitaufwändiger Prozess.

• Zu befolgende Normen

  EDI wird mit einer ganzen Reihe von Industriestandards geliefert, die Unternehmen einhalten müssen. Dies kann eine Herausforderung darstellen, da Ressourcen eingesetzt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen diese Standards erreicht. Einige dieser Standards umfassen UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS und HL7.

• Starke Backup-Systeme

  Es geht nicht nur um die Implementierung von EDI, sondern auch um dessen Wartung. Eine so umfangreiche Technologie erfordert robuste Sicherungssysteme, und Unternehmen benötigen Ressourcen, die diese Aufgabe erfüllen können.

EDI-Implementierung

Die Implementierung von EDI ist nichts anderes als der Prozess, durch den die EDI-Software in der Organisation eingesetzt wird, was dem definierten Ziel oder Ziel entspricht. Bei der Implementierung von EDI gibt es bestimmte Richtlinien, die Sie befolgen müssen. Hier sind 3 wichtige Richtlinien für Ihre Referenz.

• Entscheidung darüber, wer die EDI-Implementierung durchführt

  Obwohl Sie neu in diesem EDI-Framework sind, wird es innerhalb der Organisation keinen Experten geben, der EDI implementieren kann, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Daher ist es wichtig, einen Konsens darüber zu haben, wer der Implementierungspartner für Sie sein wird. Es gibt viele Möglichkeiten, aber Sie müssen eine angemessene Due Diligence durchführen, bevor Sie den richtigen Partner auswählen.

• Setzen Sie einen Drittanbieter-Berater ein

  Für eine erfolgreiche EDI-Implementierung ist es besser, einen externen Berater zu beauftragen. Diese Person hilft Ihnen bei der Definition des Fahrplans für Ihre EDI-Implementierung und hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Softwareanbieters.

• Arbeiten Sie mit Ihrem Softwareanbieter zusammen

  Nachdem Sie den Softwareanbieter für Ihre EDI-Implementierung ausgewählt haben, ist es wichtig, mit dem Anbieter zusammenzuarbeiten und ihm nicht einfach alles zu überlassen. Auf diese Weise können Sie einen internen EDI-Champion schaffen, der dann das Projekt leiten kann.

Die Einhaltung dieser Richtlinien kann eine reibungslose Umsetzung Ihres EDI-Projekts sicherstellen.

Zukunft von EDI

Eine Konstante in Bezug auf die Zukunft von EDI ist die vorherrschende Unsicherheit, obwohl es sich um eine uralte Technologie handelt. EDI existiert seit Jahrzehnten und ist immer noch die am meisten bevorzugte Technologie unter Unternehmen, jedoch haben viele Agenturen tatsächlich ein mögliches Ende der Technologie prognostiziert. Dies könnte zutreffen, da im Jahr 2021 alternative Technologieoptionen aufgekommen sind und Unternehmen Optionen prüfen, insbesondere im Segment der Lieferkette. Basierend auf den Meinungen von Experten gibt es nur wenige Erkenntnisse, die wir in Bezug auf die Zukunft von EDI betrachten können

• Große Unternehmen planen den Aufbau einer eigenen Kompetenz zur Verarbeitung von EDI
• Aufgrund neuer Technologien stehen kleine und mittlere Unternehmen ständig vor der Herausforderung, mit diesem dynamischen Szenario umzugehen
• Es wird geschätzt, dass 95 % der EDI-Implementierungen maßgeschneidert sind, was bedeutet, dass diese hohe Investitionen in die Wartung in Form von Kosten und Ressourcen erfordern
• Rund 41 % der Unternehmen haben EDI noch nicht implementiert

EDI-Fallstudien

Diese Fallstudien sind Beispiele von Unternehmen, die den elektronischen Datenaustausch implementiert haben, und geben Ihnen einen Einblick in die verschiedenen Wege, die diese Unternehmen beschreiten, um EDI erfolgreich einzusetzen.

• Nichirin UK Limited

  Als Tochtergesellschaft des japanischen Konglomerats Nichirin Group produziert und vertreibt das Unternehmen verschiedene Autoschläuche an Fahrzeughersteller in Großbritannien

  Herausforderung

  • Es gab einen Auftrag, der von der Kundenerwartung getrieben wurde, EDI zu implementieren, um die Geschäftsbeziehungen zu sichern und auch die Einnahmen zu schützen.
  • Es bestand die Anforderung, ein Packetikett zu erstellen, das mit der Versandanzeige übereinstimmen sollte
  • EDI und Etikettierung waren eine Voraussetzung, um eine Auszeichnung für den Qualitätsstandard zu erhalten

  Nichirin implementierte das Produkt OpenText Freeway Professional , um die oben genannten Herausforderungen anzugehen.

  Wert/Vorteile

  • Der Anbieter kannte spezifische Szenarien (in diesem Fall Nachrichtenformate von Handelspartnern), was eine schnellere Bereitstellung ermöglichte
  • Einhaltung der ODETTE-konformen Kennzeichnung erreicht
  • Der Anbieter half Nichirin auch dabei, den JLRQ-Qualitätsstandard zu erreichen
  • Schlüsselattribute des von OpenText bereitgestellten Systems waren Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit

• Dixons Autotelefon

  Es ist ein multinationales Unternehmen, das Elektronik- und Telekommunikationsprodukte verkauft und seinen Hauptsitz in London hat.

  Herausforderung

  • Das Onboarding neuer Lieferanten dauerte lange
  • Als die Organisation wuchs, gab es eine entsprechende Anforderung an den elektronischen Handel und die Automatisierung des Prozesses

  Das von Dixons Carphone implementierte Produkt war OpenText Trading Grid Messaging Service.

  Wert/Vorteile

  • Verkürzung der Onboarding-Prozesszeit von Wochen auf Tage
  • Eine vollständig skalierbare und sichere Lösung
  • Lieferte eine bessere Sichtbarkeit der Lagerbestände und die Reaktionszeit wurde ebenfalls verbessert

EDI-Ressourcen

In diesem Segment stellen wir einige wichtige Ressourcen und unterstützendes Material vor, die Unternehmen bei der Entscheidung für die richtige EDI-Lösung unterstützen. Diese Ressourcen umfassen häufig gestellte Fragen, eine umfassende Liste mit Glossaren wichtiger Begriffe und vieles mehr.

• Referenz-Downloads

  Dieses besteht aus Whitepapers, die Organisationen dabei helfen, weitere Einblicke in EDI zu erhalten. Für weitere Details können Sie hier klicken

• Tutorials

  Hier können Sie Tutorials rund um XML, EDIFACT und ANSI herunterladen. Klicken Sie hier, um weitere Einblicke in diese Tutorials zu erhalten.

• Muster-RFP

  Diese Beispiele sollen Ihnen helfen, sich ein Bild davon zu machen, wie Sie die Anforderungen definieren können. Diese RFPs dienen als Richtlinie, da sie aus Anforderungen und Bewertungskriterien bestehen. Sie können hier klicken, um auf das Beispiel zuzugreifen.

Dies sind einige der Ressourcenmaterialien, die jeder Organisation helfen, die Einzelheiten zum Starten eines EDI-Projekts erfahren möchte.

Beispiele für EDI

Der Hauptgrund für die Implementierung von EDI ist die Beschleunigung von Geschäftstransaktionen. Einige Beispiele für EDI sind EDI 850 für Bestellungen, EDI 214 für den Versandstatus und EDI 820 für Rechnungen, Kundeninformationen und Zahlungsbestätigungen.

Abschließende Gedanken

Trotz der Tatsache, dass EDI eine alte Technologie ist, bevorzugen Organisationen die Implementierung immer noch und es wird immer noch als bevorzugte Lösung im B2B-Bereich angesehen. Die EDI-Methodik hat sich zwar nicht wesentlich geändert, aber die Systeme und Tools, die zur Durchführung dieser Aktion verwendet werden, haben einen Paradigmenwechsel durchlaufen, da viele Systeme jetzt in der Cloud verfügbar sind, wodurch sie flexibler, billiger, einfacher bereitzustellen und zu verwenden sind; Unnötig zu erwähnen, dass es mit einer Fülle von Funktionen ausgestattet ist.

Für Organisationen ist es wichtig, sowohl die Vorteile als auch die Einschränkungen abzuwägen, bevor sie mit der Implementierung von EDI fortfahren. Sie müssen jedoch auch sicherstellen, dass der Dienstanbieter, der EDI implementiert, über starke Referenzen verfügt und Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft auszubauen.