Die 10 besten kostenlosen Online-Collaboration-Tools für 2022

Während das Coronavirus den plötzlichen Anstieg der Zahl der Remote-Mitarbeiter im Jahr 2020 verursacht haben mag, war die Arbeit von zu Hause aus zwischen 2015 und 2020 bereits um etwa 44 % gestiegen.

Die Pandemie zwang Inhaber kleiner Unternehmen und Projektmanager jedoch dazu, zu überdenken, ob ihre aktuelle Team-Collaboration-Software wirklich die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter erfüllt – ob remote oder intern.

Da die amerikanische Belegschaft zunehmend kollaborativer wird, gibt es unzählige neue kostenlose Online-Collaboration-Tools, die entwickelt wurden, um die Erfahrung im Büro von überall aus besser zu replizieren.

Allerdings sind nicht alle von ihnen gleich geschaffen.

Im Folgenden werden die besten kostenlosen Team-Collaboration-Plattformen für kleine Unternehmen aufgeschlüsselt.

Inhaltsverzeichnis

• Was sind Standardfunktionen des Team-Collaboration-Tools?
• Die Top 10 der kostenlosen Tools für die Teamzusammenarbeit
• Zusätzliche Business-Tools für Remote-Teams
• Häufig gestellte Fragen zum Team-Collaboration-Tool

Was sind Standardfunktionen des Team-Collaboration-Tools?

Bevor wir uns mit den besten Anbietern von Kollaborationstools für kleine Unternehmen befassen, wollen wir zunächst die Standardfunktionen behandeln, auf die Sie bei der Auswahl einer Lösung für Ihr Team achten sollten.

Integrationen von Drittanbietern

Jedes Tool, das Sie auswählen, muss in vorhandene Software von Drittanbietern wie Business-Kommunikationstools, Projektmanagement-Software oder Chat-Messaging-Plattformen integriert werden.

Auch wenn das Team-Collaboration-Tool einige der oben genannten Funktionen nativ bietet, verhindern Integrationen, dass Ihre Mitarbeiter eine völlig neue Software erlernen müssen.

Mit Integrationen können Teammitglieder ihre bevorzugten Anwendungen innerhalb derselben Oberfläche verwenden, die sie auch für das Team-Collaboration-Tool verwenden.

Ein hohes Maß an Integration mit beliebten kostenpflichtigen und kostenlosen Tools wie Salesforce, Slack, Skype, Microsoft Office 365, Google Sheets, Dropbox und Outlook oder Gmail rationalisiert den Arbeitsablauf im Büro.

Denken Sie auch daran, dass kostenlose Versionen von Collaboration-Tools möglicherweise nicht so viele Funktionen haben wie kostenpflichtige Optionen. Diese Integrationen füllen die Funktionslücken.

Videokonferenzen

Angesichts der Tatsache, dass die Benutzerbasis von Zoom in den ersten 3 Monaten des Jahres 2020 von 10 Millionen auf 200 Millionen gestiegen ist, sehen viele Projektmanager Videokonferenzen jetzt als die wichtigste Funktion oder Integration bei der Auswahl des richtigen Tools für die Teamzusammenarbeit.

Dies gilt insbesondere für geografisch verteilte Teams, vollständig entfernte Teams oder Teams mit Mitarbeitern im Büro und an entfernten Standorten.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Videoanruffunktionen einer Collaboration-Lösung die maximale Besprechungslänge, die Anzahl der Besprechungsteilnehmer und wie viele Teilnehmerbildschirme gleichzeitig angezeigt werden können.

Suchen Sie nach Lösungen mit HD-Audio und -Video, Konferenzanruffunktionen und begleitendem Instant Messaging (mehr dazu gleich).

Weitere wichtige Funktionen für Webkonferenzen sind:

• Host-Steuerelemente (Bildschirmfreigabe, Benutzer stummschalten/Stummschaltung aufheben)
• Hintergrundbildschirm
• Virtuelles Handheben
• Live-Streaming/Webinar-Funktionen
• Sicherheit (Verschlüsselung, Passwortschutz, Wartezimmer, Benutzer entfernen/sperren)

Dateifreigabe und -bearbeitung

Die kollaborative Dateibearbeitung in Echtzeit mit automatischer Synchronisierung und Versionskontrolle ist ein weiterer wesentlicher Aspekt erfolgreicher Collaboration-Lösungen.

Teammitglieder müssen in der Lage sein, andere Benutzer anzuzeigen, zu bearbeiten, zu kommentieren, zu markieren und Text hervorzuheben, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie an der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten oder nicht.

Darüber hinaus sollten Collaboration-Apps entweder ihr eigenes natives Datei-Repository bereitstellen oder sich in Tools wie Google Docs oder Microsoft Word integrieren lassen.

Diese Tools müssen auch Dateispeicher, durchsuchbare Dateiordner und Zugriffskontrolle auf Dateien bieten. Stellen Sie sicher, dass das Tool, das Sie in Betracht ziehen, mit einer Vielzahl von Dateiformaten funktioniert.

Bildschirm teilen

Screen-Sharing-Funktionen ermöglichen es Videokonferenzteilnehmern, entweder ihren gesamten Bildschirm oder ausgewählte Anwendungen mit anderen Meeting-Teilnehmern zu teilen.

Teammitglieder können nicht nur ihre Bildschirme alleine teilen, sondern auch Dateien in Echtzeit bearbeiten/markieren, Folienpräsentationen halten und sogar die Remote-Bildschirmsteuerung verwenden, um Probleme zu lösen oder zu demonstrieren, wie ein Tool funktioniert.

Whiteboard-Funktionen ermöglichen es Benutzern, leere Seiten, Präsentationen und Webseiten zu teilen, darauf zu zeichnen und Notizen zu machen, genau wie in einem traditionellen Büromeeting. Dies ist besonders nützlich für Brainstorming-Sitzungen und Projekte, die ein hohes Maß an Teamarbeit erfordern. Whiteboards können gespeichert werden, um später darauf zurückgreifen zu können.

Um Probleme wie Zoombombing oder peinliche Momente zu vermeiden, in denen ein Mitarbeiter möglicherweise nicht merkt, dass sein Bildschirm für alle sichtbar ist, suchen Sie nach starken Host-Steuerelementen für die Bildschirmfreigabe, mit denen Hosts die Bildschirmfreigabefunktionen für Teilnehmer deaktivieren oder einschränken können, welche Teammitglieder ihre Bildschirme freigeben können.

Aufgabenverwaltungsfunktionen

Projekt- und Aufgabenverwaltungsfunktionen sind das, was eine Team-Collaboration-App wirklich von Standard-Videokonferenzsoftware unterscheidet.

Sie ermöglichen es Projektmanagern, Mitarbeiteraufgaben und Teilaufgaben zu erstellen und zuzuweisen, um sicherzustellen, dass jeder auch bei der Remote-Arbeit eine klare Vorstellung von seinen Verantwortlichkeiten und Fristen hat.

Manager können den Fortschritt mehrerer Aufgaben gleichzeitig überprüfen, verpasste Fristen ansprechen, Zeitpläne für längerfristige Projekte anzeigen und sogar monatliche Budgets überwachen.

Teammitglieder können sich gegenseitig in Projekten markieren, den Aufgabenstatus aktualisieren, Links/Dateien teilen, Aufgabenabhängigkeiten festlegen und Aufgaben mit Fragen kommentieren.

Benutzer sollten auch in der Lage sein, Google-Kalender und Outlook-Kalender zu integrieren, um ihre Zeitpläne zu aktualisieren, Einladungen anzunehmen/abzulehnen und andere Teammitglieder wissen zu lassen, wann sie für Besprechungen verfügbar sind.

Schließlich bieten viele Tools zur Aufgabenverwaltung auch mehrere Ansichten, darunter Gantt-Diagramme, Listenansicht, Kanban-Board-Ansicht und mehr.

Die Aufgabenverwaltung optimiert die abteilungsübergreifende Kommunikation, ermöglicht es Teamleitern, die Arbeitszeiten und Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter zu verfolgen, und vereinfacht den Prozess der Erstellung von Berichten für Vorgesetzte.

Die Top 10 der kostenlosen Tools für die Teamzusammenarbeit

Die 10 besten Tools für die Online-Zusammenarbeit, die hier gezeigt werden, umfassen die oben genannten Kernfunktionen zusätzlich zu einzigartigen Schnittstellenoptionen, Aufgabenautomatisierung, In-App-Dateibearbeitung und vielem mehr.

Beachten Sie, dass die in diesem Beitrag beschriebenen Informationen zwar nur die kostenlosen Pläne abdecken, die jedes Tool anbietet, viele aber auch kostenpflichtige Pläne anbieten, die robustere Funktionen für die Zusammenarbeit enthalten.

Die folgende Vergleichstabelle bietet einen kurzen Überblick über die einzelnen Tools.

Schreiben

Wrike ist eine skalierbare Desktop- und iOS/Android-Plattform für die mobile Teamzusammenarbeit, die entwickelt wurde, um die abteilungsübergreifende Kommunikation zu optimieren, die Mitarbeiterproduktivität zu verbessern und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder zu klären.

Der kostenlose Plan für bis zu 5 Benutzer umfasst die Erstellung grundlegender Aufgaben, Echtzeit-Fortschrittsaktualisierungen und Aktivitätsstreams, Tafel- und Tabellenansichten sowie anpassbare Open-Source-Vorlagen/Dashboards.

Benutzer können Boards ziehen, um bestimmte Aufgaben nach Zeitplänen oder Priorität neu anzuordnen, und die Aktivitätsströme sind so konzipiert, dass sie Social-Media-Feeds für eine einfache Verwendung nachahmen. Benutzer können spezifische Aktivitätsstromfilter erstellen, um zu vermeiden, dass sie irrelevante Informationen durchsuchen müssen, um Notizen/Aktualisierungen zu ihnen zugewiesenen Projekten zu finden.

Während Wrike mit Google Hangouts, Slack, Microsoft Teams und Zoom integriert werden kann, verfügt es zum jetzigen Zeitpunkt nicht über eine native Videoanruffunktion oder ein Chat-Messenger-Tool (obwohl Benutzer Kommentare hinterlassen und Kollegen auf Wrike-Boards markieren können). Um einen Videoanruf zu tätigen, Bildschirme mit anderen zu teilen oder Chat-Messenger-Funktionen zu nutzen, müssen Benutzer ihr bevorzugtes Tool mit Wrike verbinden.

Wrike bietet auch mehrere kostenpflichtige Zusatzfunktionen wie Wrike Integrate und Wrike Resource.

Die kostenlose Version von Wrike enthält außerdem:

• Organisieren Sie Aktivitäten in Aufgaben, Ordnern oder Projekten
• Aufgaben-, Ordner- und Projektkommentierung/Benutzerkennzeichnung
• Dateifreigabe und bis zu 2 GB Dateispeicher
• Echtzeit-Live-Editor
• Massenaktionen für Aufgaben (Statusaktualisierungen für Massenaufgaben)
• Aufgabenfilter nach Status, Verantwortlichem, Termin
• Tabellenansicht (Tabellenkalkulation).
• Cloud-Speicherintegrationen
• Benutzer-Posteingang für Benachrichtigungen
• Google Drive, Outlook, Office 365, Dropbox-Integrationen

Optimal für: Wrike eignet sich am besten für Startups/Kleinstunternehmen, die eine große Anzahl kleinerer täglicher Aufgaben haben, die im Allgemeinen kein hohes Maß an Zusammenarbeit erfordern, aber vom Aufgabenstatus der Projekte anderer Teammitglieder abhängen. Beliebte Anwendungsfälle sind Produktentwicklung, Veranstaltungsplanung, Marketingabteilungen und IT-Teams.

Asana

Asana ist eines der bekanntesten Tools für die Teamkommunikation, zumal es von einem der Gründer von Facebook entwickelt wurde. Die intuitive Benutzeroberfläche bietet eine Vogelperspektive auf anstehende Aufgaben und Projekte, Fortschritts- und Statusaktualisierungen in Echtzeit, wichtige Dateien und bestimmte Teams.

Es bietet mehrere Aufgabenansichten, einschließlich Aufgabenlistenansicht, Kalenderansichten und Dateiansichten. Benutzer können Aufgaben nach Priorität, zugewiesenem Datum, Fälligkeitsdatum und mehr sortieren. Asana ermöglicht es Benutzern auch, Aufgabenbeschreibungen zu aktualisieren, Unteraufgaben zu erstellen, Aufgabenabhängigkeiten festzulegen, Aufgabenbereiche zuzuweisen und den Aufgabenfortschritt zu aktualisieren.

Beachten Sie, dass einer Aufgabe nur eine Person zugewiesen werden kann, aber mehrere Benutzer als Mitarbeiter hinzugefügt werden können. Benutzer können Aufgabennotizen erstellen, Dateien hochladen und andere Teammitglieder markieren.

Wie bei Wrike müssen Benutzer Tools mit diesen Funktionen in Asana integrieren, um Videoanrufe zu tätigen, eine Messenger-Funktion zu verwenden oder einen Bildschirm in Echtzeit mit anderen zu teilen. Asana lässt sich gut in zahlreiche Videokonferenzprogramme wie GoToMeeting, Zoom und Microsoft Teams integrieren. Es lässt sich auch in andere beliebte Kommunikationstools wie Slack, Office 365, G Suite, Adobe Creative Cloud und PDF-Dateien sowie Dropbox integrieren.

Zu den Funktionen der kostenlosen Version von Asana gehören:

• Maximal 15 Benutzer
• Aufgabenliste und Boardansichten
• Aufgabenerstellung und -zuweisung
• Kalenderfunktion
• Planungsfunktionen
• Projektvorlagen
• Benutzer-Posteingänge
• Teambildung
• Markieren/pinnen Sie bestimmte Aufgaben
• Grundlegende Aufgaben-/Benutzerberichte
• In-App-Kommentare und Benutzerkennzeichnung
• Mobile und Desktop-Versionen für Android und Mac

Die kostenpflichtigen Pläne von Asana bieten zusätzliche Funktionen wie Projektzeitleisten, Asana-Formulare, Berichterstellung, Workload-Analyse, Automatisierung und mehr.

Am besten geeignet für: Asana eignet sich hauptsächlich für Remote-Teams, bei denen mehrere Benutzer an einem Projekt arbeiten und daher in der Lage sein müssen, Unteraufgaben zu erstellen, Aufgaben zu kommentieren und bei Bedarf Fristen anzupassen. Es ist auch besonders beliebt bei Pädagogen und Studenten, um Hausaufgaben, Projektvorbereitungen, Präsentationen in kleinen Gruppen und mehr zu verfolgen. Inhaltsvermarkter verwenden Asana, um Aufgaben zuzuweisen, Inhalte zu überprüfen, Postings zu planen und vieles mehr.

Locker

Im Gegensatz zu einigen anderen Optionen auf dieser Liste verfügt Slack über eigene integrierte 1:1-Audio-/Videoanruffunktionen und einen Chat-Messenger, was es zu einem der beliebtesten Tools für die Teamzusammenarbeit für über 10 Millionen tägliche Benutzer macht.

Obwohl Slack hauptsächlich als Chat-Messaging-App verwendet wird, bieten sowohl die kostenlose als auch die kostenpflichtige Version zahlreiche Funktionen und App-Integrationen, die es schnell in ein hochgradig angepasstes Kommunikations- und Aufgabenüberwachungstool verwandeln können.

Benutzer können je nach Thema, Abteilung, Projekt und mehr öffentliche und private Gruppen und direkte Chat-Nachrichtenkanäle erstellen. Innerhalb dieser Konversationen können sich Benutzer gegenseitig markieren, Dateien in mehreren Formaten hochladen, mit Emojis reagieren und direkt in einem Thread auf Nachrichten antworten.

Benutzer können auch Umfragen in den Chat hochladen, Verknüpfungen erstellen, Erinnerungen festlegen und ihren Status in Slack aktualisieren. Durch das Stummschalten und Markieren von Nachrichten können Sie ganz einfach sicherstellen, dass Sie den Überblick über alle Nachrichten behalten und bei Bedarf nicht gestört werden.

Der kostenlose Plan von Slack ermöglicht Benutzern Folgendes:

• Erstellen Sie eine unbegrenzte Anzahl von Kanälen
• Integrieren Sie bis zu 10 Apps
• Speichern/Suchen Sie die letzten 10.000 Nachrichten
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Teilen Sie Dateien und speichern Sie bis zu 5 GB

Zum jetzigen Zeitpunkt sind Bildschirmfreigabe und Anmerkungen in Slack nur mit kostenpflichtigen Plänen möglich, aber beide Funktionen sind in der App selbst nativ. Unsere Liste der Slack-Alternativen bietet Optionen, die Bildschirmfreigabe und Anmerkungen in kostenlosen Versionen bieten. Um Bildschirme innerhalb der kostenlosen Versionen zu teilen, müssen Benutzer Tools wie Zoom oder Microsoft Teams integrieren.

Am besten geeignet für: Slack eignet sich am besten für kleine Remote- oder interne Teams, die hauptsächlich über Chat-Messaging kommunizieren und Kanäle pro Abteilung, Team oder sogar Projekt erstellen. Teams, die hauptsächlich in einer kollaborativen Umgebung arbeiten und in der Lage sein müssen, sofort miteinander zu kommunizieren – aber ohne E-Mail –, werden Slack ebenfalls zu schätzen wissen.

Herde

Flock ist eine Team-Messaging- und Cross-Collaboration-Plattform mit einer kostenlosen Version, die Eins-zu-Eins-Videoanrufe, Chat-Kommunikationskanäle und Aufgabenverwaltungsfunktionen bietet.

Beachten Sie, dass die kostenlose Version von Flock, obwohl die Benutzeroberfläche der von Slack ähnelt, nur öffentliche Chat-Nachrichtenkanäle zulässt.

Eine der besten Funktionen von Flock ist, dass es alle neuen Nachrichten anzeigt, in denen ein Benutzer markiert wurde, wenn er nach dem Zurücktreten zu Flock zurückkehrt. Dadurch entfällt für Benutzer die Notwendigkeit, alte Nachrichten zu durchsuchen, um wichtige Informationen zu finden.

Kürzlich hat Flock auch die Sprachnotizfunktion hinzugefügt, mit der mobile Benutzer sich gegenseitig aufgezeichnete Audionachrichten senden können.

Zu den Aufgabenverwaltungsfunktionen gehören Aufgabenlisten mit Benutzerkennzeichnung und Aufgabenzuweisung, gemeinsame Aufgaben mit automatischen Benachrichtigungen, Erinnerungseinstellungen, Fälligkeitsdaten und Aufgabenpriorisierung.

Obwohl der kostenlose Plan von Flock eine Videoanruffunktion enthält, sind die Benutzer auf Einzelgespräche für maximal 20 Minuten beschränkt. Darüber hinaus ist die Bildschirmfreigabe nur mit einem kostenpflichtigen Flock-Plan verfügbar, und es macht es für Benutzer schwierig, eine Bildschirmfreigabe-App zu finden, die sich kostenlos integrieren lässt.

Davon abgesehen lässt sich Flock unter anderem immer noch in Jira, GitHub, ToDoist, Asana, Trello und Zapier integrieren. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihre eigenen benutzerdefinierten Apps zu erstellen und sie in Ihr Flock-Dashboard zu integrieren.

Der kostenlose Plan von Flock beinhaltet außerdem:

• Bis zu 10 öffentliche Kanäle
• Benutzerdefinierte Polung
• Stummschalten des Kanals
• Fügen Sie Aufgaben zu integrierten Kalendern hinzu
• 1 automatisch beitretender Kanal
• Ankündigungskanal
• Unbegrenzte Integrationen von Drittanbietern
• Dateifreigabe und 5 GB Speicherplatz
• Notizen-App
• Chat-Pinning
• Unbegrenzte 1-1 Sprach- und Videoanrufe
• Team-Admin
• Unbegrenzte Gruppennachrichten
• Bis zu 10.000 durchsuchbare Nachrichten

Am besten für : Flock eignet sich am besten für KMUs, die viele Kommunikations- und Kollaborationsplattformen von Drittanbietern verwenden, sowie für Unternehmen, die Aufgabenverwaltungsfunktionen in ihre Chat-Messaging-Plattform integrieren müssen. Es eignet sich auch gut für Mobile-First-Benutzer.

Selbe Seite

Unternehmen, die nach dem umfassendsten kostenlosen Team-Collaboration-Tool suchen – oder diejenigen, die mehr Kommunikationsanforderungen haben als die meisten anderen – sollten Samepage unbedingt in Betracht ziehen.

Zusätzlich zu kostenlosen Audio- und Videoanrufen mit Bildschirmfreigabefunktionen ermöglichen die nativen Funktionen der Aufgabenverwaltungssoftware von Samepage Teamleitern, den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig zu planen und zu verfolgen.

Es bietet auch eine hervorragende Integration mit Tools wie Salesforce, Slack, Google Drive und sogar Social-Media-Integration über Facebook und Twitter.

Mit einem so umfassenden kostenlosen Plan muss die überwiegende Mehrheit der Unternehmen wahrscheinlich nicht für einen SamePage-Plan bezahlen, obwohl kostenpflichtige Optionen verfügbar sind.

Der kostenlose Plan von Samepage beinhaltet:

• Unbegrenzter Chat- und Nachrichtensuchverlauf
• Unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Gästen
• Bildschirm teilen
• Dateifreigabe und -bearbeitung
• Gruppieren Sie Audio- und Videoanrufe
• Gruppen-SMS
• Bis zu 2 GB Speicherplatz
• Unbegrenzte Seiten und Ordner
• Umfragen
• Kalender
• Fähigkeit, Aufgaben zu erstellen/zuzuweisen

Am besten geeignet für: Samepage eignet sich am besten für kleine Teams, die eine kostenlose Team-Collaboration-Lösung mit so robusten Funktionen benötigen, dass sie möglicherweise ein Upgrade auf einen kostenlosen Plan vermeiden können, und für Teams mit einem nahezu konstanten Bedarf an Zusammenarbeit.

Trello

Wenn Ihr Team visuell fokussierter ist, ist Trello möglicherweise die richtige Wahl.

Trello bietet einige einzigartige Funktionen, einschließlich seiner „Trello-Karten“, mit denen Benutzer Dateien anhängen, Aufgabenlisten schreiben, Aufgaben/Unteraufgaben zuweisen, den Aufgabenfortschritt aktualisieren und Kommentare hinzufügen können. Trello-Benutzer können ihre Karten dann an ein gemeinsam nutzbares Gesamtprojektboard anheften. Benutzer können dann zu Teamboards hinzugefügt werden, um Dateien auf jeder Karte anzuzeigen, zu bearbeiten, zu aktualisieren und zu teilen.

Karten können Aufgabenzuweisungen, Aufgabenaktualisierungen, Fälligkeitsdaten, Anhänge und sogar Unterhaltungen enthalten. Betrachten Sie jede Karte als ihr eigenes Projekt-Ökosystem. Darüber hinaus bietet Trello eine riesige Bibliothek mit Board-Vorlagen für Projektmanagement, Remote-Arbeit, Marketing, Klassenzimmer und mehr.

Die „Command Run“-Funktion der App ist besonders praktisch und ermöglicht es Benutzern, Aufgaben wie das Festlegen von Fälligkeitsdaten, das Skizzieren von Zeitplänen und das Hinzufügen von Teammitgliedern zu Karten zu automatisieren.

Obwohl Trello keine nativen Videokonferenz- oder Bildschirmfreigabetools hat, lässt es sich in Google Hangouts, Zoom und Zoom-Alternativen integrieren. Es lässt sich auch in Slack, Yammer, Flock, Glip, Asana und andere Kommunikationstools integrieren.

Trello nennt Integrationen „Power-Ups“, und der kostenlose Plan ermöglicht ein Power-Up pro Board.

Der kostenlose Plan von Trello umfasst:

• Unbegrenzte Listen, Karten, persönliche Boards
• Timeline- und Kalenderansichten
• Maximal 10 Teamboards
• Grundlegende Automatisierung
• 50 monatliche Befehlsläufe
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Zugriff auf mobile Apple- und Android-Apps

Am besten für : Trello eignet sich am besten für kleine Teams mit einer großen Anzahl grundlegender täglicher Aufgaben, die sie automatisieren müssen, sowie für Teams, die Aufgaben visuell organisieren möchten, aber nicht vorhaben, viele Integrationen von Drittanbietern zu verwenden.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für geschäftliche Kommunikation und Zusammenarbeit, die Teil der Microsoft 365-Suite ist.

Benutzer können sich per Video treffen, chatten und Dateien per Instant Messaging teilen, über Audioanrufe kommunizieren und Dateien innerhalb des Microsoft 365-Arbeitsbereichs (PowerPoint, Excel, Word usw.) gemeinsam erstellen und speichern. Videokonferenzen können bis zu 100 Teilnehmer aufnehmen maximal 60 Minuten. Bildschirmfreigabe, Terminplanung und unbegrenztes Chat-Messaging sind ebenfalls verfügbar.

Wenn wir die beste Option für kostenlose Team-Collaboration-Tools auswählen müssten, wäre Microsoft Teams wahrscheinlich der Gewinner für Unternehmen, die Video- und Audioanrufen Priorität einräumen.

Teams bietet jedoch keine grundlegenden Aufgabenverwaltungsfunktionen. Während die anderen Optionen auf dieser Liste zumindest einige native Aufgabenverwaltungstools enthalten, bieten nur die kostenpflichtigen Versionen von Teams Projektverwaltungsfunktionen.

So wie Teamleiter einige der hier besprochenen Kollaborationstools mit Videokonferenzsoftware integrieren müssen, um Bildschirme gemeinsam zu nutzen und sich virtuell persönlich zu treffen, erfordert Microsoft Teams eine App-Integration oder Zahlung, um auf die Funktionen von Projektmanagement-Tools zugreifen zu können.

Die kostenlose Version von Microsoft Teams beinhaltet:

• Audioanrufe
• Unscharfer Hintergrund
• Benutzerdefinierte Hintergründe
• Chat-Messenger
• Unbegrenzte Benutzer
• Unbegrenzter und durchsuchbarer Gruppen-Chat-Verlauf
• Dateifreigabe (maximal 2 GB pro Benutzer, 10 GB pro Team)
• Über 250 App-Integrationen
• Notation/Bearbeitung von Dateien

Optimal für: Microsoft Teams eignet sich am besten für Unternehmen, die hauptsächlich über Videokommunikation kommunizieren und daher in der Lage sein müssen, Bildschirme freizugeben, auf In-Video-Chat-Nachrichten zuzugreifen und Dateien in Videoanrufen freizugeben/zu bearbeiten. Darüber hinaus ist es ideal für Teams, die bereits im Microsoft 365-Universum arbeiten.

Lufttisch

Airtable ist eine Online-Plattform, mit der Benutzer ihre eigenen Datenbanken erstellen, anpassen und teilen können.

Es ist am besten für seine Tabellenansicht (Grid) bekannt. Obwohl jeder Eintrag wie eine einfache Zeile in einer Excel-Tabelle aussehen mag, sind diese Zeilen unglaublich interaktiv. Benutzer können Aufgaben erstellen, ein Drag-and-Drop-Tool verwenden, um Aufgaben neu anzuordnen, relevante Daten hochzuladen, Fristen festzulegen, die wichtigsten Kontaktpunkte zu skizzieren, Notizen zu teilen und Fotos/Dokumente in jede Zeile hochzuladen.

Relevante Raster/Tabellen können in einer Airtable Base gesammelt werden. Beispielsweise könnte eine Kundenzufriedenheitsbasis aus Rastern wie bestehenden Support-Tickets, aktuellen Problemen, Gesprächsverlauf mit Support-Mitarbeitern oder einzelnen Kunden bestehen.

Wenn die Rasteransicht nicht vorzuziehen ist, können Sie jederzeit problemlos zwischen mehreren Ansichten wechseln, einschließlich Kanban-, Gantt-, Galerie- und Formularansichten.

Airtable bietet auch umfangreiche Automatisierungsfunktionen, ermöglicht es Benutzern, Daten aus anderen Grids zu teilen und abzurufen und Grids zwischen Teams zu teilen.

Der kostenlose Airtable-Tarif umfasst unbegrenzte Basen mit bis zu 1.200 Datensätzen pro Basis und 2 GB Speicherplatz pro Speicherplatz.

Zu den zusätzlichen Funktionen des kostenlosen Plans gehören:

• 100 automatisierte Läufe/Monat
• 2-Wochen-Laufverlauf
• Über 50 vorgefertigte Airtable-Apps
• 1 manuelle Tischsynchronisation/Basis
• Mobile iOS- und Android-Apps
• Feldtypen, einschließlich Kontrollkästchen, Dropdowns, Anhänge und mehr

Am besten geeignet für: Airtable eignet sich am besten für Teams, die hochgradig anpassbare Apps zum Organisieren, Teilen und Aufgabenmanagement von Daten benötigen. Teams mit zumindest etwas Programmiererfahrung oder Zugang zu Entwicklern/IT-Abteilungen werden das Beste aus Airtable herausholen.

Flieh

Fleep ist eine Chat-, Dateifreigabe- und Aufgabenverwaltungsplattform, die Kanäle nach Konversationen organisiert.

Jede Konversation hat eine einzigartige Pinnwand, auf der Benutzer wichtige Updates, Dateien, Links oder Notizen hervorheben können, die alle in ihrem Team sehen und bearbeiten können müssen. Beachten Sie, dass Sie in der Fleep-Datenbank nach externen Benutzern suchen und diese automatisch zu Ihren Arbeitsbereichen hinzufügen können.

Fleep verfügt über erweiterte Chat-Funktionen, die nicht nur die Benutzerpräsenz, sondern auch Informationen darüber enthalten, wann sie zuletzt online waren, und Lesebestätigungen, um sicherzustellen, dass Sie immer wissen, wer Ihre Nachrichten erhalten hat und wer nicht. Fleep hat auch eine Schreibanzeige.

Benutzer können listenbasierte Aufgaben erstellen, Aufgaben zuweisen und relevante Dateien in die Task File Drawer hochladen, wichtige Aufgaben hervorheben und den Aufgabenfortschritt überwachen. Es gibt auch einen wöchentlichen Fleep-Fortschrittsbericht, der Aktualisierungen zu Aufgaben, abgeschlossenen Projekten und anstehenden Projekten enthält.

Zu den zusätzlichen Fleep-Funktionen des kostenlosen Plans gehören:

• Benutzerstatusaktualisierungen
• Chatverlauf
• Integrationen mit Zapier, Slack, Google Drive, JIRA und mehr
• 10 GB Speicher
• Durchsuchen Sie den Chatverlauf nach Benutzer
• Vollständiger Nachrichtenverlauf
• Unbegrenzte 1:1-Gespräche
• Video-Integrationen
• Bis zu 3 Gespräche

Am besten für : Fleep eignet sich am besten für kleine Teams, die häufig mit externen Benutzern zusammenarbeiten, sowie für Teams, die erweiterte Aufgabenverwaltungsanforderungen haben.

nAufgabe

nTask ist eine Aufgabenverwaltungs- und Online-Meeting-Software, die entwickelt wurde, um Projektmanagement, Zeiterfassung, Budgetierung und Ressourcenzuweisung sowie Teamkommunikation zu vereinfachen.

Die Aufgabenverwaltungsfunktionen stellen geschätzte Projektbudgets bereit, indem sie es den Benutzern ermöglichen, die Abrechnungsmethoden nach festen und stündlichen Kosten, Kosten pro Aufgabe und Ressourcen- und Materialkosten anzupassen.

Benutzer können auch Aufgabenfristen, Unteraufgaben und Abhängigkeiten festlegen, To-Do-Listen erstellen und die Zeit schätzen, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Mehrere Benutzer können einer einzelnen Aufgabe zugewiesen werden, Beauftragte erhalten Echtzeit-Benachrichtigungen für Kommentare und Aufgabenaktualisierungen, und die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Dokumenten in Echtzeit ist ebenfalls verfügbar. Aufgaben können kategorisiert und markiert werden, ihnen Prioritätsstufen zugewiesen werden, und Benutzer können den Aufgabenstatus aktualisieren.

Beachten Sie, dass Benutzer sich mit einem Zoom-Konto verbinden müssen, um auf Videokonferenzen zugreifen zu können.

Der kostenlose Plan von nTask beinhaltet:

• 100 MB Speicher
• Gantt-Diagramme
• Legen Sie wiederkehrende Aufgaben fest
  Aufgabenimport und -export in .csv-Dateien
• Kalender-, Listen-, Kanban- oder Rasteransichten
• Aufgabenmeilensteine
• 5 Mitglieder pro Team
• Unbegrenzte Aufgaben und Arbeitsbereiche
• Fehlersuche
• Stundenzettel
• Treffen

Am besten für : nTask ist am besten für Es ist auch eine ideale Lösung für Teams, die eine bessere Möglichkeit benötigen, Arbeitszeittabellen zu verfolgen, Projektzeitpläne zu schätzen und Budgets zu entwerfen/verwalten.

Zusätzliche Business-Tools für Remote-Teams

Insbesondere wenn sich die Mitarbeiter des Unternehmens zum ersten Mal an die Remote-Arbeit gewöhnen, wird die Verwendung von Team-Collaboration-Tools allein wahrscheinlich nicht ausreichen, um die gleichen Geschäftsstandards außerhalb des Büros aufrechtzuerhalten, die innerhalb des Büros erwartet werden.

Es ist an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie zusätzliche Software verwenden können, um die Kommunikation unter allen Umständen zu optimieren.

Sehen Sie sich unsere interaktive Vergleichstabelle mit Preisen und Plänen für Webkonferenzsoftware für KMUs und Großunternehmen an, um mehr darüber zu erfahren, wie die richtigen Tools die Mitarbeiter produktiv halten und es Teammitgliedern ermöglichen, mit Kunden und untereinander in Kontakt zu treten.

Häufig gestellte Fragen zum Team-Collaboration-Tool

Nachfolgend haben wir einige der am häufigsten gestellten Fragen zu Tools für die Teamzusammenarbeit zusammengefasst.