Google Sheets-Techniken und -Hacks, die Sie kennen sollten

Veröffentlicht: 2021-06-14

Google Sheets ist eines der besten Tools, die jemals für den privaten und geschäftlichen Gebrauch entwickelt wurden. Diese einfache Software bietet eine Vielzahl von Diensten wie Seriendruck, komplexe Formeln und vieles mehr. Solange Sie alle Vor- und Nachteile des Programms kennen , können Sie dieses Tool in vollem Umfang nutzen.

Google Sheets ist auch eines der vielseitigsten Programme. Sie können fast alles tun, was Sie tun möchten, außer nur Blätter an sich zu erstellen. Berechnungen und Berichte können von zahlreichen Dateibesitzern erstellt, geteilt und bearbeitet werden.

Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, das über verschiedene Regionen der Welt verteilt ist, können Sie jederzeit ganz einfach auf Google Spreadsheets zugreifen und diese anzeigen. Wenn Sie auf eine interessante neue App wie Google Spreadsheets stoßen, möchten Sie so viele Tipps und Tricks wie möglich erfahren, um diese Erfahrung optimal zu nutzen. Je schneller Sie diese Tricks und Hacks lernen, desto effizienter wird Ihre Erfahrung.

Google Sheets verfügt über eine breite Palette von Funktionen und bietet eine enorme Anwendbarkeit, unabhängig davon, wie Sie sie verwenden möchten. Sie sind einfach zu starten, aber es gibt eine breite Palette von Arbeiten, die Sie mit Daten erledigen können, während Sie weitere Merkmale und Funktionen dieser erstaunlichen Anwendung kennenlernen.

Von all den vielen Vorteilen, die Google Spreadsheets bringen kann, wären Sie sehr daran interessiert zu wissen, wie Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen können. Andernfalls verpassen Sie all die großartigen Vorteile, die es Ihnen und Ihrem Unternehmen als Ganzes bringen kann.

Hier sind einige der besten Tricks und Hacks für Google Spreadsheets, die Sie kennen sollten

  1. Senden Sie eine E-Mail über einen Kommentar

In Google Spreadsheets können Sie bestimmte Zellen hervorheben und Ihre Kommentare darin einfügen. Darüber hinaus können Sie über diesen Kommentar auch automatisch eine E-Mail versenden.

Google Spreadsheets bietet somit eine der besten Funktionen für die Zusammenarbeit mit Ihrem gesamten Team. Mit dieser automatischen E-Mail-Funktion können Sie den Empfänger in Echtzeit aktualisieren.

Um eine E-Mail über einen Kommentar zu senden, müssen Sie nur Folgendes tun:

  • Klicken Sie auf die Zelle, der Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, und wählen Sie die Option Kommentar hinzufügen aus.
  • Wenn das Kommentarfeld erscheint, fügen Sie ein Pluszeichen (+) und dann die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzu.
  • Wenn Sie Ihren Kommentar hinzufügen, erhält der Empfänger auch sofort die E-Mail.
  1. Gruppieren Sie die Zellen in einer bestimmten Reihenfolge

Sie können die Zellen in Ihren Google-Tabellen auf vielfältige Weise gruppieren. Im Allgemeinen kann dies von der spezifischen Funktion der erstellten Tabelle oder Ihren persönlichen Vorlieben abhängen. Hier ist eine der besten Techniken, die Sie anwenden können, die Verwendung von ARRAYFORMULA().

Um die Sache noch weiter zu vereinfachen, bezieht sich ein Array auf eine Wertetabelle. Wenn die ARRAYFORMULA auf Ihre Daten angewendet wird, werden Ihre Daten auch in einem einzigen Stapel verarbeitet. Durch die Verwendung dieser Formel können Sie sofort Änderungen an nur einer Stelle vornehmen, dann werden diese Änderungen automatisch auf den gesamten Datenbereich angewendet.

  1. Erstellen Sie Heatmaps

Heatmaps sind die Funktion, mit der Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte wichtige Teile Ihrer Tabellen lenken können. Besonders wenn Sie an großen Datenmengen, großen Blättern und mehreren Tabellen arbeiten, wird es für den Leser sehr verwirrend sein, sofort auf die wichtigsten Interessengebiete hinzuweisen. Über das einfache Hervorheben hinaus ist eine Heatmap der beste Weg, um wichtige Ebenen auf Ihren Blättern zu erstellen.

Zum Beispiel stehen hellere rote Markierungen für weniger wichtige Informationen, mittlere rote Markierungen sind ziemlich wichtige Daten, jedoch stellt das intensive Rot die wichtigsten Informationen dar, die möglicherweise die meiste Aufmerksamkeit benötigen.

Um Heatmaps zu erstellen, können Sie die bedingte Formatierungsfunktion in Google Sheets verwenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Wählen Sie die Zellen aus, auf die Sie die Formatregeln anwenden möchten
  • Klicken Sie auf Format und dann auf Bedingte Formatierung
  • Erstellen Sie mithilfe der Farbskalenfunktion eine Regel
  1. Verwenden Sie Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen in Google Spreadsheets sind praktisch, insbesondere wenn Sie mit einer großen Menge von Daten arbeiten, die Sie zusammenfassen möchten.

Mit den Funktionen für Pivot-Tabellen kann Ihre zweidimensionale Tabelle gedreht werden, sodass Sie eine dritte Dimension Ihrer Tabelle erhalten. Diese Art von Funktion hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie den folgenden:

  • Wie viele Rocker wurden im vierten Quartal 2019 in jedem Geschäft oder jeder Filiale verkauft?
  • Welcher Vertriebsmitarbeiter hat im Monat Mai am meisten zum Umsatz beigetragen?

Von nun an können Sie zum Erstellen von Pivot-Tabellen die folgenden Schritte ausführen:

  • Markieren Sie alle Zellen, die Sie für Ihre Daten verwenden möchten
  • Klicken Sie im oberen Menü auf Daten und wählen Sie dann die Option Pivot-Tabelle aus
  • Erstellen Sie nach Ihren Wünschen eine benutzerdefinierte Pivot-Tabelle
  1. Wenden Sie verschiedene Filter an

Ja, Filter können auch auf Ihr Google Spreadsheets-Dokument angewendet werden, und diese Filter sind vorhanden, damit Sie bestimmte Gruppen von Daten aus Ihren Blättern besser verstehen und analysieren können.

Mit Filtern können Sie jetzt nur die Zeilen oder Spalten in Ihren Blättern anzeigen, die Sie besonders interessieren. Dieser Trick kann sich als nützlich erweisen, insbesondere wenn Sie Ihre Tabellen jetzt während eines Berichts verwenden.

Um einen Filter auf Ihre Tabellenkalkulationen anzuwenden, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie das Filtersymbol oder die Schaltfläche aus
  • Wählen Sie die Werte aus, die Sie in Ihre Filter aufnehmen möchten
  1. Verwenden Sie die Datenvalidierungsfunktion

Eine weitere Funktion, die Ihre Google Spreadsheets effizienter macht, ist die Datenvalidierungsfunktion. Mit dieser Funktion können Sie alle Werte einschränken, die in Ihre Arbeitsblätter eingegeben werden.

Beachten Sie die folgenden Schritte, um die Datenvalidierungsfunktion zu verwenden:

  • Wählen Sie „Daten“ aus dem oberen Menü
  • Klicken Sie auf „Datenvalidierung“
  • Danach können Sie entweder „Liste aus einem Sortiment“ oder „Liste der Artikel“ auswählen.

Wenn Sie Daten eingeben, die mit keinem der Elemente auf der von Ihnen erstellten Liste übereinstimmen, wird eine Warnung angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie sogar Personen einschränken, sodass jeder, der Ihre Blätter sieht oder Zugriff darauf hat, jetzt nur noch Einträge aus Ihrer Liste eingeben kann.

  1. Schützen Sie Daten in Ihren Blättern

Diese Technik funktioniert sehr nützlich, wenn es viele Benutzer desselben Google Spreadsheet-Dokuments gibt. Wenn es Informationen gibt, die endgültig sein müssen, insbesondere sehr wichtige Daten, möchten Sie diese Zellen möglicherweise sperren. Dadurch werden die Daten in den von Ihnen gesperrten Zellen nicht versehentlich geändert.

Dies kann durch den Zugriff auf die Registerkarte „Bereichsbearbeitungsberechtigungen“ erfolgen. Wählen Sie dann die Option „Nur Sie“.

Letzte Worte

Mit diesem Spickzettel für Google- Tabellen können Sie den Nutzen und die Funktionen von Google Spreadsheets maximieren. Generell ist das Ziel, bestmöglich von Google Spreadsheets zu profitieren. Ja, es kann einige Zeit und Mühe Ihrerseits erfordern, diese Techniken zu beherrschen. Aber sobald Sie den Dreh raus haben, werden Sie feststellen, dass Sie eigentlich so viel verpasst haben, nur weil Sie Google Sheets noch nicht zu Ihrem Vorteil genutzt haben. Machen Sie jetzt weiter und beginnen Sie mit der Anwendung dieser Techniken.

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