HIPAA-konformes VoIP: Anforderungen & Top-Anbieter

Der Healthcare Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) bietet Verbrauchern wertvolle Schutzmaßnahmen, um ihre persönlichen Gesundheitsdaten sicher aufzubewahren.

Gesundheitsdienstleister müssen bestimmte Anforderungen zum Schutz dieser Daten erfüllen. Andernfalls drohen hohe Geld- oder sogar Freiheitsstrafen. Eine wichtige Komponente der HIPAA-Konformität liegt in der Technologie, die Gesundheitsorganisationen verwenden, von elektronischen Patientenakten und datenerfassenden Diagnosegeräten bis hin zu den von ihnen genutzten geschäftlichen Telefondiensten.

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• Was ist ein HIPAA-konformes VoIP-Telefonsystem?
• HIPAA-Compliance-Anforderungen
• Folgen der Verwendung eines nicht HIPAA-konformen VoIP
• Was sind die besten HIPAA-konformen Telefonsysteme?

Was ist ein HIPAA-konformes VoIP-Telefonsystem?

HIPAA-konforme VoIP-Dienste (Voice Over Internet Protocol) müssen den HIPAA-Richtlinien entsprechen, da die Sprachnachrichten und aufgezeichneten Anrufe als Computerdaten gespeichert werden. Diese Art von Daten ist als ePHI (elektronische persönliche Gesundheitsinformation) bekannt und es ist unglaublich wichtig, sie sicher aufzubewahren.

HIPAA wirkt sich auf alle Unternehmen und Organisationen aus, die mit den persönlichen Gesundheitsinformationen eines Patienten in Kontakt kommen. Daher arbeiten diese Unternehmen möglicherweise nicht direkt mit Patienten zusammen, sondern sind einfach Teil des Ökosystems des Gesundheitswesens. Unabhängig davon muss jede Organisation, die mit Patientendaten umgeht, diese Standards erfüllen.

Einige Arten von Unternehmen, die traditionell die HIPAA-Richtlinien erfüllen müssen, sind:

• Abrechnungsunternehmen
• Praxisverwaltungsfirmen
• Berater von Drittanbietern
• Plattformen für elektronische Patientenakten
• Anbieter von verwalteten Diensten
• IT-Anbieter
• Faxunternehmen
• Zerkleinerungsunternehmen
• Anbieter physischer Speicher
• Anbieter von Cloud-Speichern
• E-Mail-Hosting-Dienste
• Rechtsanwalt
• Buchhalter

HIPAA-konforme VoIP-Anforderungen

Um konform zu sein, muss ein VoIP-System sowohl physische als auch Netzwerksicherheitsmaßnahmen erfüllen. Obwohl zahlreiche Regeln und Vorschriften zu befolgen sind, muss jede Technologie, die zum Speichern oder Übertragen von Patientendaten verwendet wird:

• Pflegen und gewährleisten Sie die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von PHI und ePHI
• Identifizieren und schützen Sie sich vor Bedrohungen für die Sicherheit und Integrität von Patienteninformationen
• Schützen Sie sich vor vernünftigerweise unzulässigen Verwendungen oder Offenlegungen
• Stellen Sie sicher, dass die Arbeiter, sowohl unter den direkten Angestellten als auch bei den Auftragnehmern, die HIPAA-Richtlinien einhalten

Um die HIPAA-Gesetze einzuhalten, müssen VoIP-Systeme diese vier Hauptanforderungen erfüllen:

Authentifizierung

Nur autorisierte Benutzer sollten Zugriff auf ePHI haben. Jede Telefonleitung sollte eine eindeutige Benutzer-ID haben, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Mitarbeiter Zugriff auf Patientendaten haben.

Verschlüsselung

Patientendaten müssen während der Übertragung oder Weitergabe verschlüsselt werden. Die meisten Qualitäts-VoIP-Systeme verwenden hochgradige Verschlüsselungstechnologien wie Virtual Private Networks (VPNs) oder Transport Layer Security (TLS), um diese Anforderung zu erfüllen.

Anrufprotokolle

Um die HIPAA-Anforderungen zu erfüllen, müssen VoIP-Telefonsysteme in der Lage sein, alle Gesprächsdaten aufzuzeichnen. Dazu gehören Metadaten und Verwaltungsfunktionen, die während des Anrufs ausgeführt werden.

Geschäftspartnervertrag

Alle VoIP-Anbieter, die mit Unternehmen zusammenarbeiten, die Gesundheitsdaten sammeln, müssen ein HIPAA Business Associate Agreement (BAA) abschließen. Dies fungiert als Vertrag, der Compliance-Verpflichtungen festlegt.

Weitere Erläuterungen oder Antworten auf bestimmte Fragen finden Sie auf dem HIPAA-Compliance-Webportal des US-Gesundheitsministeriums.

Folgen der Verwendung eines nicht HIPAA-konformen VoIP

HIPAA verhängt direkte Strafen für Organisationen, die die beschriebenen Standards nicht einhalten. Diese Strafen reichen von kleinen Geldstrafen bis hin zu möglichen Freiheitsstrafen, obwohl Unternehmensleiter sich keine Sorgen machen sollten, dass sie wegen eines Verstoßes ins Gefängnis gehen, wenn sie sich in gutem Glauben bemüht haben. Die härtesten Strafen sind Organisationen vorbehalten, die absichtlich und wissentlich gegen die Regeln verstoßen haben.

HIPAA-Verletzungsstufen

Das Gesetz unterteilt Strafen in vier Stufen, basierend auf der Ungeheuerlichkeit des Verstoßes.

• First Tier: Das Unternehmen wusste nichts von einer Datenschutzverletzung oder hätte vernünftigerweise nicht wissen können. Die Bußgelder reichen von 1.000 bis 50.000 US-Dollar pro Vorfall mit einer Höchststrafe von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr.
• Zweite Ebene: Das Unternehmen hätte bei Anwendung angemessener Sorgfalt von dem Verstoß erfahren. Es wird jedoch nicht angenommen, dass sie fahrlässig gehandelt haben. Die Bußgelder reichen von 1.000 bis 50.000 US-Dollar pro Vorfall mit einer Höchststrafe von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr.
• Dritte Stufe: Das Unternehmen handelte vorsätzlich nachlässig, konnte Probleme jedoch innerhalb von 30 Tagen nach dem Verstoß beheben. Die Bußgelder reichen von 10.000 bis 50.000 US-Dollar pro Vorfall mit einer Höchststrafe von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr.
• Vierte Stufe: Das Unternehmen hat vorsätzlich gehandelt und das Problem nicht rechtzeitig behoben. Die Bußgelder beginnen bei 50.000 US-Dollar pro Vorfall mit einer Höchststrafe von 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr.

Mögliche strafrechtliche Anklagen können erhoben werden, wenn HHS feststellt, dass vorsätzliche böswillige Absicht vorlag. HHS würde mit dem Justizministerium zusammenarbeiten, um ungeheuerlichen Verstößen strafrechtliche Sanktionen zuzuweisen.

Angeschlagener Ruf

Die Strafen der Bundesregierung können einer Organisation finanziell schaden, aber HIPAA-Verstöße haben andere Folgen. Unternehmen, die sich nicht an die HIPAA-Standards halten, schaden ihrem allgemeinen Geschäftsruf, was zum potenziellen Verlust bestehender Kunden oder der Unfähigkeit, neue Kunden zu gewinnen, führt.

Was sind die besten HIPAA-konformen Telefonsysteme?

Während viele Top-VoIP-Anbieter HIPAA-konforme Systeme haben, sollten Unternehmen, die ein Telefonsystem kaufen möchten, vor dem Kauf bestätigen, dass ihre Lösung den Bundesvorschriften entspricht. Sehen wir uns einige der beliebtesten HIPAA-konformen VoIP-Telefonsysteme an.

Nextiva

Nextiva ist einer der am besten bewerteten VoIP-Anbieter auf unserer Website, und viele der Plattformen von Nextiva erfüllen die HIPAA-Compliance-Richtlinien.

Hauptmerkmale

• Unbegrenzt telefonieren
• HD-Stimme
• Präsenz in Echtzeit
• Online-Faxen
• Konferenzleitungen
• Gruppenarbeit

Für und Wider

Preisgestaltung

Essential: Beginnt bei 18,85 $ pro Monat und Benutzer

• Unbegrenzter Sprachanruf
• Unbegrenztes Internet-Fax
• Kostenlose lokale und gebührenfreie Nummern
• 24×7 Kundensupport

Professionell: Beginnt bei 22,95 $ pro Monat und Benutzer

• Alle wesentlichen Funktionen
• Unbegrenzte Audio- und Video-Meetings
• Geschäftliche Textnachrichten
• Tools für die Teamzusammenarbeit
• Voicemail an E-Mail und SMS

Enterprise: Beginnt bei 32,95 $ pro Monat und Benutzer

• Alle professionellen Funktionen
• Anrufaufzeichnung und Sprachanalyse
• Aufzeichnung von Audio- und Videokonferenzen
• Microsoft- und Salesforce-Integrationen
• Single-Sign-On-Verwaltung

RingCentral

RingCentral, einer der beliebtesten VoIP-Anbieter, verfügt über eine HIPAA-Einstellung, die darauf ausgelegt ist, Informationen gemäß den HIPAA-Compliance-Bemühungen zu löschen.

Hauptmerkmale

• Voicemail und Begrüßung
• Videokonferenzen
• Unbegrenzte geschäftliche SMS
• Gebührenfreie und lokale Nummern
• Online-Meetings

Für und Wider

Preisgestaltung

Essentials: 19,99 $ pro Monat und Benutzer

• Bis zu 20 Benutzer
• Geschäftstelefon oder gebührenfreie Nummern
• Unbegrenzte Anrufe innerhalb der USA und Kanada
• Unbegrenzte geschäftliche SMS

Standard: 27,99 $ pro Monat und Benutzer

• Alle Essentials-Funktionen
• Keine Begrenzung der Benutzer
• Geschäftliche Telefonnummern in über 100 Ländern
• Unbegrenzte Audiokonferenzen

Prämie: $34,99 pro Monat und Benutzer

• Alles im Standard
• Automatische Gesprächsaufzeichnung
• Einmalige Anmeldung
• Multi-Site-Administration und -Verwaltung

Ultimate: 49,99 $ pro Monat und Benutzer

• Alles in Premium
• Gerätestatusberichte
• Gerätestatuswarnungen
• Unbegrenzter Speicherplatz

Zoomen

Zoom, eine weitere führende Plattform, bietet HIPAA-Konformität sowie die Möglichkeit, Einstellungen je nach Kundenanforderungen auf Netzwerkebene zu ändern.

Hauptmerkmale

• HD-Video und -Audio
• Kamera-Feeds der Teilnehmer
• Nur-Audio-Konferenzen
• Plattformübergreifendes Messaging

Für und Wider

Preisgestaltung

Pay As You Go: 10 $ pro Monat und Benutzer

• Nummern aus den USA und Kanada
• Inländische SMS & MMS
• Nebenstelle zu Nebenstelle und ausgehende Anrufe

Unbegrenzte regionale Anrufe: $15 pro Monat und Benutzer

• Unbegrenztes Telefonieren mit den USA und Kanada
• Tätigen und empfangen Sie Anrufe von mehreren Geräten
• Optionales Add-On, um Anrufe in 18 weitere Länder zu tätigen

Pro Select Global: 20 $ pro Monat und Benutzer

• Direktwahlnummer
• Unbegrenztes Telefonieren in mehr als 40 Ländern
• Erweiterte Telefonfunktionen

Vonage

Vonage bietet HIPAA-konforme Lösungen für Gesundheitsunternehmen über ihre bevorzugten Kommunikationskanäle.

Hauptmerkmale

• Anruf halten
• Anruferidentifikation
• HD-Stimme
• Anruf-Screening
• Anrufkontinuität
• Mehrere Geräte an einer Nebenstelle

Für und Wider

Preisgestaltung

Mobil: 14,99 $ pro Monat und Benutzer

• Unbegrenzte Anrufe und SMS
• Mobile und Desktop-Anwendungen

Prämie: 24,99 $ pro Monat und Benutzer

• Videokonferenzen
• CRM-Integrationen
• Automatische Telefonzentrale auf mehreren Ebenen

Erweitert: $34,99 pro Monat und Benutzer

• Anrufaufzeichnung
• Voicemail-Transkription
• Einrichtung mit weißen Handschuhen

Wahltastatur

Dialpad, das auf der Google-Plattform basiert, hat sich als einer der zuverlässigsten verfügbaren VoIP-Anbieter etabliert.

Hauptmerkmale

• Unbegrenzter Anruf
• Unterstützung für Mobil- und Softphone-Apps
• Anrufaufzeichnung
• Benutzerdefiniertes Routing
• Unterstützung für gebührenfreie Nummern
• Automatische Spam-Erkennung

Für und Wider

Preisgestaltung

Standard: $20 pro Monat und Benutzer

• Softwareintegrationen von Drittanbietern
• Voicemail-Transkription

Pro: 30 $ pro Monat und Benutzer

• Erweiterte Integration mit Apps
• Mehr Ringgruppen
• 24/7 Kundenservice

Enterprise: Rufen Sie DialPad an, um ein Kundenangebot zu erhalten

• Telefonerweiterungen
• Erweiterte Analytik
• Verbesserte Benutzerintegrationen

Fazit

HIPAA-Compliance ist wichtig für jedes Unternehmen, das mit Gesundheitsdaten interagiert. Die Bundesregierung hat es sich zur Priorität gemacht, Patientendaten um jeden Preis zu schützen, und verhängt harte Strafen für diejenigen, die sich nicht an das Gesetz halten. Während sich die VoIP-Branche weitgehend an die HIPAA-Anforderungen angepasst hat, finden sich Unternehmen, die neue oder kleinere VoIP-Anbieter verwenden, möglicherweise mit weniger Schutz als nötig wieder. Unternehmen sollten die HIPAA-Compliance und die Geschichte eines VoIP-Anbieters bei der Bereitstellung von HIPAA-sicheren Lösungen als eine Komponente ihrer allgemeinen Kaufentscheidung berücksichtigen.

HIPAA-konforme VoIP-FAQs