Neue Mitarbeiter einstellen? Ein Leitfaden zu Best Practices für das virtuelle Onboarding
Veröffentlicht: 2021-09-01Das Onboarding von Mitarbeitern ist von größter Bedeutung, um die Loyalität neuer Mitarbeiter zu gewinnen. Berichte haben gezeigt, dass ein ordnungsgemäßes Onboarding die Mitarbeiterbindung um bis zu 69 % erhöht.
Die jüngste Wendung der Ereignisse hat viele Unternehmen gezwungen, sich dem virtuellen Onboarding zuzuwenden. Unternehmen sind gezwungen, mit den sich schnell ändernden Störungen Schritt zu halten, indem sie die Best Practices für das virtuelle Onboarding lernen.
Das virtuelle Onboarding ist der perfekte Weg, um die technologische Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu demonstrieren. Hier sind die besten Best Practices für das virtuelle Onboarding, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Was ist virtuelles Onboarding?
Virtuelles Onboarding ist eher wie persönliches Onboarding. Aber in diesem Fall werden die Prozesse virtuell unter Verwendung von Online-Ressourcen wie Videokonferenzen und Webinaren abgehalten.
Virtuelles Onboarding ist zur Norm geworden, insbesondere mit der Zunahme von Remote-Mitarbeitern. Es ermöglicht Ihnen, mit neuen Mitarbeitern in Kontakt zu treten und mit ihnen zu interagieren, unabhängig von deren Standort. Im Gegenzug fördert es die Flexibilität, indem es Ihnen ermöglicht, alle Arbeitsarrangements zu berücksichtigen.
Wenn Sie das virtuelle Mitarbeiter-Onboarding einführen möchten, sollten Sie Webinare, Videokonferenzen, Texte und andere interaktive Programme integrieren, auf die neue Mitarbeiter über ihre Smart Devices zugreifen können.
Sehen wir uns die Best Practices an.
Frühe Vorbereitungen
Fernarbeit bedeutet, dass die neuen Teammitglieder möglicherweise keinen Zugriff auf die meisten Ressourcen Ihres Unternehmens haben. Zum Beispiel haben sie kein eigenes Büro und keinen Computer, um nur einige wichtige Ressourcen zu nennen.
Es liegt an Ihnen, zu improvisieren und diese Tools so früh wie möglich für sie einzurichten. Sie erwarten, dass Sie die Grundlagen für sie legen, bevor sie offiziell der Organisation beitreten, um eine erfolgreiche Integration in ihre Rollen sicherzustellen.
Während die meisten neuen Mitarbeiter über die notwendige Ausrüstung und Materialien verfügen, um von zu Hause aus zu arbeiten, sind einige möglicherweise von Ihnen abhängig. Sie können diese Lücke durch vorherige Kommunikation schließen, um herauszufinden, welche Ressourcen sie möglicherweise benötigen.
Dies ist auch die beste Gelegenheit, sie über die notwendigen Ressourcen aufzuklären. Dazu gehören ein zuverlässiger Computer, WLAN, Webcam und Videokonferenz-Tools, VPN und hochwertige Kopfhörer.
Eine frühzeitige Planung und Kommunikation hilft, Unannehmlichkeiten in letzter Minute zu vermeiden. Es wäre eine solche Verschwendung, wenn Sie ein virtuelles Gruppen-Onboarding planen, nur um festzustellen, dass nur zwei von fünf Mitarbeitern auf Zoom oder andere Videokonferenzplattformen zugreifen können.
Entwickeln Sie eine virtuelle Onboarding-Roadmap
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess beginnt mit einer Roadmap. Idealerweise ist eine Roadmap die Grundlage Ihrer virtuellen Onboarding-Strategie. Es stellt sicher, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter während der Onboarding-Reise auf Kurs bleiben.
Achten Sie bei der Entwicklung einer Onboarding-Roadmap auf den Zeitplan. Legen Sie die ideale Dauer für den Onboarding-Prozess jedes Mitarbeiters fest, der durchschnittlich 90 Tage beträgt.
Sie sollten auch die wichtigsten Aktivitäten angeben, die während des Onboardings durchgeführt werden sollen. Dazu gehören Schulungen und Schulungen für Mitarbeiter, damit sie Ihre Unternehmenskultur verstehen.
Die Roadmap sollte die Meilensteine hervorheben, die die abgeschlossenen Aktivitäten und die erwarteten Ergebnisse nach dem Onboarding-Prozess darstellen.
Zu den wichtigsten Aktivitäten gehört die Einführung der Mitarbeiter in Ihre Unternehmensziele und -kultur. Lernen Sie Ihr neues Team kennen und richten Sie seinen digitalen Arbeitsplatz ein. Lassen Sie sie persönliche Ziele setzen, bevor Sie sie ihren zugewiesenen Freunden vorstellen.
Beginnen Sie mit der Entwicklung eines Onboarding-Zeitplans und stellen Sie sicher, dass er die Probezeiten berücksichtigt. Wenn die neuen Mitarbeiter Fortschritte machen, können Sie ihnen spezifischere Aufgaben zuweisen und Zeit schaffen, um sie durch ihren Aufgabenbereich zu führen.
Sie sollten dann die Aktivitäten eingeben und sie mit Meilensteinen abgleichen, die die neuen Mitarbeiter erreichen sollten. Angenommen, Sie möchten, dass sie Ihren Arbeitsplan innerhalb der ersten zwei Wochen meistern. Das solltest du in deinen Trainingsplan einbauen.
Bemühen Sie sich darum, dies sicherzustellen, und bemühen Sie sich sicherzustellen, dass Ihre Roadmap alle Aspekte abdeckt, die erforderlich sind, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Rollen zu starten.
Integrieren Sie Onboarding-Software
Die Verwendung von Software für das Onboarding virtueller Mitarbeiter ist der Trick, um neue Mitglieder aus der Ferne in Ihr Unternehmen zu holen, ohne das Engagement zu verringern. Die Systeme sind sicher und leicht zugänglich.
Die richtige Software ermöglicht es den neuen Mitarbeitern, die Kultur und Geschichte Ihres Unternehmens von ihrem Computer aus kennenzulernen.
Darüber hinaus fördert Onboarding-Software Genauigkeit und Verantwortlichkeit. Dies ist anders als beim papierbasierten Onboarding, das etwas schwer zu überwachen sein kann. Onboarding-Software erleichtert es Ihnen, den Fortschritt der Mitarbeiter ohne persönliche Treffen zu überwachen.
Noch besser, Sie können das Drucken von Hunderten von Seiten vergessen, um Onboarding-Informationen zu verteilen. Onboarding-Software erleichtert virtuelle Meetings und Informationsverteilung mit wenigen Klicks.
Onboarding-Software maximiert Facetime. Es ermöglicht Ihnen, alle wichtigen Informationen an die neuen Mitarbeiter zu übertragen.
Im Gegenzug können Sie die meiste Zeit mit wirkungsvollen Diskussionen verbringen. Und sparen Sie die Zeit, die Sie für die Beantwortung der Fragen der Mitarbeiter aufgewendet hätten.
Die Einbindung von Software spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Risiken. Gleichzeitig verkürzt es die Zeit, die zwischen der Schulung der Mitarbeiter und dem Erreichen der Produktivität benötigt wird.
Darüber hinaus erhöht die Investition in Onboarding-Software die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens. Die neuen Mitarbeiter werden spüren, dass Sie Ihr Unternehmen ernst nehmen. Sie werden begeistert sein, sich Ihrem Team anzuschließen.
Nehmen Sie sich Zeit, um nach einer zuverlässigen Mitarbeiter-Onboarding-Software zu suchen und Ihre Prozesse zu modernisieren. Die Software vereinfacht den Rekrutierungsprozess. Dies geschieht, indem die neuen Mitarbeiter bequem von zu Hause aus Formulare von ihrem Computer aus ausfüllen können.
Damit können sich Personalverantwortliche auf produktive Aufgaben konzentrieren. Sie können alle mühsamen Prozesse der Software überlassen. Dazu gehören die Überprüfung der Datengenauigkeit und die Erinnerung der Mitarbeiter an Fristen.
Entwickeln Sie ein Begrüßungspaket für neue Mitarbeiter
Ein Willkommenspaket gibt Ihren neuen Mitarbeitern das Gefühl, geschätzt und geschätzt zu werden. Außerdem ist es eine perfekte Möglichkeit, ihnen alle notwendigen Informationen für den Einstieg zu bieten. Darüber hinaus hilft es ihnen, sich niederzulassen und einzurichten, während sie auf die offiziellen Onboarding-Meetings warten.
Willkommenspakete geben den neuen Mitarbeitern Einblicke in Ihre Unternehmenskultur. Dadurch werden sie sich darauf freuen, Ihrem Unternehmen beizutreten.
Erwägen Sie, Willkommenspakete zu entwerfen, die Sie schnell von zu Hause aus elektronisch an die Mitarbeiter verteilen können. Sie sollten die Willkommenspakete vor dem ersten Onboarding-Prozess der Mitarbeiter versenden.
Beachten Sie, dass Willkommenspakete nicht verwendet werden sollten, um vertrauliche Informationen wie Passwörter weiterzugeben. Sie sollten die Grundlagen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Kollegen angeben.
Willkommenspakete sollen den neuen Mitarbeitern allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen vermitteln. Die Info führt sie durch die ersten Wochen oder Monate in Ihrem Unternehmen. Es kann ein detailliertes Video sein, das sie willkommen heißt und ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt.
Fügen Sie Infoblätter wie E-Mail- und Computer-Logins hinzu. Es wird auch helfen, To-Do-Listen und Agenden für den ersten virtuellen Onboarding-Tag hinzuzufügen, um sie vorzubereiten.
Machen Sie das Video lustig und interessant. Vermeiden Sie es, zu förmlich zu sein, da Sie möchten, dass sich die neuen Mitarbeiter an ihrem neuen Arbeitsplatz wohl fühlen.
Erstellen Sie nach Möglichkeit Schulungs-Webinare für einen wesentlichen Teil der Schulung. Dies ist eine weitere Möglichkeit, den neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen und geschätzt zu sein, indem alle Fragen in Echtzeit beantwortet werden.
Freunde zuweisen
Es ist spannend, neue Mitarbeiter an Bord zu holen. Aber es kann auch super stressig und zeitraubend sein.
Hiring Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufnahme und Gestaltung neuer Mitarbeiter in ihren ersten Wochen und Monaten. Es wird jedoch hilfreich sein, wenn Sie ein breiteres Team haben, um den Prozess zu vereinfachen.
Mit Onboarding-Buddies können Sie nichts falsch machen, um ein erfolgreiches Onboarding zu gewährleisten. Für den Anfang bieten Onboarding-Buddies Kontext. Dies hilft den neuen Mitarbeitern, sich schnell an ihre Rollen anzupassen.
Mit Kontext verstehen die Mitarbeiter genau, wie sie zum Erfolg ihrer Teams beitragen können.
Onboarding-Buddies bieten die Art von Kontext, den Sie in Handbüchern nicht finden können. Sie werden den neuen Mitarbeitern helfen, relevante Stakeholder zu identifizieren. Sie können auch durch verschiedene Aspekte Ihrer Organisation navigieren.
Dank technologischer Fortschritte können Sie jetzt Videokonferenz-Tools während des virtuellen Onboardings integrieren. Die Tools ermöglichen persönliche Buddy-Interaktionen, die sich wie persönliche Interaktionen anfühlen.
Sie können die Mitarbeiter und zugewiesenen Freunde per E-Mail verbinden. Lassen Sie sie je nach Vorlieben der Buddies geeignete Kommunikationsmittel verwenden. Darüber hinaus verbessern Onboarding-Buddys die Produktivität.
In den meisten Fällen brauchen neue Mitarbeiter Zeit, um sich an das Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Sie brauchen etwas Zeit, um ihre Stellenbeschreibungen und Anforderungen zu lernen. Und Onboarding-Buddies kommen hinzu, um den Lernprozess zu beschleunigen.
Schnelles Lernen bedeutet, dass sie in ihren Rollen schnell produktiv werden können. Damit tragen sie zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Darüber hinaus verbessert die Zuweisung von Onboarding-Buddies die Zufriedenheit neuer Mitarbeiter. Der Grund dafür ist, dass es ihnen leichter fällt, Herausforderungen zu meistern, wenn sie sich komplexen Organisationen anschließen.
Planen Sie gelegentliche Offsite-Meetings
Zu den größten Herausforderungen, denen sowohl neue Mitarbeiter als auch Arbeitgeber beim virtuellen Onboarding gegenüberstehen, gehört der Mangel an Interaktionen. In den meisten Fällen reichen Telefonate und Videokonferenzen nicht aus.
In einigen Fällen können sich die Mitarbeiter isoliert fühlen. Und es gibt keinen besseren Weg, solche Probleme anzugehen, als Offsite-Meetings für die neuen Mitarbeiter zu veranstalten. Es ist auch ratsam, die Meetings von Ihren Firmenbüros fernzuhalten.
Offsite-Meetings stärken die Beziehungen zwischen den virtuell geboardeten Mitarbeitern und anderen Teammitgliedern. Bei richtiger Ausführung kann es die Fluktuationsrate der Mitarbeiter erhöhen.
Wir befinden uns in einer Zeit, in der sich fast alles um Technologie dreht. Aber persönliche Interaktionen sind entscheidend für die Verbesserung der Verbindungen.
Kommunikation besteht maßgeblich aus der Körpersprache. Und Telefonanrufe, Skype und E-Mails können nur so weit gehen.
Ein All-Hands-Meeting zu veranstalten ist der beste Weg, um Ihre Punkte zu vermitteln. Außerdem ermutigt es die Mitarbeiter, sich zu äußern.
Gut geplante und personalisierte Abwesenheitsmeetings sind auch eine hervorragende Möglichkeit, den neuen Teammitgliedern Wertschätzung zu zeigen. Es beweist, dass Sie sich freuen, sie an Bord zu haben. Folglich können Sie sich ihrer Loyalität und harten Arbeit sicher sein.
Allerdings sind persönliche Treffen nur möglich, wenn die Mitarbeiter aus Ihrer Umgebung kommen. Wenn sie aus geografisch weit entfernten Orten stammen, kann es für Sie schwierig sein, sie zu mobilisieren. Aber Sie können immer noch soziale Treffen im Internet organisieren.
Das Ziel ist es, eine tiefe Verbindung herzustellen und den neuen Teammitgliedern das Gefühl zu geben, Teil Ihrer Organisation zu sein.
Regelmäßige Check-Ins
Regelmäßige Check-Ins helfen Ihnen, den Fortschritt der Mitarbeiter zu ermitteln. Darüber hinaus hilft es Ihnen, die Effektivität Ihrer Onboarding-Strategie zu ermitteln.
Führen Sie wöchentliche Check-ins durch. Das Ziel ist es, den abgedeckten Meilenstein zu sehen und festzustellen, ob Sie sich innerhalb des festgelegten Zeitrahmens befinden. Überprüfen Sie die Leistung der Arbeiter. Beheben Sie gegebenenfalls Probleme, bevor sie sich beschleunigen.
Dies ist auch eine Gelegenheit für Sie, Feedback von den Mitarbeitern zum Onboarding-Prozess zu erhalten. Sie können das Feedback dann nutzen, um die Strategie zu verbessern. Die Idee kommt Ihrem Unternehmen und der Zukunft der Arbeitnehmer zugute.
Das Beste am virtuellen Onboarding ist, dass das Einchecken so einfach ist wie das Versenden von E-Mails oder das Planen von Zoom-Meetings. Fragen Sie, ob die neuen Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich an Ihre Kultur anzupassen. Sie können auch bestätigen, wenn Sie zu schnell sind und den Prozess verlangsamen müssen.
Schaffen Sie eine freundliche Kultur für Remote-Arbeiter
Über die Schaffung einer Unternehmenskultur im Allgemeinen ist viel gesagt worden. Die meisten Personalchefs und Geschäftsinhaber wissen nicht, dass Remote-Mitarbeiter keine ähnlichen Erfahrungen machen wie diejenigen, die in der Organisation arbeiten.
Es wird empfohlen, dass Sie eine Kultur schaffen, die auf Ihre Remote-Mitarbeiter ausgerichtet ist. Dadurch fühlen sie sich geschätzt und einbezogen, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
Wenn Sie dies nicht tun, können sich die Remote-Mitarbeiter fühlen, als wären sie nur eine vorübergehende Anstellung. Damit werden sie nicht ihr volles Potenzial entfalten, um Ihr Unternehmen zu höheren Höhen zu führen.
Beginnen Sie damit, den Wert der Fernarbeit zu verstehen. Kommunizieren Sie die Kultur Ihres Unternehmens und ermutigen Sie die Remote-Mitarbeiter, sich frei zu äußern, wenn sie auf Probleme stoßen.
Best Practices und Tipps für das virtuelle Onboarding
Fernarbeit ist zur Normalität geworden. In einigen Jahren wird fast jedes Unternehmen mindestens einen Remote-Mitarbeiter haben.
Das virtuelle Onboarding soll den Mitarbeitern helfen, sich nahtlos in Ihr Unternehmen zu integrieren. Außerdem fühlen sie sich so, als wären sie Teil Ihres Teams. Es mag zunächst schwer erscheinen. Aber die oben genannten Best Practices für das virtuelle Onboarding werden Ihnen dabei helfen, es mit Ihren neuen Mitarbeitern richtig zu machen.
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