Lösung der 6 häufigsten Herausforderungen bei der Implementierung von Hosted PBX

Die Einführung einer gehosteten PBX-Lösung kann eine der einfachsten Möglichkeiten sein, Kosten zu senken und Ihre geschäftliche Kommunikations- und Telefonieinfrastruktur zu verbessern. Mit all dem schweren Heben, das vom Dienstanbieter in der Cloud erledigt wird, bietet Ihnen eine gehostete Telefonanlage eine Fülle robuster Funktionen, unübertroffene Flexibilität und qualitativ hochwertige Sprachanrufe. Wie bei jeder Technologie ist die Einführung einer gehosteten Telefonanlage jedoch nicht ohne Nachteile oder Schluckauf.

Viele Probleme mit VoIP- und gehosteten PBX-Lösungen können mit einem grundlegenden Verständnis des Systems oder der Zusammenarbeit mit Ihrem VoIP-Dienstanbieter behoben werden. Sich mit VoIP-Lösungen, Terminologie und allgemeinen Schwachstellen vertraut zu machen, kann Ihrem Unternehmen eine Reihe von Kopfschmerzen ersparen, wenn Sie entweder von alten Telefonen zu VoIP wechseln oder sogar mit einem neuen Hosted PBX-Anbieter neu anfangen.

Das Problem

Der erste Schritt, um mit Ihrer gehosteten PBX-Lösung ein hohes Qualitätsniveau aufrechtzuerhalten, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit einer angemessenen Internetverbindung ausgestattet ist. Viele der häufigsten Probleme in Bezug auf die VoIP-Anrufqualität lassen sich auf die Internetverbindung zurückführen, auf die der Dienst angewiesen ist. Bei einer gehosteten Telefonanlage wird alles direkt über Ihre Internetverbindung abgewickelt, und Ihre Telefonanrufe werden als Daten über diese Verbindung übertragen. Ein Telefonausfall oder sogar leichte Störungen während Ihrer Anrufe können das professionelle Image Ihres Unternehmens leicht beeinträchtigen, und einige Benutzer werden ein schlechtes Kommunikationserlebnis einfach nicht tolerieren.

Die Lösung

Glücklicherweise ist VoIP in den letzten Jahren viel zuverlässiger geworden, aber Unzuverlässigkeit kann immer noch ein Schlüsselproblem sein – aber es liegt in Ihren Händen, diese Zuverlässigkeit zu verbessern. Wenn Sie eine gehostete PBX-Lösung übernehmen, sollten Sie zunächst Ihre Internetverbindung testen und mögliche Engpässe erkennen. Ein System ist nur so robust wie seine schwächste Stelle. Wenn es um Ihre Internetverbindung geht, ist kabelgebunden immer besser als drahtlos. Kabel ermöglichen einen konstanten Datenfluss und können nicht durch externe Faktoren unterbrochen werden, wie dies bei einer drahtlosen Verbindung der Fall wäre. Selbst mit dem leistungsstärksten Router der Welt wird ein WLAN-Signal durch Hindernisse, die es passieren muss, blockiert und geschwächt und kann unterbrochen oder gestört werden. Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass Ihre Verbindung nicht auf eine reine Wi-Fi-Einrichtung beschränkt ist, um die stärkste verfügbare Verbindung zu gewährleisten. Ein guter Ausgangspunkt wäre, die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung zu testen, um zu verstehen, womit Sie arbeiten und wie Sie ein Upgrade durchführen.

Da Ihre Gesprächsdaten über das Internet übertragen werden, ist es auch zwingend erforderlich sicherzustellen, dass Ihr Büro über die richtige Bandbreite verfügt, um nicht nur diese Informationen zu verarbeiten, sondern auch alle anderen Daten, die von der Standard-Internetnutzung im ganzen Büro übertragen werden. Ein typischer VoIP-Anruf verbraucht etwa 85 Kilobit (kbps) an Upload- und Download-Bandbreite – aber die Upload-Geschwindigkeit ist der Schlüssel zur Qualität Ihres Telefongesprächs. Ohne die richtige Bandbreite und Upload-Geschwindigkeit zum Verschieben der Daten können Ihre Anrufe unter Jitter oder Unterbrechungen leiden.

Das Problem

Selbst mit der robustesten Internetverbindung, der höchsten Bandbreite und der schnellsten verfügbaren Upload-Geschwindigkeit, die durch Ihr Büro fließt, besteht die Möglichkeit, dass die Qualität Ihres Dienstes darunter leidet. Wie bereits erwähnt, können Jitter oder Unterbrechungen, abgebrochene Anrufe, durcheinander geratene Sprache aufgrund falsch platzierter oder verzögerter Daten und sogar Sicherheitsbedenken VoIP-Verbindungen plagen, wenn Sie die eingesetzten Tools nicht warten und verwalten, um die höchste verfügbare Servicequalität zu gewährleisten. Ohne geeignete Hardware oder Vorkehrungen kann es unmöglich sein, eine hohe Anrufqualität aufrechtzuerhalten, was sich negativ auf die Präsenz Ihres Unternehmens und die Fähigkeit, Ihre Arbeit zu erledigen, auswirken kann.

Die Lösung

Der erste Schritt zur Verwaltung Ihrer Servicequalität wäre die Übernahme eines gehosteten PBX-Anbieters, der Ihrem Unternehmen eine Service-Level-Vereinbarung bieten kann. Diese Vereinbarungen, die bei den meisten Anbietern üblich sind, tragen dazu bei, dass alles im Backend des Anbieters nicht nur funktioniert, sondern so gut wie möglich ohne Probleme funktioniert. Aber der Rest wird wieder auf Ihre Praktiken zurückgreifen, die Sie eingeführt haben, um die Servicequalität zu verwalten, die Sie beim Tätigen oder Empfangen von Anrufen erleben. Mit einer ordnungsgemäßen Internetverbindung zum Betreiben des gehosteten PBX-Systems sollten Sie keine Probleme mit Ihren Anrufen bemerken – aber wenn bei Ihrem ISP alles gut läuft, gibt es immer noch Schwerpunkte in Ihrem eigenen Unternehmen, die Auswirkungen haben können.

Der Aufbau einer VoIP-Verbindung erfordert immer noch die Verwendung von Routern und sogar möglichen Switches, um die Daten dorthin zu leiten, wo sie hin müssen, und es der Hardware zu ermöglichen, mit Ihrem Netzwerk zu sprechen. Bestimmte QoS-fähige Router und Switches verfügen über integrierte Funktionen, um Ihren VoIP-Verkehr gegenüber der Standard-Internetnutzung zu priorisieren und diese Daten auf die Schnellstraße zu geben, während alles andere an die Seitenstraßen delegiert wird. Die Verringerung der Anzahl der Zugriffspunkte, die Ihre Informationen durchlaufen müssen, verbessert auch Ihre Servicequalität. Wenn die Daten über zwei einzelne Router laufen müssen, kann dies die Datenübertragung negativ beeinflussen und alles verlangsamen. Viele Firewalls bieten auch eine Filterliste, um eingehenden Datenverkehr zu blockieren oder zuzulassen, und diese können von Fall zu Fall konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass die VoIP-Daten über die erforderliche Bandbreite und Berechtigungen verfügen.

Das Problem

Einer der größten Schuldigen bei der Unterbrechung oder Einschränkung Ihres VoIP-Dienstes ist der gefürchtete Router oder sogar jede andere inkompatible Hardware. Viele alte Router können VoIP und den dabei auftretenden Datentransfer einfach nicht unterstützen (siehe beste Router für VoIP). Andere Netzwerkhardware wie Switches (wie oben erwähnt) können Kompatibilitätsprobleme haben, und zwar nicht nur mit VoIP-Protokollen, sondern auch mit sich selbst. Jedes veraltete Netzwerk, das immer noch alte Hardware oder sogar ungeeignete Hardware verwendet, kann den Übergang zur Einführung einer gehosteten PBX-Lösung zu einem großen Problem machen und später weiterhin Probleme verursachen. Router selbst können nicht nur inkompatibel sein, sondern sogar falsch programmiert sein. Wenn Sie ältere Telefone oder sogar Telefone von einem anderen gehosteten PBX-Anbieter verwenden, wenn Sie zu einem neuen wechseln, stellt sich auch das Problem der Bereitstellung Ihrer Telefone.

Die Lösung

Aktualisieren, aktualisieren und aktualisieren. Wenn Ihr Unternehmen gerade auf eine gehostete Telefonanlage umsteigt, aber immer noch in einem 5 Jahre alten Netzwerk läuft, ist jetzt vielleicht die Zeit gekommen, all diese Ausrüstung gegen neue, moderne Router, Switches, Kabel oder ähnliches auszutauschen andere Hardware und Zugangspunkte – sogar Ihre alten Telefone. Viele Anbieter bieten oder verkaufen Telefone, die bereitgestellt und anschlussfertig geliefert werden, sodass die Konfiguration für Sie erledigt wird – andernfalls verbringen Sie möglicherweise Stunden damit, sich durch veraltete Webportale zu arbeiten, um die erforderlichen IP-Adressen und Kontonamen zu finden Stellen Sie Ihre alten Telefone für Ihren neuen Dienst bereit. Wenn es um die Aufrüstung von Hardware geht, müssen die Anfangsinvestitionen nicht einmal riesig sein, da nicht immer die modernste Ausrüstung erforderlich ist, sondern vielmehr sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Hardware mit Ihrem Anwendungsfall kompatibel ist. Viele Anbieter liefern oder verkaufen ihre eigenen VoIP-kompatiblen Router und Switches oder können von unabhängigen Einzelhändlern bezogen werden. Auch hier ist es nicht das teuerste, was wichtig ist, sondern sicherzustellen, dass Sie das richtige Werkzeug für den Job haben. Erwarten Sie zwar nicht, bei einem Router zu sparen und qualitativ hochwertige Anrufe zu erwarten, aber jeder zufällige Einsteiger-Router von der Stange von Best Buy könnte zu noch mehr Kopfschmerzen führen.

Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Hardware für die beabsichtigte Verwendung richtig konfiguriert ist. Viele Router haben eine riesige Liste von Merkmalen, Funktionen, Berechtigungen und Ausnahmen, die direkt über ein benutzerfreundliches Internetportal konfiguriert werden können. Natürlich kann die Aufgabe für diejenigen, die sich nicht auskennen, entmutigend erscheinen, aber die Unterstützung Ihres VoIP-Anbieters und die Auswahl von VoIP-spezifischer Hardware können die Aufgabe, die richtigen Punkte zu öffnen, einfach und leicht machen. Selbst der Kauf eines VoIP-fähigen oder fokussierten Geräts sollte ausreichen, um sicherzustellen, dass Ihre Verbindungen richtig konfiguriert sind. Wie oben erwähnt, ist es auch wichtig, die Anzahl der Punkte zwischen Ihrem Netzwerk und der gehosteten Telefonanlage zu reduzieren – weniger Router bedeuten weniger Einschränkungen für die Daten und das Netzwerk. Wie oben erwähnt, kann das Einbringen neuer Telefone für Ihren neuen Dienst dazu beitragen, die Kopfschmerzen bei der Bereitstellung Ihrer vorhandenen Telefone zu verringern, obwohl der Kundensupport für die Anbieter auch dabei helfen sollte, da es bei dem Prozess hauptsächlich um das Anschließen geht die richtigen Informationen in das richtige Feld, wenn ein Upgrade nicht möglich ist.

Das Problem

Computer, Netzwerke und sogar VoIP können für diejenigen, die mit einem scheinbar komplexen System nicht vertraut sind, zunächst abschreckend wirken. Mit seiner eigenen einzigartigen Terminologie, Abkürzungen und Anforderungen kann sich die ungewohnte Natur von VoIP selbst für den erfahrensten IT- oder Rechenzentrumsmanager als Herausforderung erweisen. Der Betrieb eines Rechenzentrums oder die Konfiguration des Netzwerks für Ihr Büro ist eine andere Aufgabe als die Implementierung einer VoIP-Lösung, und viele Netzwerkadministratoren sind sich möglicherweise nicht sicher, wie VoIP oder eine gehostete Telefonanlage funktioniert. Mit einem Mangel an Wissen und sogar grundlegendem Verständnis kann es nahezu unmöglich erscheinen, auf eine VoIP-Lösung umzusteigen, oder zumindest unwahrscheinlich, sich die Zeit zu nehmen, das notwendige Wissen zu sammeln, um einzusteigen. Und selbst wenn Sie eine gehostete PBX-Lösung für Ihr Unternehmen eingerichtet haben Büro, wer richtet es ein und weiß, wie man das System wartet?

Die Lösung

Glücklicherweise wird der Großteil der schweren Arbeit und Einrichtung für eine gehostete Telefonanlage vom Anbieter über die Cloud abgewickelt. Da der Dienst im Back-End und in den Rechenzentren des Anbieters gehostet wird und nicht unbedingt eine zusätzliche Infrastruktur vor Ort eingerichtet werden muss, kann die Einrichtung so einfach sein wie die Installation eines neuen Routers. Aufgrund der Natur gehosteter Lösungen können Sie Ihr neues Telefonsystem innerhalb von Minuten in Betrieb nehmen.

Wenn Sie die vorherigen Schritte ausführen, um eine ausreichend starke Internetverbindung und kompatible Hardware sicherzustellen, sollte die Einrichtung so einfach sein wie das Anrufen eines Anbieters, das Anschließen Ihrer gesamten Hardware, und Sie können Anrufe tätigen. Vorbei sind die Zeiten des Entschlüsselns des Technobabbles, der Entscheidung, welcher Codec für Ihr System am besten geeignet ist, und der komplizierten Hardwarebereitstellung. Natürlich ist die Einrichtung aller Komponenten die halbe Miete, und die Konfiguration Ihres Telefonsystems ist mehr als nur das Anschließen eines Telefons an einen Router. Bei den umfangreichen Funktionslisten, die mit einer gehosteten PBX-Lösung bereitgestellt werden, müssen Sie sich möglicherweise etwas Zeit nehmen, um alles so zu konfigurieren, wie Sie es möchten – aber auch hier sind die Zeiten vorbei, in denen Benutzerhandbücher durchgeblättert wurden, um komplizierte Webportale zu verstehen. Viele Hosted PBX-Anbieter sind im Allgemeinen im Service enthalten und bieten Zugang zu einem äußerst benutzerfreundlichen Webportal, das Klick- und Ziehtechniken verwendet, sodass jeder mit jedem Kenntnisstand sein Telefonsystem schnell an seinen Anwendungsfall anpassen kann. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter sollte der Vergangenheit angehören.

Das Problem

Selbst bei aller Planung der Welt bleibt Ihr Unternehmen hilflos, wenn etwas auf der Seite Ihres Dienstanbieters fehlschlägt, bis es gelöst wird. Jeder weiß, wie mühsam es ist, sich in eine Kundendienstleitung einzuwählen, nur um in der Warteschleife auf einen Agenten warten zu müssen, aber wenn es um Ihre Telefonleitungen geht, kann ein Ausfall von nur einer Minute für Ihr Unternehmen eine Katastrophe bedeuten. Unabhängig davon, ob Ihr Telefondienst vollständig ausfällt, Sie Unterbrechungen oder Jitter bemerken, aber auf Ihrer Seite alles in Ordnung ist, oder Sie einfach eine neue Funktion ein- oder ausschalten möchten, kann ein Anbieter ohne geeignete Kommunikationskanäle und schlechten Support aus minutenlangen Ausfallzeiten Stunden machen , oder sogar Tage.

Die Lösung

Heutzutage ist es fast unmöglich, ein Unternehmen zu finden, das den Kundenservice nicht auf ein sehr hohes Podest stellt. Es hat sich gezeigt, dass Kunden einen Anbieter oder ein Unternehmen leicht fallen lassen, wenn sie der Meinung sind, dass der bereitgestellte Kundensupport nicht den Anforderungen entspricht. Zum Glück haben viele, wenn nicht alle Anbieter dies zur Kenntnis genommen und zugehört. Obwohl Kundenservice als Schlüssel zum Erfolg gilt, ist nicht jeder Anbieter gleich geschaffen und nicht jeder Anbieter öffnet die gleichen Kanäle. Es ist leicht, mit einem guten Kundenservice zu prahlen, aber wenn Sie Ihren Kunden erlauben, Ihre Support-Hotline nur zu ganz bestimmten Tageszeiten anzurufen, nützt das niemandem etwas, wenn seine Telefone mitten in der Nacht ausfallen.

Beim Vergleich von gehosteten PBX-Anbietern ist einer der wichtigsten Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt, das Serviceniveau und die angebotenen Kommunikationswege. Einige Anbieter unterhalten 24/7-Kundendienst-Telefonleitungen, E-Mail-Adressen und sogar Live-Web-Chats, sodass Sie sich jederzeit mit ihnen in Verbindung setzen können. Viele Anbieter geben sich sogar alle Mühe, um sicherzustellen, dass ihr Kundenservice zu 100 % in den USA basiert, sodass Kunden sich keine Gedanken über eine mögliche Sprachbarriere machen müssen, die dazu führen kann, dass ein 5-minütiger Anruf 50 Minuten dauert. Es ist auch wichtig zu beachten, dass einige gehostete PBX-Dienste unterschiedliche Kundendienstniveaus bieten, basierend auf dem Dienstniveau, das Ihr Unternehmen abonniert, und sogar den 24/7-Telefonsupport auf höher zahlende Kunden beschränken. Die Wahl eines Anbieters, der es so einfach wie möglich macht, ihn zu kontaktieren, wenn etwas schief geht, wird den gesamten Übergang so viel einfacher machen.

Das Problem

Die Sicherheit in jedem Unternehmen jeder Größe sollte bei der Einrichtung eines Netzwerks ein wichtiges Anliegen sein, unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen die Einführung einer gehosteten Telefonanlage plant oder nicht. Mit dem Hinzufügen einer gehosteten PBX- oder VoIP-Lösung werden nicht nur Ihre schriftlichen Daten über Ihr Netzwerk übertragen, sondern jetzt auch Ihre gesamte Anruf- und Sprachkommunikation über dasselbe Netzwerk abgewickelt. Aufgrund der Natur von VoIP kann es für eine Partei, die Ihr Netzwerk infiltrieren möchte, möglich sein, an die über Ihr Netzwerk gesendeten Anrufdaten zu gelangen und die Kommunikation abzufangen, sodass sie Ihren Telefonanruf im Wesentlichen abhören kann. Wie können Sie sicher sein, dass alles abgeschlossen und sicher ist, da Sie den größten Teil des Rahmens Ihres Telefonsystems nicht in der Hand haben?

Die Lösung

Tatsächlich bringt die Verlagerung Ihres Telefondienstes in die Cloud von Natur aus eine Reihe von Sicherheitsvorteilen mit sich, einfach aufgrund der Art des Systems. Administratoren haben Zugriff auf das Webportal, das nicht nur nützliche analytische Informationen, Zugriff auf die Funktionen Ihres Dienstes, sondern auch Sicherheitsfunktionen bereitstellt. Administratoren können bestimmte Zugriffsebenen pro Benutzer festlegen, sodass nur das Personal mit der entsprechenden Berechtigung Ihre leistungsfähigeren Funktionen verwalten oder online auf die Informationen zugreifen kann. Administratoren können im Allgemeinen ein Telefon von der Nutzung Ihres gehosteten PBX-Dienstes direkt über dasselbe Portal aus der Ferne deaktivieren. Wenn also ein verärgerter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, aber ein Telefon zu Hause hat, können Sie sicherstellen, dass er keinen Zugriff mehr auf das Netzwerk oder den Dienst hat. Dasselbe Portal macht auch die Verfolgung der Telefonnutzung zu einer schnellen und einfachen Aufgabe, Sie können sogar Anrufe aufzeichnen und später abhören.

Aber was ist mit unerwünschten Eindringlingen, die in Ihr Netzwerk eindringen und Ihre privaten Anrufe abhören? Glücklicherweise sind alle Server, die Ihre gehostete PBX betreibt, durch branchenführende Verschlüsselung und Session Border Controller geschützt, um nicht sicherzustellen, dass abgeholte Daten ein verschlüsseltes Durcheinander von Informationen sind, sondern auch als dedizierte Firewall nur für Ihr Telefon fungieren Anrufe. Das Hinzufügen eines Cloud-Verschlüsselungs-Gateways und das Erfordernis von Passwörtern für alle Geräte und Verbindungen zu Ihrem Netzwerk werden ebenfalls dazu beitragen, die meisten Angriffe abzuwehren. Darüber hinaus kann die von Ihnen verwendete Hardware, wie bereits im Router-Abschnitt erwähnt, dazu beitragen, Ihr Netzwerk zu sperren, da die meisten Router entweder selbst als Firewall fungieren und den Zugriff auf das Netzwerk einschränken können, aber auch ihre eigene Software verwenden Firewalls. Jedes zusätzliche Schloss, das Sie an der Tür anbringen können, wird es für jemanden nur noch schwieriger machen, einzubrechen.