Wie kann die Personalabteilung E-Mail-Signaturen verwenden, um die Unternehmenskultur darzustellen?

E-Mail-Signaturen werden von über 62 % der Vermarkter verwendet und sind ein wertvolles Werkzeug, mit dem die Markenbekanntheit in einem Unternehmen weiter ausgebaut werden kann. Als einfache Ergänzung zu E-Mails können Sie dieses Marketingtool verwenden, um jeder von Ihnen gesendeten E-Mail ein professionelles Element zu verleihen und nützliche Informationen anzuhängen, die den Menschen helfen, mit Ihren Arbeitskonten in Kontakt zu bleiben.

Doch abgesehen von der Werbung für das Unternehmen und der Sicherstellung einer höheren Sichtbarkeit der Marke können E-Mail-Signaturen auch verwendet werden, um die Unternehmenskultur weiter zu repräsentieren und die Kommunikation zu fördern. Tatsächlich wurde dieser letzte Punkt zur Vereinfachung der Kommunikation von verschiedenen großen Marketingagenturen wiederholt, wobei 89 % der Marketingspezialisten Signaturen verwenden, um weitere Kontaktinformationen aufzunehmen.

In diesem Artikel untersuchen wir die Vorteile der Verwendung einer E-Mail-Signatur im gesamten Unternehmen, gehen auf die wichtigsten Vorteile ein und zeigen, wie man dazu beitragen kann, die interne Unternehmenskultur zu informieren und zu entwickeln.

Lassen Sie uns direkt darauf eingehen.

Wie füge ich eine E-Mail-Signatur in Outlook hinzu?

Das Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook ist überraschend einfach, sodass Sie eine Signatur in nur wenigen Minuten erstellen und hochladen können. Mit hochgradig anpassbaren Optionen und einer Reihe von Online-Erstellern, an die Sie sich wenden können, ist die Implementierung einer unternehmensweiten Signatur nicht annähernd so schwierig, wie Sie denken.

In Outlook gibt es einen bestimmten Prozess, dem Sie folgen können:

• Einstellungen – Navigieren Sie nach dem Öffnen Ihres Outlook-E-Mail-Kontos zu den Einstellungen, die sich in der Fensterleiste oben links auf Ihrem Bildschirm befinden sollten.
• Signaturen – Navigieren Sie entweder zu Signaturen, indem Sie in der alphabetischen Liste nach unten gehen, oder wählen Sie „Hilfe“ und suchen Sie direkt danach. Klicken Sie darauf, um die Signaturseite in Outlook zu öffnen.
• Bearbeiten – Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine neue Signatur hinzuzufügen. Sie können dann den Typ und den Namen Ihrer Signatur bearbeiten, bevor Sie sie mit personalisierten Feldern und Antworten anpassen. Ebenso können Sie hier direkt eine vorgefertigte Signatur hochladen, wenn Sie eine mit einer Anwendung oder einem Dienst eines Drittanbieters erstellt haben.
• Veröffentlichen – Nachdem Sie Ihre E-Mail-Signatur angepasst haben, können Sie auf Anwenden klicken, wobei die Änderungen dann in Ihrem Konto veröffentlicht werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Signatur ausgewählt haben. Wenn dies der Fall ist, enthält die nächste E-Mail, die Sie von Ihrem Konto senden, automatisch die E-Mail-Signatur unten auf der Seite.

Damit haben Sie schnell eine E-Mail-Signatur erstellt und eingebunden, die Sie gleichmäßig in Ihrem Unternehmen verteilen können.

Warum sollte mein Unternehmen E-Mail-Signaturen verwenden?

Sobald Sie eine E-Mail-Signatur erstellt haben, können Sie die Vorteile dieser nützlichen E-Mail-Ergänzung erleben. Typischerweise haben E-Mail-Signaturen sowohl einen sofortigen Nutzen als auch einen, der sich im Laufe der Zeit erhöht. Während diese Signaturen beispielsweise einen sofortigen Vorteil bieten, auf den wir in Kürze eingehen werden, bedeutet die Verwendung einer Signatur jetzt, dass jede E-Mail, die Sie in die Zukunft senden, diese zusätzlichen Informationen dauerhaft enthält.

Wenn jemand seine E-Mails konsultiert und frühere E-Mails durchsieht, um zu sehen, was Sie möglicherweise gesagt haben, wird Ihre E-Mail-Signatur eine dauerhafte Erinnerung an das Branding Ihres Unternehmens, seine Informationen und zukünftige Details sein, die Sie möglicherweise aufgenommen haben.

Die sofortigen Vorteile der Verwendung einer E-Mail-Signatur sind enorm, wobei diese einfache Ergänzung einen großen Unterschied macht. Online-E-Mail-Signaturen können:

• Verbessern Sie die Professionalität – Über 82 % der Unternehmen verwenden jetzt aktiv E-Mail-Signaturen. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass es ein professionelles Image fördert. Unternehmen können sie verwenden, um ihr Branding zu zeigen, weitere Details aufzunehmen und Unternehmensfarben zu verwenden. Das ist nicht nur praktisch, sondern erhöht auch das Gefühl der Professionalität im Internet.
• Kontakt optimieren – Ein weiterer Vorteil der Verwendung von E-Mail-Signaturen besteht darin, dass Mitarbeiter weitere Kontaktpunkte einbeziehen können. E-Mail ist zwar weit verbreitet, aber bei weitem nicht das effizienteste Kommunikationsmittel. Aus diesem Grund hilft die Angabe einer Telefonnummer, einer alternativen E-Mail-Adresse oder eines anderen Ansprechpartners, mit dem Unternehmen in Kontakt zu bleiben.
• Steigern Sie die Markenbekanntheit – Die Markenbekanntheit ist ein großer Teil des Online-Marketings. Tatsächlich kann allein das Einfügen von Farbe in Ihre E-Mail, die die Farben Ihres Unternehmens widerspiegelt, die Markenbekanntheit um bis zu 80 % verbessern. Die E-Mail-Signatur Ihres Unternehmens bietet eine fantastische Gelegenheit, Marketingmaterialien, Ihr Markenlogo und Ihren Firmennamen einzufügen. Im Laufe der Zeit wird dies dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Menschen einen positiven Kundenservice erkennen und mit Ihrer Marke in Verbindung bringen.

Während dies die Hauptvorteile sind, die Sie durch das Einfügen einer E-Mail-Signatur erhalten, kratzen sie nur an der Oberfläche, da dies eine der kostengünstigen Änderungen ist, die Sie an Ihrem Unternehmen vornehmen können.

Wie kann die Personalabteilung E-Mail-Signaturen für den Fortschritt der internen Unternehmenskultur verwenden?

Obwohl wir die externen Vorteile der Einführung einer E-Mail-Signatur in Ihrem Unternehmen besprochen haben, können Sie auch interne Vorteile ernten, wenn die Personalabteilung E-Mail-Signaturen für den Fortschritt der Unternehmenskultur verwendet.

E-Mail ist eine zentrale Kommunikationsmethode im Unternehmen, wobei Mitarbeiter diesen Stream nutzen, um den ganzen Tag über miteinander zu kommunizieren. Mit diesem Präzedenzfall können Personalabteilungen eine Reihe zusätzlicher Informationen in ihre Kommunikation aufnehmen.

Die Personalabteilung kann beispielsweise E-Mail-Signaturen verwenden

• Führen Sie Unternehmensumfragen durch – In E-Mail-Signaturen, die von der Personalabteilung gesendet werden, können Mitarbeiter einen Link zu einer kürzlich von der Personalabteilung durchgeführten Umfrage einfügen. Dies könnte einen Link zu einer anonymen Umfrage über die Arbeitsbedingungen, einen Ort zum Geben von Feedback oder eine andere derzeit laufende Umfrage beinhalten. Dies bietet Mitarbeitern eine einfache Methode, um auf einen Ort zuzugreifen, an dem sie ihre Gefühle mitteilen können, wobei dies in einer HR-E-Mail ist, die allen Zeit spart und gleichzeitig einen zentralen Ort für die Suche nach Umfragen bietet.

• Planen von Besprechungen – Viele Mitarbeiter in der Personalabteilung verwenden jetzt ihre E-Mail-Signatur als Speicherort zum Speichern von „Buchen Sie eine Besprechung“-Links. Diese führen andere Mitarbeiter zu einer Online-Plattform, auf der sie aus verfügbaren Meeting-Slots auswählen können. Wenn ein HR-Mitarbeiter viele Besprechungen planen muss, kann ihm das viel Hin und Her ersparen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter eine Zeit finden, die in ihren Tag passt. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um die Erstellung und Verteilung neuer Meetings innerhalb eines Unternehmens zu optimieren.

• Neuigkeiten ankündigen – Schließlich kann die Personalabteilung Nachrichten und Unternehmensnachrichten über ihre E-Mail-Signaturen verteilen. Von großangelegten Ankündigungen bis hin zu täglichen Bulletins, die sie verteilen können, ist die E-Mail-Signatur ein großartiger Ort, um Menschen einzubeziehen und auf dem Laufenden zu halten, ohne sie darauf zu konzentrieren, ein Unternehmensnachrichtenportal zu lesen. Mit dieser unverbindlichen Art der Informationsverteilung kann Ihr HR-Team Botschaften einfach und ohne Umwege kommunizieren.

Als einzigartiger Ort, der von jedem gesehen und aufgerufen werden kann, an den die Personalabteilung eine E-Mail sendet, ist eine E-Mail-Signatur ein großartiger Ort, um Elemente aufzunehmen, die die Unternehmenskultur fördern. Oft ungenutzt, ist dies eine einzigartige Änderung, die Sie in Ihre Personalabteilung integrieren können und die einen großen Unterschied machen kann.

Abschließende Gedanken

Während E-Mail-Signaturen weithin als nützliches Werkzeug diskutiert werden, mit dem die professionelle Kommunikation verfeinert und die Markenbekanntheit gesteigert werden kann, wird sie selten als nützliches Werkzeug für die interne Kommunikation dargestellt. E-Mail-Signaturen bieten Mitarbeitern nicht nur mehr Möglichkeiten, ihre Personalvertreter zu kontaktieren, sondern sind oft auch ein großartiges Schwarzes Brett für die weitere Kommunikation.

E-Mail-Signaturen sind ein wunderbarer Ort, um die Unternehmensverbindung und -kultur innerhalb einer Unternehmensumgebung zu stärken, von der Einbindung einer Schaltfläche zum Planen von Besprechungen bis hin zum Entwerfen eines Ortes, an dem Unternehmensnachrichten eingefügt werden können.