Wie E-Mail-Kommunikation den Fortschritt für Unternehmen vorantreibt

E-Mails sind die zentrale Kraft der Kommunikation in der Geschäftswelt. Diese Technologie vernetzt Unternehmen auf der ganzen Welt und ermöglicht einen schnellen persönlichen Dialog. Während Führungskräfte tendenziell viel mehr E-Mails versenden, verschickt der durchschnittliche Büroangestellte täglich etwa 40 E-Mails.

E-Mails schaffen nicht nur ein zugängliches Medium und einen Mechanismus für die Kommunikation, sondern werden auch zu einer zentralen Kraft, um Projekte in anderen Bereichen voranzutreiben. Von der Gewinnung neuer Kunden über die Stärkung bestehender Beziehungen bis hin zur Verbesserung interner und externer Beziehungen – E-Mail kann alles.

In diesem Artikel wenden wir uns der E-Mail-Kommunikation zu und zeigen die verschiedenen Möglichkeiten auf, wie sie zum Erfolg in der Geschäftswelt beiträgt.

E-Mail für den Kundenservice nutzen

E-Mail ist für Kunden das bevorzugte Medium, um Unterstützung für eine Dienstleistung oder ein Produkt zu erhalten. Die Aufrechterhaltung eines offenen Kanals für den Kundenservice per E-Mail ist für Ihr Unternehmen äußerst effektiv, da es dazu beiträgt, dass Ihre Kunden mit Ihren Angeboten zufriedener sind. Während die Akquise neuer Kunden ein kostspieliges Unterfangen sein kann, kann die Bindung neuer Kunden zu hohen Erträgen führen. Mit der Zeit führt eine anhaltende Loyalität gegenüber einem Unternehmen zu höheren Umsätzen für das Unternehmen selbst.

Um die Kundenzufriedenheit so weit wie möglich zu steigern, sollte Ihr Unternehmen für den Kundenservice auf E-Mail zurückgreifen. Sobald eine Hilfeanfrage eingeht, stellen Sie sicher, dass ein Supportmitarbeiter innerhalb von 24 Stunden, wenn möglich auch kürzer, auf diese erste E-Mail antwortet. Eine schnelle Antwortrate zeigt dem Kunden, dass Sie seine Anliegen priorisieren, und eine zeitnahe Lösung wird eine positive Verbindung zwischen dem Kunden und Ihrer Marke schaffen.

Da es sich bei E-Mails um eine direkte Form der Kommunikation handelt, die sofort im Posteingang des Benutzers ankommt, ist sie in Supportsituationen äußerst effektiv. Indem Sie die E-Mail-Kommunikation für den Kundenservice nutzen, steigern Sie die Zufriedenheitsraten und verwandeln Ihre Kunden in Stammkunden.

Verwenden Sie E-Mail, um neue Leads zu erfassen

Über die Nutzung von E-Mails zur Kommunikation mit bestehenden Kunden hinaus kann E-Mail auch ein leistungsstarkes Medium sein, um mit neuen Leads in Kontakt zu treten und neue Kunden zu gewinnen. E-Mail-Marketing ist eine bekannte und effektive Form der Neukundenansprache, die einen hohen Grad an Personalisierung ermöglicht.

Durch den Einsatz personalisierten E-Mail-Marketings können Sie neue Nutzergruppen erreichen und potenzielle Vorteile für diese besprechen. Abhängig von Ihrem Unternehmen können Stil und Inhalt dieser E-Mails stark variieren. Der gemeinsame Leitgedanke in diesen neuen Lead-E-Mails besteht jedoch darin, dass Sie die Wirksamkeit Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung für diesen bestimmten Kunden demonstrieren.

Ebenso können Sie potenzielle Leads per E-Mail pflegen und den offenen Kanal nutzen, um personalisierte Nachrichten direkt an die Posteingänge Ihrer neuen Kunden zu senden. Da es sich bei E-Mails um ein Format mit hoher Rückverfolgbarkeit handelt, können Sie auch Tracking- und Leistungsmarkierungen in diese E-Mails integrieren. Wenn Sie Ihre Marketingabteilung leiten, können Sie deren Erfolgsquoten beim E-Mail-Marketing sehen und ihnen die Einblicke geben, die sie zur Analyse der E-Mail-Öffnungsraten, Klickraten und Konvertierungen benötigen.

Mit der Zeit können Sie Ihre ausgehenden E-Mail-Streams zu einem leistungsstarken System zur Gewinnung neuer Leads ausbauen.

E-Mail für die interne Kommunikation nutzen

Obwohl E-Mail ein wirksames Instrument für die interne Kommunikation ist, ist dies in der Regel einer der Bereiche, in denen sie am wenigsten genutzt wird. Die meisten Unternehmen verfügen über mehrere verschiedene interne Kommunikationssysteme, beispielsweise ein Instant-Messaging-Tool neben ihren E-Mails. Für Mitarbeiter, die demselben Team oder derselben Abteilung angehören, ist ein Instant-Messaging-System für die tägliche Kommunikation effektiver.

E-Mails sind praktisch, wenn sich Ihr Unternehmen auf abteilungsübergreifende Kommunikation konzentriert. Wenn ein Teammitglied mit jemandem in Kontakt treten muss, mit dem es nicht regelmäßig reden möchte, bietet E-Mail das Maß an Formalität, das in der Geschäftswelt erwartet wird.

Auch bei wichtigen internen Gesprächen, etwa mit einem Manager oder einem Personalvertreter, ist es immer eine gute Idee, dies per E-Mail zu tun. Mit E-Mail verfügen Sie über eine dauerhafte Aufzeichnung Ihrer geführten Gespräche und können so einen Papierpfad für die Zukunft erstellen.

Best Practices zur Steigerung der Effektivität Ihrer E-Mails

Um eine bessere E-Mail-Kommunikation zu ermöglichen, sollten Sie stets versuchen, die dargelegten Best Practices zu befolgen. Darüber hinaus verfügt Ihr Unternehmen möglicherweise über Styleguides für die externe E-Mail-Kommunikation, die Sie ebenfalls berücksichtigen können.

Hier sind einige der wichtigsten Vorgehensweisen, die Sie befolgen können, um die Effektivität Ihrer E-Mails zu steigern:

• Halten Sie E-Mails kurz – Angesichts der Tatsache, dass Menschen weit über 100 E-Mails pro Tag erhalten, ist es immer am besten, Ihre E-Mails kurz und bündig zu halten. Obwohl Höflichkeiten willkommen sind, verschwenden Sie nicht zu viel Platz, bevor Sie zum Zweck Ihrer E-Mail kommen. Die Leute werden es zu schätzen wissen, wenn Sie so schnell wie möglich zum Kern der Gründe kommen, warum Sie die E-Mail senden.
• Verwenden Sie E-Mail-Signaturen – E-Mail-Signaturen sind ein zusätzlicher Bereich, den Sie an alle Ihre ausgehenden Mitteilungen anhängen können, um dem Empfänger mehr Informationen zu geben. Durch die Verwendung von Vorlagen für E-Mail-Signaturen können Sie schnell einen einzigartigen E-Mail-Stil für Ihr Unternehmen erstellen und sicherstellen, dass Sie zusammenhängende E-Mail-Kommunikationen an alle versenden.
• Implementieren Sie ausgehende Links – Eine weitere wirkungsvolle Möglichkeit, mehr aus Ihren E-Mails herauszuholen, besteht darin, ausgehende Links entweder in den Text Ihrer E-Mail oder in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen. Mithilfe dieser ausgehenden Links können Sie mehr Informationen mit dem Empfänger teilen und so den Zweck dieser E-Mail besser verfeinern.

Auch wenn die Liste nicht erschöpfend ist, geben Ihnen diese Kernideen einen Überblick darüber, wie Sie die Erträge aus jeder von Ihnen gesendeten E-Mail maximieren können. Glücklicherweise konzentrieren sich viele dieser Best Practices einfach darauf, Ihre Nachrichten zu optimieren und mehr auf kleinerem Raum unterzubringen. Vor diesem Hintergrund können Sie kontinuierlich bessere E-Mails verfassen und deren positiven Empfang steigern.

Abschließende Gedanken

Die Kommunikation per E-Mail ist eine der effektivsten Formen der Geschäftsabwicklung. Ganz gleich, ob Sie einen neuen Lead kontaktieren, mit Kollegen diskutieren oder einfach nur einen Papierpfad mit Ideen und konkreten Terminen erstellen, auf den Sie zurückblicken können – E-Mail kann wirklich alles.

Wenn Sie die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten der E-Mail-Kommunikation verstehen, können Sie die gesamte ausgehende Kommunikation optimieren und den Fortschritt Ihres Unternehmens vorantreiben. Im Laufe der Zeit wird E-Mail zum zentralen Faktor für die Verbindung, Erweiterung und Verfeinerung in Ihrem Unternehmen. Das heißt, wenn Sie es als starke Kommunikationsplattform fördern und zulassen, dass E-Mail zu dem effektiven Werkzeug wird, das es sein kann.