So wählen Sie einen VoIP-Anbieter aus

Die meisten Unternehmen, von Callcentern bis hin zu Startups, denken entweder darüber nach oder haben bereits damit begonnen, ihren bestehenden Telefondienst durch ein VoIP-Telefonsystem (Voice over Internet Protocol) zu ersetzen. Es gibt eine Reihe von Gründen für den Wechsel, und Unternehmen, die diese Systeme bereits eingeführt haben, können dies bestätigen. Dieser Artikel behandelt einige Aspekte der Auswahl des besten VoIP-Dienstanbieters.

Kriterien für die Wahl eines VoIP-Anbieters

Ein VoIP-Telefonsystem bietet seinen Benutzern mehr als nur einen Telefondienst. Diese Plattformen können für Videokommunikation, Instant Messaging mit Kollegen und mehr verwendet werden. Aufgrund dieses reichhaltigen Funktionsumfangs sollten Sie bei der Auswahl Ihres VoIP-Tools eine lange Liste von Kriterien berücksichtigen.

In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Abschnitte:

• Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf
• Anfallende Kosten
• Verfügbare Funktionen
• Kundendienst
• Integrationen von Drittanbietern
• VoIP-Sicherheit
• VoIP-Verfügbarkeit
• Aufschlüsselung des VoIP-Anbieters
• Häufig gestellte Fragen

Aber zuerst – Schreiben Sie Ihre Anforderungen auf

Da bei der Auswahl eines VoIP-Telefons so viele Dinge zu beachten sind, ist es wichtig, die Anforderungen zu notieren, die Sie suchen. Der Wechsel von einem traditionellen Telefondienst wie Festnetz zu einer VoIP-Plattform ist ein großer Schritt. Überlegen Sie, welche Elemente für Sie in einem Telefonsystem unbedingt erforderlich sind. Hier sind einige Gründe, warum Sie den Wechsel zu einem VoIP-Telefonsystem in Betracht ziehen könnten:

• VoIP-Telefonsysteme senken die Kosten eines PSTN-Systems erheblich.
• Diese Technologie bietet Ihnen eine All-in-one-Kommunikationsplattform.
• Der VoIP-Telefondienst bietet einen verbesserten Dienst für Mobiltelefone und andere mobile Geräte, die PSTN nicht bereitstellen kann.
• Diese Plattformen bieten fortschrittliche Technologie mit einer vernachlässigbaren Lernkurve.
• Sie können die Anzahl der Arbeitsplätze in einem VoIP-Tool problemlos an die sich ändernde Größe Ihres Unternehmens anpassen.

Das könnte beinhalten, die Kosten Ihrer geschäftlichen Telefonrechnung zu senken und eine bestimmte Anzahl von Telefonleitungen zu haben, die Sie benötigen. Aber scheuen Sie sich nicht, darüber hinauszugehen. Denken Sie darüber nach, welche Funktionen Ihrem PSTN fehlen und wie eine VoIP-Plattform helfen kann, die Lücke zu füllen. Das Aufschreiben all dieser Anforderungen hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen, was Ihnen wichtig ist.

Anfallende Kosten

Der Preis spielt eine große Rolle bei der Auswahl eines für Sie geeigneten Anbieters. Der niedrigste Preis muss jedoch nicht immer der beste Preis sein, da Faktoren wie Servicequalität, Kundensupport, Serviceplanoptionen und andere sicherlich die endgültige Entscheidung für einen VoIP-Anbieter beeinflussen sollten. Hier ist eine Aufschlüsselung der verschiedenen Gebühren, die mit VoIP-Geschäftstelefonen verbunden sind.

Preis pro Installation

Ein herkömmliches PSTN-Telefon ist auf Kupferdrähte angewiesen, die Ihr System mit Telefondienstanbietern verbinden. Da ein VoIP-System die Verbindung über das Internet herstellt, sollte bei der Installation entweder keine oder eine sehr geringe Gebühr anfallen. Sie erwarten höchstens eine Kontoaktivierungsgebühr. Dies wäre jedoch eine einmalige Belastung Ihres Kontos.

Preis pro Benutzer

Sie können davon ausgehen, dass eine VoIP-Leitung zwischen 20 und 30 US-Dollar pro Monat und Benutzer kostet. Grundfunktionen wie unbegrenzte ausgehende Anrufe (normalerweise für die USA und Kanada), gebührenfreie Minuten, automatische Vermittlung, Anrufweiterleitung, Anrufer-ID, Anklopfen, Anrufaufzeichnung, Anruf pro Benutzer und mehr. Ihre Telefonanlage bietet Ihnen wahrscheinlich die Möglichkeit, jährlich oder monatlich zu bezahlen.

Zusätzliche Gebühren

Die größten Gebühren im Zusammenhang mit VoIP-Diensten sind definitiv die Installation und die Preis-pro-Benutzer-Ladegeräte. Aber hier sind einige andere Gebühren, auf die Sie stoßen könnten:

• Gebührenfreie Minuten – Ihr Plan wird wahrscheinlich gebührenfreie Minuten beinhalten, aber sie sind möglicherweise nicht unbegrenzt. Wenn Sie also den zugewiesenen Betrag überschreiten, werden Sie belastet.
• VoIP-Hardware – Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Hardware für Ihr neues Telefonsystem erwerben, z. B. ein brandneues Telefon oder einen analogen Telefonadapter
• Upgrade-Pläne – Wenn Sie der Meinung sind, dass der VoIP-Plan, den Sie wählen, nicht Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, können Sie auf die nächsthöhere Stufe upgraden. Aber natürlich sollten Sie damit einen höheren Preis erwarten.

VoIP-Funktionen

Standartfunktionen

Dies mag ein Kinderspiel sein, aber es ist wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Plattform über die VoIP-Funktionen und -Funktionen verfügt, die Sie benötigen. Aber wenn Sie sich nicht sicher sind, worauf Sie achten sollten, sind hier einige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten und warum sie wichtig sind:

• • • Automatisierte Telefonzentrale – Eine automatische Telefonzentrale ist ein Menüsystem, das Anrufer mithilfe automatischer Sprachansagen zum richtigen Agenten oder zur richtigen Abteilung navigiert. Dies spart Ihrem Team Zeit und Geld, da es eine Live-Rezeption ersetzen kann.
    • Anrufweiterleitung — Mit dieser Funktion bleiben die Anrufe Ihrer Kunden nie unbeantwortet. Mit einem VoIP-System können Sie einen Anruf an eine andere Nebenstelle oder eine andere Telefonnummer weiterleiten.
    • Anrufanalyse – Damit können Sie Daten wie Anrufsitzungsmetriken, Verhaltenstrends, Agentenleistung und mehr sammeln. Auf diese Weise können Sie die Informationen verwenden, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
    • Softphone – Mit einer Softphone-Anwendung können Sie auf jedem WLAN-fähigen Gerät einen Anruf tätigen oder eine Nachricht senden. Auf diese Weise können Sie Ihre Gespräche auch unterwegs führen.
    • Geschäftliches Text-Messaging – Mit VoIP-Systemen können Sie SMS-Nachrichten direkt von der Plattform aus versenden. Manchmal erfordert eine bestimmte Situation eine SMS anstelle eines Anrufs, sodass Sie auf diese Weise nicht zwischen den Plattformen wechseln müssen, um dies zu tun.
    • Voicemail-to-Text — Diese Funktion transkribiert Ihre Voicemails und sendet sie als SMS-Text an Ihr Telefon.
    • Videokonferenzen – VoIP-Telefonsysteme bieten in der Regel ein Video-Chat-Tool, damit Sie mit Kunden und Kollegen auf die bequemste Art und Weise zusammenarbeiten können.

Erweiterte Funktionen

Da VoIP-Telefonplattformen mehr als nur einen Telefondienst bieten, lohnt es sich, einige der erweiterten Funktionen dieser Tools zu nutzen. Dazu gehören VoIP-Funktionen wie künstliche Intelligenz, Anrufanalysen, IVR-Systeme und native Integrationen von Drittanbietern. Je fortschrittlicher die Funktionen sind, nach denen Sie suchen, desto höher ist jedoch meistens der Preis, den Sie zahlen werden.

VoIP-Anbieter unterscheiden sich darin, wie sie Benutzern für fortgeschrittenere Tarife Gebühren berechnen. Viele Plattformen bieten erweiterte Funktionen, je weiter Sie sich innerhalb ihrer kostenpflichtigen Preisplanoptionen bewegen. Andere Anbieter wie Nextiva und Telnyx bieten die Möglichkeit, bestimmte Funktionen à la carte zu erwerben. Auf diese Weise zahlen Sie nur für die Funktionen, die Sie benötigen.

Kundendienst

Wichtige Kunden- und Kollegenkommunikation läuft über Ihr VoIP-Tool. Wenn also etwas schief geht, möchten Sie sicherstellen, dass es sofort behoben wird. Einige Anbieter bieten 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche Support an, indem sie ihren Kundensupport zu bestimmten Tageszeiten auslagern. Die meisten anderen VoIP-Anbieter bieten telefonischen Support während der normalen Geschäftszeiten an

Die Verfügbarkeit des Kundensupports, wenn Sie ihn brauchen, ist sowohl für Privat- als auch für Geschäfts-VoIP äußerst wichtig. Daher ist es definitiv ein Muss zu wissen, welche Art von Unterstützung Sie erhalten und wann Sie damit rechnen können. Hier sind einige weitere Faktoren, auf die Sie beim Kundendienstangebot eines VoIP-Anbieters achten sollten:

Einfachheit – Abgesehen von der Weiterleitung von Anrufen an mehrere Agenten sollten Benutzer versuchen, die Warteschleifenzeit während eines Anrufs so weit wie möglich zu reduzieren.

Live-Vertreter – Ein Live-Vertreter ist eine ideale Support-Option, nach der Sie Ausschau halten sollten, da er jederzeit verfügbar ist, um Probleme mit Ihnen zu besprechen. Das Chatten mit einer Person erleichtert es beiden Parteien, bei Bedarf näher darauf einzugehen und zu erklären.

Self-Service-Optionen – Ein robustes Kundendienstangebot bietet Ihnen mehr als nur die Möglichkeit, mit einem Mitarbeiter zu chatten. Dazu gehören Online-Portale, Video-Tutorials, FAQs und/oder andere webbasierte Alternativen.

Integrationen von Drittanbietern

Einer der größten Vorteile eines VoIP-Tools besteht darin, dass es häufig über integrierte Integrationen von Drittanbietern verfügt. Da Ihr VoIP-Tool im Mittelpunkt Ihrer täglichen Kommunikation stehen soll, werden sie mit Tools synchronisiert, die Sie häufig verwenden. Hier sind einige Integrationen, die Sie erwarten können:

CRM – Viele VoIP-Lösungen lassen sich in Ihr CRM-Tool integrieren, sodass Sie die erforderlichen Daten Ihrer Telefonanrufe verfolgen können. Diese Integration kann auch ein besseres Kundenerlebnis ermöglichen, da die Plattform Ihren Agenten mit dem Profil des eingehenden Anrufers verbinden kann und manchmal sogar automatisch ein neues Support-Ticket mit Informationen zu diesem Anruf erstellt.

SMS und Fax – Die meisten VoIP-Plattformen haben direkt in die Plattform integrierte SMS- und Faxfunktionen. Aber wenn sie diese Funktionalität nicht haben, sollte Ihr Tool in eine SMS- und Faxplattform eines Drittanbieters integriert werden.

E-Mail-Software — Indem Sie Ihr E-Mail-Tool mit Ihrem VoIP-System synchronisieren, können Sie die E-Mail- und Anrufverwaltung nutzen. Die Integration von Microsoft Outlook in Ihr VoIP-Tool bedeutet beispielsweise, dass Sie Audiodateien von Ihrem VoIP-Tool direkt per E-Mail empfangen können.

Cloud-Speicherintegrationen – Ein VoIP-Tool sollte sich problemlos in ein Cloud-Speichertool wie Dropbox oder Google Cloud integrieren lassen, damit Sie Ihre Telefonaufzeichnung sicher aufbewahren können. Auf diese Weise bleiben Sie vor Dingen wie Betrug und Klagen geschützt.

Bevor Sie Ihre VoIP-Plattform auswählen, vergewissern Sie sich, dass Ihr Tool über diese oder die von Ihnen benötigten Integrationen verfügt. Sie können auch nach VoIP-Software Ausschau halten, die API-Integrationen von Drittanbietern bietet, damit Sie Ihr Tool nach Bedarf anpassen können.

VoIP-Sicherheit

Da der VoIP-Dienst über das Internet läuft, unterliegt er bestimmten Systemschwachstellen. Aus diesem Grund sind Ihre Daten technisch anfällig für ein Abfangen oder eine Verletzung. Suchen Sie daher unbedingt nach einem VoIP-Anbieter, der zusätzliche Anstrengungen unternimmt, um Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Kundendaten zu ergreifen.

Der effektivste Weg, um sicherzustellen, dass Anrufe sicher sind, ist die Verschlüsselung auf hohem Niveau. Darunter versteht man den Prozess der Umwandlung von Daten aus Anrufen in eine verschlüsselte Version, die nur mit einem Beschreibungsschlüssel entschlüsselt werden kann.

Ein weiterer Indikator für starke Sicherheit bei einem VoIP-Anbieter sind mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten. Mehrere Server innerhalb eines Rechenzentrums führen zu einer Redundanz des Dienstes, was bedeutet, dass ein Server übernehmen kann, wenn ein anderer ausfällt. Dasselbe gilt für Rechenzentren. Verfügt ein VoIP-Anbieter über mehr als ein Rechenzentrum an einem Standort, kann eines übernehmen, wenn ein anderes ausfällt.

Hier sind einige andere Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Rechenzentrums-Audits
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Erweiterte Kontoverwaltung

VoIP-Anbieter sollten Sicherheitsmaßnahmen für jeden ihrer verfügbaren Tarife anbieten und bewerben. Sie können erweiterte Sicherheitsfunktionen erwarten, je höher Sie in der Paketstufe eines Anbieters aufsteigen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie einen Plan auswählen, der ein angemessenes Maß an Sicherheit für die Menge an Daten und vertraulichen Informationen bietet, mit denen Sie arbeiten werden.

VoIP-Verfügbarkeit

Betriebszeit bezieht sich auf den Prozentsatz der Zeit, in der Ihr VoIP-Dienst online ist und funktioniert. Kein Anbieter kann eine 100-prozentige Betriebszeit garantieren. Da VoIP über das Internet läuft, sind unerwartete Ausfälle unvermeidbar. Die meisten Anbieter können in der Regel eine Verfügbarkeit von etwa 99,9 % versprechen.

Das mag wie eine solide Zahl erscheinen, aber wie bereits erwähnt, weist die Anzahl der Ziffern nach dieser Dezimalstelle auf einen signifikanten Unterschied in der Betriebszeit hin. Typischerweise entspricht beispielsweise eine Betriebszeit von 99,999 % 5,26 Minuten ungeplanter Ausfallzeit pro Jahr; 99,99 % entsprechen 52,56 Minuten pro Jahr.

Der Unterschied zwischen diesen Zahlen ist enorm, daher ist es wichtig zu prüfen, welchen Prozentsatz der Betriebszeit Ihr Anbieter bis auf die letzte Dezimalstelle garantieren kann. Wenn die prozentuale Betriebszeit keine Wartungs- und Upgrade-Zeiten enthält, sehen Sie möglicherweise zusätzlich zu den prozentualen Ausfallzeiten weitere Ausfallzeiten.

Es ist auch wichtig, Ihren VoIP-Anbieter zu fragen, wann der Dienst normalerweise ausgefallen ist, sei es am Wochenende oder außerhalb der Geschäftszeiten. Das könnte für Ihre Kunden einen großen Unterschied machen.

Hier sind einige Dinge, die Sie vor dem Wechsel beachten sollten:

• Budget – Dies sollte eines der ersten Dinge sein, die Sie berücksichtigen. Bevor Sie sich an einen VoIP-Anbieter anschließen, vergewissern Sie sich, dass der entsprechende Plan in Ihr Budget fällt.

• Funktionen – Bestätigen Sie, dass der Anbieter, für den Sie sich entscheiden, genau die Funktionen hat, die Sie benötigen.

• Sicherheit – Stellen Sie sicher, dass Sie einen Dienst auswählen, der Ihre Kommunikation verschlüsselt.

• Skalierbarkeit – Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen in naher Zukunft wächst, ist es wichtig, Ihre Plattform parallel dazu zu skalieren.

• Zuverlässigkeit – Sie möchten sicherstellen, dass das Tool, das Sie verwenden, Ihnen einen zuverlässigen Service bieten kann. Es könnte sich nachteilig auf Ihr Geschäft auswirken, wenn Ihr Service ständig ausfällt.

Aufschlüsselung beliebter VoIP-Anbieter

Nachdem Sie nun wissen, worauf Sie bei einem VoIP-Anbieter achten müssen, finden Sie hier eine gründliche Aufschlüsselung einiger der besten VoIP-Anbieter auf dem Markt.

Nextiva

Nextiva ist eine All-in-One-Cloud-Plattform, die Geschäftskommunikation, Zusammenarbeit und Kundenservice bietet. Neben seinen beeindruckenden Funktionen bietet Nextiva eines der robusten Reporting-Tools, die Sie in einem VoIP-System finden können. Es bietet seinen Benutzern Business Intelligence und Sprachanalysen. Benutzer können Berichte und Dashboards erstellen, die nach Anrufthemen und Agenten gefiltert sind.

Nextiva Vor- und Nachteile

Hier ist ein Blick darauf, was Nextiva-Benutzerbewertungen über das Tool sagen.

RingCentral

RingCentral ist eine Cloud-Kommunikationsplattform, die Unternehmen dabei helfen soll, die Korrespondenz mit Kunden und Kollegen zu vereinfachen. Die Plattform verfügt über ein beeindruckendes Telefonsystem und wurde von Finances Online als bestes Telefonsystem des Jahres 2019 ausgezeichnet.

Die Plattform ermöglicht es Administratoren, aus über 200 Ortsvorwahlen für ihre Geschäftsnummern auszuwählen und unbegrenzt in die USA und nach Kanada zu telefonieren. Sie können auch bestimmte Anruffunktionen wie Anruffilterung, Anrufweiterleitung und Anrufweiterleitung nutzen.

RingCentral Vor- und Nachteile

Hier ist ein Blick darauf, was RingCentral-Benutzerbewertungen über das Tool sagen.

Heuschrecke

Grasshopper ist ein Geschäftstelefonsystem, das sich hervorragend für kleine Unternehmen eignet. Sie bieten Funktionen wie Voicemail-Transkription und Nummernportierung, um ihren Kunden ein hohes Maß an Effizienz zu bieten. Damit die Kommunikation so einfach wie möglich ist, bietet der VoIP-Anbieter auch Gmail-Integration und Business-SMS an.

Heuschrecke Vor- und Nachteile

Hier ist ein Blick darauf, was Benutzerbewertungen von Grasshopper über das Tool sagen.

Fünf9

Five9 ist ein Cloud-Kontaktzentrum, das sich der Verbesserung des Kundenerlebnisses verschrieben hat. Die Plattform bietet Funktionen, um das Anruferlebnis der Kunden zu verbessern. Sie bieten Power Dialing an, wodurch die Plattform automatisch die nächste Nummer auf der Liste anruft. Sie können auch Progressive Dialing nutzen, das Agenten nur mit Leads verbindet, die zuvor den Anruf entgegengenommen haben.

Five9 Vor- und Nachteile

Hier ist ein Blick darauf, was Five9-Benutzerbewertungen über das Tool sagen.

Vonage

Vonage wurde entwickelt, um die Kommunikation flexibler, intelligenter und persönlicher zu gestalten. Sie bieten eine Vielzahl großartiger Unified Communications-Funktionen, um dies zu ermöglichen. Feature-Sets sind in verschiedene Kategorien wie Zusammenarbeit, Flexibilität und Mobilität unterteilt. Sie können Call Flip, Call Monitoring, das Dashboard von Vonage und mehr nutzen.

Vonage Vor- und Nachteile

Hier ist ein Blick darauf, was Vonage-Benutzerbewertungen über ihre Preise und Pläne sagen.

Fazit: Mit VoIP können Sie nichts falsch machen

Letztendlich macht VoIP Ihre Geschäftskommunikation effizienter und kostengünstiger und bietet dabei großartige Funktionen. Es gibt eine Reihe großartiger Optionen auf dem Markt. Solange Sie also wissen, was Sie von einem Geschäftstelefonsystem erwarten, können Sie mit der von Ihnen gewählten Option nichts falsch machen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, worauf Sie bei einem Telefonsystem für kleine Büros achten müssen, werfen Sie einen Blick auf unsere 8 besten Tipps.