So sammeln Sie ausstehende Rechnungen effektiv ein: Best Practices für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind ständig auf der Suche nach Strategien zur Steigerung ihrer Rentabilität. Ein Ansatz, um dies zu erreichen, besteht darin, überfällige Rechnungen so schnell wie möglich einzutreiben. Für Geschäftsinhaber ohne viel Inkasso-Know-how könnte es jedoch schwierig sein.

Darüber hinaus fehlt den meisten Inhabern kleiner Unternehmen eine Inkassoabteilung, was es schwieriger macht, überfällige Rechnungen zu überwachen und schnell Kunden zu kontaktieren, die noch nicht bezahlt haben.

In diesem Artikel werden einige Best Practices für das Sammeln von Rechnungen erörtert , um Kleinunternehmern zu helfen.

1. Erhalten Sie einen Vertrag

Obwohl es verlockend ist, direkt ins Geschäft einzusteigen, sollten Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag haben, bevor Sie ein Geschäft abschließen. Es ist auch wirtschaftlich sinnvoll.

Die Dienstleistungen, zu deren Bereitstellung Sie sich bereit erklären, und die Bedingungen, unter denen Sie Zahlungen erhalten, müssen in einem rechtsverbindlichen Vertrag enthalten sein . Alles schriftlich festzuhalten, auch wenn es nur „ich mache das“ und „dann machst du das“, ist besser als nichts zu haben.

Bei der Gestaltung eines solchen Vertrages ist es ideal, wenn Sie mit einem Juristen zusammenarbeiten, der mit Ihrem Geschäft vertraut ist.

2. Lassen Sie Ihre Kunden wissen, dass Sie es ernst meinen

Sie können ohne Ihre Kunden nicht überleben, aber wenn Sie regelmäßig Zahlungsverzögerungen übersehen, schaden Sie Ihrem Ruf, verlieren an Glaubwürdigkeit und verlieren Geld. Damit bieten Sie Ihren Kunden eine zinslose Finanzierung.

Wenn dies das Geschäft ist, in dem Sie tätig sein möchten, sollten Sie es verfolgen. Dies ist jedoch aller Wahrscheinlichkeit nach nicht der Fall. Daher sollten Sie ein Verfahren entwickeln, um unbezahlte Rechnungen im Auge zu behalten und Kunden bei Bedarf an die Zahlungsbedingungen und den Vertrag zu erinnern, denen sie bei der Geschäftsbeziehung zugestimmt haben.

3. Identifizieren Sie das Problem

Ihr Ziel ist es herauszufinden, warum ein Kunde Ihr Geld zurückhält und wie Sie es zurückbekommen. Vielleicht hat Ihr Kunde es vergessen, hat einen schwierigen Moment erlebt oder ist mit administrativen Aufgaben überfordert.

Wenn Sie die Ursache des Problems identifiziert haben, können Sie und der Kunde eine Lösung erarbeiten, die faire Zahlungsbedingungen beinhaltet.

Wenn ein Kunde schwierige Zeiten durchmacht, müssen Sie möglicherweise herausfinden, wie wahrscheinlich es ist, dass er wieder auf die Beine kommt und wie viel Geld Sie voraussichtlich zurückerhalten werden. Ist ihre Zahlungsunfähigkeit beispielsweise auf Faktoren zurückzuführen, die sich ihrer Kontrolle entziehen?

Das „Wie“ der pünktlichen Zahlung wird deutlich, sobald Sie einen offenen Kontaktkanal mit der Debitorenbuchhaltung aufgebaut haben und das „Warum“ besser verstehen.

Eine Zahlungsverzögerung kann Sie auf zusätzliche Probleme in Ihrer Organisation aufmerksam machen, z. B. nicht abgeschlossene Projektergebnisse. Es kann Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob es sich lohnt, den Client zu behalten, wenn Sie Warnsignale entdecken.

4. Früher ist besser als später

Jeder im Inkassobereich wird Ihnen sagen, je früher im Zahlungszyklus Sie aktiv sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Teil oder Ihr gesamtes Geld zurückerhalten.

Normalerweise werden die Dinge schlimmer als erwartet, weil Sie ein paar Wochen warten, sich von anderen Dingen ablenken lassen, sich dumm fühlen, weil Sie nicht früher nachgefragt haben, und dann noch ein paar Wochen warten.

Stoppen Sie diesen Teufelskreis, bevor er beginnt. Eine Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Beitreibung einer Forderung zu erhöhen, besteht darin, von Beginn des Zyklus an eine systematische Nachverfolgung durchzuführen.

5. Kennen Sie Ihre Rechte

Möglicherweise tappen Sie beim Inkasso im Dunkeln, wenn Sie keine Ausbildung in Debitorenbuchhaltung oder Inkasso haben.

Je früher Sie sich über Ihre Rechte und mögliche Regressmöglichkeiten informieren, desto besser für Sie. Sie lernen nicht nur, was Sie können und was nicht, sondern gewinnen auch Sicherheit im Umgang mit Kunden.

Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie rechtmäßig nach der Sozialversicherungsnummer einer Person suchen können, wenn diese Person Ihre Bemühungen zur Eintreibung von Forderungen vermeidet?

6. Machen Sie einen Deal, um sich mit weniger zufrieden zu geben

Angenommen, ein Kunde schuldet Ihnen 20.000 US-Dollar und ist damit 120 Tage im Verzug. In den letzten vier Monaten haben Sie versucht, eine hoffnungslos erscheinende Schuld einzutreiben. Versuchen Sie immer, mit dem Kunden einen geringeren Vergleichsbetrag auszuhandeln, bevor Sie eine Schuld abschreiben.

Auch wenn die verspätete Zahlung Sie stresst, können Sie sicher sein, dass sie den Kunden noch mehr stresst. Sie verlieren wahrscheinlich den Schlaf darüber.

Sie sind vielleicht bestrebt, 5.000 Dollar aus ihren Büchern zu bekommen, wenn Sie sich ihnen nähern und sagen, dass Sie bereit sind, es zu nehmen. Und weil Sie das sowieso als hoffnungslos abgeschrieben hatten, sind das zusätzliche 5.000 Dollar in Ihrer Tasche.

7. Bleib ruhig

Es ist nur menschlich, sich über einen Kunden zu ärgern, der Ihre Dienstleistungen erhalten hat, aber mit der Zahlung in Verzug ist.

Sie müssen jedoch tief durchatmen und einen kühlen Kopf bewahren. Wut verringert die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Schuldeneintreibung. Der Kunde wird Ihre Wut spüren, sie persönlich nehmen und sich weigern, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Ihre Stimmung hat großen Einfluss darauf, wie Sie mit dem Kunden umgehen und wie er mit Ihnen umgeht. Behandeln Sie jeden Anruf, als wäre es der erste Anruf eines fantastischen Tages. Wenn Sie beim letzten Anruf wütend waren, geben Sie sich etwas Zeit, um sich zu beruhigen, und versuchen Sie es dann erneut.

Der Kunde reagiert auf den von Ihnen gesetzten Ton. Ihre optimistische Einstellung wird auf den Kunden abfärben und eine kooperativere Reaktion hervorrufen.

Obwohl Beharrlichkeit beim Inkasso entscheidend ist, gibt es einen schmalen Grat zwischen Nachverfolgung und Belästigung:

• Kunden zu belästigen würde bedeuten, sie 60 Tage lang jeden Morgen anzurufen und sie anzuschreien.
• Ein hartnäckiger Ansatz würde darin bestehen, Kunden alle sieben bis zehn Tage anzurufen und ihnen mehrere Zahlungspläne zur Verfügung zu stellen, um ihnen zu helfen, mit der Tilgung ihrer Schulden zu beginnen.

8. Alles aufzeichnen

Die Dokumentation ist eines der wichtigsten Dinge, wenn Sie versuchen, Ihr Geld von Kunden zurückzuerhalten. Wenn die Schulden zu einer Klage führen, ist es sehr hilfreich, Aufzeichnungen zu haben, auf die man sich beziehen kann.

• Zeichnen Sie das Gespräch auf und schreiben Sie Notizen, wann immer Sie mit einem Kunden telefonieren.
• Überprüfen und kopieren Sie jeden Brief, den Sie per Post versenden.
• Verfolgen Sie Ihre Kundenbesuche, egal ob im Büro oder zu Hause.

9. Bringen Sie alle in Ihrem Team auf die gleiche Seite

Der Inkassoprozess stützt sich auf den Input aller Abteilungen mit Kundenkontakt, insbesondere des Vertriebs. Viele Unternehmen beziehen ihre Vertriebsmitarbeiter nicht in ihren Inkassoprozess ein, da sie fälschlicherweise glauben, dass die Verpflichtung nur dem Finanzteam obliegt.

Wenn Sie jedoch nach einer dritten Mahnung immer noch Probleme haben, Zahlungen zu erhalten, liegt die Antwort möglicherweise bei Ihrem Vertriebsteam.

Sie gehen vielleicht davon aus, dass der Kunde ein schlechtes Finanzmanagement hat , aber Ihr Verkaufsteam weiß es vielleicht anders. Es kann sich um eine ausstehende Beschwerde oder ein unvorhergesehenes Problem mit dem Produkt oder der Dienstleistung handeln.

Abschließende Gedanken

Das Sammeln von Rechnungen ist ein ermüdender Prozess. In manchen Situationen hast du vielleicht das Gefühl, dass du zu weich bist, und in anderen machst du dir vielleicht Sorgen, dass du zu hart bist.

Ziel ist es, eine Balance zwischen den beiden Extremen zu finden, damit die Kunden Sie ernst nehmen und es Ihnen zurückzahlen, wenn es an der Zeit ist.

Gelegentlich müssen Sie uneinbringliche Forderungen abschreiben, aber wenn Sie sich an die oben genannten Richtlinien halten, sollten Sie eine Verbesserung feststellen. Wir hoffen, dass der Artikel Ihnen helfen wird, viel Wissen über das Sammeln von Rechnungen zu erlangen.