So implementieren Sie erfolgreich eine 4-Tage-Woche im Jahr 2023

Die Vier-Tage-Woche ist keine Utopie mehr. Dank des Erfolgs mehrerer globaler Versuche und der schnellen Einführung von KI gehören neben Tante-Emma-Läden in der Nachbarschaft mittlerweile auch Technologie-Schwergewichte wie Microsoft und Amazon zu den Unternehmen, die eine Vier-Tage-Woche anbieten .

Die Anreize sind klar – von einer verbesserten psychischen Gesundheit bis hin zu einer gesteigerten Produktivität – die Vorteile sind sowohl praktischer als auch persönlicher Natur. Das bedeutet nicht, dass die Umsetzung einer Vier-Tage-Woche keine Herausforderungen mit sich bringt. Nicht jedes Unternehmen ist für verkürzte Arbeitszeiten geeignet, und diese möglicherweise revolutionäre neue Arbeitsweise kann sich bei schlechter Umsetzung tatsächlich negativ auf das Wohlbefinden und die Rentabilität der Mitarbeiter auswirken.

Um Ihnen dabei zu helfen, häufige Fallstricke zu vermeiden, bietet dieser Leitfaden Ratschläge, wie Sie es richtig machen – mit Hilfe von HR-Experten, Akademikern und Geschäftsinhabern, die sich kürzlich der Vier-Tage-Woche-Bewegung angeschlossen haben. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Ihr Unternehmen bereit ist, einen Arbeitstag ausfallen zu lassen, und wie dies in sieben einfachen Schritten Wirklichkeit werden kann.

So implementieren Sie eine 4-Tage-Woche:

1. Prüfen Sie, ob eine 4-Tage-Woche für Ihr Unternehmen geeignet ist
2. Definieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens
3. Machen Sie praktische und rechtliche Überlegungen
4. Vereinbaren Sie einen 4-Tage-Arbeitswochenplan
5. Starten Sie Ihr Pilotprojekt zur 4-Tage-Arbeitswoche
6. Bewerten Sie den Erfolg Ihres Pilotprojekts
7. Bringen Sie Ihre 4-Tage-Arbeitswoche in Gang

Warum sollten Unternehmen eine 4-Tage-Woche einführen?

Es überrascht nicht, dass die Verkürzung der Arbeitswoche und die Ausweitung der Freizeit den Mitarbeitern in vielfältiger Weise zugute kommt. Jüngste Untersuchungen der Universität Cambridge ergaben, dass die Verdichtung der 40-Stunden-Woche auf 32 Stunden Stress um 39 % und Burnout-Fälle um 71 % verringerte und sich gleichzeitig positiv auf die Schlafqualität und die körperliche Gesundheit auswirkte.

Nicht nur Mitarbeiter sollten ein dreitägiges Wochenende einfordern. Auch für Unternehmen kann die Verkürzung der Wochenarbeitszeit viele Vorteile bringen.

Zufriedenere und ausgeruhtere Arbeitnehmer erbringen mit größerer Wahrscheinlichkeit bessere Leistungen und melden weniger Krankheitstage. 95 % der Unternehmen, die am britischen Four-Day-Week-Global-Test teilgenommen haben, verzeichneten während des Pilotprojekts eine Stabilisierung oder Steigerung der Produktivität und einen Umsatzanstieg um 10 Prozent durchschnittlich 35 %.

„Wir haben in fast zwei Jahren keine Mitarbeiter gekündigt, was für Start-ups in der Frühphase, die normalerweise eine höhere Fluktuationsrate aufweisen, ziemlich ungewöhnlich ist .“ – Lindsay Liu, Gründerin des Software-Startups Super und Verfechterin der viertägigen Arbeitswoche

Aufgrund der großen Beliebtheit bei den Arbeitnehmern ist es für Unternehmen, die eine Vier-Tage-Woche einführen, eher wahrscheinlich, dass sie Mitarbeiter halten und Top-Talente anziehen , da es für Unternehmen eine großartige PR ist, als Vorreiter dieses fortschrittlichen Arbeitsplatztrends wahrgenommen zu werden. Vier-Tage-Arbeitswochen sind jedoch kein Allheilmittel und werden nicht für jede Art von Geschäft förderlich sein, wie wir als Nächstes untersuchen.

1. Prüfen Sie, ob eine 4-Tage-Woche für Ihr Unternehmen geeignet ist

Die harte Realität ist, dass eine Vier-Tage-Woche nicht für jedes Unternehmen funktioniert. Bevor Sie mit der Einführung Ihres Pilotprojekts beginnen, müssen Sie klären, ob eine Reduzierung der Arbeitszeit für Ihr Unternehmen tatsächlich realistisch ist.

Für Branchen, die rund um die Uhr Support bieten, wie Transport und Gesundheitswesen, sind die Vereinbarungen aus offensichtlichen Gründen nicht geeignet. Auch Gastronomiebetriebe wie Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants und Bars sind tendenziell an traditionellere Zeitpläne gebunden, um den Ansprüchen der Verbraucher gerecht zu werden.

„Funktioniert die Vier-Tage-Woche? Ja tut es. Aber nicht für jeden. Manche Unternehmen in manchen Branchen können das einfach nicht. Man muss auf die Herausforderungen vorbereitet sein. Es erhöht die Komplexität, derer man sich bewusst sein muss.“ – Cat Goulbourne, Personal- und Personalbeschaffungsmanagerin bei SEOMG!

Große Organisationen können auch durch bürokratische Herausforderungen sowie den Umfang und die Komplexität des Projekts zurückgehalten werden. Laut einer Umfrage des Open-Access-Journals Open Access Government gaben jedoch 22 % der britischen Arbeitnehmer an, sie seien einfach zu beschäftigt, um ihr Arbeitspensum auf vier Acht-Stunden-Tage zu reduzieren, während andere zu viele Besprechungen in ihrem Zeitplan hätten.

Angesichts dieser Hürden im Hinterkopf ist es möglicherweise eine gute Idee, sich die folgenden Fragen zu stellen, bevor Sie loslegen:

1. Verfügt Ihre Belegschaft über eine Erfolgsbilanz bei der kontinuierlichen Erreichung von Zielen unter Druck?
2. Sind alle Rollen in Ihrem Unternehmen flexibel einsetzbar?
3. Ist Ihr Unternehmen in der Lage, mit kompliziertem Zeit- und Personalmanagement umzugehen?
4. Können Sie die Anzahl oder Dauer von Teambesprechungen reduzieren?
5. Wird Ihr Unternehmen in der Lage sein, die Arbeitszeit zu reduzieren und gleichzeitig die Erwartungen der Kunden zu erfüllen?

Wenn die Antwort auf die meisten dieser Fragen „Nein“ lautete, ist Ihr Unternehmen wahrscheinlich noch nicht bereit, seine Arbeitswoche zu verkürzen. Wir würden diese Wahl ohnehin Ihren Mitarbeitern mitteilen und dabei Ihren Entscheidungsprozess so transparent wie möglich gestalten. Wenn die meisten Ihrer Antworten positiv waren, fahren Sie mit dem nächsten Tipp fort.

2. Definieren Sie die Ziele Ihres Unternehmens

Denken Sie, dass Sie für eine viertägige Arbeitswoche geeignet sind? Glückwunsch! Jetzt müssen Sie entscheiden, was Sie aus der Vereinbarung herausholen möchten.

Die meisten Unternehmen, denen es gelungen ist, die Arbeitszeit zu verkürzen, taten dies mit konkreten Zielen. Was auch immer „Erfolg“ für Ihr Unternehmen bedeutet – sei es Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität oder Mitarbeiterbindung – Ihre Ziele sollten mit diesen Prioritäten übereinstimmen.

„Definieren Sie die Ziele und Vorgaben der Probezeit . Wollen Sie die Work-Life-Balance verbessern, die Produktivität steigern oder die Betriebskosten senken?“ – Eric Sornoso, CEO des Lebensmittellieferdienstes Mealfan.

Der Rest Ihrer Strategie hängt von diesen Zielen ab. Stellen Sie daher sicher, dass Sie SMART-Ziele verwenden, die zeitbasiert, spezifisch und messbar sind. Erschaffen Sie sie auch nicht im luftleeren Raum. Bauen Sie einen offenen Dialog mit allen Ebenen Ihres Unternehmens auf, um einen Konsens über gewünschte Ergebnisse, Zeitplanpräferenzen und den Grad des Engagements zu erzielen.

3. Machen Sie praktische und rechtliche Überlegungen

Die Einführung einer Vier-Tage-Woche kann aufregend sein, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Checks and Balances befolgen, bevor Sie den Sprung wagen. Dazu gehört eine Bestandsaufnahme der Stellenangebote in Ihrem Unternehmen und die Sicherstellung, dass jede einzelne für eine verkürzte Woche geeignet ist. Wenn bestimmte Mitarbeiter eine höhere Arbeitsbelastung zu bewältigen haben, müssen die Rollen neu gestaltet werden, um sicherzustellen, dass das Pilotprojekt für alle zugänglich ist.

Wenn Sie Teilzeitkräfte beschäftigen, müssen Sie herausfinden, wie dieser Übergang auch für sie funktioniert. Es gibt zwei Hauptwege, die Sie wählen können: die Reduzierung der Wochenarbeitszeit um 20 %, um sie an die Kürzung für Vollzeitbeschäftigte anzupassen, oder die entsprechende Erhöhung des Gehalts. Die Änderungen, denen Sie jetzt zustimmen, werden wahrscheinlich langfristige Auswirkungen auf den Arbeitnehmer und Ihr Endergebnis haben. Stellen Sie daher sicher, dass sie ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

„Unternehmen müssen während einer viertägigen Arbeitswoche im Vergleich zu typischeren Planungsvereinbarungen nicht weniger auf gesetzliche Verpflichtungen achten. Für eine Vier-Tage-Woche gelten weiterhin Lohn- und Stundengesetze.“ – Robert Bird, Professor für Wirtschaftsrecht an der University of Connecticut

Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass sie die lokalen und bundesstaatlichen Arbeitsgesetze einhalten. Richtlinien wie Überstunden, bezahlte Freizeit und Urlaubstage werden wahrscheinlich alle von der Umstellung betroffen sein, daher kann es ratsam sein, einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren, bevor Sie etwas in Stein gemeißelt haben.

4. Vereinbaren Sie einen 4-Tage-Arbeitswochenplan

Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, auf eine Vier-Tage-Woche umzusteigen. Bei der Erstellung Ihres Zeitplans kommt es vor allem auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter an. Vor diesem Hintergrund sind hier einige beliebte Vier-Tage-Arbeitspläne, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Kein Freitag oder Montag

Da ein großer Reiz verkürzter Arbeitszeiten die verlängerten Wochenenden sind, entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, Freitage oder Montage aus dem Arbeitszeitplan zu streichen. Durch die Wahl eines Tages für alle wird sichergestellt, dass die Kernzeiten gleich sind. Allerdings bietet es den Mitarbeitern keine Flexibilität und eignet sich nicht gut für Branchen, die kontinuierlich Waren oder Dienstleistungen liefern.

2. Flexible freie Tage

Wenn es für Ihr Unternehmen förderlich ist, kann es sich auch lohnen, über die Einführung eines flexiblen Zeitplans nachzudenken. Flexible 4-Tagespläne ermöglichen es den Mitarbeitern, sich frei zu nehmen, wenn es ihnen am besten passt. Dazu können gestaffelte Startzeiten, frühe Endzeiten sowie die typischen vier Tage an und ein Tag frei gehören.

„ Setzen Sie Erwartungen an bestimmte Zeiten, zu denen jeder verfügbar sein muss, und gewähren Sie für den Rest der Zeit Autonomie. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und gleichzeitig Flexibilität gewährleistet ist.“ – Jack, Personalmanager bei ExpenseOnDemend

3. Das 4-10-Modell

Wenn schließlich die Reduzierung der geleisteten Arbeitsstunden für Ihr Unternehmen keine Option ist, Sie aber dennoch von einem dreitägigen Wochenende profitieren möchten, könnte eine 4- bis 10-tägige Arbeitswoche für Sie am besten geeignet sein.

Das 4-10-Modell ist ideal für Unternehmen mit höherer Arbeitsbelastung und bezieht sich auf die Arbeit an 10-Stunden-Tagen an vier Tagen in der Woche. Es ist eine gute Möglichkeit, einen Eindruck von der Vier-Tage-Woche zu bekommen, ohne das Risiko einzugehen, Arbeitsstunden zu opfern. Beachten Sie jedoch, dass die Produktivitätsraten in der Regel nach der achten Stunde des Arbeitstages sinken und einige Bundesstaaten tägliche Überstundengesetze durchsetzen. Daher ist dies definitiv nicht für jeden das Richtige.

Nachdem Sie sich auf Ihren Zeitplan geeinigt haben, müssen Sie ihn Ihrem Team sowie externen Kunden und Stakeholdern mitteilen. Stellen Sie sicher, dass Sie dies mindestens einen Monat im Voraus tun, um Verwirrung oder Terminüberschneidungen zu vermeiden.

5. Starten Sie Ihr 4-Tage-Arbeitswochen-Pilotprojekt

Sie haben die harte Arbeit geleistet und die schwierigen Entscheidungen getroffen. Jetzt müssen Sie Ihr viertägiges Pilotprojekt starten.

Damit Ihre Testversion die bestmöglichen Erfolgsaussichten hat, müssen Sie lernen, wie Sie Ihre verbleibenden Stunden effektiv verwalten. Für viele Unternehmen bedeutet dies, den Wert von Besprechungen zu bewerten und diese gegebenenfalls zu reduzieren. Die Festlegung von Tagen ohne Besprechungen ist auch eine gute Möglichkeit, Phasen ununterbrochener, intensiver Arbeit zu ermöglichen.

Es ist auch wichtig, wann Sie sich für den Start Ihres Pilotprojekts entscheiden. Die Entscheidung für eine ruhigere Zeit entlastet die Mitarbeiter etwas, wie uns John Lin, Eigentümer von JB Motor Works mit Sitz in Philadelphia, sagte. Als Lin kürzlich das viertägige Pilotprojekt für sein Unternehmen einführte, entschied er sich für eine langsame Phase seines Geschäftszyklus. „ Das hat geholfen, die Auswirkungen ohne allzu großes Risiko abzuschätzen“, erklärte Lin.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass in diesem Zeitraum zweifellos Probleme auftreten werden und dass dies völlig normal ist. Wenn Sie diese Probleme angehen, sobald sie auftreten, und daraus lernen, können Sie Ihren Plan stärken, bevor er tatsächlich umgesetzt wird.

6. Bewerten Sie den Erfolg Ihres Pilotprojekts

Nach dem Ende Ihres viertägigen Pilotprojekts müssen Sie die Ergebnisse bewerten.

Dazu müssen Sie die während des Pilotprojekts gesammelten Daten mit den Daten Ihrer typischen viertägigen Arbeitswoche vergleichen. Anhand dieser Informationen können Sie erkennen, wie erfolgreich Ihr Pilotprojekt Ihre ursprünglichen Ziele erreicht hat.

Neben quantitativen Kennzahlen zur Messung der Auswirkungen des Pilotprojekts auf Produktivität und Gewinnmargen ist es auch wichtig, qualitative Erkenntnisse von den Mitarbeitern zu sammeln. Diese können durch Feedback-Umfragen und persönliche Interviews gewonnen werden und helfen Ihnen, den Erfolg der Studie insgesamt zu bewerten.

Wie John Lin uns sagt: „Der beste Weg, den Erfolg des Prozesses zu beurteilen, ist vielschichtig.“

„Es basiert nicht nur auf Produktivitätskennzahlen wie der Anzahl der gewarteten Autos, sondern auch auf der Teammoral, den Kundenbindungsraten und dem Grad der Kundenzufriedenheit. Es handelt sich um einen qualitativen und quantitativen Prozess, der regelmäßig einen offenen Dialog mit dem Team erfordert.“ – John Lin, Eigentümer der in Philadelphia ansässigen JB Motor Works

7. Bringen Sie Ihre 4-Tage-Arbeitswoche in Gang

Wenn Sie mit den Ergebnissen Ihres Versuchs zufrieden sind, dann gut gemacht! Es ist Zeit, Ihre Vier-Tage-Woche offiziell einzuführen.

Diesen Erfolg sollten Sie von Anfang an intern und extern kommunizieren, um Erwartungen zu wecken und alle auf die nächsten Schritte vorzubereiten. Dann müssen Sie die viertägigen Übungen in Ihre Unternehmenskultur verankern. Das bedeutet, dass Sie verhindern müssen, dass sich alte Gewohnheiten einschleichen, und dass die Vereinbarung Teil Ihres Unternehmensimages wird.

Dieser Prozess hört hier jedoch nicht auf. Um sicherzustellen, dass dieser Übergang langfristig erfolgreich ist, ist das Sammeln von Mitarbeiterfeedback durch Umfragen, persönliche Interviews oder Fokusgruppen ein Muss. Wenn Ihre Belegschaft eine starke Meinung zur Einführung hat oder Änderungen erforderlich sind, ist es für Arbeitgeber wichtig, ebenfalls schnell zu handeln.

Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter den Ball nicht fallen lassen. Eine Vier-Tage-Woche zu arbeiten ist ein Privileg, und nur weil die Prüfung vorbei ist, heißt das nicht, dass es an der Zeit ist, den Fuß vom Pedal zu nehmen. Anstatt die Mitarbeiter zu Überstunden zu drängen, ist der Aufbau einer Kultur der Verantwortung und des Vertrauens eine weitaus effektivere Möglichkeit, die Produktivität langfristig aufrechtzuerhalten.

Die Einführung einer Vier-Tage-Woche ist keine leichte Aufgabe, und Arbeitgeber müssen sich dessen bewusst sein, bevor sie die Idee ernst nehmen. Es ist ein Prozess, der ständiges Ausprobieren erfordert und dessen Perfektion manchmal Jahre dauern kann.

„Unter dem Strich ist die Einführung einer Vier-Tage-Woche keine exakte Wissenschaft, sondern ein Tanz, der die einzigartige Dynamik Ihres Unternehmens mit der Notwendigkeit verbindet, die Produktivität aufrechtzuerhalten oder zu steigern.“ – Wendy Wang, Inhaberin des Vier-Tage-Woche-Unternehmens F&J Outdoor

Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist jedoch ein geringer Preis für eine glücklichere, gesündere und produktivere Belegschaft. Da mehrere US-Bundesstaaten Versuche mit viertägigen Arbeitswochen unterstützen und den Unternehmen, die sich für deren Einführung entscheiden, Unterstützung zusichern, ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt, den Schritt zu wagen.