So bewahren Sie Ihre Dokumente sicher und organisiert auf

Das Tolle an der Technologie ist, dass sie die Arbeit erheblich erleichtert. Sie können ein paar Stunden an Ihrem Schreibtisch sitzen und so viel Arbeit erledigen. Der einzige Nachteil dabei ist, dass Sie dazu neigen, Hunderte von Dokumenten pro Monat zu erstellen. Dies bedeutet Tausende von Dokumenten pro Jahr, von denen einige äußerst wichtig, andere nicht so wichtig sind.

Folglich befinden Sie sich in einer Position, in der Sie Wege finden müssen, all diese Dokumente zu speichern. Sie müssen sicher bleiben und dennoch für Sie leicht zugänglich sein. Es hilft auch, wenn Sie sie so organisiert wie möglich halten, was das Auffinden von Informationen viel einfacher macht.

Zum Glück leben wir im Tech-Zeitalter, in dem es viele mögliche Lösungen für dieses Rätsel gibt. Wenn Sie Ihre Dokumente sicher und organisiert aufbewahren möchten, finden Sie hier einige Ideen:

Verschlüsselter Desktop-Speicher

Die erste Idee ist, das von Ihrem Computer bereitgestellte Speichersystem zu verwenden. Jeder Computer verfügt über einen internen Speicher in Form einer Festplatte oder einer SSD. Der Vorteil, wenn Sie Ihre Dokumente hier ablegen, ist, dass Sie schnell und einfach darauf zugreifen können. Starten Sie einfach den Computer und verwenden Sie Ihre Dateimanager-Anwendung, um das zu bekommen, was Sie brauchen. Sie können separate Ordner für bestimmte Dokumente erstellen, was bei der Organisation sehr hilfreich ist.

Der Nachteil dieser Option ist, dass sie wahrscheinlich eine der am wenigsten sicheren ist, wenn es darum geht, wie gut Ihre Dokumente geschützt sind. Es gibt jedoch eine intelligente Möglichkeit, zusätzlichen Schutz hinzuzufügen, indem Sie Ihre Dateien verschlüsseln. Das Hinzufügen von Verschlüsselung bedeutet, dass auf Ihre Daten nicht zugegriffen oder gelesen werden kann, es sei denn, Sie haben jemandem die Berechtigung dazu erteilt. Es ist ein ziemlich einfacher Vorgang und hält jeden davon ab, sich bei Ihrem Computer anzumelden und auf Ihre Dateien zuzugreifen. Wenn Sie Kinder haben oder sich einen Computer mit jemand anderem teilen, ist dies ein echtes Problem.

Tragbare Speichergeräte

Ein wesentlicher Nachteil von Desktop-Speicher ist, dass Sie ihn nicht überall hin mitnehmen können. Alle Ihre Dokumente bleiben auf einem Gerät und können nur aufgerufen werden, wenn Sie bei diesem Gerät angemeldet sind. Dies stellt ein Problem dar, wenn Sie Ihren Computer nicht zur Hand haben. Beispielsweise haben Sie vielleicht ein Meeting mit jemandem, aber Sie können Ihren Desktop-Computer nicht mitbringen. Alle Dokumente, die Sie ihnen senden möchten, stecken also fest.

Tragbare Speichergeräte bieten eine Lösung für dieses spezielle Problem. Sie können USB-Sticks, tragbare Festplatten oder sogar Speicherkarten verwenden. Von hier aus können Sie Dokumente auf diese Geräte verschieben und sicher speichern. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer immer an eine Stromquelle angeschlossen ist, wenn Sie Dokumente auf einem tragbaren Gerät speichern. Warum? Denn Sie können die Daten beschädigen, wenn sich Ihr PC plötzlich ausschaltet. Auch hier können Sie die Daten auf Ihren tragbaren Geräten verschlüsseln, um ihnen zusätzliche Sicherheit zu geben. Oder Sie können noch einen Schritt weiter gehen und Ihr Gerät mit einem Passcode schützen.

Insgesamt gesehen bestehen die Vorteile tragbarer Speichergeräte darin, dass sie Ihnen die gleiche Sicherheit und Organisation wie Desktop-Speicher bieten, aber Sie können Ihre Dokumente mit sich führen. Der einzige Nachteil ist, dass Sie wichtige Dokumente leicht verlieren können, wenn Sie Ihr Speichergerät verlieren. Aus diesem Grund ist es immer wichtig, Ihre Dokumente auf mehr als einer Speicherplattform aufzubewahren.

Physischer Server

Bild: Unsplash

Als nächstes können Sie Ihre Dokumente auf einem physischen Server speichern. Jetzt ist diese Option normalerweise Unternehmen mit einem Serverraum vorbehalten. Im Wesentlichen haben Sie in Ihrem Büro einen echten Server, mit dem alle Computer verbunden sind. Anstatt Dokumente auf jedem Gerät zu speichern, werden sie auf dem Server gespeichert. Auf diese Weise können andere Personen im Büro bei Bedarf auf die Dokumente zugreifen. Es kann wirklich bei Produktivitätsproblemen helfen, da Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, ein Dokument zu finden, es an jemanden zu senden und so weiter.

Dies gilt als eine der sichersten Optionen, da Server über weitaus bessere Sicherheitsfunktionen verfügen als ein Desktop-Computer oder ein tragbares Gerät. Außerdem können Sie verschiedene Computer verwenden und trotzdem Zugriff auf alle Ihre Dokumente haben. Der offensichtliche Nachteil sind die Kosten für den Kauf und die Einrichtung eines Servers.

Cloud-Speicher

Cloud-Speicher ist vielleicht die sicherste und vollständigste Speicheroption. Anstatt Ihre Dokumente auf einem physischen Server zu speichern, speichern Sie sie auf einem virtuellen. Der große Vorteil dabei ist, dass Sie von jedem Gerät aus auf die Dokumente zugreifen können, egal wo auf der Welt Sie sich gerade befinden. Solange Sie über eine Internetverbindung und die Freigabe zum Zugriff auf die Daten verfügen, können Sie diese abrufen. Es ist unglaublich hilfreich, wenn Sie viel unterwegs sind oder bei der Arbeit mehrere Geräte verwenden.

Cloud-Speicher können auch viel individueller sein. Mit einer tragbaren Festplatte erhalten Sie immer das Gleiche. Es ist ein Gerät, auf dem Sie Dokumente speichern können. Cloud-Speicher kann leicht an bestimmte Personen oder Unternehmen angepasst werden. Dies bedeutet, dass Sie ein Dokumentenverwaltungssystem für Anwaltskanzleien in der Cloud oder ein System für Marketingagenturen oder sogar eines für Unternehmen im Gesundheitswesen haben könnten. Die zusätzliche Anpassungsebene macht es Ihnen viel einfacher, Dateien zu organisieren und Dinge sicher zu halten. Bestimmte Branchen haben spezifische Anforderungen an Datensicherheit und -schutz. Eine maßgeschneiderte Cloud-Plattform kann also sicherstellen, dass Sie die Anforderungen Ihrer Branche erfüllen.

Was ist der beste Weg, um Dokumente zu speichern?

Nachdem wir uns die verschiedenen Optionen angesehen haben, ist klar, dass der beste Ansatz eine Kombination von Methoden ist. Sie sollten Ihre Dokumente immer sichern, indem Sie sie an verschiedenen Orten aufbewahren. Dies könnte bedeuten, dass Sie auf Ihrem Desktop gespeichert sind, aber sie werden auch in der Cloud gesichert. In gewisser Weise macht dies Ihre Dokumente sicherer, da Sie das Risiko, sie zu verlieren, minimieren. Wenn Ihr Computer in diesem Szenario ausfällt und Sie alle Ihre Dokumente verlieren, sind sie immer noch in der Cloud vorhanden.

Wie können Sie Ihre Dokumente organisieren?

Sie haben also gesehen, wie Sie Ihre Dokumente speichern, was ist nun mit der Organisation? Ein wichtiger Punkt wurde bereits angesprochen: Ordner.

Unabhängig davon, welche Speichermethode Sie wählen, erstellen Sie unbedingt Ordner für verschiedene Dokumente. Dies ist der einfachste Weg, irrelevante Dinge voneinander zu trennen. Haben Sie beispielsweise einen Ordner für Finanzdokumente und einen für Notizen. Wenn Sie einen Kontoauszug suchen müssen, können Sie direkt zum Ordner mit den Finanzdokumenten gehen, anstatt all Ihre Notizen zu durchsuchen.

Der zweite Tipp ist, bei der Benennung Ihrer Dokumente vorsichtig zu sein. Geben Sie ihnen nicht einfach irgendeinen alten Namen, achten Sie darauf, sie richtig zu beschriften. Auf diese Weise können Sie bequem nach Dokumenten suchen. Anstatt einzeln durch den Ordner zu scrollen, können Sie eine Suchfunktion verwenden und einige Schlüsselwörter eingeben. Zurück zum vorherigen Beispiel: Ein Kontoauszug kann einen zufälligen Namen haben, wenn Sie ihn herunterladen. Wenn Sie es jedoch „Kontoauszug Juni 2020“ nennen, können Sie danach suchen. Geben Sie einfach „Kontoauszug Juni“ ein und es wird eines der wenigen Ergebnisse sein, die Sie sehen. Diese Suche dauert nicht nur wenige Minuten, sondern Sekunden!

In diesem Sinne sind Sie am Ende dieses Leitfadens angelangt. An dieser Stelle sollten Sie die besten Optionen zum Speichern Ihrer digitalen Dokumente kennen. Jetzt müssen Sie nur noch die Optionen auswählen, die für Sie am besten geeignet sind. Denken Sie daran, mindestens zwei zu verwenden, damit Sie Ihre Daten sichern können. Befolgen Sie die einfachen Tipps oben, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente organisiert und für Sie leicht zu finden sind.

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