So gestalten Sie Ihre Back-Office-Prozesse reibungslos wie Seide

Es gab vielleicht noch nie einen besseren Zeitpunkt, um veraltete Prozesse und Verfahren, die Unternehmen nach unten ziehen, zu bewerten und zu verwerfen. Die COVID-19-Pandemie brachte viele Verluste mit sich, ermöglichte aber auch einer Vielzahl von Arbeitgebern, einen harten Neustart des Betriebsalltags durchzuführen.

Während der bevorstehende Tod des traditionellen Büros wahrscheinlich übertrieben wurde, muss die Beseitigung von Ineffizienzen oberste Priorität haben.

Für viele könnte dies ein positives, geschäftsanregendes Ergebnis darstellen. Natürlich ist der Trend zur Automatisierung schon seit Jahrzehnten im Gange. Unternehmen verlassen sich zunehmend auf alles, von Gehaltsabrechnungssoftware bis hin zu Dokumentenverwaltungssystemen, um Routineaufgaben zu erledigen. In diesem Jahr bietet der durch die Pandemie ausgelöste Anstieg der Telearbeit jedoch die Chance, unnötige Produktivitätshürden aufzudecken.

Wenn Sie bewerten, wie Ihre Backoffice-Prozesse Ihren Kunden, Mitarbeitern und dem Management helfen oder sie behindern, gehen Sie vorsichtig vor. Viele Menschen haben letztes Jahr ihren Job verloren, und viele, die das nicht getan haben, hatten Angst, dass dies der Fall sein könnte. Wenn Sie versuchen, die Backoffice-Verfahren zu rationalisieren, geben Sie sich Mühe, den Mitarbeitern zu versichern, dass noch viel zu tun ist. Ihr Ziel ist es, die Plackerei zu reduzieren, damit sich Ihre Mitarbeiter wichtigeren Aufgaben widmen können.

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, ihre wertvollste Arbeit zu leisten, sollten Sie diese fünf Möglichkeiten zur Verbesserung der Backoffice-Prozesse in Betracht ziehen:

1. Beseitigen Sie die Schnitzeljagd

Nachdem Millionen von Mitarbeitern ihre Büros aufgegeben und von zu Hause aus gearbeitet hatten, wurde das Sammeln der erforderlichen Unterschriften immer schwieriger. Die Unfähigkeit, für eine routinemäßige Abnahme zu einem angrenzenden Büro zu gehen, hob eine betriebliche Ineffizienz hervor, die möglicherweise jahrelang verborgen war. Fügen Sie virenkritische Kunden hinzu, die nur ungern einen Geschäftssitz betreten wollten, und die Notwendigkeit einer Modernisierung wurde dringend.

Glücklicherweise gibt es mehrere sichere E-Signatur-Lösungen, die Ihr Unternehmen schnell implementieren kann. Zu den beliebtesten Diensten gehören DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign und Secured Signing. Die Kosten und Merkmale solcher Angebote variieren, aber sie können sich alle darauf verlassen, dass vertrauliche Materialien sicher aufbewahrt werden. Vergleichen Sie bei der Preisgestaltung von Paketen die Kosten mit den Ausgaben (und Verzögerungen), die Ihr Unternehmen durch den Transport von Papierkram in der Stadt verursacht.

2. Beschleunigen Sie den Einstellungsprozess

Mehrere Faktoren können zu einem ineffizienten Einstellungsprozess beitragen. Einige der häufigsten sind das Veröffentlichen schlecht geschriebener Stellenbeschreibungen, das Vorstellungsgespräch mit zu vielen Bewerbern und die zu lange Entscheidungsfindung. Teammitglieder, die mehreren, langwierigen Vorstellungsgesprächen beiwohnen sollen, können diese Zeit nicht für ihre Hauptaufgabe nutzen.

CareerBuilder, Monster und andere Stellensuche-Websites bieten jetzt zielgerichtete Suchdienste, die gut geschriebene Stellenbeschreibungen und Schlüsselwörter nur mit qualifizierten Benutzerprofilen abgleichen. Unqualifizierte Bewerber können gesperrt oder herausgefiltert werden. Durch die Investition in einen Suchprozess, der Kandidaten nach Ihren Bedürfnissen auswählt, kann Ihr Unternehmen einen qualitativ hochwertigeren Bewerberpool gewinnen.

Oft sucht die beste Person für die Stelle, die Sie besetzen möchten, nicht einmal nach Arbeit. Durch eine gezielte Kampagne können Sie sie dennoch benachrichtigen und möglicherweise Interesse wecken. Die gezielte Ansprache der richtigen Kandidaten – ob sie suchen oder nicht – wird Ihre HR-Prozesse erheblich vereinfachen.

3. Verkleinern Sie Ihren Lagerbestand, während Sie den Umsatz steigern

Der E-Commerce wächst weiterhin exponentiell, aber es gibt starke Hinweise darauf, dass es auch immer einen Platz für den stationären Einzelhandel geben wird. Einzelhändler müssen nur sicherstellen, dass sie die Dinge auf Lager haben, die die Leute wollen.

Als Einzelhändler bedeutet ungenutztes Inventar einen Doppelschlag. Sie zahlen nicht nur für ein Produkt, das auf einem Display verstaubt, sondern auch für die Bodenfläche, auf der das Display ruht. Ob Ihre unverkaufte Ware auf der Verkaufsfläche oder im Lager steht, es kostet Sie Geld.

Wenn Käufer nach der Pandemie in die Geschäfte zurückkehren, stellen Sie sicher, dass Sie die Produkte anbieten, nach denen sie suchen, indem Sie in Bestandsprognosesoftware investieren. Pakete wie QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl und Shopventory ermöglichen es Ihnen, über Einkaufstrends auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können Ihnen dabei helfen, Ihren Lagerbestand zu verwalten und zukünftige Kaufempfehlungen basierend auf den tatsächlichen Verkäufen zu geben.

4. Automatisieren Sie die Zeitplanung

Wenn Ihr Unternehmen auf Terminvereinbarungen angewiesen ist, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie viel Zeit und Ärger dies mit sich bringt. Sie müssen einvernehmliche Termine finden, diese im Voraus bestätigen und bei Konflikten einen neuen Termin vereinbaren. Die besten Termine sind diejenigen, die ein Kunde selbst vereinbart, ohne die Zeit Ihres Büropersonals in Anspruch zu nehmen.

Heutzutage können mehrere Kalendersoftwarepakete dazu beitragen, Ihren Prozentsatz verpasster Termine zu reduzieren. Einige der besten sind Calendar, Setmore, Google Calendar und Acuity.

Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens kann eine App eingerichtet werden, um einem Kunden eine Handvoll verfügbarer Terminzeiten per E-Mail zu senden. Wenn Sie auf einen von ihnen klicken, wird eine Bestätigung an Ihr Unternehmen gesendet und dieses Zeitfenster automatisch gebucht. Benachrichtigungen können auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten und per E-Mail oder SMS versendet werden. Die automatische Buchung von Terminen ist eine Win-Win-Situation, die sowohl Ihren Mitarbeitern als auch Ihren Kunden Zeit spart.

5. Beenden Sie das Speichern von Dateien auf einzelnen Computern

Cloud-basierte Computing-Lösungen haben die Notwendigkeit, Dateien auf einem lokalen Server oder, schlimmer noch, auf dem Desktop eines einzelnen Mitarbeiters zu speichern, so gut wie eliminiert. Wenn Sie jemals das verrückte Spiel „Wer hat die Akte?“ gespielt haben. Minuten vor einer wichtigen Präsentation wissen Sie, wie kostspielig das sein kann. Da immer mehr Mitarbeiter auf Remote-Arbeit umsteigen, ist es jetzt an der Zeit, den Kibosh auf das Speichern von Dateien auf lokalen Computern zu legen.

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Übergang zu reinem Cloud-Speicher, indem Sie die Lösung auswählen, die am besten zu den Besonderheiten Ihres Unternehmens passt. Beliebte Optionen sind Google Docs, Microsoft OneDrive und Apple iCloud. Jede erfolgreiche Umstellung von Desktop-Funktionalität auf eine Cloud-basierte Lösung beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse. Wenn Sie irgendwelche notwendigen Kriterien vermissen, werden die Mitarbeiter schnell Problemumgehungen entwickeln, die den Zweck des gemeinsamen Zugriffs auf wichtige Dateien zunichte machen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und wechseln Sie zu einer integrierten Plattform als Service oder IPaaS. Ein IPaaS fördert die Kommunikation zwischen Ihren verschiedenen Geschäftssystemen und spart Ihren Mitarbeitern Zeit, indem Sie alle Ihre Informationen und Daten immer zur Hand haben.

Sehen Sie die vertrauten Dinge mit einer neuen Perspektive

Ihr größter Feind, wenn Sie versuchen, Ihre Prozesse zu verbessern, sind wahrscheinlich Ihre eigenen tief verwurzelten „das haben wir schon immer so gemacht“-Vorannahmen. Ihr größter Verbündeter bei allen Bemühungen, Backoffice-Prozesse zu rationalisieren, könnte ein frisches Augenpaar sein, das von Ihren vergangenen Erfolgen oder Misserfolgen unbeeinflusst ist.

Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten haben alle ein persönliches Interesse an Ihrem Unternehmen, und das ist gut so. Wenn Sie jedoch eine sinnvolle Veränderung anstreben, sollten Sie der Gleichung mindestens eine hochqualifizierte, uneigennützige Partei hinzufügen. Bemühen Sie sich, offen zu bleiben für alle Fragen, die mit „Warum?“ beginnen.