So senden Sie ein Fax von Google Mail, PC und Mobiltelefon

Veröffentlicht: 2020-07-20

Faxen bleibt auch 2020 eine beliebte Methode zum Versenden von Dokumenten und ist eine tragende Säule in vielen Gesundheitsorganisationen weltweit. Faxen ist sicherer als E-Mail, ganz zu schweigen davon, dass verschlüsseltes Faxen den HIPAA-Standards entspricht.

HIPAA steht, falls Sie es nicht wissen, für den Health Insurance Portability and Accountability Act. Die HIPAA sorgt dafür, dass Ärzte und Krankenhäuser die medizinischen Informationen eines Patienten nicht über nicht genehmigte, ungesicherte Wege weitergeben können. Faxen ist jedoch HIPAA-konform und zugelassen.

Mit dem richtigen Faxdienst können Sie jedes Dokument sicher von A nach B senden und dabei die volle Vertraulichkeit wahren. Darüber hinaus arbeiten einige moderne Faxdienste vollständig online und sind äußerst bequem zu bedienen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick darüber, wie Sie ein Fax von Gmail, PC oder Handy versenden. Der Prozess ist blitzschnell und erfordert kein spezielles technisches Know-how von Ihnen. Außerdem können Sie Geld sparen, indem Sie Ihr herkömmliches Faxgerät vermeiden.

Teil 1: Wie man vom Computer aus faxt

Sie können von Ihrem Computer mithilfe eines Online-Faxdienstes, Windows-Fax und -Scan, oder über ein an Ihren PC angeschlossenes Faxgerät faxen. Wir empfehlen die letzten beiden Optionen nicht – sie erfordern viel Konfiguration und sind unbequem.

Ein Internet-Faxdienst ist jedoch bequem zu verwenden und erfordert keine Konfiguration. Sie können in wenigen Minuten mit dem Faxen beginnen und dabei Geld sparen. Sie müssen jedoch den richtigen Dienst auswählen, da nicht alle zuverlässig oder vertrauenswürdig sind.

1.1 CocoFax – Der zuverlässige, professionelle Faxdienst

CocoFax ist ein beliebter, vertrauenswürdiger Internet-Faxdienst mit HIPAA-Konformität. Cocofax hat eine gute Tradition und ist der Service der Wahl für viele Organisationen – einschließlich Krankenhäuser – weltweit. Der Service wurde online von bekannten Medienkanälen wie Mashable, Forbes und LifeWire erwähnt.

Die Nutzung von CocoFax ist 30 Tage lang kostenlos, danach zahlen Sie eine angemessene monatliche Gebühr, die von Ihren Faxanforderungen abhängt. Es gibt 3 Gründe, warum wir die Verwendung von CocoFax für Ihre Faxanforderungen empfehlen:

  • CocoFax bietet erweiterte Funktionen

CocoFax bietet mehr als den einfachen Komfort des Faxens von Ihrem Computer aus. Der Dienst bietet auch viele Funktionen, die das herkömmliche Faxgerät nicht bieten kann. Einige davon sind 24/7-Faxen, internationales Faxen, dauerhafte Speicherung, Unterstützung mehrerer Formate, Office 365-Kompatibilität und Nummernportierung.

  • Der Service ist unglaublich sicher und privat

Nicht alle Internet-Faxdienste bieten HIPAA-Konformität, aber CocoFax tut es. Es verwendet die neueste Verschlüsselungstechnologie, um Ihre Faxe während der Übertragung zu schützen. Nur der Sender und der Empfänger haben die Schlüssel, die zum Entschlüsseln der Nachricht benötigt werden. CocoFax eignet sich für die vertrauliche Geschäftskommunikation.

  • Es spart Ihnen Zeit und Geld

Für Internet-Faxdienste müssen Sie weder ein Faxgerät besitzen noch eine Telefonleitung mieten. Stattdessen faxen Sie Dokumente einfach direkt von ihren Servern, genau wie Sie eine E-Mail senden. Sie müssen keine extravaganten Gebühren zahlen, um ein Faxgerät oder eine Telefonleitung zu besitzen und zu betreiben.

1.2 Verwendung von CocoFax zum Faxen von Ihrem Computer aus

Sie benötigen ein CocoFax-Abonnement, um von Ihrem Computer aus faxen zu können. Wie bereits erwähnt, ist es 30 Tage lang kostenlos. Hier finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Faxen mit CocoFax über Ihren Webbrowser:

Schritt 1: Melden Sie sich auf der offiziellen Website für einen CocoFax-Plan an. Sie müssen sich nicht sofort zum Kauf verpflichten.

 

Als ersten Teil des Anmeldevorgangs werden Sie aufgefordert, eine kostenlose Faxnummer auszuwählen.

Sie müssen einige Details für das nächste Formular zu Identifizierungszwecken angeben. An die E-Mail-Adresse, die Sie in diesem Schritt registrieren, erhalten Sie faxbezogene Benachrichtigungen.

Ihr Browser leitet automatisch zum CocoFax-Dashboard weiter, sobald Sie die Registrierung abgeschlossen haben.

Schritt 2: Das CocoFax-Dashboard ist im Wesentlichen Ihr virtuelles Faxgerät. Es ermöglicht Ihnen, neue Faxe zu versenden und eingehende zu lesen. Es verfolgt auch Ihre Faxaktivitäten und archiviert Ihre eingehenden Faxe.

Sind Sie bereit, Ihr erstes Fax über CocoFax zu versenden? Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Fax“ in der Ecke des Dashboards. Dadurch wird das Faxerstellungsfenster geöffnet.

Schritt 3: Das Fenster „Fax senden“ ist genau wie das Fenster, in dem Sie E-Mails verfassen. Und das Verfassen eines Faxes ist wie das Schreiben einer E-Mail.

Nachfolgend finden Sie die Details, die Sie beim Versenden eines Faxes ausfüllen können:

  • „An“-Feld: Die Faxnummer des Empfängers wird in das „An“-Feld eingetragen. Sie können lokale oder internationale Nummern angeben.
  • „Betreff“ (optional): Der Betreff ist optional. Wenn Sie es bereitstellen, wird es oben auf dem Dokument ausgedruckt, das Sie versenden.
  • Deckblatt (optional): Das Deckblatt ist die erste Seite des Faxes, das Sie versenden möchten. Es ist optional, Sie können es jedoch für den Kontext einbeziehen.
  • Anhänge: Die Anhänge sind das Wichtigste – sie sind im Wesentlichen die Dokumente, die Sie faxen möchten. Sie können jede Art von Dokument scannen und hochladen. Zu den unterstützten Formaten gehören Doc, Xls, Png und Pdf.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, nachdem Ihr Fax erstellt und alle Dokumente angehängt wurden. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig faxen.

Nachdem das Fax zugestellt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht auf dem Dashboard. Sie erhalten außerdem eine Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Gelegentlich kann das Fax fehlschlagen. Dies liegt meistens an falsch eingegebenen Nummern oder Problemen mit dem Gerät des Empfängers. Sie können es erneut versuchen, wenn dies der Fall ist.

Mit CocoFax können Sie auch auf andere Weise von Ihrem Computer aus faxen:

  • Mit dem CocoFax-Add-On können Sie aus einer Office 365-App wie MS Word heraus faxen.
  • Mit dem CocoFax-Add-on können Sie von Google Drive aus faxen.

1.3 Faxempfang ohne Faxgerät

Es ist möglich, ein Fax ohne ein Faxgerät zu empfangen, genauso wie es möglich ist, ohne ein Faxgerät zu faxen. Sie müssen lediglich einen Internet-Faxdienst wie CocoFax abonniert haben.

Wenn Sie eine Faxnummer haben und CocoFax abonniert haben, erhalten Sie alle eingehenden Faxe in Ihrem Dashboard. CocoFax übersetzt eingehende Faxe automatisch in ein elektronisches Format und leitet sie an das Dashboard weiter. Sie benötigen kein Faxgerät oder Drucker.

Sind dem Fax Dokumente beigefügt? Sie werden in das PDF-Format übersetzt. Diese Dokumente können Sie auf Ihrem PC speichern oder ausdrucken lassen.

Bitte beachten Sie, dass Sie eine Faxnummer benötigen, um eingehende Faxe empfangen zu können, auch wenn es in Ordnung ist, kein Faxgerät zu haben.

Teil 2: So senden und empfangen Sie ein Fax über Gmail

Traditionell war das Versenden einer E-Mail immer bequemer als das Versenden eines Faxes. Dank moderner Technologie können Sie den Komfort von E-Mail mit Fax verbinden. Es ist möglich, Faxe über einen beliebten Dienst wie Gmail zu senden und zu empfangen.

CocoFax ist eine plattformübergreifende Faxlösung. Es bietet E-Mail-zu-Fax-Funktionen. Die Verwendung eines E-Mail-Clients für Ihre Faxanforderungen bietet mehrere Vorteile:

  • Das Senden eines Faxes aus Google Mail ist super einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist eine E-Mail zu verfassen, einige Dateien anzuhängen und per E-Mail an die Nummer des Empfängers, gefolgt von „@cocofax.com“, zu senden.
  • Sie erhalten faxbezogene Benachrichtigungen bequem in Ihr E-Mail-Postfach.
  • Es ist möglich, nach neuen Faxen so einfach zu suchen wie nach neuen E-Mails.
  • Sie müssen sich zum Faxen nicht ständig bei Ihrem CocoFax-Konto anmelden.

2.1 So senden Sie ein Fax von Google Mail

Wenn Sie sich fragen, wie Sie von Google Mail aus faxen können, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Sie müssen sich für ein CocoFax-Konto und ein Abonnement anmelden. Es ist einen Monat lang kostenlos.

Während der Registrierung werden Sie gebeten, im Rahmen des Prozesses ein Formular auszufüllen. Registrieren Sie in diesem Schritt die Google Mail-ID, von der Sie faxen möchten. Mit CocoFax können Sie von dieser Adresse aus Faxe senden und empfangen.

Schritt 2: Melden Sie sich beim Gmail-Konto an, um mit dem Faxen zu beginnen. Sie können Ihren Webbrowser oder die Google Mail-App verwenden, je nachdem, was für Sie am besten funktioniert.

Schritt 3: Das Faxen aus Google Mail ist wie das Schreiben einer E-Mail. Sie senden eine E-Mail an die Server von CocoFax, die sie in ein Faxformat übersetzen und in Ihrem Namen an den Empfänger weiterleiten.

Wählen Sie die Option „Neue E-Mail verfassen“ und geben Sie die erforderlichen Details ein:

  • „An“: Im „An“-Feld geben Sie normalerweise die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Für unsere Zwecke geben Sie die Faxnummer des Empfängers gefolgt von „@cocofax.net“ ein. Wenn die Faxnummer beispielsweise 98765 lautet, geben Sie „[email protected]“ ein.
  • „Betreff“ (optional): Der Betreff erscheint als Notiz oben auf der Faxseite.
  • E-Mail-Text (optional): Die erste Seite des Faxes – auch Deckblatt genannt – ist der E-Mail-Text. Es ist optional.
  • Faxdateien: Sie können beliebige Dateien an die E-Mail anhängen. Dies ist das Hauptfaxdokument, das Sie senden. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig in jedem unterstützten Format anhängen.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, wenn Sie fertig sind. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben erfolgreich ein Fax von Google Mail gesendet!

Wie beim Faxen über das Dashboard erhalten Sie eine Bestätigung, wenn das Fax gesendet wurde. Wenn es ein Problem gibt, werden Sie auch darüber benachrichtigt.

2.2 So empfangen Sie ein Fax an Gmail

Wie erhalten Sie ein Fax von Gmail? Sie benötigen einen Internet-Faxdienst, der Fax an E-Mail unterstützt, wie z. B. CocoFax. Mit CocoFax werden alle eingehenden Faxe in das E-Mail-Format übersetzt und an Ihr E-Mail-Postfach weitergeleitet.

Werden Dokumente gefaxt, werden diese ebenfalls in das PDF-Format konvertiert und an die E-Mail angehängt. Bitte beachten Sie, dass Sie für den Empfang von Faxen eine Faxnummer benötigen, jedoch kein Faxgerät oder Telefonanschluss.

Teil 3: Wie man vom Handy aus faxt

Schließlich können Sie auch von Ihrem Handy aus faxen. Es ist vielleicht die bequemste Option, da Sie das Mobiltelefon von überall aus verwenden können. Sie müssen einen Internet-Faxdienst wie CocoFax abonnieren, um von Ihrem mobilen Gerät aus faxen zu können.

Wenn Sie ein Abonnement für den Internet-Faxdienst haben, haben Sie drei Möglichkeiten, ein Fax zu senden oder zu empfangen:

  1. Senden Sie ein Fax über den Browser Ihres Mobiltelefons

Genau wie mit einem Computer-Webbrowser können Sie den Webbrowser Ihres Mobiltelefons zum Faxen verwenden. Melden Sie sich beim CocoFax-Dashboard an, um ein Fax zu verfassen und im Handumdrehen zu versenden. Die in Teil 1 genannten Schritte gelten auch für Mobiltelefonbrowser.

  1. Verwenden Sie einen E-Mail-Client wie Gmail, um von Ihrem Telefon aus zu faxen

Sie können einen E-Mail-Client wie Gmail zum Faxen von Ihrem Telefon, von Ihrem Webbrowser oder über die Gmail-App verwenden. Anweisungen dazu finden Sie in den in Teil 2 erwähnten Schritten.  

  1. Laden Sie eine spezielle Handy-Fax-App herunter

Einige Internet-Fax-Anbieter wie CocoFax bieten auch eine spezielle Handy-App an. Sie können diese Fax-App auf iOS oder Android herunterladen, um bequem Faxe von Ihrem Telefon zu senden.

Teil 4: Häufig gestellte Fragen

  1. Kann ich kostenlos ein Fax von Google Mail senden?

Ja, Sie können mit CocoFax kostenlos ein Fax aus Google Mail versenden. Der Service wird mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion geliefert. Nach Abschluss der Testphase müssen Sie eine angemessene monatliche Gebühr zahlen.

  1. Kann ich ein Fax direkt an ein Gmail-Konto senden?

Sie können nicht direkt an ein Gmail-Konto faxen. Dies liegt daran, dass beim Faxen Telefontechnologie verwendet wird, während E-Mail-Clients wie Gmail auf digitaler Technologie basieren. Die beiden Technologien sind nicht miteinander kompatibel. Eingehende Faxe werden an Telefonnummern gesendet, nicht an E-Mail-Adressen.

  1. Gibt es eine Alternative zur Verwendung eines Online-Faxdienstes zum Faxen aus Google Mail?

Einige Faxserver auf Unternehmensebene können E-Mails direkt an ein Faxgerät senden, aber sie sind schwer einzurichten, ganz zu schweigen von den hohen Wartungskosten. Wahrscheinlich müssen Sie dafür ein ganzes Team beschäftigen. Es ist bequemer, stattdessen einen Internet-Faxdienst zu verwenden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie ein Fax über Ihr Google Mail-Konto, Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon empfangen und senden können. Sie benötigen lediglich ein Abonnement für einen Internet-Faxdienst wie CocoFax und eine Internetverbindung. Es ist schnell, sicher und einfach. Es gibt alternative Methoden, aber sie funktionieren nicht so gut.

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