So speichern Sie Kleinunternehmensdaten richtig

Das Speichern von Daten ist ein entscheidender Aspekt bei der Führung eines kleinen Unternehmens. Alle Kleinunternehmer kennen die Gefahren von Datenschutzverletzungen.

Also, was machst du? Wie genau schützt ein Kleinunternehmer seine Kleinunternehmensdaten?

Der beste Weg ist, eine effektive Datenspeicherlösung zu finden. Sie möchten einen Ort zum Speichern Ihrer Dateien, auf den Sie von überall aus zugreifen können. Sie möchten einen Dienst, der Sicherheit für Ihre Dateien bietet.

Der Leitfaden zum Speichern von Kleinunternehmensdaten

Das erste, was Sie tun sollten, ist, mehr über Backup und Datenwiederherstellung zu erfahren. Sobald Sie eine Lösung für die Datenwiederherstellung in kleinen Unternehmen haben, können Sie jetzt die besten Optionen zum Speichern von Daten finden.

Folgendes sollten Sie beachten:

Bild: KnowTechie

1. Externe Festplatte

Der erste Schritt besteht darin, in eine externe Festplatte für alle Ihre Mitarbeiter zu investieren. Sie sollten von Ihren Mitarbeitern verlangen, ihre Dateien auf dieser Festplatte zu sichern. Diese externe Festplatte sollte am Schreibtisch eines Mitarbeiters bleiben. Sie können zu einem erschwinglichen Preis in eine Festplatte investieren, die zwischen 4 Terabyte und 6 Terabyte groß sein kann.

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, regelmäßig zu bestätigen, wann sie ihre Dateien zuletzt auf dieser externen Festplatte gesichert haben. Auch die externe Festplatte sollte passwortgeschützt sein. Dadurch wird sichergestellt, dass auf die Dateien nicht zugegriffen werden kann, wenn die Festplatte gestohlen wird oder verloren geht.

2. USB-Stick

Sie sollten auch in einen USB-Stick für jeden Mitarbeiter investieren. Da Flash-Laufwerke eine geringere Datenmenge speichern können, sollten Ihre Mitarbeiter sie zum Speichern dringender Daten verwenden, die nicht ersetzt oder repliziert werden können.

Auch hier sollte der USB-Stick passwortgeschützt im Büro aufbewahrt werden. Das Passwort für das Flash-Laufwerk sollte nur dem einzelnen Mitarbeiter und jedem Administrator oder Vorgesetzten bekannt sein.

3. Traditionelle Lagerung

Obwohl sie altmodisch erscheinen mögen, gibt es immer noch einen Platz zum Speichern Ihrer Daten auf CDs und DVDs. Wenn Ihre Computer die Möglichkeit haben, CDs/DVDs zu verwenden, möchten Sie vielleicht einige Dateien auf CDs/DVDs speichern.

Sie können CDs/DVDs genauso verwenden wie einen USB-Stick. Verwenden Sie sie, um dringende Dateien zu speichern, die nicht einfach ersetzt werden können. Wenn Ihr Mitarbeiter eine Datei mit einem anderen Mitarbeiter teilen muss, kann er eine CD/DVD als eine Form der Speicherung zum Teilen einer Datei verwenden.

4. Überwachungsanwendung

Es gibt Überwachungsanwendungen wie Prey Project, die aus der Ferne auf einen Computer zugreifen können. Dies geschieht normalerweise, wenn ein Computer gestohlen/verloren geht. Sie können es verwenden, um Dateien sofort auf einem Cloud-Speicherdienst zu sichern.

Sobald die Dateien gesichert sind, können Sie sie aus der Ferne vom Computer löschen. Insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter mit Laptops aus der Ferne arbeiten können, empfehlen wir Ihnen, sie zu bitten, einen Dienst wie Prey Project zu installieren.

5. Cloud-Speicher

Schließlich ist die letzte Option die Verwendung von Cloud-Speicher. Diese Dateien werden in einer Cloud gespeichert und können aus der Ferne abgerufen werden – innerhalb des Büros und außerhalb des Büros.

Cloud-Speicher ist oft kostenlos, zusätzlicher Speicherplatz ist gegen eine Abonnementgebühr verfügbar. Sie können Ihre Geschäftsdatendateien über mehrere Cloud-Speicherdienste hinweg speichern. Diese Dienste verfügen außerdem über erhöhte Sicherheit, was es Hackern erschwert, Ihre Daten zu finden. Sie können (und sollten) Ihre Dateien auch mit einem Passwort schützen.

Bei einigen Cloud-Speicherdiensten können Sie auch Dateien wie Dokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen erstellen.

Welche Cloud-Speicheroptionen sollten Sie also in Betracht ziehen?

Schauen wir uns ein paar an:

Google Drive

Google Drive stellt Ihnen 15 Gigabyte Datenspeicher kostenlos zur Verfügung. Sie können Ihre Dateien in verschiedenen Ordnern organisieren. Sie können mit Google Drive auch Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen.

Sie können gegen eine Abonnementgebühr auf mehr Speicherplatz upgraden. Sie können den Zugriff auf Ihre einzelnen Dateien teilen. Beispielsweise können Sie Ihrem Buchhalter Zugriff auf eine Bilanz auf Google Drive gewähren. Sie und der Buchhalter können diese Datei dann jederzeit bearbeiten.

Sie können auch bestimmte Dateien einschränken, sodass sie nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich sind. Oder Sie können einige Dateien öffentlich zugänglich machen (z. B. ein kostenloses eBook, das Ihr Unternehmen anbietet). Auf Dateien von Google Drive kann remote zugegriffen und jederzeit auf einen Computer heruntergeladen werden.

Kasten

Box ist eine beliebte Cloud-Speicheroption für Unternehmen. Dies ist ein kostenpflichtiger Dienst, der eine Vielzahl großartiger Funktionen bietet. Dazu gehört eine hochgradige Verschlüsselung Ihrer Dateien. Es beinhaltet auch eine einfache gemeinsame Nutzung von Dateien durch Ihre Mitarbeiter.

Sie können Ihre Offline-Dateien mit Ihrer „Box“ synchronisieren. Sie können Microsoft Office 365 auch zum Erstellen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen verwenden. Box bietet auch technischen Support auf hohem Niveau, um Ihr Unternehmen bei der Datenspeicherung zu unterstützen.

Für nur 10 US-Dollar pro Monat können Sie 100 Gigabyte Speicherplatz haben.

DropBox

Dies ist eine weitere beliebte Speicheroption, die Ihnen 2 Gigabyte kostenlos zur Verfügung stellt. Sie können für 15 $ pro Monat auf 5 Terabyte upgraden.

Mit DropBox können Sie Dateien ganz einfach mit Ihren Mitarbeitern teilen. Wenn Sie Dateien haben, auf die Ihre Kunden zugreifen sollen (ohne sie zu bearbeiten), haben Sie diese Option ebenfalls. Mit DropBox können Sie auch Dateien von Grund auf neu erstellen, da es über einen nativen Dokument-, Tabellen- und Präsentationsersteller verfügt.

DropBox ermöglicht es Ihnen auch, Dateien mit einem Passwort zu schützen, was Hackern den Zugriff erschwert.

Microsoft OneDrive

Dies ist eine weitere großartige Option für Cloud-Speicher. Sie erhalten 5 Gigabyte kostenlos. Sie können auch für 9,99 $ pro Monat auf 6 Terabyte upgraden. Dies könnte eine großartige Option sein, um sie für jeden einzelnen Mitarbeiter zu installieren. Dies kann eine großartige Ergänzung zu der externen Festplatte sein, die sie an ihren Schreibtischen aufbewahren.

Microsoft OneDrive verfügt über Cross-Syncing-Funktionen und ermöglicht eine einfache Suche, um Ihre Dateien zu finden. Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen von Drittanbietern, die mit dem Cloud-Speicherdienst zusammenarbeiten können.

Halten Sie Ihre Daten sicher

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre Kleinunternehmensdaten speichern, können Sie sicherstellen, dass sie immer sicher sind. Wir empfehlen, alle in diesem Handbuch erwähnten Optionen zu verwenden, damit Sie sich keine Gedanken über das Speichern von Daten machen müssen.

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