So reduzieren Sie die SaaS-Aufblähung für einen schlanken IT-Ansatz

SaaS hat über zwei Jahrzehnte hinweg stetig an Popularität gewonnen und das unbefristete Lizenzmodell für herunterladbare Software mit seinen integrierten, cloudbasierten Funktionen überflüssig gemacht, die für Unternehmen jeder Größe und Art anwendbar sind. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, für jedes Unternehmen eine vollständige Transparenz der Technologieinfrastruktur bereitzustellen.

Zwar gibt es für nahezu jede Unternehmensanlage ein SaaS-Tool, das eine Verbesserung der Workflow-Effizienz verspricht, doch ohne eine geeignete Verwaltungsstruktur und ein entsprechendes Framework können Wiederholungen, unnötige Überschneidungen und fragmentierte Autorisierungen die Software-Aufblähung verstärken. Tauchen Sie ein, um die Dynamik hinter der SaaS-Aufblähung und Strategien zu deren Eindämmung zu verstehen, mit dem Ziel einer schlankeren, effizienteren IT-Funktion.

Das SaaS-Bloat und seine Herausforderungen verstehen

Software-Aufblähung tritt in ihrer einfachsten Form auf, wenn aufeinanderfolgende Installationen eines Computerprogramms merklich langsamer werden und mehr Arbeitsspeicher, Speicherplatz und Rechenleistung verbrauchen. In einer Cloud-zentrierten Ära verschärft sich dieses Problem nicht nur innerhalb eines einzelnen Systems, sondern unternehmensweit, da immer mehr SaaS-Anwendungen Ressourcen beanspruchen. Bis 2022 werden Schätzungen zufolge 58 % der Ausgaben für Anwendungssoftware auf Cloud-Lösungen entfallen, bis 2025 soll dieser Anteil auf 66 % ansteigen. Dieser Trend wird durch die Leichtigkeit vorangetrieben, mit der SaaS-Anwendungen erworben, implementiert und genutzt werden können.

Während eine höhere Effizienz ein Segen ist, stellt die Einfachheit der SaaS-Beschaffung die IT vor verschiedene Herausforderungen. Ein Beweis für die Verbreitung von SaaS ist die Tatsache, dass Geschäftsbereiche, die nichts mit der IT zu tun haben, mittlerweile mehr als die Hälfte der Systeme eines Unternehmens kontrollieren. Schatten-IT macht häufig einen erheblichen Teil des SaaS-Portfolios eines Standardunternehmens aus. Folglich fällt es IT-Führungskräften möglicherweise schwer, die SaaS-Ausgaben zu regulieren, da sie nicht in der Lage sind, Kostensenkungsmöglichkeiten einfach zu erkennen. Die Auswirkungen dieses Mangels an Sichtbarkeit und Verständnis sind für Unternehmen jeder Größe immens. Untersuchungen zeigen, dass ein durchschnittliches Unternehmen weniger als 50 % seiner App-Abonnements kontinuierlich nutzt, was zu erheblicher Verschwendung führt.

Wie kann man die SaaS-Aufblähung minimieren? Praxistipps für IT-Manager

Es ist wichtig zu erkennen, dass die Kosten für ein Tool über die Lizenzgebühr hinausgehen und Schulungskosten, Anpassungskosten, Unterbrechungen während des Übergangs zu einem neuen System und die gesamte Ressourcenausstattung umfassen, die alle die Ressourcen eines Teams erschöpfen können. Daher ist es unerlässlich, die SaaS-Aufblähung durch Schritte wie die folgenden zu reduzieren:

1. Durchführung regelmäßiger Audits: IT-Leiter sollten routinemäßige Software-Audits durchführen, um die effektive Nutzung aller SaaS-Apps im gesamten Unternehmen zu ermitteln und zu bewerten. Durch das Sammeln von Daten über Softwareeinführung, -nutzung und Benutzerfeedback können Sie feststellen, welche Tools wirklich einen Mehrwert bieten und welche überflüssig sind oder nicht ausreichend genutzt werden. Diese Bewertung hilft dabei, fundierte Entscheidungen über die Aufrechterhaltung, Reduzierung oder Stornierung von Lizenzen zu treffen.
2. Nutzungsmuster verstehen: IT-Manager müssen den am besten geeigneten Mitarbeitergruppen die richtigen Funktionen bereitstellen und den tatsächlichen Bedarf und die Häufigkeit der Nutzung innerhalb dieser Gruppen ermitteln. Dieser Ansatz hilft Unternehmen dabei, Preise effektiver auszuhandeln.
3. Klassifizierung der Technologieüberflutung anhand des Risikos: Die Optimierung der technologischen Umgebung und die Minimierung von Überschüssen umfassen drei grundlegende Phasen der Risikobewertung: kritisch, notwendig und hohes Potenzial.
4. Implementierung eines SaaS-Autorisierungsprozesses: Um eine SaaS-Überlastung zu verhindern, insbesondere in größeren oder entfernten Teams, implementieren Sie einen robusten Autorisierungsmechanismus. Stellen Sie sicher, dass es klare Schritte und Verfahren zur Aufzeichnung von Genehmigungen und Ablehnungen gibt.
5. Regelmäßige Überprüfungen und Lieferantenaudits durchführen: Durch die regelmäßige Bewertung aktueller SaaS-Anbieter und -Verträge wird sichergestellt, dass diese den organisatorischen Anforderungen entsprechen. Dies hilft, Aufblähungen zu erkennen, bevor sie Ihr Unternehmen belasten.

Warum die Kontrolle des SaaS-Blowat im Jahr 2024 von entscheidender Bedeutung ist

Während Unternehmen sich zunehmend der Digitalisierung widmen, sind ungenutzte SaaS-Apps zu einem erheblichen Problem geworden – eine Fortsetzung der Pandemie-Ära, in der es zu einer beschleunigten und oft ungeplanten Einführung von Technologien kam. Wenn die SaaS-Aufblähung einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, kann dies zu unnötigen IT-Ausgaben, erhöhten Sicherheitsrisiken und der Möglichkeit einer Anbieterbindung führen.

• Unnötige IT-Ausgaben : Übermäßige Ausgaben für SaaS-Anwendungen können zu Budgetüberschreitungen und finanziellen Schwierigkeiten für ein Unternehmen führen. Es ist wichtig, die Auswirkungen auf den digitalen Transformationsplan und die Ressourcenzuweisung Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.
• Erhöhte Sicherheitsrisiken : Wenn Sie die SaaS-Verbreitung nicht kontrollieren können, wird die Nutzung von Schattenanwendungen in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich zunehmen. Diese nicht autorisierten Anwendungen erfüllen möglicherweise nicht die Sicherheits- und Compliance-Normen des Unternehmens und erhöhen somit Ihre Anfälligkeit für Datenschutzverletzungen.
• Möglichkeit einer Lieferantenbindung : Unternehmen erneuern häufig Verträge und schließen sich an verlängerte Verträge mit Lieferanten, die leider keinen ausreichenden Mehrwert bieten. Dies macht den Übergang zu einer wirtschaftlich machbaren Lösung schwierig, selbst wenn das Problem erkannt wird.

Zusammenfassend: Die SaaS-Aufblähung reduzieren

Cloudbasierte SaaS-Plattformen, die heute für die meisten Technologie-Frameworks von grundlegender Bedeutung sind, bieten erhebliche Vorteile gegenüber dem traditionell akzeptierten Softwaremodell mit unbefristeter Lizenz. Wenn Sie jedoch nicht sorgfältig vorgehen, kann es sein, dass Sie einen Überschuss an Lizenzen anhäufen, von denen einige unnötig oder übertrieben sind, und am Ende sogar eine SaaS-Umgebung voller Schattenanwendungen und nicht autorisierter Lizenzen haben. Die fünf besprochenen Schritte helfen dabei, die Software-Aufblähung zu reduzieren und Ihre IT-Umgebung schlanker, effizienter und kosteneffektiver zu machen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, den Kauf ungeeigneter Softwareprodukte – solche ohne ausreichende Integration, unnötige Funktionen oder eine komplexe Benutzeroberfläche – aktiv zu vermeiden, um vorzubeugen und zu verhindern, dass die SaaS-Aufblähung zu einer Belastung wird.

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