Die wichtigsten Funktionen und Anforderungen für Personalverwaltungssoftware

Der Bereich Human Resources Management profitierte stark von der Einführung von Softwaretools. Denn der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt von den Menschen ab, die darin arbeiten. Diese Aufgaben sind von entscheidender Bedeutung: die besten Mitarbeiter auszuwählen, sie zu motivieren und einzubeziehen, ihre Fortschritte zu verfolgen und sie zu ermutigen. Und es schlägt vor, Tonnen von Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren, zusammen mit eingehenden Studien der Interaktionen der Mitarbeiter.

Es wird selbst für kleine Teams immer ausgefeilter, ganz zu schweigen von größeren Unternehmen. Außerdem wachsen Unternehmen (sonst schrumpfen sie) und die Arbeit des Personalleiters bietet jeden Tag neue Herausforderungen. Spezialisierte Tools, wie sie von JatApp entwickelt wurden, sind praktisch. Sie dienen in erster Linie dazu, die Manager von Routineaufgaben zu befreien, die den größten Teil ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Aber sie helfen auch den Managern, ihre Bemühungen zu verbessern und viel bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie nach einer neuen HR-Software zur Unterstützung Ihrer HR-Prozesse suchen oder eine bestehende durch eine leistungsfähigere Alternative ersetzen möchten, sollten Sie zunächst die Anforderungen an diese Software verstehen.

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Anforderungen an die Personalverwaltungssoftware: Was Sie von den HR-Tools erwarten

Professionell gestaltete Software soll Personalverantwortlichen und allen anderen Mitarbeitern das Leben erleichtern. Die Antwort auf die Frage „Was ist HR-Software“ ist zu allgemein – sie umfasst alles von einer kleinen dedizierten App, die auf bestimmte Aufgaben ausgerichtet ist, bis hin zu einem umfassenden Personalverwaltungssystem mit vielen Dutzend Funktionen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie unabhängig davon, welche Art von HRMS-Lösung Sie benötigen, das richtige Tool erhalten. Es gibt sowohl vorgefertigte Lösungen, die von IT-Führungskräften entwickelt wurden, als auch kundenspezifische Plattformen, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Hier besteht die Herausforderung darin, eine Lösung zu finden, die genau Ihren Anforderungen entspricht, und diese Anforderungen sind für jedes einzelne Unternehmen unterschiedlich.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Entwicklung Ihrer Anforderungen an die HR-Software

Die Lösungen der bekanntesten HRMS-Softwareentwicklungsteams unterscheiden sich in der Funktionalität, aber sie müssen alle die folgenden Eigenschaften gewährleisten:

• Eine Plattform zum Speichern der Daten aus verschiedenen Abteilungen – Einstellung der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung usw.
• Da HR-Systeme sensible Informationen enthalten, muss die Datensicherheit gewährleistet sein.
• Skalierbarkeit ist notwendig, wenn Ihr Personal wächst und die HRMS-Funktionalität den neuen Anforderungen gerecht werden muss.
• Die Datenanalyse sollte zuverlässige Metriken liefern, um die Leistung der Mitarbeiter und die Bemühungen des Personalleiters zu bewerten.

Orientieren Sie sich bei Ihren Überlegungen an den geschäftlichen Anforderungen und Prozessen des Unternehmens. Sie müssen sicher sein, dass die neue Softwarefunktionalität die Gesamtleistung und Produktivität verbessert und die Sicherheitsanforderungen komplexer Infrastrukturen erfüllt. Und während Ihr Unternehmen möglicherweise spezifische Anforderungen an die Tools stellt, benötigen die meisten Unternehmen einige grundlegende Funktionen, die in der Software vorhanden sein müssen.

Dokumenten-Management

Die Personalverwaltungssoftware muss ein Verzeichnis bereitstellen, in dem die Daten der Mitarbeiter gespeichert werden. Die Daten umfassen in der Regel persönliche und Zahlungsinformationen, Gehaltsinformationen, beruflicher Werdegang, Disziplinarverlauf, Leistungsfeedback usw. Außerdem sollte dieses Modul die Wissensbasis der Unternehmensdokumente enthalten. Es ist entscheidend, die Datenzugriffsebene festzulegen, um festzulegen, welche Daten allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und welche Informationen nur für die autorisierte Person bestimmt sind.

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Recruiting-Management

Die Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter sind die direkten Aufgaben des HR-Managers. Die HR-Software sollte diese Prozesse durch die Automatisierung von Aufgaben rationalisieren. Es umfasst die automatisierte Stellenausschreibung und Bearbeitung der Bewerbungen der Kandidaten, Kommunikationskanäle, Karriereseiten und -portale und so weiter.

Leistungsmanagement

Einer der entscheidenden Faktoren im Software-Personalmanagement ist die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Es sollte Produktivitätsbewertung, Feedback-Sammlung, Coaching- und Schulungsprogramme für Mitarbeiter, Beurteilungsberichte usw. geben.

Leistungsmanagement

Benefits Analytics und Assessments gehören zu den zentralen Anforderungen an eine professionelle HR-Software. Sie sollte auch detaillierte Informationen über die Bedingungen für den Erhalt dieser Leistungen enthalten. Der Mitarbeiter sollte Zugang zu diesem Abschnitt haben und verstehen, was er voraussichtlich erhalten wird und wie.

Lohnabrechnungsmanagement

Die Personalabteilung ist für das Finanzmanagement verantwortlich. Das System, das Sie bei der HR-Softwareentwicklungsfirma bestellen, sollte in der Lage sein, Gehälter, Boni, Provisionen und Aktien zu berechnen. Es muss die Vergütungsmanagementregeln enthalten und aktualisieren, die Vergütungspläne handhaben, Steuern verwalten usw.

Anwesenheitsmanagement

Die Software muss die Anwesenheit, Abwesenheit und Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen. Advances HRMS-Plattformen planen auch Arbeitsaktivitäten über verschiedene Abteilungen und Projekte hinweg und benachrichtigen die beschäftigten Mitarbeiter über alle Änderungen. Diese Softwaremodule enthalten in der Regel Arbeitszeittabellen, die eine reibungslose Zeit- und Freizeiterfassung ermöglichen.

Berufliche Selbstentwicklung

Die Politik der Förderung der persönlichen Entwicklung der Mitarbeiter ist in vielen Unternehmen obligatorisch. Die HRMS-Plattformen umfassen auch spezielle Module, mit denen die Personalmanager Schulungen für Mitarbeiter planen, planen und verfolgen und ihnen Bildungskurse anbieten können, die im Unternehmen entwickelt oder von Bildungsplattformen von Drittanbietern gekauft wurden.

Engagement der Mitarbeiter

Eine der entscheidenden Anforderungen ist die Funktion, die Mitarbeiterbindung durch die Bewertung ihres Engagements aufrechtzuerhalten. Dieser Aspekt ist seit der globalen Pandemie und der massenhaften Umstellung auf Remote-Arbeit wichtiger geworden. Somit standen HR-Manager vor neuen Kommunikationsherausforderungen, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen zeitnahes Feedback zu allen Anliegen zu geben. In der Praxis sollte es der Bereich sein, in dem die Personalabteilung und die Mitarbeiter effektiv kommunizieren können. Benutzerdefinierte HRM-Systeme bieten eine solche Funktionalität.

Reporting-Modul

Die Benutzeroberfläche der HR-Management-Plattformen bietet praktische Dashboards mit wichtigen Kennzahlen, um verschiedene Aspekte des Unternehmens auf einen Blick zu bewerten. Darüber hinaus sollten Manager in der Lage sein, detaillierte und umfassende Berichte zu allen Aspekten zu erhalten, die sie interessieren, um die tatsächliche Leistung zu bewerten und weitere Maßnahmen und Aktivitäten zu planen.

Dies sind die grundlegenden Merkmale, die alle Qualitätssysteme für das Personalmanagement bieten sollten. Die Standardpreise für HRIS-Software legen nahe, alle diese Anforderungen abzudecken. Ihr Ziel ist es jedoch, auch weitere unternehmensspezifische Anforderungen zu ermitteln. Es geht nicht um die Anzahl der in der Software verfügbaren Funktionen.

Die HRMS-Plattform ist ein Werkzeug, das effizient ist, wenn Sie es richtig anwenden. Daher müssen Sie verstehen, wie die Software-Mächte Ihre Arbeitsprozesse ergänzen und wie sie diese beeinflussen und den Mitarbeitern helfen, sich selbst zu verwirklichen. Die Genauigkeit und die Aktualität werden im Vordergrund stehen.

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