Verbessern Sie Ihren Arbeitsablauf, indem Sie einen virtuellen Assistenten engagieren

Meistens orientiert man sich bei der Berufswahl an zwei Faktoren:

• Verdienstmöglichkeiten
• Aktivität, die Sie gerne machen

Das Problem bei Letzterem besteht darin, dass man ein Feld betritt, um sich einer Herausforderung zu stellen, Menschen zu helfen oder sein eigenes Können unter Beweis zu stellen, und dann enttäuscht ist, wenn man die Wahrheit erfährt. Die Wahrheit ist, dass Sie 10 % Ihrer Zeit damit verbringen, diese Hauptaufgaben tatsächlich zu erledigen, und 90 % Ihrer Zeit und Energie damit „verschwenden“, E-Mails zu beantworten, Daten in eine Excel-Tabelle einzugeben und untergeordnete Gespräche zu führen.

Nun, wenn Sie einen Assistenten engagieren, können Sie das meiste davon vermeiden und direkt zur Sache kommen. So können Sie Ihren Arbeitsablauf verbessern, indem Sie einen virtuellen Assistenten engagieren.

E-Mail-Management

Ein guter virtueller Assistent kann sich um Ihre E-Mails kümmern. Sie können sie lesen und darauf antworten. Wenn sie dann und wann auf etwas stoßen, das tatsächlich Ihre Aufmerksamkeit erfordert, machen Sie sie entweder darauf aufmerksam oder schicken Sie es Ihnen zu.

Das Problem bei E-Mails besteht darin, dass man sie regelmäßig überprüfen muss. Das meiste davon ist nicht substanziell, möglicherweise sogar völlig unwichtig. Sicher, der Spamfilter kann einen tollen Job machen, aber nicht alles Unwichtige ist Spam.

Das Wichtigste, woran Sie denken sollten, ist, dass Sie es sich trotzdem ansehen müssen, auch wenn das meiste davon irrelevant ist. Software kann relativ gute Arbeit leisten, ist aber nicht allmächtig . Hin und wieder braucht man einen echten Menschen, der sich darum kümmert.

Denken Sie daran, dass die Geschwindigkeit, mit der Sie E-Mails beantworten, für Ihre Bemühungen zum Aufbau von Beziehungen unglaublich wichtig ist. Idealerweise antworten Sie innerhalb einer Stunde, eine Antwort innerhalb von vier Stunden ist jedoch immer noch akzeptabel. Zeit ist von entscheidender Bedeutung, und als Profi ist diese eine Ressource, die Ihnen immer fehlt.

Ausführen Ihres Zeitplans

Einen engen Zeitplan einzuhalten ist schwierig, aber es ist nur die Spitze des Eisbergs. Wie wäre es jedoch mit der Erstellung eines überschaubaren Zeitplans?

Sicher, ein Planungstool kann Ihnen dabei helfen. Einige von ihnen lesen sogar Ihre Chats und planen Ihre Besprechungen ohne Ihr Zutun, da sie den Kontext verstehen. Allerdings ist diese Technologie immer noch primitiv und nicht so zuverlässig.

Stattdessen möchten Sie, dass eine Aktuperson, ein virtueller Assistent , Ihre Kalender verwaltet, Ihren Zeitplan arrangiert und Sie sogar an wichtige Besprechungen erinnert.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie unglaublich professionell wirken, wenn Sie einen Assistenten haben, der die anderen Teilnehmer erreicht.

Darüber hinaus kann Ihnen ein Assistent auch im Vorfeld bei der Vorbereitung der Materialien für diese Treffen helfen.

Denken Sie daran, dass es zeitaufwändig ist, dies alleine zu tun. Darüber hinaus neigen wir dazu, „die Regeln zu missachten“ und uns selbst stark zu überschätzen. Wenn wir also den Eindruck haben, dass der Zeitplan zu eng ist, fügen wir ein oder zwei weitere Meetings hinzu, weil wir davon überzeugt sind, dass wir das nicht bewältigen können.

Manchmal ist ein Außenstehender objektiver, insbesondere wenn ihm klare Richtlinien gegeben werden.

Abwicklung der Recherche

Wenn es um betriebswirtschaftliche Forschung geht, ist dies ein schwieriger und zeitaufwändiger Prozess, der jedoch kein besonders hohes Maß an akademischer Kompetenz erfordert.

Schließlich bitten Sie Ihren Assistenten nicht, das neueste Krebsmedikament auf molekularer Ebene zu erforschen oder die Dinge auf die kleinste potenzielle Komponente herunterzubrechen. Vielmehr geht es Ihnen darum, eine rudimentäre Recherche zu diesem Thema durchzuführen und Ergebnisse zu liefern.

Wenn Sie beispielsweise im Immobilienbereich tätig sind, können Sie darum bitten, eine Liste geeigneter Objekte für Sie zusammenzustellen. Das bedeutet, dass sie mehrere lokale Angebote durchgehen und jede Immobilie notieren, die die von Ihnen geforderten Kriterien erfüllt.

In den meisten Bereichen können Sie sich vorstellen, Ihre Assistenten mit solchen Recherchen zu beauftragen. Der Unterschied in den Ergebnissen zwischen Ihnen und jemand anderem, der die Recherche durchführt, ist wirklich nicht so bemerkenswert. Es ist keine schwierige Aufgabe, sie kostet nur Zeit und Mühe.

Anstatt die Arbeit selbst zu erledigen, können Sie sie einfach an jemand anderen delegieren und sich stattdessen auf die Kernaufgaben konzentrieren.

Kundendienst

In den meisten Bereichen allein ist die Auslagerung des Kundenservice nicht mehr so ​​zufriedenstellend. Ein Anrufer möchte nicht mit jemandem verbunden werden, der über einen Dritten nur ansatzweise mit einer Marke verbunden ist.

Mit einem Assistenten zu sprechen bedeutet immer noch, mit jemandem im Unternehmen zu sprechen. Sicher, sie sind nicht diejenigen, die das Sagen haben, oder jemand, der direkt die Dienstleistungen erbringt, die sie benötigen, aber sie sind nah genug dran.

Erstens: Nachdem sie genügend Zeit in Ihrem Unternehmen verbracht haben (das bedeutet nicht Jahre und Jahrzehnte), werden sie die meisten Prozesse recht gut verstehen. Selbst wenn er die gleiche Menge an Fragen beantworten kann wie Ihre FAQ-Seite oder ein Chatbot (oder selbst wenn er auf diese Ressourcen zurückgreift), ist ein virtueller Assistent immer noch ein echter Mensch.

Sie sind ein echter Mitarbeiter, ein echter Profi, dem die Lösung seines Problems übertragen wird. Dadurch fühlen sich Ihre Klienten/Kunden besonders. Es gibt ihnen das Gefühl, gehört zu werden, und es bringt Ihnen viele Extrapunkte ein.

Erstellung und Verwaltung von Inhalten

Wenn wir nun von der Erstellung von Inhalten sprechen, stellen sich die meisten Menschen sofort ein Whitepaper mit mehr als 4.000 Wörtern voller Fachbegriffe und einzigartiger Fallstudien vor. Selbst wenn dies der Fall wäre, würde dies mit modernen Schreibunterstützungstools nicht über die Fähigkeiten eines durchschnittlichen virtuellen Assistenten hinausgehen.

Wenn es jedoch um den Inhalt von Blogbeiträgen, YouTube-Kanalinhalten und insbesondere um Social-Media-Inhalte geht, sind die Dinge bei weitem nicht so komplex oder anspruchsvoll. Denken Sie einmal darüber nach: In den meisten Fällen müssen Sie einen Videoclip auf eine angemessene Länge zuschneiden, einen Filter hinzufügen und die passende Hintergrundmusik auswählen.

Selbst wenn Sie einen Autor/Mitwirkenden haben, können Sie ihn dennoch von einem virtuellen Assistenten durchgehen lassen und den Inhalt mit den Richtlinien für Gastposter in Ihrem Blog vergleichen. Auf diese Weise können sie, wenn es etwas gibt, das von der Norm abweicht oder außerhalb der Norm liegt, es bearbeiten oder darauf verweisen.

Einpacken

Das Wichtigste, was Sie im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass die Aufgaben eines Assistenten sehr unterschiedlich sind. Die Entscheidung liegt bei Ihnen und der Assistent muss diesen Bedingungen zustimmen. Dennoch kann die richtige Person in der Position eines Assistenten Ihr Leben erheblich erleichtern. Es liegt an Ihnen, eine entsprechende Vereinbarung zu treffen.