6 IT-Compliance-Fehler, die Sie vermeiden sollten

Es gibt eine deutliche Zunahme an Vorschriften im Zusammenhang mit IT-Systemen und Unternehmensdaten. Es ist ein Auftrag, dass sich IT-Experten um jeden Aspekt dieser Vorschriften kümmern, andernfalls besteht die Möglichkeit schwerer finanzieller Auswirkungen aufgrund der Nichteinhaltung.

Lassen Sie uns eine Tatsache akzeptieren, dass Compliance für jedes Unternehmen ein Teil des Lebens ist, insbesondere für Branchen, die stark reguliert sind, wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Behörden. In dem Moment, in dem wir das Wort Compliance erwähnen, kommt es sofort bei Rechts-, Compliance- und Risikoteams an. Es gibt jedoch eine beträchtliche Beteiligung der IT-Abteilungen an der Sicherstellung der Einhaltung der Compliance der Organisation.

Es ist wichtig, dass CIOs und andere leitende technische Führungskräfte die verschiedenen Vorschriften und Richtlinien zu Daten, Datenschutz, Sicherheit und anderen regulatorischen Komponenten innerhalb der Technologielandschaft gut kennen. Diese leitenden Angestellten können eine entscheidende Rolle dabei spielen, sicherzustellen, dass keine Nichteinhaltung erfolgt, und dadurch eine schwere Strafe vermeiden.

Beispielsweise mussten IT-Experten in Sektoren wie dem Gesundheitswesen und anderen verwandten Sektoren die Einhaltung der HIPAA-Konformität sicherstellen, die die Sicherheit und den Datenschutz elektronischer Gesundheitsdaten gewährleistet. Wir sehen jedoch, dass der regulatorische Rahmen aufgrund der Entwicklung vieler neuer regulatorischer Richtlinien wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des California Consumer Privacy Act (CCPA) immer komplexer wird.

Neben den Vereinigten Staaten befolgen viele andere Länder ständig ähnliche Protokolle, um sicherzustellen, dass die Daten von Einzelpersonen geschützt sind. Compliance und regulatorische Rahmenbedingungen für IT-Systeme, Netzwerke und Hardwaregeräte sind ein fester Bestandteil jeder Organisation. Dies hat es definitiv zu einem großen Anliegen für CIOs auf der ganzen Welt gemacht. Tatsächlich haben Untersuchungen der führenden Agentur Gartner geschätzt, dass über 75 % der personenbezogenen Daten bis Ende 2023 durch globale Datenschutzgesetze abgedeckt sein werden.

Daher müssen CIOs sicherstellen, dass sie bestimmte Verfahren befolgen und Fehler vermeiden, die zu einer Nichteinhaltung der Vorschriften führen. Hier sind einige der IT-Compliance-Fehler, die sie vermeiden sollten:

1. Betrachten Sie Ihren Auditor als Gegner

Wenn Prüfer und Gutachter beginnen, IT-Initiativen in einem Unternehmen und ihre Auswirkungen auf die Compliance zu hinterfragen, ist es ganz natürlich, dass CIOs und andere leitende technische Führungskräfte in die Defensive gehen. Diese Auditoren werden beginnen, Ihren Denkprozess zu kommentieren. Das erzeugt Reibung zwischen den beiden, die nirgendwohin führen wird.

Daher ist es immer ratsam, eine konstruktive und persönliche Diskussion zu führen, die Sichtweise dieser Prüfer zu verstehen und zu versuchen, geschlossen daran zu arbeiten, das Umfeld zu verbessern. Unter dem Strich arbeiten alle auf das gleiche Ziel hin, auch diejenigen, die diese Compliance-Richtlinien erstellt haben; Ziel ist es, Transparenz und Rechenschaftspflicht herzustellen. Wenn CIOs beginnen, diese internen Audits zu akzeptieren und mit den Auditoren zusammenarbeiten, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass diese Compliance-Protokolle problemlos angegangen werden.

2. Handhabung bzw. Misshandlung von Ausnahmen

So wie jede Regel oder Richtlinie einige Ausnahmen hat, gibt es auch im IT-Framework eine Reihe von Ausnahmen für Compliances. Es kommt kaum vor, dass jeder zu 100% auf den Punkt befolgt wird. Die Dinge ändern sich aufgrund von Änderungen in Geschäftsszenarien und Kundenauswirkungen. Daher ist es immer von Vorteil, einen Prozess zur Verwaltung von Ausnahmen rund um die IT-Compliance zu implementieren.

Es beginnt damit, einfache Dinge zu dokumentieren, z. B. was befolgt wird und warum es einen möglichen Konflikt mit der bestehenden Compliance geben könnte. Unternimmt die Organisation zusätzliche Schritte, um die Compliance-Ziele einzuhalten? Verfügt die Organisation über eine Umgehungsregel, die dauerhaft ist, oder wird sie vor ihrer Ausführung überwacht und genehmigt? Dies sind einige der relevanten Fragen, die Organisationen regelmäßig stellen und dokumentieren und überwachen müssen und denen sie nicht abgeneigt sind oder solche Ausnahmen eher als selbstverständlich hinnehmen.

Wann immer eine Regel umgangen wird, sollte eine angemessene Erklärung vorhanden sein, da ein potenzielles Risiko besteht, wenn solche Regeln umgangen werden.

3. Ausfall der Teambereitschaft

Genau wie in anderen IT-Bereichen können selbst im Falle von Compliance-Mangel an geeigneten Fähigkeiten, Erfahrungen und relevantem Wissen schwerwiegende Probleme auftreten. Um eine starke Strategie rund um die IT-Compliance zu haben, ist es wichtig, ein starkes Team zu haben. CIOs müssen sicherstellen, dass das Team kontinuierlich dazulernt und sich selbst verbessert, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im IT-Bereich einzuhalten. Ein solcher Ansatz hilft der IT und den Teams, ihre Effizienz erheblich zu verbessern.

Es ist unvermeidlich, dass die IT-Compliance nicht nur in der Verantwortung des IT-Teams liegt; Es ist eine funktionsübergreifende Praxis, die für jeden Einzelnen in der Organisation über alle Funktionen hinweg gleichermaßen verantwortlich und rechenschaftspflichtig ist.

4. Compliance-Kontrollsicherheit

Während es wichtig ist, sich an verschiedene IT-Compliance-Fehler zu halten, insbesondere an die regulatorischen Protokolle, sollte das Ziel darin bestehen, eine klar definierte Sicherheitsmethodik zu haben, die mit dem Geschäftsziel der Organisation und der Branche und Domäne übereinstimmt, unter der das Unternehmen bzw Abteilung arbeitet. Wenn IT-Führungskräfte dies berücksichtigen und mit diesem Ansatz übereinstimmen, wird Compliance zu einem eindeutig erreichten Ergebnis und nicht nur zum einzigen Ziel.

Normalerweise sieht man, dass grundlegende Sicherheitsmaßnahmen nicht effektiv, sondern eher schlecht verwaltet werden, was zu einem Hindernis für die Einhaltung der Vorschriften führt. Einige Beispiele in dieser Zeile sind Patches, Verwaltung von Schwachstellen, Verwendung der 2-Faktor-Authentifizierung für den Fernzugriff, Verwaltung von Mobilgeräten und BYOD-Richtlinien und so weiter.

5. Ignorieren einiger wichtiger Tools

Heutzutage gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Tools, die Fehler in der IT-Compliance beheben. Es ist ganz offensichtlich, dass Rechts- und Compliance-Teams zusammenarbeiten, um diese Tools fertigzustellen und zu beschaffen. IT-Führungskräfte können auch eine wichtige Rolle dabei spielen, diese Lösungen in die engere Wahl zu ziehen, fertigzustellen und in der Organisation einzusetzen.

Im September 2021 hatte Gartner der globalen Geschäftswelt geholfen, indem es drei Bereiche identifizierte, in denen das Compliance-Team seine Investitionen auf Technologie konzentrieren sollte.

Die erste Investition sollte in das Kernsystem der Aufzeichnungen erfolgen, das als Basissystem für jede Organisation dient. Die zweite Investition sollte in Tools erfolgen, die digitale Workflows ermöglichen, und die dritte schließlich in Lösungen, die bei der Überwachung und Verwaltung von Risiken helfen.

Unternehmen können die Tatsache nicht ignorieren, dass Technologieinvestitionen im heutigen Szenario unvermeidlich sind, egal wie einfach die Prozesse sind. Anstelle einer Beschaffungs- und Bereitstellungsmethode sollte es sich um eine unternehmensweite Initiative handeln, die alle Beteiligten in diesem Prozess zusammenbringt.

6. Unstrukturierte Governance

Auch wenn Unternehmen ihre Prozesse definiert und alle Maßnahmen zur Kontrolle dieser Prozesse ergriffen haben, übersehen sie in der Regel die vorhandene Governance-Struktur und den vorhandenen Risikorahmen. CIOs und andere hochrangige IT-Führungskräfte sollten eine Governance-Matrix entwickeln, die Unternehmenssysteme, Informationssicherheit und Netzwerk-/Infrastrukturteams kombiniert, um gemeinsam alle IT-Compliances einzuhalten. Das wird der Erfolgsfaktor sein; deren Fehlen kann sich als katastrophal erweisen.

Abschließende Gedanken

Zusammenfassend sind Compliances eine Reihe von Richtlinien, die nicht nur zum Schutz von Daten erstellt wurden, sondern auch dazu beitragen, eine Organisation methodisch und ethisch zu führen. Ja, es gibt Herausforderungen bei der Verfolgung dieser IT-Compliance-Fehler, aber können sie vermieden werden? Die Antwort ist nein. Tatsächlich müssen Unternehmen ständig dazulernen und sich im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern, um ihr Leben einfacher zu machen.