5 wichtige Softwaretools zur Optimierung Ihres Geschäftsablaufs im Jahr 2024

Wie verwalten Sie Ihren Geschäftsablauf?

Angesichts des harten Wettbewerbs und der hohen Kundenanforderungen streben Unternehmen nach optimaler Effizienz, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Geschäftsabläufe sind eine Reihe einzelner Aufgaben, die einer Reihenfolge folgen, die für den Abschluss von Geschäftsprozessen erforderlich ist.

Betrachten Sie es als einen Weg, dem Aufgaben folgen müssen, damit Sie Ihre Geschäftsziele erreichen.

Daher rationalisiert die Implementierung eines Systems zur Optimierung des Arbeitsablaufs den Betrieb und steigert nicht nur die Geschwindigkeit und Effizienz, sondern spart Ihrem Unternehmen auch Kosten und Zeit.

Tatsächlich stimmen laut Camunda 97 % der Unternehmensentscheider darin überein, dass die Workflow-Automatisierung für die digitale Transformation unerlässlich ist, und betonen die Bedeutung von Workflow-Management-Systemen.

Welche Tools können Ihnen also helfen, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten?

In diesem Artikel geht es um die wichtigste Business-Workflow-Software im Jahr 2024, die Ihnen dabei hilft, Prozesse zu automatisieren und Ihre Workflows auf Autopilot laufen zu lassen.

Lass uns anfangen.

1. Transloading-Optimierungssoftware

Betreiben Sie ein Logistikunternehmen?

Wenn Sie das tun, verstehen Sie mehr als jeder andere, wie wichtig es ist, dass alles reibungslos läuft.

Ohne klare Arbeitsabläufe zur Verwaltung von Mitarbeitern und Maschinen, die alltägliche Prozesse ausführen, werden Sie wahrscheinlich mit Ineffizienzen wie Verzögerungen und schlechter Kundenzufriedenheit zu kämpfen haben.

Die Marktgröße für Logistikautomatisierung wird voraussichtlich von 32,7 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 51,2 Milliarden US-Dollar im Jahr 2028 wachsen, was die gestiegene Nachfrage nach Automatisierungstools zeigt.

Es kostet viel Zeit und Kosten, Arbeitsabläufe manuell zu verwalten und zu überwachen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten . Allerdings ist dies keine Garantie für Effizienz, da Menschen fehleranfällig sind.

Die beste Umladeoptimierungssoftware bietet eine zentrale Plattform zur Überwachung aller Vorgänge. Eine Top-Level-Ansicht ermöglicht es Managern und Stakeholdern, das Gesamtbild bei jedem einzelnen Schritt des Geschäfts zu verstehen.

Darüber hinaus ermöglichen Ihnen diese Tools die individuelle Erstellung und Ausführung von Arbeitsabläufen, die eine rechtzeitige Erledigung von Aufgaben, Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleisten.

Eine Umladeoptimierungslösung inmitten Ihrer gesamten Logistiksoftware, wie Yard- und Lagerverwaltungstools, stellt sicher, dass die Arbeit miteinander verknüpft ist und zeitnahe Genehmigungen und Aufgaben eingeleitet werden. Es ist so, als würde man den Knopf von einem Prozess an einen anderen weitergeben.

Die Merchandise Warehouse Company suchte nach einer Lösung zur Optimierung ihrer Abläufe durch die Beseitigung von Redundanzproblemen und die Bereitstellung von Flexibilität, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden.

Mithilfe des Datex Footprint, einem Lagerverwaltungssystem, gelang es dem Unternehmen, seine Prozesse für jeden seiner Kunden zu automatisieren und eine höhere Genauigkeit und Produktivität zu erreichen.

2. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Im Mittelpunkt jedes Unternehmens stehen die Kunden.

Für kundenorientierte Unternehmen haben Kundenzufriedenheit und -erfahrung Priorität.

Da die Ansprüche der Kunden jedoch so hoch sind wie nie zuvor, sind Kundendienstleiter gezwungen, neue Wege zu finden, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Es besteht ein offensichtlicher Zusammenhang zwischen schlechtem Kundenbeziehungsmanagement und geringeren Gewinnen.

Tatsächlich ergab eine Studie von NewVoiceMedia, dass US-Unternehmen aufgrund schlechter Kundenerlebnisse jährlich bis zu 75 Milliarden US-Dollar verlieren, was die steigenden Kosten eines schlechten Kundenbeziehungsmanagements beziffert.

Kunden wünschen sich heute schnelle Kommunikation, personalisierte Erlebnisse und Flexibilität, die nur mit CRM-Optimierungssoftware erreicht werden kann.

Die besten dieser Tools automatisieren redundante und zeitaufwändige Aufgaben wie Gesprächsweiterleitung und Marketing und geben Ihren Supportmitarbeitern so Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben wie den Kundenservice zu konzentrieren.

Live-Chats und Chatbots ermöglichen Ihrem Unternehmen, Kunden umgehend zu antworten und zu unterstützen.

Mit erweiterten Funktionen wie Konversations-KI können Chatbots den Supportmitarbeitern Kontext bereitstellen und Konversationen für ein besseres Erlebnis an qualifizierte Personen weiterleiten.

Darüber hinaus automatisiert CRM-Software die Kategorisierung von Gesprächen mithilfe von Funktionen wie automatischen Tags für eine aufschlussreiche Analyse, die ein tiefes Verständnis der Kundenerwartungen und -erfahrungen ermöglichen kann.

Über die Automatisierung hinaus bietet Ihnen eine CRM-Software weitere Vorteile, beispielsweise eine zentralisierte Kommunikationsplattform , die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, auf allen Kundenanfragen über mehrere Kanäle hinweg auf einer einzigen Plattform zu reagieren.

Zu den weiteren bemerkenswerten Funktionen gehören Berichte und Analysen, SLA-Verfolgung und vorgefertigte Antworten, die sich auch bei der Automatisierung als nützlich erweisen.

3. Top-Dokument-Workflow-Tools

Bearbeiten Sie Dokumente manuell?

Wenn ja, dann müssen Sie sich der Ineffizienzen bewusst sein, die entstehen, wenn Sie nicht über ein solides Dokumentenmanagementsystem verfügen, mit dem Sie alle Ihre Geschäftsdateien speichern, teilen und digitalisieren können.

Einer der größten Engpässe im Zusammenhang mit einem schlechten Dokumentenmanagement sind langsame Prozesse, die zu Verzögerungen bei Service und Warenlieferung führen können.

In der Logistikbranche beispielsweise, wo viel Papierkram anfällt, nimmt der Unterzeichnungs- und Genehmigungsprozess viel Zeit in Anspruch, was die Bearbeitungszeiten verlangsamt und zu Verzögerungen führt.

Dies führt natürlich zu einer schlechten Kundenzufriedenheit, was sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirkt.

Tatsächlich ergab die Studie von Zendesk, dass etwa drei von fünf Verbrauchern der Meinung sind, dass ein guter Kundenservice für die Loyalität gegenüber einer Marke von entscheidender Bedeutung ist.

Diese Statistiken sollten zeigen, wie wichtig optimierte Prozesse zur Verbesserung des Kundenerlebnisses sind.

Top-Tools zur Dokumentenautomatisierung erleichtern die Dokumentenverwaltungsprozesse von der Sammlung bis zum Sammeln von Unterschriften zur Genehmigung . Da die meisten Dokumente per Autopilot verarbeitet werden, kann Ihr Unternehmen Kosten und Ressourcen einsparen, die auf andere wichtige und komplexe Aufgaben übertragen werden können.

Diese Business-Workflow-Software sammelt im Jahr 2024 auf Anhieb digitale Dokumente aus verschiedenen Quellen oder scannt physische Dokumente, bevor sie sie kategorisiert und in das System integriert.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals ist mit Tausenden von Mitarbeitern ein wichtiger Akteur in der Pharmaindustrie. Aus diesem Grund nimmt die manuelle Erstellung von Standardverträgen viel Zeit in Anspruch.

ActiveDocs stellte eine Lösung bereit, die dokumentenzentrierte Prozesse bei der Erstellung und Überprüfung von Vertragsentwürfen erleichterte und die Überprüfungs- und Genehmigungspraktiken beschleunigen konnte.

4. Automatisierung

Automatisierung kann die Produktivität ankurbeln und steigern.

Stellen Sie sich die Zeit vor, die Ihre Mitarbeiter mit überflüssigen Aufgaben wie der Suche nach Dokumenten, der Beantwortung wiederkehrender Kundenanfragen und dem Scannen von Dateien zur Digitalisierung verbringen.

Nun, das ist eine Menge Zeitverschwendung, die zu enormen Betriebskosten auf Kosten komplexer und wichtiger Aufgaben führt.

Laut einer Studie von SnapLogic verbringen Mitarbeiter jedes Jahr etwa 19 Arbeitstage mit sich wiederholenden Aufgaben. Dies ist ein klarer Hinweis darauf, wie viel Zeit mit alltäglichen Aktivitäten verschwendet wird, anstatt sich auf das Geschäftswachstum zu konzentrieren.

Es hört nicht bei der Zeitverschwendung auf. Redundante Aufgaben beeinträchtigen auch die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter und führen zu einer Verringerung der Produktivität, die sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken kann.

Automatisierung ist die grundlegende Grundlage der Workflow-Optimierung. Es gibt wirklich keine Business-Workflow-Software, die nicht auf Automatisierung basiert, von Dokumentenmanagementsystemen bis hin zu Tools für das Kundenbeziehungsmanagement.

Die Automatisierung befreit Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden, monotonen Aufgaben und ermöglicht ihnen, sich auf komplexe Probleme zu konzentrieren, die menschliches Eingreifen erfordern.

Dadurch wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch die Kosten deutlich gesenkt.

Sie können Arbeitsabläufe einfach vereinfachen und optimieren, indem Sie Aufgaben wie Zahlungsabwicklung, Genehmigungen und Gesprächsweiterleitung ausführen und so optimierte Prozesse sowie verbesserte Genauigkeit und Effizienz gewährleisten.

Maverick International ist ein globales Verpackungsunternehmen, das rationalisierte Prozesse und Effizienz in den Vordergrund stellt. Die Siegelmaschinen des Unternehmens sind für das Versiegeln unterschiedlicher Beutelgrößen konzipiert. Die manuellen Anpassungen zwischen den Schichten an die unterschiedlichen Größen waren jedoch langsam.

OMRON Automation stellte eine Lösung bereit, die es dem Unternehmen ermöglichte, seinen Umstellungsprozess zu automatisieren. Die Maschinen könnten sich nahezu in Echtzeit automatisch auf die gewünschte Größe einstellen.

5. Projektmanagement

Richtiges Projektmanagement kann den Arbeitsablauf verbessern.

Es umfasst die Überwachung von Aufgaben und Prozessen sowie die Zuweisung von Ressourcen, um Geschäftsziele innerhalb der vereinbarten Einschränkungen zu erreichen.

Fehlt dies, würde dies zu Verzögerungen bei der Zielerreichung, einem schlechten Kundenerlebnis und Qualitätsproblemen führen, um nur einige zu nennen . All dies kann sich direkt auf die Rentabilität auswirken und somit das Geschäftswachstum behindern.

Tatsächlich ergab eine Studie von Geneca, dass 75 % der Umfrageteilnehmer mangelndes Vertrauen als Grund für das Scheitern von Projekten nannten. Diese Zahl deutete auf eine Diskrepanz zwischen den Projektzielen und den Projektumsetzern hin.

Projektmanagement-Tools gehören zu den Business-Workflow-Softwares, die im Jahr 2024 Prozesse rationalisieren können. Sie tun dies, indem sie strukturierte Frameworks bereitstellen, die die Kommunikation verbessern und eine effiziente Ressourcenallokation gewährleisten.

Im Logistikbereich beispielsweise sorgt das Projektmanagement dafür, dass Ressourcen wichtigen Abteilungen zugewiesen werden und es nicht zu einer Überallokation von Ressourcen kommt.

Darüber hinaus ermöglicht die Aufteilung von Projekten in überschaubare Aufgaben und die Festlegung klarer Einschränkungen den Mitarbeitern eine effektive Priorisierung der Arbeit. Workflow-Lösungen wie Trello helfen dabei, den Fortschritt zu visualisieren und Teams dabei zu helfen, Engpässe zu erkennen und die Arbeitslast nach Bedarf anzupassen.

AYESA, ein internationales spanisches Unternehmen, das sich mit Technologie und IT befasst, nutzte mehrere Softwareprogramme, um den Betrieb ohne Integration zu optimieren. Dies führte zu Problemen bei der Projekttransparenz, da kein einheitliches und klares Bild vom Projektstatus vorhanden war.

Durch die Implementierung von Easy Redmine erlangte das Unternehmen einen Überblick über die Arbeitsbelastung und konnte Projekte gut organisieren. Dadurch weiß jedes Teammitglied jederzeit, dass es etwas tun muss, und der Projektmanager hat die Kontrolle über den Zeitplan.

Abschluss

Sie haben Ihre Geschäftsabläufe immer noch nicht optimiert?

Dies ist Ihre beste Chance, sich in einem sehr wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld einen Vorsprung zu verschaffen und Ihre Abläufe zu rationalisieren, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

Laut einem Bericht von Gitnux geben etwa 75 % der Unternehmensleiter an, dass ihnen der Einsatz von Workflow-Automatisierung einen starken Wettbewerbsvorteil verschafft, was die Notwendigkeit effizienter Workflows unterstreicht.

Es besteht kein Mangel an Business-Workflow-Software, die von Transloading-Optimierungstools bis hin zu Lösungen für das Kundenbeziehungsmanagement reicht, die die Kundenzufriedenheit steigern.

Die Integration mehrerer dieser Tools kann die Produktivität erheblich steigern, Zeit sparen und Prozesse für das Unternehmenswachstum optimieren.