10 nützliche Tipps und Tricks zu Microsoft Outlook, die Sie kennen sollten

Outlook oder Microsoft Outlook ist ein persönlicher Organizer aus der Office-Suite von Microsoft. Es bietet eine One-Stop-Lösung für alle Ihre Büroanforderungen mit Funktionen wie E-Mail-Verwaltung, Notizen, Kalender, Aufgabenverwaltung und Webbrowsing. Die Idee ist, die wesentlichen Funktionalitäten an einem Ort verfügbar zu machen, sodass Sie die App nicht verlassen oder sich auf andere Anwendungen verlassen müssen. So sparen Sie Zeit und arbeiten produktiver und effizienter.

Wenn Sie die Anwendung selbst verwenden oder kürzlich umgestiegen sind, finden Sie hier einige nützliche Tipps und Tricks zu Microsoft Outlook, mit denen Sie die Anwendung optimal nutzen können.

1. Legen Sie eine Abwesenheitsnachricht in Outlook fest

Für diejenigen, deren Arbeit die Interaktion mit Kunden oder Teamkollegen aus verschiedenen Zeitzonen beinhaltet, ist es nicht immer möglich, den ganzen Tag über für die Beantwortung von Nachrichten zur Verfügung zu stehen. Ganz zu schweigen davon, dass es Zeiten gibt, in denen Sie am Wochenende verreisen und die Personen Sie kontaktieren möchten, dass Sie derzeit nicht verfügbar sind. Glücklicherweise gibt es bei Outlook einen raffinierten Trick, um mit einer solchen Situation umzugehen. Öffnen Sie dazu Microsoft Outlook im Web, tippen Sie oben auf das Symbol Einstellungen und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen aus. Wählen Sie hier Automatische Antworten aus und schalten Sie die Schaltfläche neben Automatische Antworten ein um . Legen Sie nun je nach Ihrem Arbeitsplan die Start- und Endzeit fest und klicken Sie auf Speichern .

2. Erstellen/ändern Sie Ihre E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook

Eine E-Mail-Signatur gilt als eine der besten Methoden, um Ihre E-Mail zu beenden. Es umfasst Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere Kontaktinformationen, die für den Empfänger nützlich sein können, wenn er versucht, Sie zu erreichen. Um eine E-Mail-Signatur zu erstellen, öffnen Sie Microsoft Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen . Wählen Sie von hier aus Mail und tippen Sie auf Verfassen und antworten . Sie sehen nun ein Fenster mit verschiedenen Optionen zur Textformatierung. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, ein Bild oder eine Vorlage hochzuladen, um es als Signatur zu bearbeiten. Sobald Sie fertig sind, können Sie bestimmte Einstellungen und Optionen von unten aktivieren oder deaktivieren. Und drücken Sie Speichern . Um diese Signatur zu verwenden, tippen Sie im Erstellungsfenster auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie Signatur einfügen aus.

3. Fügen Sie ein Inline-Bild in eine E-Mail ein

Obwohl Sie einen Anhang auf herkömmliche Weise hinzufügen können, bietet Microsoft Outlook einen netten Trick, um Ihren Anhang in den Text Ihrer E-Mail einzufügen. Dies kann praktisch sein, wenn Sie möchten, dass der Empfänger die Überprüfung des Anhangs nicht versäumt. Gehen Sie dazu in Outlook und klicken Sie auf Neue Nachricht . Tippen Sie im Erstellungsfenster auf das kleine Bildsymbol rechts neben dem Anhang neben der Schaltfläche „Senden und verwerfen “. Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Auswählen .

4. Senden einer E-Mail rückgängig machen

Wenn Sie E-Mails mit verschiedenen Empfängern hin und her austauschen, antworten Sie manchmal der falschen Person. Mit Outlook können Sie solche Situationen jedoch verhindern, indem Sie die Funktion "Senden rückgängig machen" verwenden. Um dies zu verwenden, müssen Sie es zunächst aktivieren. Öffnen Sie dazu Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen . Tippen Sie hier auf Mail und wählen Sie Verfassen und antworten . Scrollen Sie nun nach unten, um Senden rückgängig zu machen, und ziehen Sie den Schieberegler, um die Mindestzeit (in Sekunden) zwischen dem Senden einer Nachricht und dem Rückgängigmachen des Sendens festzulegen. Klicken Sie abschließend auf Speichern . Sobald dies eingerichtet ist und Sie eine E-Mail an jemanden senden, wird für die nächsten 10 Sekunden eine Option zum Rückgängigmachen des Sendens angezeigt. Um das Senden rückgängig zu machen, tippen Sie auf die Schaltfläche.

5. Behandeln Sie eingehende E-Mails, indem Sie Regeln festlegen

Wenn Ihr Posteingang mit Tonnen von E-Mails bombardiert wird, können Sie Regeln festlegen, um die eingehenden Nachrichten herauszufiltern und Ihren Posteingang übersichtlich zu halten. Gehen Sie dazu zu Outlook > Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen . Tippen Sie von hier aus auf Mail und wählen Sie Regeln. Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche Neue Regel hinzufügen und geben Sie ihr einen Namen. Wählen Sie nun eine Bedingung und eine Aktion für die ausgewählte Bedingung aus. Klicken Sie auf Speichern .

6. Verwalten Sie Junk-E-Mails

Neben dem Festlegen von Regeln können Sie verhindern, dass unnötige E-Mails in Ihrem Posteingang landen, indem Sie den Benutzer oder die Domäne blockieren, von der sie stammen. Gehen Sie dazu zu Outlook und klicken Sie oben auf Einstellungen. Klicken Sie anschließend auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen, wählen Sie Mail aus und tippen Sie auf Junk-E-Mail . Klicken Sie im rechten Bereich unter Blockierte Absender und Domänen auf die Schaltfläche Hinzufügen , um die E-Mail oder Domäne hinzuzufügen, von der Sie keine E-Mails mehr erhalten möchten. Klicken Sie abschließend auf Speichern . Um sicherzustellen, dass Sie keine E-Mail von einer Person oder Domäne verpassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter Sichere Absender und Domänen und fügen Sie die E-Mail-Adresse oder den Domänennamen hinzu.

7. Legen Sie die standardmäßige Absenderadresse fest

Wenn Sie mehr als ein Konto mit Outlook verbinden, haben Sie die Möglichkeit, die primäre E-Mail-Adresse auszuwählen, von der Sie standardmäßig E-Mails senden möchten. Um eine E-Mail als Standard festzulegen, öffnen Sie Outlook und tippen Sie oben rechts auf das Symbol Einstellungen. Wählen Sie von hier aus Alle Outlook-Einstellungen anzeigen und tippen Sie auf Mail . Wählen Sie als Nächstes E-Mail synchronisieren und scrollen Sie im rechten Fenster nach unten, um Standard -Absenderadresse festlegen zu finden. Klicken Sie nun auf die Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie als Standard-Absenderadresse festlegen möchten, und klicken Sie auf Speichern .

8. E-Mail an mehrere Personen senden

Wenn Sie Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig senden möchten, können Sie dies mit Outlook in Gruppen tun. Gehen Sie dazu zu Microsoft Outlook und tippen Sie im linken Bereich auf die Schaltfläche Neue Gruppe . Geben Sie im Popup-Fenster Ihrer Gruppe einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie auf Erstellen . Geben Sie nun auf dem nächsten Bildschirm den Namen oder die E-Mail-Adresse der Teilnehmer ein, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen . Sobald Sie fertig sind, können Sie ganz einfach allen Gruppenmitgliedern gleichzeitig eine Nachricht senden.

9. Kalender teilen

Outlook verfügt über einen integrierten Kalender, der Ihnen dabei hilft, mit Ihrem Zeitplan und bevorstehenden Ereignissen Schritt zu halten. Wenn Sie ein Ereignis hinzufügen, wird es im Kalender markiert und Sie erhalten je nach Ihren festgelegten Einstellungen eine Benachrichtigung dafür. Anschließend können Sie den Kalender für andere Personen freigeben, damit diese den Eintrag anzeigen oder ändern können. Gehen Sie dazu zu Outlook und tippen Sie auf das Kalendersymbol im linken Bereich. Klicken Sie von hier aus auf die Schaltfläche Teilen oben rechts (neben Drucken) und geben Sie im Popup-Fenster den Namen der Person oder ihre E-Mail-Adresse ein. Als nächstes, wenn Sie aufgefordert werden, Berechtigungen zu erteilen, können Sie ihnen entweder erlauben, alle Details anzuzeigen oder zu bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Teilen .

10. Aktionen anpassen

Microsoft bietet schnelle Aktionen in Outlook, die neben einer Person oder einer E-Mail angezeigt werden, damit Sie schnelle Aktionen sofort ausführen können. Darüber hinaus können Sie mit dem Dienst diese Aktionen anpassen und diejenigen auswählen, die Sie häufig verwenden. Um diese Aktionen anzupassen, öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen . Wählen Sie nun Mail und tippen Sie auf Aktionen anpassen . Aktivieren Sie im rechten Fenster das Kontrollkästchen neben den Aktionen, die Sie für Schnellaktionen und Nachrichtenoberfläche sehen möchten. Klicken Sie abschließend auf Speichern .

Dies sind einige der Tipps und Tricks, mit denen Sie Microsoft Outlook optimal nutzen können. Beachten Sie, dass es einige andere Funktionen und Tipps gibt, die im Premium-Abonnement von Outlook verfügbar sind. Da jedoch viele Benutzer Microsoft Outlook als bevorzugten E-Mail-Dienst verwenden, behandelt dieser Artikel die Funktionen der kostenlosen Version von Outlook. Wenn Sie es nützlich finden, sollten Sie es mit Ihren Freunden und Ihrer Familie teilen.