Ein genauer Blick: Unsere praktische Überprüfung von Microsoft Teams im Jahr 2019

Erst letzte Woche haben wir uns den wachsenden Begriff „Unternehmenskommunikation“ mit einem praktischen Überblick über Webex Teams genau angesehen. Um diese Diskussion weiter abzurunden (und um uns auf unseren ultimativen Showdown-Kopf-an-Kopf-Artikel vorzubereiten: Microsoft Teams vs. WebEx Teams), wollten wir einen weiteren genauen Blick auf den wohl größten Anwärter auf die Goldmedaille für Enterprise UC&C werfen: Microsoft Teams.

Dies ist nicht das erste Mal, dass wir uns Microsoft Teams genauer ansehen, aber natürlich hat sich im Laufe der Zeit eine Reihe von Dingen geändert. Da unternehmensorientierte UC-Lösungen an Fahrt gewinnen, sehen wir, dass Unternehmen die eher standardmäßigen Kommunikationslösungen schnell durch diese vollständigen und robusten Kollaborationsplattformen ersetzen.

Ohne Zweifel erobern diese unternehmensfähigen Kollaborationsplattformen schnell den Markt und verzweigen ihre Fähigkeiten weit über den dauerhaften Chat hinaus auf kritische Fähigkeiten wie verbesserte visuelle Zusammenarbeit und sogar die neuesten Technologien wie künstliche Intelligenz.

Um die aktuellen Optionen besser zu verstehen und warum diese Lösungen den Markt so schnell erobern, wollten wir einen genauen Blick auf die neueste Version von Microsoft Teams werfen.

Eine eigenständige Collaboration-Erweiterung für Office 365

Ohne sich zu sehr auf das Wie und Warum zu konzentrieren, entwickelte Microsoft eine eigene Sicht auf den Collaboration-Markt, die sich gut in das Office 365-Ökosystem einfügen würde. So einfach ist das. Nun, das erzählt noch nicht die ganze Geschichte: Teams ist eine unglaublich leistungsfähige Plattform, die die Zusammenarbeit über Einzel- oder Gruppenchats hinaus erweitert.

„Microsoft Teams ist eine Collaboration-App, die Ihrem Team hilft, organisiert zu bleiben und Gespräche zu führen – alles an einem Ort. Hier ist ein kurzer Blick auf die linke Seite von Teams.“

Und mit einer so leistungsstarken Cloud-Plattform, die die Zugänglichkeit des bereits beliebten Microsoft-Portfolios erhöht, sah Microsoft eine Möglichkeit, dieses neue Kollaborationsparadigma zu ergreifen.

Natürlich ist ihnen die Kommunikation unter anderem mit der Übernahme und Weiterentwicklung von Skype nicht fremd. Aber wie ich in der Vergangenheit sagte, ist Microsoft Teams „nicht nur eine weitere Messaging-App, die Sie wie Slack auf Ihren Desktop und Ihr Telefon herunterladen“.

Stattdessen geht es bei Teams darum, Teil des Office 365-Ökosystems zu sein. Mit Microsoft Teams erhalten Benutzer Zugriff auf eine Reihe von Funktionen, die in vier Kategorien unterteilt sind:

• Teams – Finden und erstellen Sie Kanäle, um „Vor-Ort-Meetings abzuhalten, Gespräche zu führen und Dateien zu teilen“
• Besprechungen – Sehen Sie alles, was Sie für den Tag oder die Woche geplant haben. Oder vereinbaren Sie ein Meeting. Dieser Kalender wird mit Outlook synchronisiert, einem Beispiel für die tiefe Office 365-Integration.
• Anrufe – Organisationen können Teams erweitern, um VoIP-Anrufe über nur Chat und Zusammenarbeit hinaus einzubeziehen
• Aktivität – Informieren Sie sich über all Ihre ungelesenen Nachrichten, @Erwähnungen, Antworten und mehr

Seit meinem letzten Blick auf Teams hat sich ein wenig geändert; Microsoft bietet jetzt eine kostenlose Version von Teams an, die es Unternehmen ermöglicht, Teams zu nutzen, ohne dass ein vollständiges Office 365-Abonnement erforderlich ist. Aber die Option, ein Upgrade durchzuführen und die gesamte Plattform zu erhalten, ist für diejenigen vorhanden, die sich dafür entscheiden.

Und ehrlich gesagt unterstreicht dies ein ziemlich großes Verkaufsargument für die Teams-Plattform von Microsoft – die tiefe Integration mit dem Rest des Office 365-Ökosystems. Seien wir ehrlich, die Apps von Microsoft waren und werden wahrscheinlich immer die Go-to-Enterprise-Lösungen für eine Reihe von Aufgaben sein. Wir können uns eine Welt ohne Word, Excel und PowerPoint – oder zumindest ihren Einfluss – nicht wirklich vorstellen.

Verwenden von Microsoft Teams: Die Benutzeroberfläche

Wie bei fast jeder anderen UC&C-Anwendung gelingt es Microsoft, die Navigation mit einem Hauptinhaltsfenster vorne und in der Mitte und einer nach links versetzten Navigation ziemlich einfach zu gestalten. Hier versucht niemand, das Rad neu zu erfinden, sondern es bequemer zu machen.

Genau wie bei den meisten anderen UC- oder Collaboration-Apps gibt es im linken Bereich vier Symbole für die Hauptnavigation, diesmal jedoch mit einer kleinen Textbeschriftung zum Symbol, nur für den Fall, dass Sie nicht herausfinden können, worum es sich bei diesem Bild handelt eine Sprechblase bedeutet.

Aber Microsoft hat das Design von Teams etwas einzigartig gemacht und sich mehr auf den Teamaspekt der Plattform konzentriert. Die Hauptansicht, die man direkt beim Öffnen der App sieht, ist der Aktivitätsfeed, in dem Benutzer alles sehen können, was ihre gesamte Organisation vorhat.

Dazu gehören Konversationen, Dateien und ehrlich gesagt fast alles, was Sie hinzufügen möchten, von Microsoft-Anwendungen bis hin zu Integrationen von Drittanbietern. Die Aufschlüsselung wird mit einem granulareren Fokus fortgesetzt, da die nächsten Symbole im Navigationsmenü es den Benutzern ermöglichen, direkt zu Eins-zu-Eins-Chats zu springen oder sich stattdessen auf Teams zu konzentrieren – stellen Sie sich Teams wie gemeinsame Chatrooms vor.

Am Ende des Tages findet in Teams der Großteil Ihrer Zusammenarbeit statt. Dies sind Gruppen von Menschen, die für Arbeit, Projekte oder gemeinsame Interessen zusammengebracht werden. Teams bestehen aus Kanälen.

Jeder Kanal ist dann um ein bestimmtes Thema herum aufgebaut, zum Beispiel „Content-Produktion“ oder „Marketing-Optimierung“. Innerhalb der Kanäle unterhalten sich Benutzer, halten Meetings ab, arbeiten zusammen und teilen Dateien oder Dokumente.

Benutzer können auch direkt auf der Registerkarte „Dateien“ auf Dateien zugreifen und haben eine weitere Menüschaltfläche, um ihre Funktionalität mit anderen Microsoft-Apps und -Diensten noch weiter zu erweitern.

Insgesamt ist das Design einfach und die Navigation ist einfach, aber ich kann nicht umhin, hier eine Redundanz zu spüren, mit der Option, eine abteilungsweite Aktivität (die normalerweise Ihre Teams umfasst) oder einen weiteren Blick auf die Teams selbst zu werfen.

Im großen Maßstab wäre dies sinnvoll, da es Abteilungen ermöglichen würde, sich weiter in kleinere Teams auszudehnen, aber es kann auch zu viele Optionen für kleinere Teams geben – daher sind diese Plattformen auf die größeren Unternehmensorganisationen ausgerichtet.

Zusammenarbeit in Microsoft Teams: Die UX

Microsoft Teams ermöglicht natürlich ein hohes Maß an Zusammenarbeit durch den Einsatz von Office 365-Lösungen und -Anwendungen. Benutzer können Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, was mit 365 im Allgemeinen bereits möglich war.

Benutzer können auswählen, welche Anwendung sie speziell hervorheben möchten, und diese mit den Registerkartenschaltflächen zu ihrer Ansicht hinzufügen. Diese Registerkarten ermöglichen es Einzelpersonen, schnell zwischen Fenstern zu wechseln und auf relevante Dateien oder Dokumente zuzugreifen, beispielsweise auf das Word-Dokument, das Sie und der Rest des PR-Teams gemeinsam bearbeiten. Während sich das Gespräch über die Änderungen entfaltet, kann jeder Benutzer auch sehen, wie die einzelnen Änderungen vorgenommen werden.

Aber Zusammenarbeit beinhaltet auch Kommunikation; die am Ende so einfach wie möglich sein muss. Wir können nicht diese großen Straßensperren im Weg haben, die uns verlangsamen und gleichzeitig unsere Produktionsrate effektiv verlangsamen.

Eine erfolgreiche Kommunikations- und Kollaborationsplattform beseitigt diese Hindernisse und macht die Kommunikation noch einfacher, nicht schwieriger. Microsoft Teams schafft dies, indem es eine intensive, granulare Ebene der Kommunikationsanpassung ermöglicht. Was ich damit meine, ist, dass Benutzer durch Organisation wirklich aufschlüsseln und verfeinern können, worum es in ihren Gesprächen gehen soll.

Es gibt zwei verschiedene Optionen:

• Teams – das sind die Gruppen, wie Abteilungen oder Teams, innerhalb einer Organisation. Sie müssen Teams aufbauen und ihnen dann Personen hinzufügen.
• Kanäle – Jenseits von Teams können Benutzer ihre Konversationen mit spezifischen und dedizierten Kanälen noch weiter aufteilen. Jedes einzelne Team beginnt automatisch mit einem eigenen dedizierten Kanal namens „Allgemein“, aber die Benutzer können bei Bedarf mit weiteren Kanälen für bestimmte Projekte oder Themen erweitern.

Sobald die Kanäle eingerichtet sind, steht es den Benutzern natürlich frei, diesen Gruppenchats beizutreten (solange sie im Team sind), um mit der Zusammenarbeit zu beginnen – stellen Sie sich diese Kanäle als die gemeinsamen Chatrooms für jedes spezifische Projekt oder Meeting vor.

Teams werden bestimmten Abteilungen zugeordnet, zum Beispiel dem Content-Team. Innerhalb des Content-Teams kann es eine weitere Organisation mit Kanälen wie „Inhouse-Content“, „Freelance-Content“, „Gastbeitrags-Content“ usw. geben.

Diese Ebene der Organisationskonfiguration sollte einen großen Beitrag zur Bereitstellung einer sauberen, leicht verständlichen und konsistenten Erfahrung leisten. Der größte Vorteil ist die Möglichkeit, mehrere dedizierte Kanäle innerhalb eines Teams zu jonglieren.

Auf anderen Plattformen wie Slack können Benutzer so viele Kanäle erstellen, wie sie möchten, und bestimmte Kanäle bestimmten Projekten wie oben aufgeführt zuweisen, aber dies wird nur eine lange Liste unorganisierter Kanäle erstellen. Aber um die Dinge organisiert zu halten, mag ich die Aufnahme einer Registerkarte "Aktivität" oben in jedem Kanal, um die wichtigen Teile einer Konversation festzuhalten.

Das Konzept bewegt sich weiter in den Bereich der „Unternehmenskommunikation“, wenn Benutzer viel besser in der Lage sind, ihre Kommunikation zu organisieren und die Möglichkeit haben, zwischen Teams oder Abteilungen zu wechseln und Bemühungen (falls erforderlich) mit spezifischen und dedizierten internen Kanälen sogar weiter zu organisieren diese Teams.

Auf diese Weise muss eine Person, die Teil von mehr als einem Team ist, nicht mehr als ein Slack-Konto oder einen Slack-Raum jonglieren, sondern hat stattdessen die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Teams zu wechseln.

Microsofts Ansatz für KI in UC

Bereits im September 2017 erklärte Lori Wright, dass Microsoft „eine neue Vision für intelligente Kommunikation“ habe, die ihrer Meinung nach „Anruf- und Besprechungserlebnisse für Menschen und Organisationen auf der ganzen Welt“ verändern würde.

Die Grundidee war, dass dieses neue Paradigma der intelligenten Kommunikation über „herkömmliche vereinheitlichte Kommunikation“ hinausgeht, indem es intelligentere und proaktivere Fähigkeiten umfasst.

Diese Ankündigung bezog sich in erster Linie auf einen Strategiewechsel von Microsoft, der einen stärkeren Fokus auf Teams als die Collaboration-Lösung legte, die für die Förderung dieses Konzepts der intelligenten Kommunikation verantwortlich ist.

Es scheint, dass der Plan darin besteht, Teams Skype for Business langsam aber sicher auslaufen zu lassen – ob dies die Zukunft für Microsoft ist oder nicht, ist noch abzuwarten, aber der Fokus auf intelligente Kommunikation ist absolut immer noch eine Kernkomponente der Plattform. Interessant zu sehen ist jedoch, dass einige der neuesten Versionen von Microsoft sowohl in Skype als auch in Teams eingearbeitet werden, ohne dass Skype for Business überhaupt erwähnt wird.

Schauen Sie sich zum Beispiel nur die jüngste Ankündigung von Microsoft an, eine Hintergrundunschärfe-Funktion in Skype und Teams anzubieten. Mithilfe von KI können Benutzer ihren Hintergrund in einer Videokonferenz unkenntlich machen, um die Unordnung zu verbergen.

Einerseits kann der Begriff „Intelligente Kommunikation“ verwendet werden, um die insgesamt verbesserte Zusammenarbeit zu beschreiben, die eine Lösung wie Teams bietet, hauptsächlich Live-Bearbeitung und Dateifreigabe zusammen mit dauerhaftem Chat.

Aber in Wirklichkeit geht der Begriff etwas weiter, und Microsoft hebt einige interessante Funktionalitäten hervor, die durch diese neue Idee der intelligenten Zusammenarbeit ermöglicht werden:

• Vor Beginn eines Meetings sucht Teams nach relevanten Informationen oder Dokumenten, die bei der Zusammenarbeit hilfreich sein könnten.
• Innerhalb eines Meetings erfasst und transkribiert Teams die Konversation zusammen mit zeitcodierten Untertiteln und sogar Spracherkennung, um Bemerkungen bestimmten Sprechern zuzuordnen.
• Nach dem Meeting wird Teams automatisch die Aufzeichnung und das Transkript dieses Meetings in alle relevanten Kanäle oder Konversationen auf der Plattform übertragen. Dadurch kann jeder innerhalb der Organisation den Inhalt des Meetings durchsuchen und überprüfen.

Bei dieser ganzen Idee geht es, wie oben erwähnt, darum, den Arbeitsprozess zu vereinfachen – das ist an dieser Stelle jetzt ein bisschen ein totes Pferd, das ist das ganze Konzept jenseits von KI und Automatisierungen.

Aber ich denke, es ist wichtig zu sehen, wie dieses Konzept in die Tat umgesetzt wird, und Microsoft zum Beispiel hat einige sehr interessante Anfänge der KI-Revolution in der realen Welt.

Besonders interessant ist natürlich das große Konzept der „intelligenten Kommunikation“, das einen klaren Fokus und eine klare Priorität von Microsoft innerhalb der Teams-Plattform darstellt, die nicht nur auf die Einführung neuer Funktionen, sondern auch auf die drastische Innovation der Arbeitsweise gelegt wird .

Fazit: Nutzung von Office 365

Diese Lösungen auf Unternehmensebene sprechen eindeutig für sich und sind auf dem Weg, einige unserer beliebtesten Lösungen zu ersetzen. Besonders Microsoft Teams schneidet zum Beispiel sehr gut ab und gewinnt auf Slack sogar ziemlich an Boden. Im Dezember 2018 berichtete Computer World, dass MS Teams „jetzt die zweitbeliebteste Business-Chat-App ist“.

Sie stellten fest, dass nach Ergebnissen einer kürzlich durchgeführten Spiceworks-Umfrage 21 % der Befragten Teams jetzt verwenden, gegenüber lediglich 3 % im Jahr 2016. Wir können unsere Hühner zwar noch nicht zählen, bevor sie schlüpfen, und dies ist nur eine Umfrage mit begrenzten Umfang, ich denke, es gibt einen klaren Hinweis darauf, dass auf bestehende Geschäftsanforderungen reagiert wird. Slack hat wirklich die Idee eingeführt, dass persistente Chats E-Mails ersetzen und ständige Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen.

Aber diese Plattformen wie Webex Teams und Microsoft Teams haben erkannt, dass Team-Collaboration-Software viel mehr ist als ein schicker IRC-Chatroom – sonst wäre IRC nicht durch hübschere und glänzendere Anwendungen ersetzt worden. Die Möglichkeit, nicht nur über Text, sondern auch über Video, Whiteboards und sogar die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zusammenzuarbeiten, ist so leistungsfähig, dass es keinen Grund gibt, warum wir dies nicht ermöglichen sollten.

Hier glänzt Microsoft Teams auch ziemlich stark, die tiefe Einbeziehung und Integration bestehender Microsoft Office- und Office 365-Tools und -Produkte. Es ist eine Untertreibung zu sagen, dass die Office-Suite revolutionär war und es weiterhin ist (zumindest in gewisser Weise, auch wenn sie nur bessere Konkurrenten hervorgebracht hat).

Die Möglichkeit, sich einfach eine benutzerfreundliche und sogar kostenlose Lösung zu besorgen, die nicht nur mit einigen der gängigsten Tools, die wir bereits täglich verwenden, funktioniert, sondern diese gezielt nutzt, ist ein Kinderspiel. anstatt andere Werkzeuge zusammenzusetzen. Ist das nicht der Sinn hinter Unified Communications?