Die 12 besten Tools für die mobile Zusammenarbeit und warum Sie sie jetzt brauchen

Jüngste Daten zu Vorteilen für Arbeitgeber bei Fernarbeit zeigen, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, 15 % produktiver sind als Teammitglieder im Büro, wodurch Unternehmen durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Jahr sparen.

Tools für die mobile Zusammenarbeit wie Filesharing-Apps, Plattformen für Videoanrufe und Instant Messaging für unterwegs ermöglichen es Teammitgliedern, von überall aus genauso schnell miteinander zu kommunizieren wie in einer herkömmlichen Büroumgebung.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei Tools für die mobile Zusammenarbeit achten, und was sind die besten Optionen? Lohnen sich außerdem mobile Versionen beliebter Team-Collaboration-Software oder sind die wichtigsten Funktionen nur in Desktop-Versionen verfügbar?

Was ist mobile Zusammenarbeit?

Mobile Collaboration ist der Prozess der Verwendung mobiler Teamkommunikations- und Kollaborationstools, um Teammitglieder zu verbinden, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welches Gerät sie verwenden.

Diese Apps können mobile Versionen von Desktop-Software oder eigenständige Tools für die mobile Teamzusammenarbeit ohne ein Desktop-Pendant sein.

Benutzer können sich von Mobilgerät zu Mobilgerät oder von einem Desktop-Computer zu einem Mobilgerät wie einem Tablet oder Smartphone miteinander verbinden.

Die beliebtesten Tools und Funktionen für die mobile Zusammenarbeit sind:

• Mobile Dateifreigabe
• Mobile Notizen machen
• Mobile Videoanrufe
• Mobiler Chat-Messenger
• Mobiles Projektmanagement
• Mobile Bildschirmfreigabe

Was sind die Vorteile der mobilen Zusammenarbeit?

Apps für die mobile Zusammenarbeit ermöglichen es Teammitgliedern, von jedem Ort aus, an dem sie Zugang zum Internet haben, nach ihren eigenen Zeitplänen zu arbeiten.

Weitere Vorteile sind:

• Verbesserte interne Kommunikation
• Kürzere Projektlaufzeiten
• Einsparmaßnahmen
• Zweckdienliche Kommunikation
• Höhere Mitarbeitermoral
• Verbesserte Zusammenarbeit
• Vereinfachte Projektüberwachung

Was sind die besten mobilen Filesharing-Tools?

Filesharing-Apps für die mobile Zusammenarbeit bieten einen zentralen Ort für alle Dokumente, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen, und ermöglichen es ihnen, alle Dateien, die sie erstellt haben, mit anderen Teammitgliedern zu teilen. Diese kostenlosen Tools für die Online-Zusammenarbeit helfen, endlose E-Mails zu reduzieren und ermöglichen die Bearbeitung und Kommentare von Dateien in Echtzeit.

Sie bieten auch eine Versionskontrolle, um zu verhindern, dass Teammitglieder an veralteten Entwürfen arbeiten.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung dieser Tools für die mobile Zusammenarbeit den Speicherplatz, den sie bieten, sowie die Zugriffssteuerung und Sicherheitsmaßnahmen der App.

Google Dokumente

Google Docs ist die bekannteste browserbasierte Dateifreigabe-App und bietet sowohl Desktop- als auch mobile Apps für die Zusammenarbeit für Android- und iOS-Geräte.

Wie bei der Desktop-Version ermöglicht die mobile Google Docs-Anwendung Benutzern, bestimmten Benutzern Dateizugriff zu gewähren oder den Dateizugriff über einen freigegebenen Link bereitzustellen. Die Offline-Bearbeitung ist ein weiterer großer Vorteil von Google Docs, der auch in der mobilen Version verfügbar ist.

Die einzigen wichtigen Funktionen, die in der mobilen App fehlen, sind vorgeschlagene Bearbeitungen, Formen und Kopf-/Fußzeilen. Während die Bearbeitung in der mobilen Version möglich ist, beachten Sie, dass Benutzer auch Google Drive herunterladen müssen, wenn sie bestimmte Ordner für Dokumente erstellen möchten.

Zu den weiteren mobilen Funktionen von Google Docs gehören:

• Voice-to-Text-Funktion
• Dokumentkommentare hinzufügen/auflösen
• Kommentar-Tagging
• Hervorhebungswerkzeug
• Änderungen akzeptieren/ablehnen
• Revisionsgeschichte

Neben der Erstellung, Freigabe und Bearbeitung von Dokumenten über Google Docs bietet Google auch mobile Versionen seines Tabellenkalkulationstools Google Sheets und seines Präsentationstools Google Slides an. Sehen Sie sich unseren Beitrag zu den besten Google Doc-Hacks an, um mehr über zusätzliche Desktop- und Mobilfunktionen zu erfahren.

Dropbox

Dropbox ist eine plattformübergreifende Dateifreigabe-Desktop- und Mobil-App mit über 175 unterstützten Dateitypen, darunter Bilder, Adobe PDFs, Google- und Microsoft Office-Dokumente und mehr.

Dropbox ist mit iPhone- und Android-Mobilgeräten kompatibel und bietet sowohl Dateispeicherung als auch Bearbeitung und Zusammenarbeit in Echtzeit. Benutzer können Dateien miteinander teilen und Ordner erstellen, um Dokumente nach Projekt oder Team zu organisieren.

Während die kostenlose Version bis zu 2 GB Speicherplatz zulässt, bieten kostenpflichtige Pläne unbegrenzten Speicherplatz.

Dropbox Mobile bietet nicht ganz so viele Funktionen wie die Desktop-Version, bietet aber dennoch automatische Dokumentensynchronisierung, Offline-Dateizugriff und Scannen von Dokumenten/Bildern von Smartphone-Kameras.

Zu den weiteren Dropbox-Funktionen für Mobilgeräte gehören:

• Passwortschutz
• Datei kommentieren
• Ferndruck
• Link- und SMS-Filesharing
• Verlauf der Dateibearbeitung
• Mitteilungen
• Dateisuchleiste

Was sind mobile Notizen-Apps?

Egal, ob Sie an einer Videokonferenz teilnehmen oder an einem persönlichen Meeting mit einem Kunden teilnehmen, die Verwendung einer mobilen Notizen-App macht es einfach, wichtige Informationen später hochzuladen, zu teilen und zu überprüfen.

Erstellen Sie Aufgabenlisten, sammeln Sie Ideen mit anderen Teammitgliedern und greifen Sie auf zusätzliche Dateien in Apps wie EverNote und Microsoft OneNote zu.

EverNote

EverNote ist ein mobiles Notizgerät und virtuelles Ablagesystem, mit dem Benutzer Notizen in themenspezifischen „Notizbüchern“ organisieren oder Notizen über Thementags kategorisieren können.

Benutzer können Aufgabenlisten erstellen, Dateien anhängen und kommentieren, Webseiten einbinden und sogar Visitenkarten in EverNote scannen. Das Tool lässt sich sogar in andere Team-Collaboration-Plattformen wie Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce und Microsoft Teams integrieren.

Zu den mobilen Funktionen von EverNote gehören außerdem:

• Automatische Synchronisierung
• Audionotizen
• PDF-Anmerkung
• Virtuelle Schwarze Bretter
• Einmalige Anmeldung

EverNote bietet eine kostenlose Basisversion und zwei kostenpflichtige Optionen, die zusätzlichen Speicherplatz bieten.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist ein digitales Notizbuch, das sowohl als individuelle als auch teamweite mobile Notizanwendung dient. Benutzer können Notizbücher in verschiedene Themen und Abschnitte unterteilen, Inhalte aus dem Internet erfassen und sowohl ganze Notizbücher als auch einzelne Notizseiten mit anderen Teammitgliedern teilen. Jeder, der Zugriff auf die Notizen hat, kann sie in Echtzeit kommentieren/bearbeiten.

Es ist besonders beliebt für seine Fähigkeit, handschriftliche Notizen durch seine OCR-Texterkennungsfunktion in getippten Text umzuwandeln. OneNote-Benutzer können auch auf Notizen zeichnen und Anmerkungen hinzufügen, wichtigen Text hervorheben und Fotos von ihrem mobilen Gerät in ihre Notizen hochladen.

Die mobile Version von Microsoft OneNote bietet außerdem:

• To-Do-Listen
• Cloud-Synchronisierung
• Offline-Zugriff
• Audio- und Videoaufzeichnung
• Vorlagen für Notizen
• Kundenspezifische Tags
• Versionsgeschichte beachten
• Virtuelle Haftnotizen

Lohnen sich mobile Videoanrufplattformen?

Webkonferenzsoftware ermöglicht persönliche Treffen zwischen entfernten Teammitgliedern, Abteilungen und Projektmanagern und ist damit eine der wichtigsten Funktionen für die mobile Zusammenarbeit auf dieser Liste.

Mobile Videoanrufplattformen stellen sicher, dass Mitarbeiter diese wichtigen Besprechungen nicht verpassen, egal wo sie sich befinden, und machen es Teammitgliedern sogar einfach, von überall aus an Webinaren oder virtuellen Schulungen teilzunehmen.

Neben mobilen Videokonferenzen bieten viele dieser Tools auch Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat-Messaging, Planungstools, Meeting-Aufzeichnung und mehr.

Zoom und GoToMeeting sind die beiden führenden Tools für mobile Videoanrufe, da sie die umfassendsten mobilen Versionen ihrer Desktop-Software anbieten.

GoToMeeting

Die GoToMeeting-Webkonferenzsoftware ist dank Funktionen wie Meeting-Aufzeichnung und -Transkription, Whiteboard- und Pass-Moderator-Tools und starker Administratorkontrolle eine der beliebtesten Skype for Business-Alternativen.

Seine iOS-, Blackberry- und Android-kompatible mobile Version ist nicht weniger robust und bietet wesentliche Funktionen, die über einfache Videoanrufe hinausgehen – was bedeutet, dass das Herunterladen mehrerer Tools für die mobile Zusammenarbeit entfällt.

Mobile GoToMeeting-Benutzer können bis zu sechs gleichzeitige Bildschirme sehen, von der aktiven Sprecheransicht profitieren und Bildschirme mit anderen Teilnehmern teilen.

Zu den zusätzlichen mobilen GoToMeeting-Funktionen gehören:

• Chat-Messaging-Tool
• Sitzungsplanung
• Beitritt zum Meeting mit einem Klick
• Anmerkung zum freigegebenen Bildschirm
• Mobile Besprechungsaufzeichnung
• VoIP-Audioanrufe
• Moderator übergeben
• Push-Benachrichtigungen zur Besprechungserinnerung

Bitte beachten Sie, dass zum jetzigen Zeitpunkt GoToMeeting Mobile Collaboration Apps nur mit kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind.

Zoomen

Zoom ist derzeit die beliebteste Videokonferenzplattform, und seine Android- und iOS-freundliche mobile App ist nur ein weiterer Grund dafür.

Benutzer können bis zu vier Bildschirme gleichzeitig sehen und in größeren Meetings wischen, um zusätzliche Bildschirme anzuzeigen.

Jeder kann einem Zoom-Meeting auf einem Mobilgerät über einen Meeting-Link beitreten, was bedeutet, dass es nicht notwendig ist, die App herunterzuladen (obwohl diejenigen, die Meetings veranstalten, dies tun müssen). Nachzügler können sogar einem laufenden Meeting über ihr Mobilgerät beitreten, und Gastgeber können einladen andere, die nach Beginn des Meetings beitreten können.

Zu den weiteren Funktionen von Zoom Mobile gehören:

• Datenaustausch
• Siri-Shortcuts
• Teilnehmer stummschalten/Stummschaltung aufheben
• Das virtuelle mobile Wartezimmer
• Chat-Nachrichten
• Standardansicht des aktiven Sprechers
• Bildschirm teilen
• Whiteboard-Tool (nur iPad)
• Co-Annotation für Bildschirmfreigabe
• Virtuelle Hintergründe
• Sicherer Fahrmodus
• Handhebende Funktion

Wenn jüngste Sicherheitsbedenken wie Zoombombing Sie veranlasst haben, zweimal über die Verwendung dieser beliebten Videoanrufplattform nachzudenken, bietet unsere Liste der besten Zoom-Alternativen zusätzliche Optionen.

Welche mobilen Chat-Messenger-Apps sollten Sie verwenden?

Chat-Messenger-Apps sind mobile Tools für die Zusammenarbeit, die eine sofortige interne Kommunikation ermöglichen. Sie sind ideal, um unternehmensweite Ankündigungen zu versenden, schnelle Klarstellungen zu erhalten oder sogar Teammitglieder abzufragen oder um Feedback zu bitten.

Diese Apps sollten es Benutzern ermöglichen, sowohl private als auch öffentliche Kanäle nach Teams, Themen und mehr zu erstellen. Benutzer müssen auch einzelne Benutzer oder Kanäle als Ganzes markieren/erwähnen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter über teamspezifische, zeitkritische Informationen benachrichtigt werden.

Einige Chat-Messenger-Apps ermöglichen auch In-App-Dateifreigabe, Videoanrufe und Audiokonferenzanrufe.

Locker

Slack ist die bekannteste Chat-Messenger-App und ihre mobile Version ist sowohl mit Desktop- als auch mit Mobilgeräten kompatibel.

Die mobile Version von Slack organisiert Chatkanäle im Navigationsmenü, ermöglicht die Erstellung von Unterthreads und Benutzerkennzeichnung und lässt sich sogar in beliebte Tools für die Teamzusammenarbeit wie Google Docs, Asana und Jira integrieren.

Benutzer können Nachrichten in öffentlichen und privaten Gruppen oder Einzelkanälen senden und Dateien über App-Integrationen von Drittanbietern hochladen und darauf zugreifen.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Slack Mobile gehören:

• Status Updates
• Bitte nicht stören
• Emoji-Reaktionen
• Durchsuchbare Kanäle
• Möglichkeit, Nachrichten als ungelesen zu markieren
• Antworterinnerungen
• Bearbeiten und Löschen von Nachrichten
• Dunkler Modus

Wenn Slack nicht gut zu Ihrem Team passt, bietet unsere Liste der besten Slack-Alternativen zusätzliche Optionen.

Signal

Signal ist das ideale mobile Instant-Messaging-Tool für Unternehmen, die sich besonders um Sicherheit und Datenschutz kümmern.

Alle Nachrichten und Anrufe sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, Benutzerdaten werden nicht weitergegeben, und das Beste ist, dass Signal Open Source und völlig kostenlos zu verwenden ist. Zusätzlich zu Chatnachrichten ermöglicht Signal auch unbegrenzte Eins-zu-Eins-Videoanrufe und VoIP-Audioanrufe.

Zu den zusätzlichen Funktionen gehören:

• Emoticon-Reaktionen
• Datei-, Bild- und Videofreigabe
• Verschwindende Nachrichten
• Zugang mit PIN-Nummer
• Blockierte Benutzer

Signal hat nicht so viele Tools für die Zusammenarbeit in der App wie Slack, aber es ist die richtige Wahl für Teammitglieder, die während des Arbeitstages schnell miteinander kommunizieren müssen.

Was sind die besten mobilen Projektmanagement-Tools?

Projektmanagement-Tools ermöglichen es Teamleitern, Aufgaben zuzuweisen und den Projektfortschritt zu überwachen, und machen es den Mitarbeitern leicht, ihre Verantwortlichkeiten und Rollen zu verstehen.

Diese Plattformen sind auch wichtige Tools für die mobile Zusammenarbeit, da sie Gantt-Diagramm- und Kanban-Ansichten sowie Aufgabenlisten bereitstellen und es Projektmanagern ermöglichen, Aufgabenabhängigkeiten festzulegen.

Obwohl beliebte Arbeitsmanagement-Softwareoptionen wie Monday.com, Trello und Basecamp hervorragende Desktop-Versionen haben, machen ihre mobilen Anwendungen bei vielen wesentlichen Funktionen Kompromisse.

Schreiben

Wrike ist eine Team-Collaboration-Software, die zusätzlich zu ihrer robusteren Desktop-Version eine kostenlose Android-App und eine mobile iOS-App bietet.

Wrike bietet Echtzeit-Aufgabenaktivitätsstreams, bietet sowohl Board-basierte als auch Tabellenansichten und lässt sich in andere beliebte Tools für die Teamzusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams und Zoom integrieren.

Während auf die anderen mobilen Collaboration-Tools auf dieser Liste über einen mobilen Webbrowser zugegriffen werden kann, beachten Sie, dass das Herunterladen der App selbst die einzige Möglichkeit ist, Wrike auf einem mobilen Gerät zu verwenden.

Zu den zusätzlichen Wrike Mobile-Funktionen gehören:

• Aufgabenzuordnung für mehrere Mitarbeiter
• Teilaufgabe zuordnen
• Fälligkeitstermine
• Offline-Modus
• Datenaustausch
• Aufgabenkommentare
• Zeiterfassung
• Workload-Ansicht
• App-weite Suchleiste

Asana

Asana ist eine beliebte Desktop-Arbeitsverwaltungsplattform, die besonders für ihr Aufgabenverwaltungssystem im Checklistenstil und mehrere Board-Ansichten bekannt ist.

Die mobile Android- und iOS-Version bietet die meisten der gleichen Funktionen wie das Desktop-Tool, einschließlich Kalender-, Gantt- und Kanban-Ansichten. Die mobile App von Asana umfasst Push-Benachrichtigungen, Aufgabenzuweisungen und Kommentare und sogar Aufgabenpriorisierung.

Teamleiter können auch Aufgaben und hochgeladene Dateien online oder offline überprüfen und genehmigen.

Zu den zusätzlichen Funktionen gehören:

• Sprachnotizen
• Aktualisierungen des Aufgabenfortschritts
• Fälligkeitstermine
• Tagesordnungen für Besprechungen
• Unteraufgabe erstellen
• Vorgefertigte Projektvorlagen
• Dateibearbeitung

Erfahren Sie mehr über die Preise und Pläne von Asana in unserem ausführlichen Testbericht.

Was sind mobile Bildschirmfreigabe-Apps?

Kostenlose Bildschirmfreigabe-Apps geben Teammitgliedern einen Echtzeit-Einblick in den Bildschirm eines anderen, was es viel einfacher macht, Mitarbeitern beizubringen, wie man neue Software verwendet, ein technisches Problem identifiziert oder Kundensupport leistet.

Screen-Sharing-Apps sollten Whiteboard-Zugriff beinhalten und eine Fernsteuerung ermöglichen, und einige können sogar Funktionen wie Remote-Drucken und Sitzungsbildschirmaufzeichnung enthalten.

Einige der oben erwähnten Tools, wie Zoom und GoToMeeting, bieten zusätzlich zu anderen Funktionen wie Videoanrufen und Dateifreigabe Funktionen zur Bildschirmfreigabe. Die unten aufgeführten Tools für die mobile Zusammenarbeit sind jedoch ausschließlich Anwendungen zur gemeinsamen Bildschirmnutzung.

Mikogo

Mikogo ist eine Bildschirmfreigabeplattform für Mobilgeräte und Desktops, die mit Apple iOS- und Android-Geräten kompatibel ist.

Es verbindet Desktop- und Mobilbenutzer sowie Mobil-zu-Mobil-Benutzer und unterstützt Sprachkonferenzen während Sitzungen mit gemeinsamer Bildschirmnutzung. Nur Benutzer, die ihre Bildschirme freigeben möchten, müssen die App herunterladen, während die Teilnehmer über einen Browser teilnehmen können. Benutzer können ihre gesamten mobilen oder Desktop-Bildschirme oder eine einzelne Anwendung freigeben.

Mikogo ist insofern einzigartig, als es Daten zu vergangenen Bildschirmfreigabesitzungen speichert, einschließlich Teilnehmern, Besprechungsdauer, Besprechungsdatum und mehr. Die Eins-zu-Eins-Bildschirmfreigabe ist für immer kostenlos, während zahlende Benutzer bis zu 25 Bildschirme gleichzeitig teilen können.

Mikogo bietet außerdem:

• Präsentatorfunktion übergeben
• Fernbedienung für Maus und Tastatur
• Whiteboard-Tool
• Aufzeichnung des Sitzungsbildschirms
• Datei Übertragung

AnyDesk

AnyDesk ist eines der besten plattformübergreifenden mobilen Collaboration-Tools für die Bildschirmfreigabe.

Es ist mit Android- und Apple-Mobilgeräten sowie Desktop-Computern kompatibel und ist besonders dafür bekannt, unbeaufsichtigten Zugriff zu ermöglichen. Dies bedeutet, dass jeder Benutzer mit einem Passwort jederzeit aus der Ferne auf den Bildschirm eines Teammitglieds zugreifen kann, was es zu einem idealen Tool für Kundendienstmitarbeiter macht.

Während die kostenlose Version ausschließlich auf die Bildschirmfreigabe beschränkt ist, bieten die drei kostenpflichtigen Pläne Funktionen wie:

• Ferndruck
• Whiteboard-Tools
• Datenaustausch
• Fernbedienung
• Aufzeichnung des Sitzungsbildschirms
• Chat-Nachrichten

Sind mobile Collaboration-Tools so gut wie Desktop-Team-Collaboration-Software?

Während mobile Collaboration-Tools möglicherweise nicht alle Funktionen bieten, die ihre Desktop-Pendants bieten, gehen sie keine Kompromisse bei wesentlichen Funktionen wie Notizen, Bildschirmfreigabe, Aufgabenverwaltungsfunktionen, Videoanrufe und Dateifreigabe ein.

Mobile Collaboration-Tools bieten genauso viel Wert wie Desktop-Versionen mit zusätzlichem Komfort, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität – wundern Sie sich also nicht, wenn Teammitglieder beginnen, sie gegenüber Standardsoftware zu bevorzugen.

Um jedoch zu verhindern, dass diese Tools zu viel Speicherplatz beanspruchen – und um den Aufwand des ständigen Wechselns zwischen Apps zu vermeiden – ist es am besten, sich auf mobile Collaboration-Tools zu verlassen, die einen umfassenderen Funktionsumfang bieten, als solche, die sich nur auf eine konzentrieren ein Hauptmerkmal.

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