Monatlicher vs. jährlicher VoIP-Service – was besser für Ihr Unternehmen ist

Anbieter von VoIP-Software (Voice over Internet Protocol) für Unternehmen wie Nextiva, RingCentral und Vonage bieten Kosteneinsparungen von 30-50 % im Vergleich zu herkömmlichen Tischtelefonen.

Es wird angenommen, dass der Abschluss eines langfristigen Telefonsystemanbietervertrags eine Möglichkeit ist, die Einsparungen noch weiter zu steigern.

Nach den katastrophalen Auswirkungen von COVID-19 auf viele Unternehmen bewerten Unternehmen die wahren Vorteile neu, die es mit sich bringt, an einen einzigen Anbietervertrag gebunden zu sein, aus dem man bei unvorhergesehenen Umständen nur schwer herauskommen kann.

Für viele ist es jetzt an der Zeit, auf einen VoIP-Dienst ohne Vertrag umzusteigen.

Größere Flexibilität ist nicht der einzige Grund, warum keine Vertragsoptionen eine Überlegung wert sind.
Hier werden wir untersuchen, warum der Verzicht auf einen langen VoIP-Telefonvertrag der richtige Schritt für Ihr Unternehmen sein kann.

Inhaltsverzeichnis:

1. Vertragsgebundenes vs. vertragsloses VoIP für Unternehmen
2. Nachteile eines vertraglich vereinbarten VoIP-Dienstes
3. Vorteile eines VoIP-Systems ohne Vertrag
4. Mögliche Fallstricke eines No-Contract-VoIP-Anbieters
5. Vertragliche vs. vertragslose Preise

Vertragsgebundenes vs. vertragsloses VoIP für Unternehmen

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Vertraglich vereinbarte VoIP-Telefondienstanbieter verlangen in der Regel eine Verpflichtung von mindestens einem Jahr im Austausch für einen niedrigeren Gesamtpreis für ihre Dienste. Der Jahrespreis muss am Tag des Inkrafttretens des Plans zuzüglich etwaiger Aktivierungs- und Einrichtungsgebühren vollständig bezahlt werden.

Möglicherweise müssen Sie zusätzlich zum Kauf eines neuen Routers und anderer Geräte auch für die Aufrüstung Ihrer Wi-Fi-Internetverbindung und Bandbreite bezahlen.

Keine Vertragspläne erheben eine höhere monatliche Gesamtgebühr und benötigen möglicherweise immer noch eine verbesserte Breitband-Internetverbindung – aber sie erfordern keine große Vorauszahlung.

Beispielsweise berechnet der VoIP-Anbieter Nextiva jährlich 251,40 USD/Benutzer für seinen Professional Business Phone-Plan. Der vertragslose, monatliche Plan kostet 24,95 $/Benutzer pro Monat oder 299,40 $/Benutzer jährlich. Der Abschluss eines Einjahresvertrags bietet eine Ersparnis von 20 %, erfordert jedoch eine Bindung an ein Nextiva-VoIP-Telefonsystem für das gesamte Jahr.

Das bedeutet, dass Sie selbst dann, wenn die Dienstleistungen von Nextiva nicht Ihren Erwartungen entsprechen, wahrscheinlich nicht in der Lage sein werden, den Vertrag zu brechen und Ihr Geld ganz oder teilweise zurückzuerhalten. Wenn Sie Ihren Vertrag vorzeitig beenden möchten, müssen Sie eine Kündigungsgebühr zahlen, die häufig alle erheblichen Einsparungen zunichte macht, die Sie erzielen würden, wenn Sie den Vertrag vor Ablauf des Jahres kündigen.

Die folgende Tabelle zeigt die anderen Hauptunterschiede zwischen einem Jahresvertrag und monatlichen VoIP-Diensten.

Nachteile eines vertraglich vereinbarten VoIP-Dienstes

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Neben den höheren Anschaffungskosten hat die „Bindung“ an einen VoIP-Vertrag noch weitere Nachteile.

Diese schließen ein:

• Der Verhandlungsprozess
• Versteckte Gebühren
• Ein plötzlicher Abfall der Servicequalität
• Inflexibilität des Geschäftsabschwungs

Der Verhandlungsprozess

Verträge mit SaaS-Anbietern können schwierig auszuhandeln sein.

Diese Verträge werden ausnahmslos zunächst zugunsten des Anbieters gegenüber dem Kunden abgeschlossen. Erfolgreiche Verhandlungen erfordern ein langes Hin und Her und sogar die Unterstützung durch einen Vertragsanwalt – oft beides.

Zu den wichtigsten Verhandlungsbereichen gehören Garantien und SLAs, erwartete Features und Funktionalitäten, Datenschutz und Eigentum sowie Schadensersatzklauseln. (Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag zu erfolgreichen Service Level Agreements.)

Kleine Unternehmen, die nicht über viel Einfluss verfügen, sind oft im Nachteil, aber größere Unternehmen, die etabliert sind und in der Lage sind, mehrere Anbieter gleichzeitig zu umwerben, erhalten möglicherweise bessere Preise und Konditionen.

Nicht vertraglich vereinbarte Kommunikationsdienste erfordern den Kauf einer einfachen Softwarelizenz (das Recht zur Nutzung des VoIP-Dienstes), anstatt auch eine langwierige SLA-Verhandlung zu erfordern.

Versteckte Gebühren

Wie bei jeder vertraglich vereinbarten Kommunikationslösung für Unternehmen wird das „großartige Angebot“, von dem Sie denken, dass Sie es von einem VoIP-Vertrag bekommen, oft durch versteckte Gebühren und falsche Einrichtungsgebühren verdorben.

Es gibt Einrichtungsgebühren, Gebühren für vorzeitige Beendigung, Installationsgebühren, Gebühren, wenn Sie Ihre festgelegten monatlichen Limits überschreiten, E911-Gebühren, Gebühren für zusätzliche Benutzer und diese mysteriösen „Support“-Gebühren.

Seien Sie insbesondere bei der Vertragsunterzeichnung nicht überrascht, wenn diese Gebühren am Ende genauso viel oder sogar mehr kosten als die Kosten für die Dienstleistungen selbst.

Anbieter nutzen auch Gesetzeslücken, um Gebühren für Programme zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie RCIP und Bundesuniversaldienstgesetze zu erheben. Darüber hinaus verwenden sie in diesen Verträgen eine absichtlich vage Sprache (denken Sie „soll“ statt „muss“), um eine finanzielle Verantwortung zu vermeiden, wenn ihr Serviceniveau sinkt.

Obwohl niemand Gebühren ganz vermeiden kann, können Sie viele davon vermeiden, wenn Sie sich für einen monatlichen Plan entscheiden. In unserem Beitrag zu den gesetzlichen VoIP-Gebühren und -Steuern erfahren Sie mehr darüber, worauf Sie achten müssen.

Verringerte Servicequalität

Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, versprechen Ihnen VoIP-Anbieter die Welt – sofortiger Kundensupport, 99,999 % Betriebszeit abgesehen von Stromausfällen, kristallklare Gesprächsqualität und „revolutionäre“ Funktionen, die Sie nur bei diesem bestimmten Anbieter erhalten können.

Aber sobald Sie diesen Vertrag unterschrieben haben?

Sie können eine ernsthafte Verschlechterung Ihrer allgemeinen Servicequalität feststellen, einschließlich unterbrochener Anrufe, verpasster Benachrichtigungen und Problemen mit Anrufweiterleitungsregeln.

Aber wenn Sie um Hilfe rufen, kommt Ihr Anbieter nicht angerannt, um das Problem zu beheben. Sie haben Ihr Geld bereits und sie haben Sie in einem Vertrag gefangen, von dem sie wissen, dass Sie ihn ein Jahr oder länger nicht verlassen können.

Wenn Sie mit Ihren eigenen Kunden zusammenarbeiten, mit wem werden Sie mehr Zeit verbringen – mit dem Kunden, der bereits Ihr teuerstes Produkt gekauft hat, oder mit dem Kunden, der es noch nicht getan hat?

Sie möchten nicht, dass Ihr eigenes Geschäft darunter leidet, weil Ihr VoIP-Anbieter zu sehr damit beschäftigt ist, den nächsten Hinweis zu verfolgen, um Ihre Support-Anfrage entgegenzunehmen oder Sie durch eine neue Funktion zu führen.

Unflexibilität des Geschäftsabschwungs

Weiter oben in diesem Beitrag haben wir die Auswirkungen erwähnt, die die COVID-19-Pandemie 2020 auf Unternehmen jeder Größe und in jedem erdenklichen Sektor hatte.

Sie haben wahrscheinlich viele leere Ladenfronten bemerkt, und vielleicht war Ihr eigener Arbeitsplatz gezwungen, sein Personal zu reduzieren, um seine Türen während der Pandemie offen zu halten.

Eine der vielen Lektionen, die das Coronavirus den Unternehmen beigebracht hat, war, dass die Flexibilität und Freiheit, ihre Betriebskosten sofort zu senken, den Unterschied zwischen der Bewältigung einer Finanzkrise oder der Zwangsschließung ausmachen kann.

Die Inflexibilität des Geschäftsabschwungs – auch bekannt als die Unfähigkeit, aus einem teuren Vertrag herauszukommen, wenn es hart auf hart kommt – kann eine Katastrophe bedeuten. Mit einem Monatsplan können Sie sich darauf verlassen, dass Sie bei unvorhergesehenen finanziellen, politischen, Naturkatastrophen oder anderen Problemen nicht auf wichtige Dienste verzichten müssen, weil Sie nicht aus Ihrem VoIP herauskommen Vertrag.

Vorteile eines monatlichen VoIP-Dienstes

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Obwohl ein Plan ohne Vertrag zahlreiche Vorteile hat, sind die überzeugendsten Gründe, etwas zu unterschreiben, folgende:

• Sie können damit experimentieren, wie Ihr Unternehmen insgesamt von VoIP profitiert
• Annahme eines besseren Angebots eines Konkurrenten im VoIP-Bereich
• Auswahl von À-la-carte-Funktionen für ein hohes Maß an Anpassung
• Immer die Oberhand behalten

Gelegenheit, die VoIP-Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln

Die Wahl eines vertragsfreien Anbieters ist eine besonders gute Wahl für Unternehmen, die im Allgemeinen neu im VoIP-Bereich sind.

Ohne Bindung an einen langfristigen Vertrag können Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen von Premium-Funktionen wie Audiokonferenzen und Videoanrufen profitieren kann. Sie können auch besser verstehen, worauf Sie bei einem Anbieter achten müssen, und vermeiden, für teure Pläne zu bezahlen, für die Sie noch Add-Ons kaufen müssen, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Experimentieren Sie mit gehosteten Telefonanlagen, SIP-Trunking und mobilen Softphone-Apps, mit denen Sie Anrufe von Ihrem Handy oder Tablet entgegennehmen können.

Sie haben Zeit, die Vor- und Nachteile von Diensten, die Sie ausprobiert haben, mit Ihren Teammitgliedern zu besprechen, die Tools zu verstehen, die ihnen helfen, effizienter zu arbeiten, und besser einschätzen zu können, ob Sie bereit sind, vollständig von a Festnetz zu VoIP.

Nutzen Sie auch kostenlose Testversionen von Top-Anbietern, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen. Beachten Sie, dass einige Unternehmen Ihre Kreditkarte automatisch am Tag des Ablaufs der Testversion belasten. Wenn Sie also nicht an dem Anbieter interessiert sind, entfernen Sie die Karte am Tag vor Ablauf der Testversion.

Möglichkeit, ein besseres Angebot zu nutzen

Der wichtigste Vorteil einer VoIP-Lösung ohne Vertrag?

In der Lage zu sein, ein besseres Angebot von einem konkurrierenden Anbieter anzunehmen.

Vor allem angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit ist der virtuelle Telekommunikationsraum umkämpfter denn je. Die Anbieter unterbieten sich gegenseitig bei den Preisen und fügen kostenlose zusätzliche Telefonleitungen und unbegrenzte Anrufe in die USA und nach Kanada hinzu, um Benutzer anzulocken. Sie bieten sogar Funktionen wie Live-Chat-Messaging und erweiterte Softwareintegrationen mit Plattformen wie Skype und Zoom.

Wenn Sie in einem langfristigen Vertrag gefangen sind, können Sie sich nicht an einen Anbieter wenden, der Ihnen all diese Dinge zu einem niedrigeren Preis anbietet, als Sie derzeit zahlen.

Stattdessen sind Sie gezwungen, bei unterdurchschnittlichem Service zu bleiben, bis Ihr Vertrag ausläuft – während Ihre Konkurrenten auftauchen und stattdessen von diesem Angebot profitieren.

Höherer Anpassungsgrad

Gebündelte Servicepläne bieten zahlreiche VoIP-Funktionen wie Anrufer-ID, automatische Telefonzentralen, virtuelle Voicemail, erweiterte Weiterleitung eingehender Anrufe und Anrufaufzeichnung in einem einzigen Paket zu einem festgelegten Preis.

Aber wenn Sie sich für einen dieser gebündelten Pläne entscheiden, zahlen Sie wahrscheinlich für Funktionen, die Sie nicht wirklich brauchen – und verpassen einige, von denen Sie profitieren könnten. Wählen Sie stattdessen Ihre Funktionen à la carte und bezahlen Sie einzeln, indem Sie Ihren Plan vollständig anpassen.

Denken Sie außerdem daran, dass Anbieter immer neue Funktionen hinzufügen und die Benutzererfahrung verbessern. Je länger Sie brauchen, um einen Vertrag zu unterzeichnen, desto bessere Produkte haben Sie dann in der Hand.

Die Oberhand haben

Schließlich haben Sie immer die Oberhand, wenn Sie sich nicht an einen langfristigen Vertrag mit einem Dienstleister binden.

Denken Sie über das Maß an Sorgfalt nach, mit dem Sie Ihre eigenen Leads pflegen, wenn Sie wirklich möchten, dass sie zu Kunden werden. Sie nehmen sich die Zeit, ihre Fragen zu beantworten und bieten sogar Sonderangebote an, um den Topf zu versüßen. Anbieter werden dasselbe für Sie tun.

Außerdem haben Sie als bestehender Kunde viel mehr Verhandlungsmacht, wenn Sie sich entscheiden, irgendwann zu einem Vertragstarif zu wechseln.

Mögliche Fallstricke eines No-Contract-VoIP-Anbieters

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Obwohl die Wahl eines Anbieters ohne Vertrag klare Vorteile hat, gibt es einige Dinge, auf die Sie achten sollten.

Erstens werden Sie nicht das gleiche Maß an Kundenbetreuung erfahren wie Vertragskunden. Häufig erhalten diejenigen mit einem Vertrag einen dedizierten Account Manager und vorrangigen Support – was bedeutet, dass ihre Supportanfragen immer Vorrang vor Ihren eigenen haben.

Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der über eine umfassende Online-Wissensdatenbank verfügt, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Unterstützung benötigt wird.

Da Sie keinen Vertrag ausgehandelt haben, haben Sie außerdem nicht das gleiche garantierte Serviceniveau wie diejenigen, die dies getan haben. Obwohl viele Anbieter immer noch eine Betriebszeit von 99 % bieten (der Standard im SaaS-Bereich), sind Sie nicht auf die gleiche Weise geschützt wie diejenigen mit einem detaillierten SLA.

Das größte potenzielle Problem ist eine plötzliche monatliche Preiserhöhung, weil Sie mit dem Anbieter keinen garantierten Festpreis vereinbart haben. In diesem Fall müssen Sie sich entscheiden, einen höheren monatlichen Betrag zu zahlen, einen Vertrag abzuschließen, wenn Sie einen besseren Preis erzielen können, oder den Anbieter komplett zu wechseln.

Beachten Sie schließlich, dass Sie wahrscheinlich weniger Kontrolle darüber haben, wie Ihre Daten verwendet und weitergegeben werden, als diejenigen mit einem Vertrag. Anbieter können Ihre Kontaktinformationen, Daten darüber, wie Sie den Dienst nutzen, und mehr an Dritte weitergeben.

Obwohl Sie weiterhin durch die VoIP-FCC-Protokolle geschützt sind, sollten Sie sich mit der Datenschutzrichtlinie des Anbieters und der Sicherheit seiner Rechenzentren vertraut machen, bevor Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen.

Vertragliche vs. vertragsfreie Preise

Wie viel Geld können Sie mit einem Vertragsplan sparen – und sind diese Einsparungen groß genug, um die Mühen eines Jahresvertrags wert zu machen?

Im Folgenden haben wir 5 der Top-VoIP-Anbieter skizziert und die jährlichen Vertragspreise ihrer beliebtesten Pläne mit der monatlichen Preisskala ohne Vertrag verglichen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie sich die beliebtesten VoIP-Anbieter und PBX-Systeme und SIP-Trunks von Anbietern gegeneinander behaupten? Unsere Kopf-an-Kopf-Vergleichsartikel, wie dieser auf RingCentral vs. 8×8, um zu sehen, welches besser zu Ihrem Unternehmen passt.