Die 15 besten Office 365-Integrationen für Produktivität

Wir haben immer wieder darüber diskutiert, wie Integrationen verwendet werden können, um die Tools und Lösungen, die Sie bereits bei der Arbeit verwenden, dramatisch zu erweitern. Dank der drei einfachen und wichtigen Buchstaben API kann selbst der technisch am wenigsten versierte Benutzer zwei ansonsten separate Lösungen kombinieren oder sogar völlig neue Funktionen hinzufügen.

Integrationen sind in der Teamzusammenarbeit und UC-Apps üblich geworden und haben sich zu einem wichtigen Stand dieser Lösungen entwickelt. Viele erkennen jedoch möglicherweise nicht, dass genau die gleichen Tools, die sie verwenden, bevor es überhaupt Integrationen gab, auch mit Integrationen erweitert werden können. Ich rede natürlich von Microsoft Office. Word, Excel, Outlook und andere Office-Apps haben bereits einen sehr gesunden Funktionsumfang und wurden im Laufe der Jahre verbessert.

Aber das bedeutet nicht unbedingt, dass es nicht noch mehr Platz zum Wachsen gibt. Als Microsoft die Cloud umarmte und Office 365 einführte, öffnete sich die ansonsten veraltete App-Suite für eine ganz neue Welt der Benutzerfreundlichkeit. Letztendlich kann Office 365 viel, aber die Suite hat noch viele Lücken.

Da fast jeder immer noch Office und Office 365 als seine wichtigsten Produktivitätswerkzeuge verwendet, wollten wir einen genauen Blick darauf werfen, welche Add-Ons und Integrationen es gibt.

Anwendungen : Outlook und Word

Als absolute Zeitersparnis ist DocuSign für Outlook ein Muss für diejenigen, die sich auf ihre E-Mail-Kommunikation verlassen. Als eine der beliebtesten verfügbaren E-Signatur-Lösungen ist DocuSign wahrscheinlich eine der wertvollsten Ergänzungen, die Sie an Outlook vornehmen können, ganz zu schweigen von der Office 365-Suite. Im Wesentlichen ermöglicht DocuSign Benutzern das digitale Signieren von E-Mails, Verträgen oder Rechtsdokumenten.

Die App ist sowohl für Outlook als auch für Word verfügbar und ermöglicht es Benutzern auch, Dokumente sicher von einem Empfänger signieren zu lassen. Es kann sogar automatisch Kopien jedes einzelnen Dokuments in Ihrem OneDrive-Speicher speichern. Leider erfordert der Dienst ein monatliches Abonnement von 10 US-Dollar, aber er kann wirklich dazu beitragen, den ständigen Ärger mit dem Drucken, Scannen und Faxen von Dokumenten zu vermeiden. Eine 10-tägige kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar und es lohnt sich, sie zu nutzen.

Anwendungen : SharePoint

SharePoint ist eine wirklich interessante webbasierte kollaborative Plattformlösung von Microsoft. Für diejenigen, die es nicht wissen, lässt sich SharePoint tatsächlich auf verschiedene Weise in Office integrieren und funktioniert im Allgemeinen als Dokumentenverwaltungs- und Speichersystem. Benutzer können einen zentralen, passwortgeschützten Bereich einrichten, um Dokumente und Dateien wie eine Datenbank für Ihr Unternehmen gemeinsam zu nutzen. In Kombination mit E-Mail oder Microsoft Teams kann SharePoint eine sinnvolle Ergänzung sein.

Für Teams, die sich allein auf SharePoint und E-Mail verlassen, gibt es jedoch einige Lücken zu füllen. Beispielsweise stellt SharePoint keinerlei Mitarbeiterverzeichnis bereit, was ein entscheidender Aspekt für eine effektive Collaboration-Lösung ist. Aber natürlich, zurück zum Thema, es gibt eine App für SharePoint, die genau das tut. Mit einem vollständigen Mitarbeiterverzeichnis können Benutzer Teams durchsuchen, verschiedene Themen und Gruppierungen für Mitarbeiter oder Teams konfigurieren und sogar Ergebnisse nach Fähigkeiten oder Standorten filtern. Finden Sie immer die besten Teams für den Job.

Anwendungen : Outlook

Ähnlich wie eine unserer beliebtesten VoIP- und UC-Funktionen macht dieses Find and Dial Numbers-Add-on den Übergang von E-Mail zu Telefonanruf super einfach. Wie der Name schon sagt, durchsucht dieses Add-On Ihre E-Mails in Outlook und verwandelt jede Telefonnummer in Nachrichten in anklickbare Links.

Durch Klicken auf einen Link wird einfach ein Anruf initiiert und diese Nummer angewählt. Das hört sich oberflächlich betrachtet nicht nach einer so großen Sache an, aber es ist wirklich eines dieser Features, die Sie verzweifelt vermissen, wenn es weg ist. Die Effizienz, einfach auf einen Link zu klicken, um einen Anruf zu tätigen, kann wertvolle Minuten sparen.

Haben Sie jemals die falsche Nummer gewählt, weil Sie sie falsch gelesen haben? Das Ausschließen jeder kleinen Gelegenheit für Fehler kann uns helfen, konzentriert zu bleiben. Anstatt Ihren Gedankengang aufzugeben, um einen Anruf zu tätigen, müssen Sie nur noch auf einen netten kleinen Link klicken.

Anwendungen: Outlook

Nun, hier ist eine bekannte Situation: Haben Sie jemals eine E-Mail verschickt und dann festgestellt, dass Sie vergessen haben, den Anhang hinzuzufügen? Haben Sie schon einmal einen Anhang gesendet, aber dann festgestellt, dass es der falsche war? Haben Sie schon einmal eine E-Mail verschickt, nur um einen eklatanten Tippfehler direkt in der ersten Zeile zu entdecken? Nun, Sie können es vermeiden, eine doppelte E-Mail zu versenden, um Ihren Fehler zu korrigieren, und stattdessen einfach die E-Mail bearbeiten.

DocSend ist ein wirklich cooles Add-on, das Benutzern die Möglichkeit gibt, die Dokumente, die sie von Outlook aus per E-Mail versenden, zu verfolgen, zu steuern und sogar zu aktualisieren – und ja, diese Kontrolle ist auch nach dem Senden der E-Mail verfügbar. Benutzer können die von ihnen gesendeten Inhalte jederzeit aktualisieren, und ihre Empfänger sehen immer nur die endgültige Bearbeitung.

Es gibt auch einige coole Metrikfunktionen, wie z. B. die Interaktion Seite für Seite, und die Möglichkeit zu sehen, wer genau den Inhalt anzeigt. Dies könnte ein großartiges Tool sein, um E-Mail-Fehler zu vermeiden, aber auch eine großartige Möglichkeit, das Engagement in Ihren Newslettern und Verkaufs-E-Mails zu verfolgen.

Anwendungen : Power BI

Power BI von Microsoft ist für viele Unternehmen die erste Wahl, wenn es um Business-Intelligence-Lösungen geht. Power BI allein ist in der Lage, einige wirklich detaillierte visuelle Hilfen zu generieren. Aber natürlich können Integrationen immer etwas hinzufügen, was zuvor gefehlt hat – sogar von etwas wie Power BI. Eines unserer Lieblings-Add-Ons, auf das wir gestoßen sind, war der Infografik-Designer. Da wir selbst große Fans von Infografiken sind, sehen wir dies als ein Muss für jedes Unternehmen, das seine Daten benötigt, um eine Geschichte zu erzählen.

Egal, ob Sie eine detaillierte Infografik wünschen, um alle Ihre Daten hervorzuheben, oder Diagramme auf Ihr individuelles Thema zuschneiden möchten, dieses Add-on kann Ihnen helfen. Benutzer erhalten Zugang zu einem umfassenden Satz von Grafiken und haben sogar die Möglichkeit, ihre eigenen einzigartigen Grafiken hochzuladen. Am Ende des Tages ist Infographic Designer wahrscheinlich eines der besten Tools, mit denen Sie Ihre Berichte verschönern können

Anwendungen: SharePoint

Wenn Sie SharePoint bereits als zentralen Ressourcen-Hub für Ihr Unternehmen verwenden, ist das Hinzufügen einer FAQ-Seite der nächste Schritt. Mit diesem Add-on können Benutzer eine vollständige Seite mit häufig gestellten Fragen für ihre Teams in SharePoint erstellen. Mit einem integrierten Texteditor ist es für jeden einfach, eine neue FAQ zu erstellen oder sogar bestehende Fragen und Antworten zu bearbeiten.

Benutzer können die Reihenfolge der Fragen steuern, Animationen hinzufügen oder sogar die Liste durchsuchen, um ihre genaue Frage zu finden. Die FAQ-Seite wäre ein großartiges Trainingstool, um Teams dabei zu helfen, neue Mitglieder schneller an Bord zu bekommen. Eine FAQ-Seite könnte auch selbst erfahrenen Mitarbeitern als sehr schnelle Referenz dienen, indem sie nützliche Referenzinformationen für Projekte oder Aufgaben auflistet.

Anwendungen : Outlook

Wie fast alle E-Mail-Dienste legt Outlook leider eine Dateigrößenbeschränkung für Anhänge und Dokumente fest. Dies kann die Dateifreigabefunktionen von Outlook wirklich einschränken, wenn Ihr Unternehmen SharePoint oder andere Dateiübertragungsdienste nicht verwendet. Wenn Sie jedoch nur Outlook verwenden möchten, ist das Send Anywhere-Add-On genau das Richtige für Sie.

Benutzer können Anhänge mit einer Größe von bis zu 10 GB hinzufügen, wodurch alle Dateigrößenbeschränkungen, die Outlook nativ hat, vollständig umgangen werden. Send Anywhere fügt auch eine neue Sicherheitsebene hinzu. Anstatt die Anhänge selbst in der E-Mail zu senden, sendet Send Anywhere eine URL, die in die E-Mail eingefügt wird. Der Empfänger hat dann nur eine Woche Zeit, die Datei zu öffnen und darauf zuzugreifen, bevor sie abläuft.

Anwendungen : Excel

In Verbindung mit Smarter BIZ Cloud-Services ermöglicht dieses Add-on jedem, Excel vollständig in ein voll funktionsfähiges mobiles CRM zu verwandeln. Benutzer können alle Termine direkt in Excel erstellen, die Termine an ein Verkaufsteam auf Android-Mobilgeräten verteilen (falls Ihr Unternehmen diese verwendet) und Echtzeit-Statusaktualisierungen aller Kundenkommunikationen erhalten. Der wirkliche Zusatznutzen hier ist, wie eng die gesamte Plattform mit der Android-App verknüpft ist und Managern eine einfache „Operationsbasis“ direkt in Excel bietet.

Benutzer können die Integration auch verwenden, um einige wirklich leistungsstarke Informationen in ihre Excel-Tabellen einzufügen, darunter GPS-Standorte, Anrufprotokolle, Anrufaufzeichnungen, den Status zugewiesener Termine oder alle neuen Termine, die für Folgeanrufe erstellt werden. Insgesamt kann sich Smarter Biz Manager als einfaches Tool für KMUs erweisen, um ihre Verkäufe zu steigern und zu automatisieren. Die gesamte Plattform macht es einfach, Leads zu verfolgen und zu verwalten.

Anwendungen : Outlook

E-Mail und Outlook allein sind nicht unbedingt die unsichersten Dienste da draußen. Wenn Sie jedoch bei der Sicherheit für Outlook noch einen Schritt weiter gehen möchten, ist IXD Secure Mail möglicherweise Ihre Wahl. Bei IXD dreht sich alles um die Sicherung von E-Mails und Dokumenten, die Sie senden, mit End-to-End-Verschlüsselung.

Benutzer können sichere E-Mails direkt aus Outlook senden und empfangen, ohne eine separate App oder ein Plug-in verwenden zu müssen. Um alles schön und sicher zu halten, wird jede Information, die Sie senden, verschlüsselt – sogar Daten im Ruhezustand. IXD unterstützt auch sicheres Messaging auf Desktops und Mobilgeräten mit angeblich „branchenführenden kryptografischen Methoden“.

Anwendungen : Outlook

Boomerang wird als „ultimatives E-Mail-Produktivitätstool“ bezeichnet und ist das Add-on, das Sie sich wünschen, wenn Ihr Team nicht unbedingt nach einem E-Mail-Ersatz sucht. Mit einigen wirklich nützlichen Funktionen gibt Boomerang den Benutzern die vollständige Kontrolle über ihre Posteingänge und Postausgänge. Benutzer können E-Mails so planen, dass sie zu einem optimalen Zeitpunkt gesendet werden, oder Besprechungen per E-Mail planen. Boomerang kann Benutzer auch daran erinnern, wichtige Nachrichten zu verfolgen, auf die keine Antwort erfolgt.

Boomerang hat sogar eine einzigartige „Snooze“-Option, die bewirkt, dass eine Nachricht später zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt wieder ganz oben auftaucht. Insgesamt ist Boomerang ein großartiges Tool, um tote Leads nachzuverfolgen, Probleme mit der Terminplanung zu vermeiden, problemlos mit Empfängern in verschiedenen Zeitzonen zu kommunizieren oder sogar dabei zu helfen, das Durcheinander in Ihrem Posteingang zu beseitigen.

Anwendungen : Excel, PowerPoint, Word

Wenn Sie hoffen, Excel zu einem stärker visuell ausgerichteten Tool für die Zusammenarbeit zu machen, dann suchen Sie nicht weiter. Mit HTML5-basierten LucidChart-Diagrammen können Benutzer ein völlig neues kollaboratives Element zu Excel hinzufügen. Noch wichtiger ist, dass das Add-on auch ein völlig neues visuelles Element für Excel auf den Tisch bringt und sich von Zahlen und Diagrammen löst. Benutzer erhalten Zugriff auf Hunderte verschiedener Vorlagen, darunter Flussdiagramme, Wireframing-Tools, Mockup-Tools, Netzwerkdiagramme, Geschäftsprozessmodelle und sogar Mindmaps.

Für noch mehr Kontrolle können Benutzer völlig unterschiedliche Formen verwenden, um ihre Diagramme und Grafiken zu erstellen, ihre eigenen Bilder per Drag-and-Drop zu ziehen oder das gesamte Stück als PDF-, PNG- oder JPG-Bilddatei zu exportieren. Benutzer können ihre Diagramme auch in Blogs oder Wikis einbetten und interaktive Mockups erstellen. Für die Zusammenarbeit in Echtzeit werden Änderungen an Dokumenten zusammengeführt und für alle Benutzer gleichzeitig synchronisiert, und das Ganze beinhaltet sogar einen Gruppenchat sowie ein Kommentarsystem. Die App ist auch für Powerpoint und Word verfügbar.

Anwendungen: SharePoint

Wie alle Plattformen hat SharePoint seine Stärken, aber auch seine Schwächen. SharePoint kann großartig sein, um Projekte, Dokumente und Dateien zu verwalten, aber wenn es um visuelles Projektmanagement geht, fällt es ein bisschen flach. Einige unserer bevorzugten Collaboration-Lösungen (und Basecamp-Alternativen) enthalten in der Regel visuell fokussierte Elemente wie Kabnan-Boards. Und genau das haben wir natürlich mit Saketa Kanban Board für SharePoint gefunden.

Dieses Add-on ermöglicht es Benutzern, Aufgaben mit den visuellen Hilfsmitteln eines Aufgabenmanagers im Kanban-Stil zu verwalten. Saketa organisiert einfach alle Ihre bestehenden SharePoint-Aufgaben visuell auf einem „Board“ mit Kacheln jeder Aufgabe, um die relevantesten Informationen anzuzeigen. Die Aufgabenpriorität kann durch verschiedene Farben dargestellt werden, und Benutzer können die Reihenfolge der Karten festlegen oder Aufgaben neu zuweisen und priorisieren. Benutzer können auch nach Startdatum, zugewiesenem Benutzer oder Fälligkeitsdatum organisieren und sortieren.

Anwendungen : SharePoint

Wenn Sie nach einer visuellen Hilfe suchen, die Sie zu SharePoint hinzufügen können, und kein Fan von Organisation im Kabnan-Stil sind, dann helfen vielleicht Gantt-Diagramme. Obwohl es sich um ein kostenpflichtiges Add-on handelt, bietet Milestone Gantt eine neue, visuelle Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt bestehender Projekte zu verfolgen. Benutzer können Projektmeilensteine ​​und wichtige Aktualisierungen in diesen Diagrammen im Gantt-Stil anzeigen und haben sogar die Möglichkeit, Fortschritts- und Ausgangsbalken anzuzeigen.

Meilensteine ​​können durch Farben oder Formen dargestellt und priorisiert werden, um den Fortschritt eines Projekts noch schneller visuell zu unterstützen. Es gibt auch einige nützliche Verwaltungs- und Konfigurationsoptionen, wie z. B. die Möglichkeit, die Verwendung von Gantt-Diagrammen beim Exportieren oder Hinzufügen von „Einfrierperioden“ anzupassen.

Anwendungen : Outlook

Dies sollte keine Überraschung sein, aber einige wissen vielleicht nicht einmal, dass es existiert! Salesforce ist mit Sicherheit eine der beliebtesten CRM-Lösungen, und das aus gutem Grund. Wenn Ihr Team bereits die beliebte Lösung verwendet, ist Salesforce Lightning eine der einfachsten Möglichkeiten, die Effizienz und Produktivität zu steigern (abgesehen von der Integration von Salesforce in Ihre UC-Lösung natürlich).

Mit Salesforce Lightning können Benutzer jedoch alle Kontakte, Leads, Accounts, Opportunitys, Kundenvorgänge und benutzerdefinierten Objekte anzeigen, die mit E-Mails und Terminen verknüpft sind, ohne Outlook jemals verlassen zu müssen. Benutzer können Salesforce-Datensätze auch direkt in Outlook durchsuchen sowie mit einem Klick neue Datensätze erstellen oder E-Mails und Termine zu Datensätzen hinzufügen. Bei der Standardintegration dreht sich alles darum, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Anwendungen : Outlook

Als einzigartige Lösung für Projektmanagement und Zusammenarbeit ist Smartsheet eine auf Tabellenkalkulationen ausgerichtete Lösung. Mit seinem vertrauten und einfachen Layout sollen Teams die Informationen in einem lesbaren Format organisieren können, ohne von visuellen Hilfsmitteln oder übermäßiger Anpassung abgelenkt zu werden. Mit Smartsheet for Outlook können Benutzer diese Einfachheit in die Lösung einbringen und sie direkt in Outlook integrieren. Benutzer können Projekte organisieren und verfolgen oder sogar direkt von ihrem Outlook-Posteingang aus an den Projekten mitarbeiten.

Bei einigen Leistungsfunktionen können Benutzer jede E-Mail direkt in ein freigegebenes Element umwandeln, das als neue „Zeile“ auf Ihrem Smartsheet angezeigt wird, damit alle Teilnehmer es sofort sehen können. Alternativ können Sie Ihre gesamte E-Mail-Konversation rund um das Projekt eng mit der zugehörigen Aufgabe verknüpfen, um schnell nachschlagen zu können. Smartsheet enthält auch eine Suchfunktion, damit Sie schnell finden können, wonach Sie suchen.