So organisieren Sie ein erfolgreiches Online-Event: 8 Tipps

Hier finden Sie die vollständigen Details zu einer Online-Veranstaltung , z. B. was eine Online-Veranstaltung ist, was vor der Durchführung einer virtuellen Konferenz zu beachten ist, und die Methoden zur Organisation einer Online-Veranstaltung .

Mehrere Unternehmen und Organisationen stellen langsam auf Online-Veranstaltungen statt auf persönliche Treffen um. Aufgrund des plötzlichen Anstiegs der Pandemie nimmt die Nutzung von Online-Veranstaltungen außergewöhnlich zu. Alle Unternehmen und Organisationen, die eine Verbindung zu ihren eigenen Mitarbeitern aufrechterhalten müssen, um Aufgaben pünktlich zu erledigen. Virtuelle Zusammenkünfte sind auch in Familien viel zu häufig, wo wir uns mit Verwandten und Freunden online treffen und eine schöne Zeit haben. Wenn Sie derjenige sind, der sich um diese Dinge kümmert, finden Sie hier einige kuratierte Tipps für Anfänger, gefolgt von Methoden, um eine Online-Veranstaltung erfolgreich zu organisieren.

Was ist eine Online-Veranstaltung?

Nichts Besonderes! Es ist nur eine Online-Konferenz ähnlich einem Gruppen-Videoanruf, bei der jedoch Hunderte von Personen für einen geplanten Zweck zusammenkommen können. Je nach Zweck der Veranstaltung gibt es verschiedene Kategorien. Firmenmeetings können als virtuelle Meetings bezeichnet werden, während Online-Bildungsvorträge als Webinare oder Online-Kurse betrachtet werden können. Kurz gesagt, Menschen, die sich online zu einem bestimmten Zweck mit verschiedenen Tools versammeln, werden als Online-Event bezeichnet.

Online verbunden zu sein, ist in der Tat ein Segen für uns. Ich bin nicht gegen persönliche Treffen, die immer gut und vorzuziehen sind. Man muss sich auch an die aktuellen Situationen anpassen. Wenn Sie immer noch skeptisch gegenüber Online-Ereignissen sind, finden Sie hier die Liste der Vorteile für virtuelle Zusammenkünfte.

Vorteile einer Online-Veranstaltung oder eines virtuellen Gipfels

• Mehr Teilnehmer – Wahrscheinlich werden mehr Personen an der Veranstaltung teilnehmen, da keine Reisekosten anfallen.
• Keine Kosten – physische Zusammenkünfte erfordern in der Regel auch Platz und Verpflegung. All dies wird für eine Online-Veranstaltung nicht benötigt.
• Inhalt – Inhalte aus alten Meetings können leicht verwaltet werden. Familientreffen brauchen auch keine Diashow.
• Leads – Dies ist auf geschäftliche Veranstaltungen beschränkt. Es gibt Chancen auf Leads für hochwertige Webinare.
• Alles, was Sie brauchen, ist eine gute Internetverbindung (die wir die meiste Zeit bereits haben) und etwas Zeit, um an der Veranstaltung teilzunehmen.
• Mehr Vernetzungsmöglichkeiten für Einzelpersonen.

Ich hoffe, Sie konnten überzeugt werden. Ich habe persönlich an einer Reihe von Webinaren teilgenommen, die einen großen Einfluss auf meine berufliche Laufbahn hatten. Alle oben genannten Vorteile gelten sowohl für geschäftliche als auch für private Veranstaltungen.

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8 Dinge, die bei der Organisation einer virtuellen Veranstaltung zu beachten sind

Was wäre, wenn Sie eine Veranstaltung organisieren müssten? Was auch immer die Veranstaltung ist, vielleicht werden Sie gebeten, eine Online-Veranstaltung zu organisieren. Die Wahl eines zufälligen Software-Tools wie Zoom ist keine große Sache. Man muss den Zweck der Veranstaltung und solche Dinge bewerten, bevor man sich für eine Software entscheidet. Hier sind einige der Faktoren, die vor der Organisation einer Online-Veranstaltung berücksichtigt werden müssen. Denken Sie daran, dass das Treffen zumindest die meiste Zeit spannend sein muss oder produktiv sein sollte.

1. Entscheiden Sie sich für die Art der virtuellen Veranstaltung und stellen Sie ein Team zusammen

Legen Sie als ersten Schritt den genauen Zweck und das Format der Online-Veranstaltung fest. Der Zweck der Veranstaltung kann Bildung, Werbung, Lead-Generierung oder etwas mehr sein. Finde es heraus, um das Format der Online-Veranstaltung zu wählen. Jeder Zweck kann in einem anderen Format organisiert werden. Einige von ihnen sind,

Webinare :

Sie werden hauptsächlich für Bildungszwecke verwendet, bei denen Sie möglicherweise Inhalte erstellen oder dem Publikum ein Produkt erklären und für etwas anderes werben usw. Online-Kurse können in diese Kategorie fallen, die auch die meiste Zeit interessant ist.

Virtuelle Happy Hour:

Es gibt normale Online-Treffen, dh Familien- oder Freundestreffen. Sie sind die meiste Zeit nur zufällige Treffen. Sie dauern von Minuten bis Stunden, abhängig von der Anzahl der Personen, meistens.

Konzerte:

Theaterstücke und Versammlungen wurden während einer Pandemie verboten und Online-Konzerte scheinen für die meisten Organisationen eine bessere Option zu sein, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für jeden Zweck unterschiedliche Namen gibt. Sie können jedoch einfach als Online-Veranstaltungen betrachtet werden. Betrachten Sie die oben genannten Punkte als Referenzen und entscheiden Sie in erster Linie über die Art der Veranstaltung.

Wenn Sie individuell sind, müssen Sie sich um alle Dinge kümmern. Wenn Sie als Team arbeiten, stellen Sie Ihre Mitglieder zusammen und teilen Sie die Arbeit gemäß ihren Fähigkeiten auf, dh einer kann technische Arbeiten leicht erledigen oder jemand ist gut darin, Einladungsphrasen zu schreiben und so weiter.

2. Publikum entscheiden

Das Publikum spielt bei Online-Events eine wichtige Rolle. Engagement ist bei Online-Gesprächen immer wichtig. Stellen Sie sich diese grundlegenden Fragen.

• Führen Sie ein Treffen mit Freunden durch?
• Ein Familientreffen?
• Ein Geschäftstreffen?
• Produkteinführung für Ihre Kollegen?
• Ein anderes formelles Treffen mit Ihren Mitarbeitern?
• Webinar für Ihre Follower.
• Nur eine zufällige Live-Sitzung, um die Aktivität in Ihren Social-Media-Profilen zu überprüfen.

Stellen Sie einfach solche Fragen und verschaffen Sie sich einen klaren Blick auf Ihr Publikum. Dies ist ein wichtiger Schritt, um eine Veranstaltung erfolgreich zu machen. Ohne eine bestimmte Zielgruppe kann ein Online-Treffen für alle Zeitverschwendung sein. Zählen Sie also zuerst Ihr Publikum. Wenn das Meeting für begrenzte Mitglieder ist, können die Einladungen persönlich geteilt werden, nachdem Sie sich für das Tool entschieden haben.

3. Erwägen Sie Engagement-Optionen

Engagement bei Online-Diskussionen ist immer fruchtbar. Aber ohne Regeln kann es auch irritierend sein. Wir können doch nicht jedem erlauben, gleichzeitig zu sprechen, richtig? Es könnte ein großes Durcheinander verursachen. Berücksichtigen Sie diese also gemäß Ihrer Veranstaltung.

• Stellen Sie regelmäßig Fragen
• Führen Sie Umfragen durch, um ihre Ansichten zu sammeln.
• Aktivieren Sie Chat-Optionen in begrenztem Umfang.
• Sei offen für Fragen.
• Gib ein paar Rätsel.
• Belohnungen, wenn Sie ein Budget zur Hand haben.

Mit solchen Taktiken können wir das Meeting beschäftigen, bis es dauert.

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4. Identifizieren und sammeln Sie Sprecher

Casual und Family benötigen möglicherweise jedes Mal ein Team von Rednern. Inhalte zu verwalten und ständig Redner zu sein, kann während des Lernens und bei beruflichen Veranstaltungen schwierig sein. Es wird daher empfohlen, ein Team von Rednern zu haben, die bereit sind, über ihre Interessengebiete zu sprechen.

Dies reduziert die Belastung einer einzelnen Person und die Ergebnisse werden effektiver. Identifizieren Sie die Redner in Ihrem Kreis, was zumindest meistens etwas einfach sein könnte. Personen mit guter Erfahrung in Bezug auf Online-Events können alle Rollen problemlos verwalten.

5. Bereiten Sie Inhalte für Ihr Treffen vor

Dieser Schritt gilt nicht für alle Gelegenheitsveranstaltungen. Wenn Sie ein Webinar oder ähnliches planen, bereiten Sie sich mit Ihren Inhalten gut vor. Sie können den Inhalt aus verfügbaren Quellen von Google wiederverwenden. Lernen Sie, Referenzen vorzugsweise im Chat zu hinterlassen, um Zweifel aus dem Publikum zu vermeiden.

Es könnte eine Präsentation von nur einem Dokument sein. Es hängt alles von der Art der Veranstaltung ab. Google Slides ist meine persönliche Wahl, um Inhalte für das Publikum aufgrund seiner übersichtlicheren und einfachen Benutzeroberfläche zu präsentieren.

6. Testen Sie Ihre Technologie und Ihr Budget

Die meisten Tools haben kostenlose Versionen und sind gut genug für einfache Meetings. Sie bieten möglicherweise nicht viele Optionen. Sie sind jedoch gut genug für gelegentliche Online-Events. Aber für professionelle Treffen, an denen Hunderte von Menschen teilnehmen können, sind Premium-Versionen erforderlich. Denken Sie daran, dass kostenlose Versionen auch ein Mitgliederlimit haben.

Bevorzugen Sie das Werkzeug, mit dem Sie vertrauter sind. Wenn dies das erste Mal ist, verwenden Sie einfache UI-Tools wie Google Meet und Zoom. Das Budget hängt ganz von der Anzahl der Mitglieder und der Art der Veranstaltungen ab. Seien Sie also bereit, wenn nötig, mit Ihren kleinen technischen Fähigkeiten und Ihrem Budget.

Überprüfen Sie Ihre Mikrofon- und Bildschirmfreigabeeinstellungen, bevor Sie live gehen. Führen Sie nach Möglichkeit eine Testbildschirmfreigabe mit eingeschränkten Familienmitgliedern durch. Keine Panik am Präsentationstag.

7. Event bewerben oder einladen

Entscheiden Sie sich für eine Art der Veranstaltung. Ohne Publikum wird die Veranstaltung langweilig. Wenn es sich um eine Produkteinführung oder etwas im Zusammenhang mit Leads handelt, sind Event-Promotions durch Anzeigen ein Muss oder müssen zumindest über die Social-Media-Handles mit einer guten Anzahl von Followern geteilt werden. Erreichen Sie bis zum Veranstaltungstermin so viele Menschen wie möglich.

Wenn Sie genügend Daten wie E-Mails oder WhatsApp-Nummern haben, laden Sie sie mit einer richtigen Einladung ein. E-Mails bieten mehr Optionen. Bevorzugen Sie E-Mails für berufliche Veranstaltungen.

8. Habe immer einen zweiten Plan und verfolge die Dinge

Alles. kann gemäß dem Verfahren verlaufen oder auch nicht. Also immer einen zweiten Plan haben. Überprüfen Sie die grundlegenden Dinge wie Internetverbindung, Stromversorgung bei Bedarf für Laptop oder Handy und mehr.

Haben Sie immer einen zweiten Plan oder Optionen im Falle eines Scheiterns. Lassen Sie Ihr Publikum niemals enttäuscht zurück. Verfolgen Sie die Dinge bis zum Beginn der Veranstaltung, dh prüfen Sie, wie viele Personen an einer Teilnahme interessiert sind. Ist der Inhalt bereit? , Wie viele Mitglieder können an der Veranstaltung teilnehmen? Das Verfolgen dieser Dinge hilft Ihnen, eine Veranstaltung erfolgreich zu organisieren.

Sobald Sie eine klare Vorstellung von den Dingen haben, werden wir zu den Methoden zum Organisieren einer Online-Veranstaltung übergehen, dh Tools zum Veranstalten einer Veranstaltung. Wählen Sie eine der folgenden Optionen, die zu Ihrem Treffen passt.

Methoden zur Organisation einer Online-Veranstaltung

Es gibt eine Reihe von Tools oder Software, die dem Zweck von Online-Zusammenkünften dienen. Ich werde hier jedoch beliebtere mit kurzen Informationen auflisten.

1. GoToMeeting

GoToMeeting ist das beste Tool zur Organisation von Online-Events. Es bietet die besten Funktionen, um Meetings effektiv zu organisieren. Dies ist sehr nützlich, um Online-Kurse, Firmenmeetings und Webinare durchzuführen. Es behält die beste Audio- und Videoqualität für die Benutzer bei. Die Preise von GoToMeeting sind die verfügbaren Funktionen wert. Dies ist für den Webbrowser und die mobile Nutzung verfügbar.

Merkmale

• Bildschirm teilen
• Telefonkonferenz
• Videokonferenzen
• Mobile Konferenzen
• Besprechungsaufzeichnung und -transkription
• Konferenzraumausstattung

Preisgestaltung

So organisieren Sie Online-Events mit GoToMeeting

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen die Schritte zum Organisieren von Online-Events mit GoToMeeting

Gesamtzeit: 5 Minuten

SCHRITT 1: Besuchen Sie GoToMeeting

Zunächst müssen Sie die offizielle Website von GoToMeeting besuchen. Klicken Sie auf die Download-Option, um die GoToMeeting-Anwendung herunterzuladen. Klicken Sie auf „Kostenlos starten“ , wenn Sie ein neuer Benutzer sind, und Sie werden auf die Anmeldeseite weitergeleitet.

SCHRITT 2: Melden Sie sich bei GoToMeeting an

Geben Sie Details wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Passwort, Unternehmensgröße ein und klicken Sie auf Anmelden.

SCHRITT 3: Treten Sie über den Webbrowser bei

Klicken Sie auf die Option „Beitreten“ , die sich oben rechts im Fenster befindet. Dann werden Sie auf die Beitrittsseite weitergeleitet. Geben Sie auf dieser Seite den 9-stelligen Code ein, den Sie vom Gastgeber erhalten haben, und klicken Sie auf Beitreten, um dem Meeting beizutreten.

SCHRITT-4: Hosten eines Online-Events/Meetings

Klicken Sie auf die Option „Host“ , die sich oben rechts im Fenster befindet. Dann beginnt die Anwendung mit dem Herunterladen. Über die Anwendung können Sie an der Online-Veranstaltung teilnehmen.

Liefern:

• Browser
• Internet
• GoToMeeting

2. Zoomen

Zoom ist eine bekannte Cloud-basierte Videokonferenz-App, die während der Pandemie ab 2020 sehr beliebt war. Es hilft, mit Menschen online über Meetings und Konferenzen zu interagieren. Es ist das ideale Tool für alle Unternehmen, einschließlich kleiner und großer Unternehmen. Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer ist jedoch die Premium-Version erforderlich. Zoom wurde sowohl 2019 als auch 2020 in den Fortune 500 gelistet, mit einem Anstieg von 227 % im Laufe des Jahres.

Einige der Hauptmerkmale sind,

• Der kostenlose Plan ist gut genug für unbegrenzte One-One-Meetings.
• Bildschirmfreigabe ist verfügbar
• Alle Ereignisse können aufgezeichnet werden.
• Kontrolle über die Teilnehmer
• Chats und Umfragen
• Reste versenden.
• Gruppen-Videokonferenz. Die Anzahl der Slots und der Zeitrahmen hängt von Ihrem Plan ab. Wählen Sie also während der Abrechnung mit Bedacht aus.

Zoom ist für alle Geräte verfügbar, einschließlich Android und iOS. Es kann auch auf Smart-TV verwendet werden.

3. Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist ein Tool für die Arbeit in Microsoft 365 Office. Hausaufgaben- und Lernoptionen für die Mitarbeiter und Schüler haben sich für Teams, die mehr als 44 Millionen Downloads genießen, sehr bewährt. Im März während der Pandemie, dh 2020, haben Benutzer mehr als 900 Millionen Minuten für ihre eigenen Meetings oder Veranstaltungen protokolliert.

Teams ist im Wesentlichen für die Teamarbeit während Projekten konzipiert. Standardmäßig sind Unterhaltungen für alle Mitglieder dieses Teams sichtbar. Private Messaging-Optionen müssen für persönliche Chats übersehen werden. Man kann die Konversationen von Chat zu Video- oder Audioanrufen direkt von der Navigation selbst umschalten.

Die Integration in Microsoft 365-Apps ist ein großer Vorteil. Es unterstützt sogar lustige Generatoren wie Emojis, Sticker und mehr. Wie Zoom unterstützt es auch alle Plattformen, einschließlich des Webs. Freemium-Option mit Unterstützung für 300 Personen gleichzeitig ist verfügbar. Informieren Sie sich vor dem Kauf über die Preise auf der offiziellen Website. Nach dem Herunterladen von Teams muss man ein Team erstellen, um mit dem Verfahren zu beginnen. Es wird hauptsächlich für professionelle Veranstaltungen genutzt.

4. Google Treffen

Google hatte zuvor Duo für Videoanrufe, was gut ist, und Meet ist in den ersten Tagen im Grunde für die Suite-Benutzer gedacht. Mit dem Boom von Online-Meeting-Tools und -Software beschloss Google jedoch, Google Meet allen mit einem Gmail-Konto kostenlos anzubieten. Dies kann für eine begrenzte Zeit sein, bis es eine gute Anzahl von Abonnenten gewinnt.

Das Beste an Google Meet ist, dass man nach Belieben mit einem Videoanruf oder Char oder einer Videokonferenz beginnen kann. Einige der anpassbaren Funktionen des Treffens sind:

• Live-Stream und Aufzeichnung eines Meetings
• Chatten Sie mit allen Zuhörern gleichzeitig in einer Videokonferenz.
• Bildunterschriften können verwendet werden.
• Schalten Sie andere Meeting-Teilnehmer stumm oder entfernen Sie sie.
• Mehrere Bildschirmlayoutoptionen.

Als großes und bekanntes Unternehmen wurde Meet mit allen erforderlichen wichtigen Tools wie dem Google-Kalender integriert, um Meetings zu planen. Die meisten Handys sind mit Google-Kalendern und dem Google-Ökosystem ausgestattet, was die Auswahl von Treffen erleichtert.

Fazit

Zweifellos gibt es eine Reihe ähnlicher Tools für denselben Zweck. Normalerweise bevorzuge ich Privatsphäre und entscheide mich für die Top-Trend-Software, die von einigen guten Unternehmen unterstützt wird. Wählen Sie also Tools gemäß Ihrem Budget und Ihrem technischen Wissen. Denken Sie daran, dass die meisten Tools ähnliche Optionen und Einstellungen haben. Kommentieren Sie das bessere, wenn Sie andere Tools verwenden. Sie ersetzen vielleicht nie das Gefühl persönlicher Treffen, aber sie sind Hände und können manchmal nicht ignoriert werden.

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