Ist Online-Fax sicher genug für Anwälte, Ärzte und staatliche Auftragnehmer?

Viele lesen das Wort „Fax“ mit einer etwas antiquierten Konnotation, ähnlich wie ein Computerraum in einem Einfamilienhaus. Online-Fax bietet jedoch die Komplexität eines Cloud-basierten Dienstes, ohne dass zusätzliche Hardware (Faxgeräte) erforderlich ist. Im Gegensatz zu seinem sperrigeren Gegenstück, das analoge Netzwerke zur Datenübertragung durch Verbindung mit herkömmlichen Telefonleitungen (PTSN) verwendete, erstellen sichere Online-Faxprodukte Dokumente, die mit Web-Apps oder als E-Mail-Anhang an ein anderes Faxgerät gesendet werden können.

Diese modernisierte Technologie beschleunigt jetzt die Dokumentenübertragung, spart Arbeitsstunden und bietet die Flexibilität, die die veralteten Systeme niemals bieten konnten. Besser noch, neuere Online-Faxsysteme verfügen über Hochsicherheitsprotokolle, die eine Dokumentenverwaltung so sicher und bequem wie jedes andere gängige Softwareprogramm ermöglichen.

• Wie funktioniert Online-Faxen?
• Sollte ich mein Faxgerät aufgeben?
  • Dateisicherheit
  • Dateigröße
  • Dateiorganisation und -verwaltung
• Medizin modernisiert sich mit Online-Faxen
• Sicheres Online-Fax für Anwaltskanzleien
• Regierungsauftragnehmer benötigen ein sicheres Online-Fax
• Sicherheit und Compliance sind Standard beim Online-Faxen

Wie funktioniert Online-Faxen?

Internet-Faxsysteme weisen eindeutige Telefonnummern zu, die verwendet werden, wenn jemand versucht, ein Dokument zu übertragen. Das System erkennt die Faxnummer und antwortet, indem es den Scan als Dateianhang sendet, normalerweise als PDF. Eingehenden Faxen geht eine Aufforderung voraus, Websites zum Herunterladen kompatibler Software für eine reibungslose Transaktion zu besuchen, aber viele Softwaremarken senden die Dokumente als Standardbilder in ihrer unkomprimierten Form. Auf diese Weise sind keine zusätzlichen Downloads erforderlich, solange der Kontakt über einen Standard-Grafikbetrachter verfügt.

Einige Internet-Faxprodukte bieten erweiterte Funktionen zur optischen Zeichenerkennung (OCR), die Zeichenbilder sofort in Text umwandeln, der gelesen oder an anderer Stelle kopiert und eingefügt werden kann. Sobald der Anhang geöffnet ist, kann er wie jede andere Datei behandelt werden – weitergeleitet, als andere Dateitypen gespeichert und mit anderen Dokumenten kombiniert werden. Viele All-in-One-Online-Faxdienste generieren Deckblätter, was für den Schutz von Patientendaten in der Gesundheitsbranche unerlässlich ist.

Für viele Berufstätige, die ihre Produktivität steigern und Platz sparen möchten, ist die Umstellung auf Online-Fax im Allgemeinen sinnvoll. Diejenigen, die in der Regierung, im Gesundheitswesen oder in der Rechtsbranche arbeiten, zögern möglicherweise eher, ihre Kommunikationsmethoden zu ändern, da solche Berufe eine erhöhte Sicherheitspräsenz erfordern – nicht nur für interne Vorgänge, sondern auch die Gewissheit, dass private Informationen sicher bleiben. Glücklicherweise bietet Online-Fax die Art von verbesserten Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass diese Dokumente digital sicherer aufbewahrt werden, als sie es in ihrer ausgedruckten Form jemals sein könnten. Die zu berücksichtigende Frage lautet also nicht „Ist die Verwendung von Online-Faxen sicher?“ sondern: „Ist Online-Fax das Richtige für meine Branche?“ Die Antwort, so oder so, ist wahrscheinlich ja.

Sollte ich mein Faxgerät aufgeben?

Im Großen und Ganzen lautet die Antwort wahrscheinlich ja. Während jede Branche unterschiedliche Dateiverwaltungs- und Korrespondenzanforderungen hat, gibt es einige Vorteile, von denen Unternehmen unabhängig von der Branche profitieren können.

Dateisicherheit

Der vielleicht wichtigste Faktor für jeden im medizinischen, juristischen oder behördlichen Bereich ist die Vertraulichkeit und Sicherheit der gefaxten Dokumente. Einige Internet-Faxprodukte bieten SSL-Verschlüsselung und Passwortschutz, was wahrscheinlich der Standardprozess für diese Berufe wäre. Die meisten bieten eine sichere Anmeldeaufforderung und eine Zwei-Faktor-Autorisierung für zusätzliche Sicherheit, und immer mehr stellen ihre Faxlösungen als HITECH- und HIPAA-konform zur Schau.

Dateigröße

Viele Online-Faxdienste komprimieren große Dokumente automatisch, damit die Empfänger sie schnell öffnen können. Große Anhänge können die Übertragungszeit einer E-Mail erheblich verlangsamen. Wenn Sie sie also kleiner halten, wird die E-Mail beschleunigt und sichergestellt, dass sie den Posteingang des Empfängers nicht verstopft (ein sinnvoller Schritt, der unabhängig von der Branche zu unternehmen ist).

Dateiorganisation und -verwaltung

Durch die automatische Digitalisierung von Dokumenten kann ein Benutzer Faxseiten so schnell senden und speichern, wie sie empfangen werden. Eingehende Faxaufzeichnungen, die mit einem Faxgerät nicht einmal leicht verfügbar waren, können jetzt in Sekundenschnelle abgerufen und bei Bedarf geteilt werden.

Wenn es sich um Fachleute im Gesundheitswesen oder in der Rechtsbranche oder um Personen handelt, die für Regierungsbehörden arbeiten, ist es wichtig, die spezifischen Faxfunktionen zu berücksichtigen, nach denen gesucht werden muss.

Medizin modernisiert sich mit Online-Faxen

Mitarbeiter in Arztpraxen sind mit dem Prozess des Empfangens und Versendens von Patientendaten vertraut. Patientenakten und Überweisungen werden immer noch überwiegend per Fax oder manchmal per Post verschickt – aber selten auf einem anderen Weg.

Schlechte Kommunikation frustriert oft Ärzte, Krankenschwestern, Forscher und Patienten gleichermaßen und schürt mit der Zeit eine faxbezogene Technophobie. Aus diesem Grund zögern viele Ärzte, ihre Systeme zu aktualisieren, und bestehen in vielen Fällen sogar darauf, ihre wichtigsten Aufzeichnungen persönlich zu liefern. Arbeitnehmer in der gesamten Branche bezeichnen Faxe gemeinhin als „die Kakerlake der amerikanischen Medizin“, obwohl etwa 75 Prozent der medizinischen Dokumente immer noch mit der traditionellen Fax-Hardware bearbeitet werden.

Zahlreiche Mediziner haben dank branchenweiter Modernisierungsinitiativen bereits die Vorteile der Digitalisierung ihrer Patientenakten und -korrespondenz erkannt. Rezepterneuerungen, Genehmigungen von Physiotherapiebehandlungen und Benachrichtigungen von Versicherungsunternehmen sind die Arten von häufigen Anfragen im Zusammenhang mit Faxen, mit denen Ärzte täglich konfrontiert werden. Aus diesem Grund verpflichten sich viele kleinere Praxen, bis 2020 „faxfreie Zonen“ zu werden, ein ehrgeiziges Ziel, das zwar umweltfreundlich ist, aber die dauerhaften Vorteile einer Umstellung auf eine ausschließlich online-Faxinfrastruktur nicht berücksichtigt.

Durch die Digitalisierung von Aufzeichnungen und den meisten Mitteilungen, wie es einige größere Krankenhäuser getan haben, können Archive jetzt einen viel gründlicheren und detaillierteren Informationsverlauf enthalten als Faxe. Besser noch, die Digitalisierung der Korrespondenz bedeutet, dass aufgezeichnete Aktionen durchsuchbar und für maschinelle Lernwerkzeuge einfach zu analysieren sind.

Die Implementierung von Online-Diensten für ein bestehendes faxintensives Unternehmen wie eine Klinik ermöglicht gleichzeitig eine reibungslosere Archivierung und Aufzeichnung, was alle zukünftigen Modernisierungsbemühungen bei der Implementierung anderer Software- oder Produktivitätstools unterstützt (zusätzlich zu den oben genannten Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen, die so alt sind Faxgeräte können das einfach nicht leisten).

Sicheres Online-Fax für Anwaltskanzleien

Für Mitarbeiter von Anwaltskanzleien ist die Notwendigkeit der Dokumentensicherheit ebenso offensichtlich. Eines der Hauptanliegen vieler Anwälte ist die Möglichkeit, Remote-Arbeit zu unterstützen und mehrere Faxmethoden bereitzustellen, darunter E-Mail, Web- und mobile Apps oder Portale sowie Smartphone-Fähigkeit. Ein reibungsloser Remote-Betrieb ist für jede Anwaltskanzlei unerlässlich, die in der Regel Anwälte benötigt, die unabhängig von ihrem Standort für abrechenbare Stunden verfügbar sind. Es ist üblich, dass Gerichte auch Unterschriften mit „feuchter Tinte“ auf Dokumenten verlangen. Wenn diese Tools nicht sofort verfügbar sind, kann dies die Zeit, die für die Erledigung einer so einfachen Aufgabe benötigt wird, drastisch verlängern.

Viele Internet-Faxpakete für Unternehmen verwenden einen monatlichen Abonnementdienst, der je nach Anzahl der Dateien oder der Anzahl der Seiten, die das Unternehmen zu übertragen plant, unterschiedliche Preisstufen bietet. Zusammen mit Einrichtungsgebühren kann sich das schnell summieren, aber Unternehmenspakete enthalten oft auch wertvolle Funktionen wie skalierbares Seitenvolumen, API-Integration und HIPAA-Konformität. Die Abschaffung von Festnetzanschlüssen und eine Rationalisierung können jedoch Einsparungen ausgleichen.

Die besten Online-Faxdienste richten sich speziell an Juristen, und ihre Produkte verfügen häufig über Funktionen wie die Möglichkeit, Faxe an eine große Anzahl von Personen zu senden, reibungslose internationale Faxfunktionen, die Speicherung von benutzerdefinierten Deckblättern und die Integration mit Cloud-Laufwerken, die eine Firma bereits verwendet, wie z B. Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive oder Evernote. Glücklicherweise verfügen sogar Optionen, mit denen Sie ein Fax von einem Telefon aus senden können, über diese Funktionen.

Diese Funktionen sind viel fortschrittlicher, als eine durchschnittliche medizinische Firma verwenden müsste, aber von Anwälten wird erwartet, dass sie mit moderner Technologie Schritt halten, um Kunden zu beeindrucken und effiziente Remote-Arbeiten durchzuführen, die durch sichere Online-Faxdienste einfach zu bewerkstelligen sind und gleichzeitig ein professionelles Image bewahren . Diese Software unterstützt auch die umweltfreundlichen Bemühungen der zunehmenden Zahl papierloser Büros und hält wichtige Dokumente, wie Rechtsverträge, organisiert (ein Faktor, der für Branchen wie Medizin und Öffentlichkeitsarbeit von entscheidender Bedeutung ist).

Regierungsauftragnehmer benötigen ein sicheres Online-Fax

Ihre Arbeit mag sehr unterschiedlich sein, aber staatliche Auftragnehmer benötigen viele der gleichen Sicherheitsmerkmale, die von Anwälten geschätzt werden. Der Umgang mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Informationen gehört in einem solchen Berufsfeld zum Alltag, daher übertrumpfen Sicherheitsvorkehrungen oft den Komfortaspekt an Bedeutung. Da sich die moderne Kommunikation um E-Mails und Smartphones dreht, haben sich die Sicherheitsmaßnahmen angepasst – aber auch Hacker. Dateien können auf viele Arten abgefangen, von einem kompromittierten E-Mail-Konto abgerufen oder direkt von einem Computer gehackt werden.

In diesem Wissen müssen Auftragnehmer alles tun, um ihre Dokumente von Anfang an zu schützen. Viele fortgeschrittene Internet-Fax-Dienste wurden von der US General Services Administration (GSA), der Beschaffungsbehörde der Bundesregierung, mit Schedule 70-Verträgen beauftragt. Diese Verträge bieten weltweiten Bundesbehörden unbegrenzte Informationstechnologie (IT) und Telekommunikationshardware, -software sowie Support und professionelle Dienstleistungen in den USA.

Sie sind außerdem mit einer Reihe großartiger Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie z. B. einstellbarer Bandbreite, die hilft, das Faxverkehrsvolumen auf gruppenweiter Basis für Stoßzeiten zu kontrollieren; umfangreiche Wählregeln und -einschränkungen, die eine präzise Kontrolle über ausgehende Faxe ermöglichen; Secure Binary File Transfer (BTF) und Windows NT (neue Technologie) Sicherheitsauthentifizierung für vorhandene Microsoft-Konten. Das Faxen kann im In- oder Ausland erfolgen, und selbst Basisprodukte bieten Faxarchivierung und SSL-Verschlüsselung über gebührenfreie Nummern. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind für jede Regierungsbehörde unerlässlich, aber sie kommen auch Organisationen zugute, die mit begrenzten Budgets arbeiten, wie Bildungseinrichtungen und öffentliche Organisationen.

Was sind die Sicherheitsvorteile des Online-Faxens?

Sicherheitsvorteile mögen im Vordergrund des modernen Faxarguments stehen, aber es gibt nahezu unzählige andere wertvolle Funktionen, die Unternehmen unabhängig von der Branche einen Vorteil verschaffen können.

Über bestimmte Berufe in den Bereichen Gesundheitswesen, Recht und Behörden hinaus kann es Unternehmen mit ihren veralteten Sicherheitsmaßnahmen, Kosten und Ineffizienz behindern, sich ausschließlich auf Faxgeräte zu verlassen. Angesichts der Menge an kostenlosen Faxoptionen, auf die über mobile Geräte zugegriffen werden kann, und der Cloud-Speicheroptionen sollten große Büros und kleine Unternehmen die Vorteile von Online-Faxlösungen nutzen. Unsere Liste der besten Online-Faxlösungen enthält Optionen, die mit Mac, Android, Desktops und Tablets kompatibel sind, sowie einige, mit denen Sie Faxe von kostenlosen E-Mail-Diensten wie Gmail senden können.

Daher kurz ja. Die Digitalisierung der Korrespondenz und die Einführung sicherer Online-Faxe sind nicht nur für viele Branchen der offensichtliche Weg der Zukunft; es ist die sicherste praktische Methode zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, die es gibt.