So schützen Sie eine PDF-Datei auf dem Mac mit einem Kennwort

PDF oder Portable Document Format ist ein Dateiformat, mit dem Sie anderen Personen Dokumente mit Text, Bildern und Rich Media präsentieren können. Tatsächlich ist es eines der weithin akzeptierten Dateiformate zum Teilen von Dokumenten, die unabhängig von der Plattform erstellt und abgerufen werden können. So können Sie auf einem Betriebssystem ein PDF erstellen und auf dem anderen darauf zugreifen – ohne sich Gedanken über das verwendete Gerät und Betriebssystem machen zu müssen.

In der aktuellen Situation weltweit, in der viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, sind PDFs die naheliegende Wahl, um Dokumente bequem über das Internet zu teilen. Da diese PDFs jedoch über das Internet übertragen werden, gibt es einige Risiken und Bedenken hinsichtlich ihrer Sicherheit. Vor allem, weil, wenn Sie ein unverschlüsseltes, offenes PDF freigeben, jeder frei darauf zugreifen kann. Nicht nur das, wenn die Berechtigungen nicht eingeschränkt sind, kann jeder Änderungen an der PDF-Datei vornehmen und Ausdrucke erstellen.

Eine der besten Methoden, um solche Probleme zu vermeiden, besteht darin, Ihre PDFs vor dem Senden mit einem Passwort zu schützen (zu verschlüsseln). Und wann immer möglich, schränken Sie die Berechtigungen ein, um zu verhindern, was Sie mit Ihren PDFs tun können, wenn sie sie zufällig entsperren (entschlüsseln).

Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir eine Anleitung zusammengestellt, wie Sie ein PDF auf Ihrem Mac mit einem Passwort schützen können. So können Sie Ihre PDFs sichern, bevor Sie sie teilen. Falls Sie ein Windows-Benutzer sind, haben wir eine spezielle Anleitung zum Passwortschutz von PDFs unter Windows.

So schützen Sie PDFs auf dem Mac mit einem Passwort

Wenn Sie macOS verwenden, haben Sie drei native Möglichkeiten, eine PDF-Datei mit einem Passwort zu schützen. Diese Methoden beinhalten die Verwendung von zwei nativen Apps – Vorschau und Seiten – und einer nativen Funktionalität – Drucken.

Methode I – PDF-Passwortschutz mit Vorschau

Preview ist eine in macOS integrierte App, mit der Sie Ihre vorhandene PDF-Datei mit einem Passwort schützen können.

Schritte:

1. Öffnen Sie die Vorschau und wählen Sie Datei aus dem Menü.

2. Durchsuchen Sie als Nächstes Ihre Dateien nach der Datei, die Sie verschlüsseln möchten, und klicken Sie auf Öffnen .

3. Sobald die Datei (PDF) geladen ist, gehen Sie zu Datei > Exportieren .

4. Klicken Sie im nächsten Bildschirm auf das Dropdown-Menü neben Format und wählen Sie PDF .

5. Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen neben Verschlüsseln und fügen Sie Ihr Passwort zweimal hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres Passwort verwenden.

6. Klicken Sie abschließend auf Speichern , um die Änderungen zu übernehmen.

Methode II – PDF-Passwortschutz mit Pages

Während die Vorschau-Methode absolut gut funktioniert, um PDFs mit einem Passwort zu schützen, spart Ihnen die Verwendung von Pages einige Schritte, wenn Sie an einem Dokument arbeiten und es in ein PDF konvertieren und verschlüsseln möchten.

Schritte:

1. Wenn Sie an einem Dokument in Pages arbeiten, speichern Sie es und gehen Sie zu Datei > Exportieren nach und wählen Sie PDF aus.

2. Wählen Sie im Fenster „Dokument exportieren“ die Registerkarte „PDF“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Kennwort zum Öffnen erforderlich“ .

3. Geben Sie nun Ihr Passwort zweimal ein und fügen Sie einen Passworthinweis hinzu – auf den Sie verweisen können, wenn Sie das Passwort vergessen.

4. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie im nächsten Bildschirm einen Speicherort für die Datei aus und klicken Sie auf Exportieren .

Methode III – Passwortschutz einer PDF-Datei mit Drucken

Schließlich können Sie neben Vorschau und Seiten auch die Druckfunktion von macOS verwenden, um PDFs auf Ihrem Mac mit einem Passwort zu schützen. Einer der Vorteile dieses Weges ist, dass Sie auch die Zugriffsberechtigungen für Ihre PDFs verwalten können. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass andere Inhalte kopieren, Änderungen vornehmen und das Dokument drucken.

Schritte:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie verschlüsseln möchten, in der Vorschau. Wenn es sich um eine Pages-Datei (.pages) handelt, öffnen Sie sie alternativ in Pages.

2. Gehen Sie zu Datei und wählen Sie Drucken . Sie können auch die Tastenkombination Befehl + p für den schnellen Zugriff verwenden.

3. Klicken Sie im Fenster „Drucken“ auf die Dropdown-Schaltfläche für PDF und wählen Sie dort „ Als PDF speichern “.

4. Klicken Sie nun im nächsten Fenster auf Sicherheitsoptionen .

5. Aktivieren Sie im Fenster PDF-Sicherheitsoptionen das Kontrollkästchen neben Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich und fügen Sie Ihr Kennwort hinzu. Wenn Sie außerdem die Zugriffsberechtigungen einschränken möchten, damit andere keine Änderungen vornehmen, den Inhalt kopieren oder das Dokument drucken können, können Sie die Kontrollkästchen neben jeder der beiden Optionen aktivieren und ein Passwort hinzufügen. [ Dies versteht sich von selbst, aber stellen Sie sicher, dass die beiden Passwörter unterschiedlich sind. ]

6. Klicken Sie auf OK und wählen Sie Speichern aus.

Alle oben genannten nativen Methoden helfen Ihnen, eine PDF-Datei auf dem Mac zu verschlüsseln (passwortgeschützt), wobei die Page-Methode Ihnen sogar die Möglichkeit bietet, Zugriffsbeschränkungen festzulegen. Für die meisten Benutzer sollten diese Methoden ausreichen. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über den Schutz Ihrer PDFs und einen erhöhten Sicherheitsschutz wünschen, ist die Verwendung einer Drittanbieter-App der richtige Weg.

Sie sehen, alle nativen Methoden, die wir in diesem Handbuch aufgelistet haben, sichern das PDF mit der AES-128-Bit-Verschlüsselung. Obwohl AES-128 ein sicherer Standard ist, verwendet er weniger Runden als AES-256, was ihn zu einer weniger sicheren Implementierung als die AES-256-Verschlüsselung macht. Aber das heißt nicht, dass AES-128 auch inkompetent ist, da es Ihre PDFs für die meisten allgemeinen Anwendungsfälle schützen kann. Wenn Sie jedoch weiterhin planen, Ihre PDFs mit AES-256-Bit-Verschlüsselung zu schützen und mehr Kontrolle über die PDF-Zugriffsberechtigungen wünschen, benötigen Sie Apps/Software von Drittanbietern. Zu den PDF-Programmen, die Sie auf dem Mac verwenden können, gehören Adobe Acrobat X, Wondershare PDFelement und Gorilla PDF.

Darüber hinaus schützt das Passwort, das Sie zum Verschlüsseln der Datei eingerichtet haben, diese nur (bis zu einem gewissen Grad) vor unbefugtem Zugriff. Wenn also jemand ein Entschlüsselungstool verwendet, um Ihre PDF-Datei zu entsperren oder Zugriff auf Ihr Passwort zu erhalten, kann er Änderungen vornehmen und die Datei drucken PDF – sofern keine Einschränkungen bestehen. Um dies zu vermeiden, können Sie zusätzlich zum Entsperrpasswort ein Berechtigungspasswort für Ihre sensiblen PDF-Dateien festlegen. Selbst wenn es also jemandem gelingt, Ihr PDF zu öffnen, kann er seinen Inhalt nicht ändern oder drucken.

Mit einer der oben genannten Methoden sollten Sie PDFs auf dem Mac problemlos mit einem Passwort schützen können. Unserer Meinung nach ist die Verwendung der Druckmethode jedoch der beste Weg, um Ihr PDF sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor unbefugter Bearbeitung und Druck zu schützen. Alternativ können Sie sich auch die von uns erwähnten Drittanbieter-Apps ansehen, um mehr Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen zu erhalten und den Zugriff auf Ihre PDFs einzuschränken. Das heißt, für die meisten Benutzer mit durchschnittlichem Anwendungsfall sollte die Standardausgabe der Methode „Vorschau“ und „Seiten“ auch in Ordnung sein.

Wenn Sie schließlich den Passwortschutz (Verschlüsselung) von einem PDF entfernen müssen, müssen Sie nur die Schritte 1-4 von Methode 1 befolgen und das Kontrollkästchen neben Verschlüsseln deaktivieren und auf Speichern klicken.