Lohnsicherheit: 12 Maßnahmen, die Sie heute ergreifen müssen

Bevor wir in die Diskussion darüber einsteigen, wie die Sicherheit der Gehaltsabrechnung gewährleistet werden kann, wollen wir verstehen, was es ist.

Gehaltsabrechnungssicherheit kann definiert werden als Maßnahmen (in einigen Fällen in Form von Softwareinstallationen), um den Schutz sensibler Informationen über das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu gewährleisten.

Es ist wichtig, über ein sicheres Gehaltsabrechnungssystem zu verfügen, um den Verlust von geistigem Eigentum, Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs, Ransomware-Angriffe und die Zahlung von Bußgeldern und Strafen zu vermeiden. Darüber hinaus kann das Fehlen eines sicheren Gehaltsabrechnungssystems auch die rechtzeitigen Zahlungen an Mitarbeiter und andere Parteien wie Lieferanten, Lieferanten usw. beeinträchtigen.

Stellen Sie sich vor, Sie erleben eine Datenschutzverletzung in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem. Sie verlieren nicht nur wichtige, sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und den Ruf Ihrer Marke. Ein sicheres Gehaltsabrechnungssystem kann sich als Wettbewerbsvorteil erweisen, da es HR-Operationen, Vertraulichkeit und Transparenz von Daten rationalisieren kann, was Ihnen helfen kann, talentierte Mitarbeiter zu halten.

Nachdem wir nun richtig verstanden haben, was Gehaltsabrechnungssicherheit ist und warum sie wichtig ist, wollen wir die 12 Möglichkeiten und Maßnahmen untersuchen, die Sie ergreifen können, um die Gehaltsabrechnungssicherheit zu erhöhen.

12 Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um die Sicherheit der Gehaltsabrechnung zu gewährleisten

• Schulung der Mitarbeiter in der Verwendung des Gehaltsabrechnungssystems: Die Schulung aller neuen Mitarbeiter in der Verwendung des Gehaltsabrechnungssystems hilft ihnen, das Protokoll für den Zugriff und die Weitergabe sensibler Informationen zu verstehen. Um die Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten, muss jedem neuen Mitarbeiter eine obligatorische einheitliche Schulung angeboten werden.
• Beschränkung des Zugriffs: Die meisten Unternehmen arbeiten bei der Weitergabe sensibler Daten auf einer „Need-to-know“-Basis. Die gleiche Regel sollte für die Aufrechterhaltung der Gehaltsabrechnungssicherheit gelten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Aufzeichnungen der anderen haben, damit sensible Informationen nicht missbräuchlich behandelt werden.
• Aufgabentrennung: Der Umgang mit der Sicherheit der Gehaltsabrechnung sollte keine Ein-Personen-Aufgabe sein. Wenn eine Person Zugriff auf die gesamte Funktionsweise des Systems hat, kann sie es am Ende zu ihrem Vorteil nutzen. Wenn der Prozess jedoch auf mehrere Personen aufgeteilt wird, wird die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass eine Person sensible Informationen misshandelt oder ausnutzt.
• Aktualisieren Ihrer Software: Wenn die Software, die Sie für die Sicherheit der Gehaltsabrechnung verwenden, nicht regelmäßig aktualisiert wird, kann sie ein Ziel für Hacking oder andere Sicherheitsbedrohungen werden. Sie können klare Richtlinien zu Aktualisierungen in den Lohnrichtlinien des Unternehmens festlegen, damit Ihre Mitarbeiter auch auf der gleichen Seite sind. Die Aktualisierungen sollten sich auf allen Ebenen widerspiegeln, anstatt für jede Abteilung manuell aktualisiert zu werden.
• Sorgfältige Entsorgung sensibler Informationen: Alle wichtigen Dokumente, die entsorgt werden sollen, sollten sorgfältig entsorgt werden. Das sichere Schreddern sensibler Dokumente und der Zugriff darauf nur für autorisiertes Personal ist unerlässlich, um die Sicherheit der Gehaltsabrechnung zu gewährleisten.
• Standardisierung des Genehmigungsverfahrens für externe Anfragen: Externe Anfragen von Gläubigern oder Hypothekenbanken mit einem finanziellen Interesse können Sie anfällig für einen potenziellen Verstoß machen. Die Schaffung eines Standardsystems zur Bereitstellung solcher Informationen oder die Schaffung einer öffentlichen Datenbank sind praktikable Optionen. Alle Mitarbeiter müssen darin geschult werden, angemessene Verfahren zur Veröffentlichung sensibler Informationen über die Mitarbeiter und das Unternehmen einzuhalten.
• Regelmäßige Aktualisierung der Anmeldedaten: Zusätzlich zu anderen Sicherheitsmaßnahmen kann sich die regelmäßige Aktualisierung der Anmeldedaten als wirksame Strategie erweisen, um potenzielle Sicherheitsbedrohungen zu vermeiden. Die Häufigkeit der Änderungen hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und der Wahrscheinlichkeit potenzieller Verstöße ab.
• Überprüfung von Gehaltskontrollberichten: Die Überprüfung von Kontrollberichten kann bei der Identifizierung von Unstimmigkeiten wie Eingaben zu Arbeitsstunden, Steuerverbindlichkeiten, aufgelaufenen Überstunden usw. helfen.
• Klassifizierung von Daten nach Sensibilität: Dies ist eine wirksame Maßnahme, um die sichere Zugänglichkeit von Informationen unter den Mitarbeitern durchzusetzen. Beispielsweise wären die sensibelsten Informationen nur für das Top-Management zugänglich, alle sensiblen Kundeninformationen wären nur für die Personen verfügbar, die mit diesem bestimmten Kunden arbeiten.
• Verstärkte Sicherheit beim Offboarding von Mitarbeitern: Wenn Sie beim Offboarding von Mitarbeitern die ordnungsgemäßen Verfahren nicht befolgen, können Ihre ehemaligen Mitarbeiter möglicherweise über ihre Anmeldeinformationen auf das System zugreifen. Um die Wahrscheinlichkeit von Bedrohungen zu verringern, ist es wichtig, Unternehmensressourcen wie Laptops und Sicherheitsanmeldeinformationen wiederherzustellen und ihre Konten zu deaktivieren.
• Durchführung regelmäßiger Gehaltsabrechnungsprüfungen: Prüfungen helfen Geschäftsinhabern, Unstimmigkeiten zu erkennen und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen. Grundsätzlich muss jährlich eine Lohnbuchprüfung durchgeführt werden. Vierteljährliche oder monatliche Audits können jedoch dazu beitragen, Verstöße frühzeitig zu erkennen und Einblicke in den Zustand des Gehaltsabrechnungssystems zu erhalten.
• Verhinderung von Zeitdiebstahl: Zeitdiebstahl oder Fälschung von Stundenzetteln liegt vor, wenn ein Mitarbeiter die Zeit, die er gearbeitet hat, in seinem Stundenzettel absichtlich falsch darstellt. Zeitdiebstahl ist die häufigste Form des Gehaltsabrechnungsbetrugs und betrifft offenbar jedes Jahr 75 % der Unternehmen in den USA. Viele Gehaltsabrechnungssysteme enthalten jedoch Sicherheitsfunktionen zum Schutz der Zeiterfassungsberichte. Hier finden Sie die besten Gehaltsabrechnungssysteme, die Sie bei der Durchsetzung der Gehaltsabrechnungssicherheit unterstützen.

Um zusammenzufassen

Sicherheitsbetrug tritt auf verschiedene Weise auf, von der Fälschung von Stundenzetteln über Arbeiter, die ihre Löhne fälschen, bis hin zu Informationsverstößen. All diese Probleme fügen dem Unternehmen und seiner Reputation erheblichen Schaden zu.

Um dies zu verhindern, ist die Aufrechterhaltung der Gehaltsabrechnungssicherheit wichtig, da sie Sie nicht nur vor Sicherheitsverletzungen und Betrug schützt, sondern auch die Einheitlichkeit und Organisation von Daten erzwingt.

Profi-Tipps:

1. Die Integration von Gehaltsabrechnungssoftware in ein Anwesenheitssystem kann Ihnen helfen, Stundenzettelbetrug zu verhindern.
2. Die Formalisierung eines umfassenden Offboarding-Systems in der Software kann verhindern, dass Geistermitarbeiter unbefugten Zugriff erhalten. Es ist wichtig, die richtige Software einzusetzen, um langfristige Schäden zu vermeiden und Betrug von vornherein zu verhindern.

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