10 leistungsstarke Online-Faxfunktionen, die Ihre Produktivität steigern

Wenn wir an Online-Faxen denken, ist es leicht, den Vorgang mit einfacher Dateifreigabe zu verwechseln. Dokumente, die als Anhänge in E-Mails gesendet werden, scheinen nicht besonders aufregend oder nützlich zu sein. Aber ehrlich gesagt ist das Online-Faxen so viel mehr, als nur ein Word-Dokument an Ihren Kollegen zu senden, das in dessen E-Mail-Posteingang gelangt.

Abgesehen von der einfachen Tatsache, dass der Vorgang tatsächlich komplizierter ist als die gemeinsame Nutzung von Dateien – beim Online-Faxen wird E-Mail verwendet, um ein Dokument an ein empfangendes Faxgerät zu senden, oder Sie können ein Fax als E-Mail oder sogar als Text empfangen. Es ist so einfach, dass Sie sogar direkt aus Google Mail oder von Ihrem Telefon aus faxen können. Die Vorteile der Mobilität und Benutzerfreundlichkeit sind großartig und den meisten vertraut, aber was ist mit den weniger bekannten Funktionen, die wirklich dazu beitragen, dass das Online-Faxen die Art und Weise verändert, wie Sie Dokumente senden und teilen? Um Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrem Online-Faxdienst herauszuholen, haben wir eine Liste der nützlichsten und weniger bekannten Funktionen zusammengestellt, die Ihre Produktivität auf ein ganz neues Niveau heben können.

1. Digitale Signaturen

Das erste auf unserer Liste kann wohl als eine der nützlichsten Funktionen für das Online-Faxen angesehen werden, da es einen Schmerzpunkt vollständig ausfüllt, der zuvor beim Senden von rechtsgültigen oder verbindlichen Dokumenten, die eine Unterschrift erfordern, aufgetreten ist. Online-Faxanbieter, die digitale Signaturen zulassen, sind ideal für fast jedes Unternehmen und helfen Ihnen, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, indem sie unnötige Schritte für Ihren Faxprozess eliminieren.

Mit digitalen oder elektronischen Signaturen können Sie das elektronische Dokument einfach mit Ihrer Unterschrift versehen, bevor Sie das Fax auf dem Weg zum Empfänger versenden. Einige Dienste ermöglichen ein einfaches Ziehen und Ablegen einer handschriftlichen Signaturdatei direkt auf das Dokument. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass Sie eine übereinstimmende Signatur auf Ihren elektronischen oder gedruckten Dokumenten haben – Sie können Ihre eigene handschriftliche Signatur Ihrer Wahl hochladen und dieselbe Signatur so oft wie nötig wiederverwenden.

Eine andere Methode nutzt den Touchscreen Ihres Mobilgeräts, sodass Sie mit Ihrem Finger oder sogar mit einem Eingabestift unterschreiben können, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten. Die Methode, die Sie wählen, hängt möglicherweise von Ihrer Flexibilität und Ihrem Zugriff auf mobile Geräte ab, aber die Option ist sicherlich eine der nützlichsten Funktionen, auf die Sie beim Kauf eines Online-Faxanbieters achten sollten.

2. Gruppenlieferung

An zweiter Stelle auf unserer Liste steht eine weitere unglaublich nützliche Funktion, mit der Sie Ihre Produktivität steigern und die Kopfschmerzen im Zusammenhang mit dem Faxen im Büro verringern können. Auf diese nützliche Funktion, die manchmal als Fax-Blast, Gruppenzustellung oder Massenfax bezeichnet wird, sollten Sie beim Cross-Shopping von Internet-Faxanbietern achten. Mit der Gruppenzustellung ist es jetzt möglich, Ihr Faxdokument gleichzeitig an eine große Anzahl von Empfängern zu senden, manchmal an bis zu 20 Adressen auf einmal.

Kein langes Schlangestehen mehr, weil Tina aus der Personalabteilung 50 Mal das gleiche Fax verschickt, immer und immer wieder. Fax-Blasts sind jetzt vollständig möglich und stellen sicher, dass alle in der Liste enthaltenen Empfänger ihre Kopie der Nachricht gleichzeitig direkt in ihrem E-Mail-Posteingang erhalten. Jetzt können Sie die Zusammenarbeit verbessern und sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren, indem Sie sicherstellen, dass das gesamte Team die richtige Nachricht oder das richtige Dokument genau dann erhält, wenn es es braucht, wo es in seinem E-Mail-Posteingang leicht zu finden und zu organisieren ist.

3. Geplante Lieferung

Es mag trivial erscheinen, aber mit der Einführung des Online-Faxens ist einer der Schwachpunkte im Zusammenhang mit herkömmlichen Standard-Faxgeräten die Notwendigkeit, genau zu dem Zeitpunkt direkt vor dem Faxgerät zu sein, an dem Sie Ihr Fax senden müssen. Wenn Sie also dieses wichtige Dokument gleich morgens drei Zeitzonen im Voraus faxen müssen – wenn Sie normalerweise schlafen würden – müssten Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie wach und bereit sind, sondern Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie es tun finden Sie ein Faxgerät! Mit Online-Faxen ist das jetzt kein Problem mehr.

Mit der Möglichkeit, die Zustellung Ihrer ausgehenden Faxe zu planen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Fax zur richtigen Zeit an den richtigen Empfänger gesendet wird, sei es sofort oder erst nach der wichtigen Abschlussbesprechung. Kombinieren Sie dies mit der Möglichkeit, Faxe von Ihrem Telefon oder einem beliebigen Gerät mit Internetverbindung zu senden, und Sie schneiden die Fäden ab, die normalerweise erfordern, dass Sie in diesem entscheidenden Moment direkten Zugriff auf ein Faxgerät haben. Planen Sie einfach eine Faxzustellung über Ihr Online-Portal oder Ihre mobile App und setzen Sie Ihren Tag mit der Gewissheit fort, dass Ihr Fax weder zu früh noch zu spät ankommt.

4. Junk-Fax-Screening

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Wir haben Schneckenpost eingeladen, und dann kam die unerwünschte Junk-Mail. Wir sind schließlich auf E-Mail umgestiegen, und damit kamen die unerwünschten Spam-E-Mails. Wir erhalten sogar unerwünschte Anrufe, die unsere Leitungen mit Telemarketing-Pitches und jetzt sogar Robocalls verstopfen. Da macht es natürlich Sinn, dass Unmengen unerwünschter Junk-Faxe auf Ihr Faxgerät bzw. beim Online-Faxen in Ihr E-Mail-Postfach gelangen. Genau wie bei Spam-Filtern kommt hier die Junk-Fax-Überprüfung ins Spiel. Die Junk-Fax-Überprüfung funktioniert tatsächlich auf zwei Arten, mit einer weißen und einer schwarzen Liste. Verwenden Sie die weiße Liste, um genehmigte Adressen und Nummern hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Sie nur Dokumente und Nachrichten von diesen bestimmten Nummern und von niemand anderem erhalten. Dies kann jedoch Ihren Posteingang sperren, um nur Nachrichten von Ihnen bekannten Personen zu erhalten, und neue Kunden oder Klienten blockieren.

Auf der anderen Seite können Sie mit Blacklisting bestimmte Adressen und Nummern eingeben, die von Ihrem Online-Faxdienst blockiert werden sollen, um diese lästigen Spammer fernzuhalten. Einige Junk-Fax-Überprüfungsfunktionen ermöglichen sogar einen „Platzhalter“, der eine bestimmte Vorwahl, Nummernsätze oder Präfixe enthält. Das Reduzieren von Spam und Unordnung trägt dazu bei, dass Ihr Posteingang ordentlich und organisiert bleibt.

5. Fortschritts- und Statustracker

Haben Sie jemals ein Fax verschickt, nur damit Ihr Empfänger wartet und wartet, nur damit es nie bei ihm ankommt? Online-Faxen hilft Ihnen nicht nur, besser organisiert zu bleiben, indem es ein Protokoll über gesendete und empfangene Faxe führt und sie in Ihrem E-Mail-Posteingang speichert, sondern einige Dienste können sogar Ihre Nachrichten verfolgen, während sie zu Ihrem Empfänger gelangen.

Fortschrittstracker sind Software, mit der Sie den aktuellen Status Ihrer ausgehenden Faxe im Übergang anzeigen und sie sogar auf Schritt und Tritt verfolgen können, von dem Moment an, in dem Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, bis zu dem Moment, in dem sie auf dem Fax Ihres Empfängers angezeigt werden sollen Maschine oder Posteingang. Fortschrittstracker können helfen, verlorene Faxe zu reduzieren und darauf zu warten, dass das letzte Fax seinen Weg findet.

6. Integrationen und APIs

Alle unsere Produktivitätsplattformen werden immer flexibler und anpassbarer. Dank der Welt der APIs ist es für Entwickler jetzt einfach, Brücken zwischen zwei bisher unabhängigen Workforce-Lösungen zu bauen. APIs sind kurze, einfach zu verwendende Zeichenfolgen aus webbasiertem Code, die es zwei Plattformen ermöglichen, miteinander zu interagieren. So wie Sie Ihr CRM direkt in ein Team-Chat-Tool wie Slack integrieren können, können Sie ganz einfach APIs verwenden, um Ihren Online-Faxdienst direkt in alle Arbeitsplatz-Tools zu integrieren, die Ihr Team bereits verwendet.

Faxfunktionen können in alle Geschäftsanwendungen integriert werden, die SMTP, Text-XML oder Webdienst-APIs verwenden, um den Prozess zu automatisieren und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Dank APIs ist es einfach, eine Faxschaltfläche direkt in Ihr CRM einzufügen, sodass Sie mit nur einem Klick über das Profil eines Kunden auf das Faxgerät Ihres Kollegen schießen können.

7. Große Dateifreigabe

Während das Online-Faxen viel mehr ist als eine einfache Dateifreigabe, bedeutet das nicht, dass Sie den Dienst nicht für die Dateifreigabe verwenden können. Beim Online-Faxen wird Ihre E-Mail-Adresse verwendet, um digitale Dokumente als Faxe entweder auf Ihrem eigenen Gerät oder per E-Mail zu senden und zu empfangen. Aufgrund der Natur von E-Mails ist es jedoch sehr wahrscheinlich, dass Sie eine Dateigrößenbeschränkung erreichen, wenn Sie versuchen, ein ziemlich großes Dokument oder sogar einen völlig anderen Dateityp insgesamt (sogar Videos) zu senden.

Die gemeinsame Nutzung großer Dateien ist eine Funktion, die für diejenigen nützlich ist, die ziemlich große oder lange Textdokumente (denken Sie an über 100 Seiten!) oder sogar völlig unterschiedliche Dateitypen wie hochauflösende Bilder, Audiodateien, Tabellenkalkulationen und sogar Videos senden müssen. Online-Faxanbieter, die die gemeinsame Nutzung großer Dateien ermöglichen, schließen im Allgemeinen eine Obergrenze für die Dateigröße ein, gehen jedoch bei 3 GB und mehr weit über die von Ihrem E-Mail-Dienst eingerichtete Dateibeschränkung hinaus. Wenn Ihr Service auch die Gruppenzustellung umfasst, ist es möglich, diese großen Dateien auch an mehr als einen Empfänger gleichzeitig zu senden – etwas, womit andere Filesharing-Plattformen möglicherweise Probleme haben.

8. Mehrere E-Mail-Adressen

Nicht zu verwechseln mit der Gruppenzustellung von Dokumenten, dem Faxen eines Dokuments an viele Empfänger, das durch das Online-Faxen ermöglicht wird – eine weniger verbreitete Funktion beim Online-Faxen ist die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Adressen mit einer Faxleitung zu verknüpfen. Auf diese Weise müssen Sie keine eigenständige E-Mail-Adresse erstellen, die Sie jedem Teammitglied zur Verfügung stellen müssen, um den Zugriff auf Ihr Online-Faxportal oder Ihre Funktionen zu ermöglichen. Da mehrere E-Mail-Adressen unterstützt werden, können Sie stattdessen beliebig viele einzelne E-Mails hinzufügen, um allen Teammitgliedern Zugriff zu gewähren, die dann jeweils ihren eigenen Posteingang und ihr eigenes Portal erhalten. Und das alles noch unter einem eigenständigen Online-Fax-Abonnement.

Die Fortsetzung der Kosteneffektivität des Online-Faxens durch Hinzufügen mehrerer E-Mail-Adressen zu einer Faxleitung reduziert die Anzahl der für Ihr Team erforderlichen Abonnements oder Lizenzen. Mit Verwaltungskontrollen ist es einfach, die Kontrolle zu behalten und den Zugriff nur denjenigen zu gewähren, die ihn benötigen, und möglicherweise sogar die Funktionalität einzelner E-Mail-Adressen einzuschränken, denen Zugriff gewährt wird.

9. Faxarchiv

Beim Online-Faxen geht es nicht nur um weniger Papier, sondern auch um weniger Aktenschränke. Dank Online-Fax wird alles digital abgewickelt, ebenso wie Ihre Ablage. Während einige Anbieter Sie alles direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang speichern lassen, ist eine nützliche Funktion, die Sie im Auge behalten sollten, das Faxarchiv, eine dedizierte, durchsuchbare Dateispeicherlösung für alle Ihre eingehenden und ausgehenden Faxe, die kontoweit gesendet und empfangen werden.

Jetzt können Sie diese alten Faxe sicher aus Ihrem Posteingang löschen und dennoch sicherstellen, dass sie in Ihren Aufzeichnungen konsolidiert werden, falls Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt abrufen müssen. Bei einigen Anbietern ist die Anzahl der archivierbaren Faxe begrenzt, während bei anderen eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten so lange gespeichert werden kann, wie Sie dies benötigen.

10. Sicherheit und Compliance

Während das Online-Faxen die Sicherheit Ihrer Dokumente von Natur aus erhöht, können nur Personen mit Zugriff auf Ihren E-Mail-Posteingang Ihre Faxe lesen. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäß verschlüsselt werden. Es kann beim Kauf eines Anbieters von Vorteil sein, nicht nur ausgehende, sondern auch eingehende Faxverschlüsselung sicherzustellen. Einige Anbieter gehen sogar so weit, dass die Bestätigung Ihrer Zustellung verschlüsselt ist, und ermöglichen versteckte Zielnummern.

Wenn Sie in einer verwandten Branche tätig sind, kann es auch von größter Bedeutung sein, einen Anbieter zu beauftragen, der die Einhaltung von Datensicherheitsvorschriften wie dem American Health Insurance Portability and Accountability Act gewährleistet, da nicht alle Anbieter die Extrameile gehen. Die Verschlüsselung erfolgt normalerweise dank der Standardsicherheitstechnologie, die normalerweise zum Aufbau einer verschlüsselten Verbindung zwischen einem Client und einem Server verwendet wird – bekannt als SSL, Secure Sockets Layer.

Allein das Online-Faxen kann dazu beitragen, die Produktivität im Büro zu steigern und gleichzeitig die Kosten und Probleme zu senken, die normalerweise mit dem Betrieb einer Standard-Faxleitung und dem gefürchteten Faxgerät verbunden sind. Aber die Vorteile hören hier nicht auf, mit einigen zusätzlichen Funktionen, auf die es sich zu achten lohnt.