So schreiben Sie professionelle E-Mail-Signaturen (mit 15 Beispielen)

Laut einer Radicati-Studie hat sich die E-Mail-Kommunikation als eine der häufigsten Methoden zum Versenden von Nachrichten zwischen Kollegen vor Ort und extern durchgesetzt. Auch wenn immer wieder neue Kommunikations-Apps das Ende der E-Mail einläuten, scheint die E-Mail immer weiterzumachen wie bisher, gleichgültig gegenüber den Dogmen der Neuzeit, dem Fortschritt und dem Kult der Zukunft.

Nun, vielleicht geht es nicht so poetisch weiter. Aber auf absehbare Zeit wird E-Mail ein fester Bestandteil der professionellen Kommunikation bleiben. Wir können unsere E-Mail-Korrespondenz an unsere Geschäftszwecke anpassen – ob gewöhnliche Korrespondenz oder E-Mail-Marketing – und da das Medium seinen Kontext trägt, ist nicht nur unser Inhalt wichtig, sondern auch seine Präsentation.

Viele erste Eindrücke werden per E-Mail durchgeführt. Ihre großartige E-Mail-Signatur ist die Chance, diesen Eindruck zu prägen. Eine professionelle E-Mail-Signatur ist nicht nur optisch ansprechend, sondern vermittelt auch unsere Fähigkeiten, Erfahrungen und Kontaktdaten.

Es gibt viel Subjektivität, wenn man lernt, wie man eine professionelle E-Mail-Signatur hervorhebt und gleichzeitig Autorität besitzt. Glücklicherweise gibt es in Bezug auf Stil und Implementierung eine ziemlich kurze Liste dessen, was akzeptabel ist – und Sie müssen nicht an die Grenzen gehen, um eine ausgefeilte und professionelle Signatur zu präsentieren.

Die besten Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen

1. Fassen Sie sich kurz.

Eine professionelle E-Mail-Signatur sollte kurz und bündig sein. Geben Sie Ihren Namen, Titel, Unternehmen, Kontaktinformationen und berufliche Interessen an. Dies können drei oder vier Textzeilen sein – sechs können funktionieren, aber Sie strecken sie aus. Berücksichtigen Sie beim Design „Weniger ist mehr“ – Ihre Signatur soll ergänzen, nicht die Augen der Menschen von dem abhalten, was sie lesen möchten.

Diese E-Mail-Signatur ist konventionell, ausgewogen und vermittelt alle wesentlichen Punkte – minimaler Schnickschnack. Scheuen Sie sich nicht, einen E-Mail-Signaturgenerator zu verwenden, um die Kontrolle über Ihre Signatur zu behalten.

2. Verwenden Sie Ihre Marke als thematischen Leitfaden.

Ihr Unternehmen hat möglicherweise kreative Einschränkungen für E-Mail-Signaturen. Macht Sinn – die Marke steht an erster Stelle. Sie müssen sich innerhalb der thematischen Grenzen – Schrift, Farben, Bilder, Symbole, Anordnung – Ihres Logos ausdrücken. Manche fühlen sich erleichtert, andere scheuern. Keine Sorge, manchmal bringen Beschränkungen die beste Kunst hervor. Sehen Sie sich diese E-Mail-Signatur von Sombras Blancas Design an.

Dieses Beispiel für eine E-Mail-Signatur enthält die Markenfarben und Designthemen – sehen Sie sich die leicht verschwommenen Ränder an –, um den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen innerhalb der Markenstimme darzustellen. Totale Harmonie. Unabhängig davon, ob Sie einen professionellen E-Mail-Client wie Outlook oder einen kostenlosen Verbraucher-E-Mail-Dienst wie Gmail verwenden, sollten Sie Ihre Marke dennoch weiter vorantreiben.

3. Fügen Sie einen Kopfschuss hinzu.

Das Anhängen eines Gesichts an einen Namen hilft Menschen, persönliche Assoziationen herzustellen. Wenn Sie eine Beziehung zu Ihrem Empfänger aufbauen oder einfach positives Feedback hervorrufen möchten, bauen Sie eine Verbindung zu Ihrem Empfänger auf, indem Sie ein Kopffoto mit Ihrem Gesicht neben Ihrem Namen anbringen. Ein professioneller Kopfschuss muss gut beleuchtet und gut aufgenommen sein. Sie möchten, dass es Attribute vermittelt, die für Ihren (oder jeden anderen) Beruf wünschenswert sind – Kompetenz, Intelligenz, Zuverlässigkeit. Es muss nicht glamourös sein. Verwenden Sie kein Selfie.

Runde Ränder oder quadratisch hängt von Ihrem Geschmack ab. In dieser E-Mail-Signatur wird das Porträt der Person mit ihren Kontaktinformationen gleichgewichtet, wobei die Marke unten angezeigt wird. Dieser persönliche E-Mail-Signatur-Tipp wird dieses professionelle Gefühl gut ausgleichen und Sie zugänglicher machen, was immer ein Plus ist.

4. Verwenden Sie Farben eher für die Textur als für die Aufmerksamkeit.

Bunte E-Mail-Signaturen können in einer Kreativbranche von Vorteil sein. In einer traditionelleren Branche lenkt eine Fülle optisch ab und kann amateurhaft wirken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie gut Sie es schaffen können, oder wenn Ihre Branche nicht so fabelhaft ist, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen. Eine professionelle E-Mail-Signatur kann ohnehin mehr durch geschmackvolle Arrangements sprechen als durch kräftige Farben. Bleiben Sie auch hier innerhalb der Markenpalette.

Dieses Beispiel, ebenfalls von Sombras Blancas Design, hat einen leicht cremefarbenen Hintergrund, zwei verschiedene Schriftfarben und zwei leicht unterschiedliche Schriftarten. (Beachten Sie, dass die Schriftart der Marke Serifen hat, während der andere Text serifenlos ist.) Das sanfte Design vermittelt Sicherheit – sicherlich ein Punkt von beruflichem Interesse für einen Psychologen – und die subtile Farbgebung trägt dazu bei, dies zu erreichen.

5. Bleiben Sie bei einer oder zwei Standardschriften.

Wenn es um Schriftarten geht, ist die Lesbarkeit die niedrigste Messlatte, die Sie erfüllen müssen. Es ist nicht ungewöhnlich, mehr als eine Schriftart zu verwenden – im vorherigen Beispiel wurden zwei verwendet –, aber abgesehen vom Markenschriftzug braucht eine professionelle E-Mail-Signatur nicht mehr als zwei. Und lass es nicht zu extravagant oder verspielt werden. Ersteres – stellen Sie sich eines mit großen, geschwungenen Serifen vor – lässt es so aussehen, als würden Sie Hochzeitseinladungen versenden. Letzteres – denken Sie an Comic Sans – lässt Sie albern aussehen und untergräbt Ihre Glaubwürdigkeit. Suchen Sie nach einer klaren, sauberen Schriftart und halten Sie die Größe zwischen 10 und 12 Punkt.

Die Ausnahme ist ein langer Haftungsausschluss, den Sie einfügen müssen, was ein unvermeidlicher Schandfleck ist, den Sie klein halten können.

Beachten Sie die beiden Schriftarten im obigen Beispiel – eine für das Logo und eine für die Details. Diese Schriftart verleiht seiner E-Mail-Signatur ein cooles, glattes Aussehen.

6. Lenken Sie das Auge mit visueller Hierarchie.

Gestalten Sie Ihre E-Mail-Signatur basierend auf dem, was ins Auge fällt, damit die Leser ohne ungeschickte Aufzählungszeichen von einem Element zum nächsten fließen. Maßstab, Farbe und Schriftstärke lenken die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Elemente der Signatur, sei es Ihr Name oder der Firmenname. Die Leute lesen von oben nach unten, von groß nach klein, von fett zu dünn. Verwenden Sie dies mit Bedacht – das Hervorheben jedes anderen Wortes auf diese Weise hat den gegenteiligen Effekt. (Wenn alles einzigartig ist, ist nichts einzigartig.)

Dieses Design von Email Signature Rescue macht deutlich, wohin Ihr Auge gehen sollte, basierend auf Schriftstärke, Farbe und Anordnung. Ihr Blick wird natürlich von ihrem Bild angezogen und fährt dann mit ihrem Namen und Titel fort, während nachfolgende Details in der Reihenfolge ihrer Relevanz bis zum Ende der Unterschrift angeordnet sind.

7. Teilen Sie den Text mit Trennlinien auf.

Teiler können grafisch oder Glyphen sein. Eine Glyphe ist ein Symbol innerhalb der Schriftart. Ich denke speziell an die Glyphe mit vertikalen Balken: |. Mit der vertikalen Leiste können Sie unangenehm lange Linien oder nicht zusammenhängende Details aufbrechen, Leerzeichen vermeiden und grafische Elemente reduzieren, wenn Sie deren Anzahl lieber gering halten möchten. Die Glyphe mit dem vertikalen Balken ist in professionellen E-Mail-Signaturen üblich, aber übertreiben Sie es nicht. Maßhalten gilt bei allem, besonders beim guten Geschmack.

Diese horizontale E-Mail-Signaturvorlage von Email Signature Rescue verwendet das vertikale Liniensymbol, um Kontaktinformationen zu trennen. Beachten Sie, dass sich der Designer für einen Aufzählungspunkt zwischen dem Namen und dem Titel entscheidet – dies bricht das Muster auf und verhindert ein Gefühl der Überbeanspruchung, was hilfreich ist, wenn man bedenkt, dass der Kopfschuss durch einen ähnlichen vertikalen Balken von den Details getrennt ist.

8. Halten Sie die Grafiken einfach.

Je komplizierter die Grafik, desto mehr zieht sie die Aufmerksamkeit auf sich – Sie möchten nicht, dass sie den Text überwältigt. Wenn Sie nicht in einer visuellen Branche arbeiten, sollten Sie Grafiken abgesehen von Ihrem Firmenlogo besser auf Symbole beschränken. Halten Sie Ihre Grafiken auf jeden Fall einfach und gleichen Sie sie mit einer angemessenen Menge an Text aus, um visuelle „Durcheinander“ zu reduzieren.

Dieses Beispiel beinhaltet sowohl Markenkonsistenz als auch effektive, einfache Grafiken. Das Logo selbst ist ziemlich minimal, daher muss der Rest der E-Mail-Signatur darauf achten, es nicht zu überwältigen. Beachten Sie, wie Ihre Sichtlinie vom Logo zu seinem Namen, zu seinem Titel (mit Schriftstärke hervorgehoben) und dann zu seinen Kontaktinformationen gezogen wird – visuelle Hierarchie in Aktion.

9. Verwenden Sie Symbole, um auf Social-Media-Konten zu verlinken.

Sie haben dies in früheren Beispielen gesehen, die hier gezeigt werden. Fast jeder hat Social-Media-Konten; selbst diejenigen ohne Konto erkennen zumindest die Symbole. Die Darstellung Ihrer Profile als anklickbare Symbole spart visuellen Platz und verleiht Ihrer E-Mail-Signatur ein glattes Erscheinungsbild. Social-Media-Links geben mehr Informationen und sehen designtechnisch gut aus – zwei Dinge, die Sie von einer professionellen und kreativen E-Mail-Signatur erwarten.

Bieten Sie nicht jede Option an. Halten Sie es einfach mit Ihren LinkedIn-, Google- und anderen sozialen Symbolen, die mit Ihrem Unternehmen oder kleinen Unternehmen verknüpft sind.

Dieses Beispiel des Künstlers Kalachakravarthi besteht hauptsächlich aus Social-Media-Ikonen. In einer konventionelleren Branche mag dieser minimalistische Stil für Ihre Signatur etwas spärlich sein, aber Sie haben ein klares Gefühl dafür, wie die Symbole selbst eine Botschaft senden.

10. Gestalten Sie Ihre Signatur mobilfreundlich.

Abgesehen von der Wahrung des visuellen Gleichgewichts durch das „Weniger ist mehr“-Ethos stellt das responsive Design sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur plattformübergreifend konsistent ist. Menschen lesen mehr denn je E-Mails auf ihren Mobilgeräten – seien Sie nicht die Person, deren Signatur unausstehlich groß oder so klein wird, dass sie auf einem mobilen Bildschirm nicht mehr lesbar ist. Seien Sie vorsichtig mit Grafiken mit kleinem Text – sie lassen sich möglicherweise nicht gut skalieren. Wenn es um Social-Media-Symbole geht, setzen Sie etwas Abstand zwischen sie oder machen Sie sie groß genug, um mit einem Finger gedrückt zu werden.

Diese E-Mail-Signatur hat ein einfaches, aber auffälliges Layout mit einer Anordnung, die auf Mobilgeräten gut übersetzt werden kann. Das Schwarz-Weiß-Motiv ist stark und sichtbar. Beachten Sie die relative Größe der Social-Media-Symbole. Das Weglassen eines Kopfschusses ist eine Designentscheidung; Da die Unterschrift dem Firmeninhaber gehört, ist eine visuelle Identifizierung möglicherweise nicht erforderlich.

Was Sie bei Ihrer professionellen E-Mail-Signatur weglassen sollten

1. Fügen Sie keine irrelevanten Informationen hinzu.

Vermeiden Sie zu viel Text. Dazu gehören Anführungszeichen. Was der eine inspirierend findet, findet der andere vielleicht abgedroschen. Halten Sie die Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur relevant für Ihre Berufsbezeichnung, Ihr Unternehmen, Ihre Fähigkeiten oder Kontaktdaten – Sie versenden Ihren Lebenslauf nicht in Ihrer E-Mail-Signatur. Und Sie müssen nicht jede mögliche Methode angeben, um Sie zu erreichen. Schließlich müssen Sie dort auch nicht Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Geben Sie Ihren Empfängern etwas Anerkennung – sie werden herausfinden, wie sie antworten sollen.

Hier ist so viel los. Es ist mit unwichtigen Informationen gefüllt und wird jede Nachricht in all Ihren E-Mail-Threads verschlingen. Die Leute müssen Aufsätze schreiben, um mit dieser E-Mail-Signatur zu konkurrieren. Eine Telefonnummer sollte ausreichen.

Hinweis: Dies gilt nicht für Haftungsausschlüsse. Wenn Sie es einschließen müssen, fügen Sie es ein. Design ist weniger wichtig, wenn es darum geht, innerhalb der gesetzlichen Grenzen zu bleiben. Handeln Sie gesetzeskonform.

2. Verwenden Sie keine übermäßig großen Grafiken.

Die Aussicht auf die Bergspitze, wie sie durch Ihre DSLR aus Ihrem letzten Norwegenurlaub betrachtet wird, ist zweifellos atemberaubend in ihrer natürlichen Majestät. Es nimmt auch enormen Platz in den E-Mails Ihrer Empfänger ein. In einem langen Thread wird es lästig, daran vorbei zu scrollen. Denken Sie auch daran, dass die meisten E-Mail-Empfänger Ihr E-Mail-Signatur-Design über ihr Smartphone laden.

Schön, makellos und nicht tausendmal in Ihrer professionellen E-Mail-Signatur zu sehen. Speichern Sie es für Ihre persönlichen sozialen Medien, wo es mehr geschätzt wird.

3. Setzen Sie nicht zu viel Farbe ein.

Wie viele Regeln in der Kunst ist auch diese subjektiv. Wenn Ihr Berufsfeld künstlerische Kreativität bevorzugt, dann kann es eine tolle Sache sein, viel Farbe zu haben. Es hängt auch stark von Ihrer eigenen Fähigkeit ab, Farben zu koordinieren, und Ihrem Designinstinkt. Das Problem mit einer Fülle von Farben ist, dass es viel mehr Möglichkeiten gibt, etwas falsch zu machen – kollidierende Farben, visuelles Ungleichgewicht, übermäßige Komplikation und eine Verdrängung des Hauptziels – der Präsentation Ihrer beruflichen Eigenschaften. Daher empfehle ich nicht, zu viel Farbe in Ihre professionelle E-Mail-Signatur zu bringen, aber wenn Sie sich sicher sind, können Sie es schaffen – das liegt an Ihnen.

Um mich selbst zu unterminieren, zeige ich Ihnen ein Beispiel von Miguel Oliva Marquez, der großartige Arbeit geleistet hat.

Warum funktioniert es? In diesem Fall, weil die Farbe an einem Ende eines dünnen Streifens konzentriert ist, während das andere Ende durch seinen Namen in Großdruck mit einem insgesamt minimalistischen Motiv ausgeglichen wird.

Vielleicht kannst du das gut. Wenn ja, großartig. Wenn Sie unsicher sind … nun, für Ihre professionelle E-Mail-Signatur würde ich empfehlen, auf Nummer sicher zu gehen. Aber das bin nur ich.

4. Verwenden Sie keine benutzerdefinierten oder lustigen Schriftarten.

Vorhin habe ich Comic Sans erwähnt. Sie erinnern sich vielleicht, dass ich nichts Positives darüber gesagt habe. Erstens finde ich es ein bisschen albern, einen Computer zu benutzen, um kindliche Handschriften zu imitieren, aber das ist nebensächlich. Noch wichtiger ist, dass Schriftarten wie diese Ihre Glaubwürdigkeit als seriöser Profi untergraben.

Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Signaturvorlage kann Sie vor solchen Fehlern bewahren.

5. Lassen Sie es nicht stagnieren.

Wenn sich Ihre beruflichen Details ändern, aktualisieren Sie das Aussehen Ihrer E-Mail-Signatur. Stellen Sie sicher, dass Links funktionieren, Social-Media-Profile noch relevant sind, zeitkritische Inhalte und Handlungsaufforderungen nach Ablauf des angegebenen Datums entfernt werden. Bleiben Sie auf dem Laufenden – wenn es Ihnen banal erscheint, ist es vielleicht Zeit für ein Update. Auch die technologischen Stile ändern sich.

Diese E-Mail-Signatur sah einmal großartig aus. Nun, ich denke, es sieht veraltet aus. Die einzelnen Elemente sind nicht schlecht, aber wir sind über große, rechteckige Schaltflächen hinausgegangen, und zwei Calls to Action erscheinen übertrieben. Diese beiden Schaltflächen sollten besser als Symbole dargestellt werden.

Seien Sie kreativ, wenn Sie eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen

Kunst ist subjektiv und je nach Charakter Ihres Unternehmens können bestimmte stilistische Fauxpas zum Tragen kommen. Gehen Sie auf Ihr Publikum, Ihren Arbeitsbereich, wie gut er auf verschiedenen Plattformen erscheint und was Ihrer Meinung nach in jeder E-Mail enthalten sein muss. Wenn Sie einen CTA einfügen, verwenden Sie eine ähnliche Sprache und einen ähnlichen Ton wie an anderer Stelle in der Signatur. Konsistenz ist der Schlüssel.

Erwägen Sie eine neue E-Mail-Signatur oder Abmeldung, wenn sich Ihre Karriere ändert. Die besten E-Mail-Signaturen vermitteln ein Gefühl dafür, wer der Absender ist, ohne den Ton einer geschäftlichen E-Mail zu beeinflussen.

Bestimmte Stile sind klassisch, andere ändern sich schnell – das Ziel ist es, aktuell zu bleiben oder sogar der Kurve voraus zu sein und immer gut gestaltet zu sein.