Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement oder PPM ist eine Art von Management, das sich auf Technologien, Prozesse und Methoden konzentriert, die von Projektmanagern verwendet werden. PPM unterstützt Büros für Projektmanagement bei der Analyse und Verwaltung vorgeschlagener Projekte auf der Grundlage verschiedener Schlüsselmerkmale, aus denen sie bestehen können.

• Bedeutung des Projektportfoliomanagements
• Der Prozess des Projektportfoliomanagements
• PPM-Phasen
• Vorteile des Projektportfoliomanagements
• Branchen, die PPM verwenden
• Was ist die Rolle des Projektportfoliomanagers?
• PPM-Best Practices
• Projektmanagement vs. Portfoliomanagement

Die Bedeutung des Projektportfoliomanagements

Es gibt mehrere Gründe, warum Projektmanager vom Projektportfoliomanagement profitieren können. Die Implementierung dieser Art von Praxis in Ihre Arbeitsumgebung kann organisatorische Gewohnheiten effektiv ändern und Unternehmen effizient führen.

Die Bedeutung des Projektportfoliomanagements kann nicht nur die Risiken der Desorganisation verringern, sondern auch dem gesamten Unternehmen helfen, sich auf das Hauptbild bestimmter Projekte zu konzentrieren.

Wenn Sie beispielsweise Ziele zum Erreichen bestimmter Geschäftsziele überwachen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Projektportfoliomanagement den gesamten Auswahlprozess und die Technik innerhalb eines Projekts für einen Kunden oder eine Organisation verbessern kann.

Der Einsatz von Ressourcen kann auch mit Hilfe des Projektportfoliomanagements erfolgreich eingesetzt werden, da es die richtigen Tools oder besagten Ressourcen klären kann, die bei der Auswahl und Überprüfung Ihrer Teamprojekte helfen können. Schließlich bringt die Zusammenarbeit mit Ihrem Team im Rahmen des Projektportfoliomanagements beide Konzepte der Zusammenarbeit und des Wettbewerbs innerhalb eines Teams in Einklang.

Prozesse des Projektportfoliomanagements

1. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme und erstellen Sie eine Strategie

   Das erste Projekt im Portfoliomanagementprozess wäre die Festlegung von Strategien für Ihr Projekt. Bei der Initiierung eines Projekts besteht die beste Lösung darin, die Vor- und Nachteile der Erstellung einer Strategie zu ermitteln und zu ermitteln, wie dies zu ihrem Inventar beitragen wird.

2. Analysieren Sie die Strategie

   Nach der Erstellung von Strategien für ein Projekt ist der nächste Schritt die gründliche Analyse. Bei der Analyse der Lösungen für ein Projekt ist es wichtig, welche Schritte Sie und Ihr Team unternehmen möchten, um ein Projekt voranzutreiben. Sie müssen Ziele haben, um erfolgreich zu sein. Daher eine Analyse dieser Strategien.

3. Stellen Sie Ausrichtungen sicher

   Ihre Überzeugungen mit Ihren Zielen in Einklang zu bringen, ist der nächste Schritt bei der Umsetzung von Strategien für ein Projekt. Das ist bei dieser Art von Prozess so gut wie realistisch, weil alles von der Ausführung des Projekts abhängt.

4. Verwaltung

   Vorausgesetzt, es gibt einen Zeitplan für Ihr Projekt, sollten Teams im Rahmen des Projektportfoliomanagements die Zeit immer effizient verwalten und alle Aufgaben und Konzepte in Ordnung haben. Als Teil der Planung von Strategien und der Ausrichtung dieser Strategien an den Projektzielen ist Pünktlichkeit Teil des Gesamtprozesses des Projektportfoliomanagements.

5. Testen und anpassen

   Die erfolgreiche Projektleistung und die Bestimmung, wie sich dieses Projekt anpassen wird, ist die letzte Phase des Projektportfoliomanagementprozesses. Die Überwachung und Bewertung des gesamten Projekts kann mehr Zeit für die Verbesserung und Identifizierung von Problemen schaffen, die während des gesamten Projekts auftreten.

   Da es aufgrund eines Zeitrahmens an Platz mangelt, ist es wichtig, Ihre Probleme sorgfältig zu identifizieren und mehrere Tests durchzuführen, bevor Sie das endgültige Projekt versenden.

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Phasen des Projektportfoliomanagements

Phase 1. Die Gruppe der Ausrichtungsprozesse

• Identifizierung: Der erste Schritt des Ausrichtungsprozesses besteht darin, Projekte innerhalb der Pipeline zu identifizieren. Dies können alle Arten von Projekten sein, die von kürzlichen bis hin zu fortlaufenden Projekten reichen. Das Hauptziel bei der Identifizierung von Projekten besteht jedoch darin, organisatorische Schlüsselprojektinformationen zu sammeln, bevor mit dem nächsten Schritt fortgefahren wird.

• Kategorisierung: Die Kategorisierung eines Projekts hilft, alle Arten von Projekten besser zu organisieren. Wenn Sie ein Projekt kategorisieren, kann Ihr Team problemlos die richtigen Projekte finden und ein Projekt einzeln bewerten.

• Bewertung: Die Bewertung eines Projekts bei der Sicherstellung der Ausrichtung auf ein Projekt hilft sicherzustellen, ob ein Projekt erfolgreich ist oder nicht. Auf diese Weise kann Ihr Team feststellen, ob das Endprodukt eines Projekts ein No-Go oder ein Okay ist.

• Auswahl: Die Auswahl des richtigen Projekttyps führt zurück zum Erreichen der Kriterien Ihres Projektportfoliomanagements. Einige Qualitäten, auf die Sie bei einem erfolgreichen Projekt achten sollten, sind Relevanz, Wirkung, Kohärenz und Effizienz.

• Priorisierung: Die Priorisierung bestimmter Projekte ist ebenso wichtig wie die Erstellung eines Zeitplans für das Projekt selbst. Denken Sie über die Hauptziele nach, die erreicht werden müssen, und wie Sie mit Ihrem Team daran zusammenarbeiten werden. Es ist am besten, die wichtigsten Prioritäten eines Projekts zu berücksichtigen, bevor Sie einen stabilen Plan erstellen.

• Autorisierung: Die Autorisierung ist eines der wichtigsten Dinge, die bei der Arbeit an Projekten und Portfolios im Rahmen des Projektportfoliomanagements eingeholt werden müssen. So wie die Batterien in einer Fernbedienung funktionieren, muss Ihr Team die Möglichkeit haben, sich für den Ausrichtungsprozess eines Projekts zu autorisieren.

Phase 2. Die Überwachungsgruppe

• Regelmäßige Portfolioüberprüfung und Berichterstattung: Es wird bestimmte Zeiten geben, in denen Portfolios regelmäßig überprüft werden und einen Gesamtbericht erhalten. Hier erfolgt die Überwachung, wenn ein Projekt oder Portfolio übersehen wird. Dies selbst ist der Inbegriff des Projektportfoliomanagements, da es eine gründliche Analyse von ROIs, KPIs und anderen Arten von Kriterien ermöglicht, die für das Projekt festgelegt wurden.

• Strategische Änderungen: Nach der Überprüfung und Berichterstattung kam ich auf strategische Änderungen. Gerade bei schlechten Projekten gibt es immer Raum für Verbesserungen. Wenn ein Team auf ein schlecht bewertetes Projekt stößt, müssen neue und verbesserte Strategien ins Spiel kommen, sobald Änderungen vorgenommen werden dürfen.

Phase 3: Der Komponentenprozess

• Komponentenausführung und Reporting: Die Verwendung von Kennzahlen und gewichteten Kriterien sind Teil des Komponentenprozesses. Das Reporting eines Projektes ermöglicht eine Übersichtsauswertung eines besagten Projektes. Es bestimmt, wie gut die Komponenten während des gesamten Projekts ausgeführt wurden, und impliziert möglicherweise Feedback für Ihr Team.

Vorteile für das Projektportfoliomanagement

• Risiken minimieren

  Einer der größten Vorteile des Projektportfoliomanagements ist mehr Organisation und weniger Risiken, die Sie bei bestimmten Projekten eingehen. Die Minimierung von Projektportfolios kann zu mehr Flexibilität beim Management und einer stärkeren Konzentration auf die Hauptprioritäten eines Projekts führen.

• Budgetanpassungen zulassen

  Der Zweck des Projektportfoliomanagements ist Ausgewogenheit. Das Konzept, Ideen mit Ihrem Budget in Einklang zu bringen, erleichtert das Projektportfoliomanagement, da Sie sich auf das Gesamtbild dieses bestimmten Projekts konzentrieren können.

• Optimierung des Ressourcenmanagements

  Mit Projektportfoliomanagement werden operative Forschung und Optimierung besser. Projektmanager können die Kontrolle und die Fähigkeit haben, die Ressourcen zu überwachen, die für bestimmte Ziele benötigt werden, die zu einem Projekt beitragen. Dieses Konzept kann Mitarbeitern helfen, ihre Ziele in einem viel größeren Licht zu erreichen.

• Förderung der kollaborativen Entscheidungsfindung

  Ein weiterer Vorteil, den das Projektportfoliomanagement mit sich bringt, ist die gemeinsame Entscheidungsfindung. Die Entscheidungsfindung mit anderen Mitarbeitern in Ihrem Team wird aufgrund der Struktur des Projektportfoliomanagements häufiger gefördert.

• Bereitstellung von Projektwert für Stakeholder

  Projektportfoliomanagement bedeutet auch, Ihren Stakeholdern einen Mehrwert für das Projekt selbst zu bieten. Ihr Team versteht nicht nur die Interessen Ihrer Stakeholder innerhalb des Unternehmens, sondern hat auch den Vorteil, zu bestimmen, wie Ihre Stakeholder ihre Grundwerte als Ganzes stärken können.

• Steigerung der Projekterfolgsrate

  Wenn das Wort „Management“ im Begriff Projektportfoliomanagement noch nicht angekommen ist, empfehlen wir Ihnen, weiterzulesen, um sich vom Gegenteil zu überzeugen. Aufgrund der Struktur und der flexiblen Organisation können Projektmanager problemlos Projekte mit höherer Geschwindigkeit verwalten. Es ist ein unkomplizierter Prozess, mit dem Sie die Arbeit schneller und pünktlich erledigen können.

Branchen und Organisationen, die PPM verwenden

Jede Branche hat ein maßgeschneidertes PPM, das es für Branchen und Organisationen effizienter macht, erfolgreich zu sein. Nachfolgend sind die folgenden Branchen aufgeführt, die das Projektportfoliomanagement als Mittel zur erfolgreichen Integration von Arbeitsabläufen und klaren Geschäftsstrategien nutzen. Sehen Sie sich unsere Vorschläge für PPM-Software für jede Branche an.

• ES
• Krankenhäuser/Gesundheitswesen
• Bauwesen, Automobil
• Gemeinnützig
• Finanzdienstleistungen und Banken
• Service- und Personalvermittlung
• Versicherung
• Telekommunikation
• Staatsverwaltung

Was ist die Rolle des Projektportfoliomanagers?

Nachdem wir nun den Zweck des Projektportfoliomanagements behandelt haben, ist es an der Zeit, dass wir Ihnen die Hauptrolle eines Projektportfoliomanagers erläutern. Diese Position besteht einfach darin, kleine Projekte zu verwalten, bei denen mehrere Aufgaben und Anforderungen bis zu einem Stichtag abgeschlossen sind. Ein Projektportfoliomanager muss alle Verantwortlichkeiten beaufsichtigen, die mit dem gesamten Projekt selbst verbunden sind.

1. Verwaltung von Projektanfragen

   Als Projektportfoliomanager können Sie die Arten von Projekten auswählen, die für ein Unternehmen oder eine Organisation geeignet erscheinen. Das Anfragemanagement ist jedoch Teil eines Systems, in dem ein Projekt wertbasierte Kriterien durchlaufen muss, um genehmigt zu werden.

   Herauszufinden, wo bestimmte Ressourcen innerhalb eines Projekts zugewiesen werden sollten, ist eine weitere Aufgabe, die Projektportfoliomanager übernehmen müssen, um ein Projekt effektiv durchzuführen. Bei der Ressourcenzuweisung müssen Projektportfoliomanager die verfügbaren Ressourcen zuweisen und planen.

2. Risikomanagement

   Die Minimierung der Anzahl potenzieller Probleme ist eine weitere Verantwortung, die Projektportfoliomanager erfüllen müssen, wenn sie diese Position einnehmen. Sie müssen sicherstellen, dass nichts den Zeitplan eines Projekts negativ beeinflusst.

3. Erkennen und reduzieren Sie Ineffizienzen

   Da Projektportfolios Aufgaben und Gesamtziele von Projekten überwachen, ist es auch wichtig, dass Projektmanager Ineffizienzen identifizieren und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass diese Ineffizienzen innerhalb eines Projektzeitplans auftreten.

4. Arbeiten Sie mit hochrangigen Stakeholdern zusammen

   Die Aufrechterhaltung einer stabilen Geschäftsbeziehung zwischen Projektportfoliomanagementsystemen und Stakeholdern ist eine weitere wesentliche Aufgabe für Projektportfoliomanager. Die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit hochrangigen Stakeholdern wird effektiv, um bei anstehenden Projekten, an denen sie beteiligt sind, erfolgreich zu sein.

5. Änderungsmanagement

   Das Erlernen der Implementierung von Änderungsmanagement hilft, die Leistung der Ausführung von Projekten im Rahmen des Projektportfoliomanagements zu verbessern. Es ist entscheidend, dass Projektmanager Gelegenheiten ergreifen und alle wichtigen Probleme ansprechen, bevor sie sich der nächsten Entscheidung zuwenden, die während des gesamten Prozesses getroffen werden muss.

6. Verfolgung des Geschäfts-ROI von Projekten

   Genauso wichtig wie diese Position ist der Return of Investment (ROI) von Projekten. Der ROI ist ein wichtiger Leistungsindikator, der die Rentabilität von Auszahlungen bestimmt. Projektmanager müssen dies im Auge behalten, um den kumulativen Erfolg der Investitionen eines Unternehmens zu messen.

Best Practices für das Projektportfoliomanagement

• Geschäftsstrategien verstehen

  Es ist notwendig, den Spielplan zu kennen, bevor man sich in eine Situation stürzt, um im Projektportfoliomanagement erfolgreich zu sein. Eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Geschäftsstrategien für ein Projekt verwendet werden sollen, ist genauso erfolgreich wie das Durchgehen bestimmter Ideen, die Sie umsetzen möchten, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

• Identifizieren Sie die richtigen Projekte

  Das Identifizieren der richtigen Projektgruppe geht zurück auf die Rolle eines Projektportfoliomanagers. Als Projektmanager liegt es in ihrer Verantwortung, zu entscheiden, ob ein Projekt auf der Grundlage des Projektanforderungsmanagementprozesses weiterverfolgt werden soll.

• Aufbau eines Project Management Office (PMO)

  PMO ist das erste Anzeichen für bewährte Verfahren in Richtung eines effektiven Projektportfoliomanagements. Die Einrichtung eines Projektmanagementbüros vermittelt ein Gefühl der Kontrolle und Einflussnahme bei der Verwaltung von Projekten. Daher ist es eine ausgezeichnete Strategie, wenn es darum geht, das Rückgrat des Konzepts des Projektportfoliomanagements aufzubauen.

• Erstellen von Standards für die Projektbewertung

  Bei der Bewertung von Projekten ist es wichtig, dass Sie Standards schaffen, nach denen Sie leben können. Das Erstellen von Standards für Ihre Projekte gibt Ihnen eine Denkweise, die Ihr Team haben sollte, wenn es einen Bewertungsprozess durchläuft. Zu diesen Kriterien sollten Kohärenz, Effizienz, Relevanz und sogar die Auswirkungen des Projekts gehören.

• Formulierung von Strategien für das Risikomanagement

  Das Risikomanagement wird weiterhin ein Thema sein, auf das man ständig achten muss. Aus diesem Grund muss Ihr Team beim Projektportfoliomanagement Strategien formuliert haben, um sich auf das Schlimmste vorzubereiten.

• Formulierung von Strategien für das Change Management

  An der Spitze des Risikomanagements steht das Änderungsmanagement. Die Formulierung von Strategien für das Änderungsmanagement sollte genauso relevant sein wie die für das Risikomanagement entwickelten Strategien. Denken Sie daran, dass eine der wichtigsten Komponenten des digitalen Marketings und des Projektportfoliomanagements die Leistungssteigerung ist.

• Verwenden Sie PPM-Tools

  Es gibt Unmengen an PPM-Software, die Ihr Team verwenden kann. PPM-Tools sind sehr hilfreich und ein guter Anfang für den Erfolg im Projektportfoliomanagement. Berühmte Software, die Sie in Betracht ziehen und nach der Sie leben sollten, können Wrike, Asana und Planview sein.

Die Unterschiede zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement

Obwohl ähnlich klingend, gibt es einen Unterschied zwischen Projekt- und Portfoliomanagement. Um es deutlich zu machen, ist Projektmanagement die Handlung, ein Team zu führen, um die Ziele eines Projekts zu erreichen. Während sich das Portfoliomanagement hauptsächlich auf die Auswahl verschiedener Arten von Anlagen konzentriert, die die finanziellen Ziele eines Kunden langfristig erfüllen können.

Letztendlich ist es für Organisationen besser, Projekte und Portfolios auf PPM-Art zu führen, da dies mehr Kontrolle und Flexibilität für alle Arten von Aufgaben bietet, die innerhalb eines Projekts oder Portfolios verwaltet werden müssen.

Abschließende Gedanken

Es gibt viele Tools, die Projektmanager beim Portfoliomanagement unterstützen können. Beispiele hierfür können Software wie Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink und Trello sein. Mit dem Einsatz dieser PPM-Tools können Projektmanager PMOs oder Project Management Offices schneller und effektiver einrichten.

PPM ist auch in jeder Art von Industrie kompatibel. Dies kann vom Gesundheitswesen, Bauwesen und sogar von der Regierungsverwaltung abweichen. Insgesamt können die Vorteile des Projektportfoliomanagements dazu beitragen, nicht nur die Organisation aktueller und vorgeschlagener Projekte in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sondern auch Projektmanagern helfen, in ihren Bereichen effektiv zu arbeiten.

Andere nützliche Ressourcen:

5 Schritte zur Implementierung eines erfolgreichen Projektportfoliomanagementprozesses

3 Gründe, warum Projekte scheitern und wie man es vermeidet