Wichtige Werkzeuge für die Fernarbeit während COVID-19 und darüber hinaus

Monate bevor es im März 2020 zu Schlagzeilen wurde, wollte die CDC die Ausbreitung des Coronavirus oder COVID-19 eindämmen. Lange bevor die Pandemie zur Quarantäne eskaliert, nutzen Schulen, Institutionen und Arbeitgeber diese Chance, um alle über soziale Distanzierung aufzuklären.

Universitäten stellen so schnell wie möglich auf Online-Lernen um. Tech-Unternehmen wie Google implementieren freiwillige Work-from-Home-Richtlinien. Auch wenn nicht jeder Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Fernarbeit hat, werden diejenigen, die dies tun, dazu ermutigt. Es ist jedoch wichtig, dass Mitarbeiter produktiv bleiben und effiziente Meetings abhalten, auch wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind.

Während Unternehmen bereits auf Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Software wie Asana, Trello, Toggl, Jira oder Basecamp setzen, schaffen die meisten dieser Tools keine echte Teamkonnektivität. Kanban-Boards und Gantt-Diagramme können als Teamproduktivitätstools hilfreich sein, aber Kommunikation ist ein wichtiges Element, das in Produktivitätstools fehlt.

Die Umstellung auf Remote-Arbeit kann in kleineren Unternehmen Panik auslösen, aber jeder muss im Notfall eine nachhaltige Infrastruktur für Remote-Arbeit und soziale Distanzierung aufbauen. Die richtige Team-Collaboration- und Remote-Work-Software wird das Geschäftswachstum aufrechterhalten, selbst wenn das Büro eine Geisterstadt ist.

• Team-Collaboration-Software
  • Wesentliche Funktionen für die Teamzusammenarbeit
    • Aktivitätsstreams
    • Kalenderintegration
    • Remote-Dateizugriff
    • Dateiversionierung
  • Die besten Anbieter für Teamzusammenarbeit
• Software für Webkonferenzen
  • Wesentliche Funktionen für Webkonferenzen
    • Bildschirm teilen
    • Whiteboarding
    • Co-Browsing
  • Top Lösungen für Webkonferenzen
• Mobile VoIP-Apps
  • Wesentliche mobile VoIP-Funktionen
    • Flip anrufen
    • Gemeinsame Anrufpräsentation
    • Video-Meetings
  • Die besten mobilen VoIP-Apps
• Call-Center-Software und Wähltools
  • Wesentliche Funktionen der Callcenter-Software
    • Automatische Dialer
    • IVR-Systeme
    • Anrufprotokollierung und Anrufaufzeichnung
  • Die besten Anbieter von Callcenter-Software
• Die Vorbereitung von Unternehmen auf Social Distancing hält das Wachstum auf Kurs

Team-Collaboration-Software

Die besten Lösungen für die Teamzusammenarbeit sind entweder browserbasierte oder App-Software, die Teams hilft, miteinander in Kontakt zu bleiben. Auf einer einheitlichen Plattform können Teams Gespräche, Produktivität, E-Mails und sogar Dateien verfolgen, die innerhalb eines Unternehmens geteilt werden. Mehrere Kanäle ermöglichen es Teams, so granular wie nötig aufzuteilen, um organisierte Diskussionen über jeden Aspekt eines Projekts zu führen.

Während Slack ein bekannter Name für Teamzusammenarbeit ist, gibt es Dutzende von Slack-Alternativen, die noch mehr Funktionen bieten als die beliebten kostenlosen Lösungsangebote.

Wesentliche Funktionen für die Teamzusammenarbeit

Mit Aktivitätsstreams, Kalenderintegrationen, Dateifreigabe, Versionierung und Funktionen, die Sie von Projektmanagement-Tools erwarten, organisiert die Teamzusammenarbeit entfernte Teammitglieder, egal mit welchen Hindernissen sie konfrontiert sind. Jeder wird sich mit der Arbeit verbunden fühlen, egal ob schlechtes Wetter die Mitarbeiter zu Hause festhält oder eine Pandemie die Mitarbeiter auf dem Weg zur Arbeit bedroht.

Aktivitätsstreams

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens liegen immer mehrere Projekte gleichzeitig in der Luft. Mit Aktivitätsströmen können lang- und kurzfristige Projekte abgerechnet werden. Abhängigkeiten können miteinander verknüpft werden, sodass Teammitglieder wissen, dass sie die Arbeit, auf die ihr Kollege wartet, priorisieren müssen, selbst wenn sie sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.

Gepaart mit Instant-Messaging-Tools und mobilen Apps für Team-Collaboration-Tools können entfernte Mitarbeiter und Freiberufler in verschiedenen Zeitzonen Teil der Teamkommunikation sein.

Kalenderintegration

Für Projektmanager und Teammitglieder kann die Verwaltung unterschiedlicher Zeitpläne und Konflikte viel Beinarbeit erfordern. Wenn Sie in einem Büro sind, ist es einfach, Ihren Kopf um die Ecke zu stecken und zu sehen, ob Susan sich am Montag wegen Mikes Projekt treffen kann. In Zeiten von Social Distancing oder Telearbeit lässt Sie die Kalenderintegration wissen, wann die beste Zeit für ein Meeting ist.

Diese Tools bieten die Möglichkeit, Aufgaben, Fristen und Aufgabenlisten zu erstellen und dabei Mitarbeiter hinzuzufügen.

Remote-Dateizugriff

Teams, die unterwegs oder voneinander getrennt sind, können Schwierigkeiten haben, Dateien zu organisieren. Remote-Dateiserver müssen eingerichtet und gewartet werden, was für Unternehmen jeder Größe nicht möglich ist. Glücklicherweise ist der Remote-Dateizugriff verfügbar, wenn die Cloud-basierte Dateispeicherung über Apps für die Teamzusammenarbeit verwendet wird.

Während nur wenige Team-Collaboration-Software Cloud-Speicher ermöglicht, lassen sich die meisten in gängige Sharing-Tools wie Github, Dropbox und G-Suite oder Google Drive integrieren.

Dateiversionierung

In der Welt der Software, des Journalismus, der Medizin, des Rechts oder überall dort, wo Sie Dokumente finden, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden, ist die Versionierung ein Muss. Wenn Jane den ganzen Tag an größeren Änderungen an einem Dokument gearbeitet hat und nicht weiß, welche Arbeit Larry kurz vor seiner Abreise erledigen wird, könnte sie ihre Arbeit überschreiben lassen, ohne es zu bemerken.

Die Versionskontrolle warnt Mitarbeiter, wenn Änderungen vorgenommen werden, aktualisiert Dokumente automatisch oder ermöglicht es Personen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Wenn Änderungen im Document Tracker protokolliert werden, weiß jeder, was während der Lebensdauer eines Projekts oder Dokuments passiert ist. In den meisten Fällen kann Ihre Arbeit in einem vertrauten Dateityp exportiert werden, der mit Microsoft Word, Excel oder Google Docs kompatibel ist.

Die besten Anbieter für Teamzusammenarbeit

• Gleiten
• Chanty
• Microsoft Teams
• Flieh
• Locker

Software für Webkonferenzen

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht unerlässlich. Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, die Details komplizierter Projekte abzudecken und Mitarbeiter zu leiten. Angesichts der Tatsache, dass der Tonfall zu ernsthaften Missverständnissen führen kann, bereitet das völlige Fehlen in der textbasierten Kommunikation den Teammitgliedern Probleme.

Mit Webkonferenzsoftware können Teammitglieder unabhängig von sozialer Distanzierung oder der Barriere der Fernarbeit eng miteinander interagieren. Webkonferenzen können zwischen zwei Parteien oder mit Hunderten von Live-Zuschauern eingerichtet werden, die sich einschalten, Text-Chats durchführen oder ihre Bildschirme teilen können. Konferenzbrückenanrufe halten Ihr Team während Ihrer regelmäßig angesetzten Besprechungen in Verbindung, selbst während einer Quarantäne.

Webkonferenzen bieten breitere Möglichkeiten als kostenlose Tools wie Google Hangouts oder Videoanrufe in sozialen Medien. Sie können den Bildschirm teilen und wichtige Screenshots senden, Schulungs-Webinare einrichten oder schnell einchecken, wenn Ihr Team einen benötigt. Anstatt Powerpoints oder Google-Dokumente zu senden, die möglicherweise nie gesehen werden, können Sie über Webkonferenzen mit allen anderen Remote-Mitarbeitern gleichzeitig kommunizieren.

Wesentliche Funktionen für Webkonferenzen

Die größte Stärke von Webkonferenzsoftware ist ihre Fähigkeit, die Erfahrung des Ansehens eines Videos so interaktiv wie ein persönliches Treffen zu gestalten. Wenn Sie Probleme am Telefon oder per Video-Chat besprechen, ist es wichtig, Beispiele für das auseinander genommene Problem zeigen zu können. Bildschirmfreigabe, Whiteboarding und Co-Browsing sind nur einige der Möglichkeiten, wie diese Lösungen die Zusammenarbeit fördern, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder physisch befinden.

Bildschirm teilen

Softwareentwickler, Autoren und Designer verlassen sich alle auf Bildschirme, um ihre Arbeit anzuzeigen. Wenn ein Projekt im Gange ist, ermöglicht eine Ein-Klick-Lösung wie die Bildschirmfreigabe allen Teilnehmern der Webkonferenz, sich gleichzeitig mit demselben Thema zu befassen. Dank der Bildschirmfreigabe war es noch nie so einfach, Feedback zu einem bestimmten Problem zu erhalten.

Glücklicherweise ist dies eine so beliebte Funktion, dass es einfach ist, kostenlose Webkonferenz-Apps mit Bildschirmfreigabe zu finden.

Whiteboarding

Das spontane Brainstorming der Vergangenheit wurde in Videokonferenzen verlegt. Mitarbeiter können den virtuellen Marker nehmen und mithilfe von Online-Whiteboards oder Webkonferenzen mit Whiteboard in Echtzeit Diagramme zeichnen und Listen erstellen. Die meisten Whiteboards ermöglichen auch Drag-and-Drop direkt von Ihrem Desktop auf die Konferenz.

Mit den Funktionen zum Speichern und Senden können diese Brainstorming-Sitzungen sofort von Ihrem Team geteilt und bearbeitet werden, selbst wenn alle zu Hause sitzen.

Co-Browsing

Ob Sie eine Website erstellen oder recherchieren, die gemeinsame Navigation durch Co-Browsing ermöglicht es allen, buchstäblich auf derselben Seite zu sein. Wenn Sie ein Team oder eine Präsentation durch eine Vielzahl von Optionen auf einer Website führen, leistet Co-Browsing das, was die Bildschirmfreigabe nicht kann. Es ermöglicht jedem in der Webkonferenz einen geführten Weg, ohne selbst bei Null anfangen zu müssen.

Erwarten Sie, dass Tools mit Firefox, Chrome, IE und Safari kompatibel sind.

Top Lösungen für Webkonferenzen

• Zoomen
• Cisco WebEx
• GoToMeeting
• Ringzentrale Treffen
• MiCollab

Mobile VoIP-Apps

Während Unternehmens-VoIP-Lösungen Unternehmen dabei geholfen haben, ihre eigenen Call Center einzurichten und Unified Communications im gesamten Unternehmen bereitzustellen, hält mobiles VoIP diese Giganten flexibel. Mobile VoIP-Apps ermöglichen Ihrem Team den Zugriff auf integrierte Kommunikationstools, während Sie remote arbeiten. Teams bleiben in Verbindung und Kunden erhalten die gleiche Art von Service und Support, die sie erwarten, unabhängig davon, wo Ihre Mitarbeiter verstreut sind.

Neben der produktiven Zeitverwaltung und Aufgabenverwaltung bieten diese Remote-Work-Tools ein vertrautes Benutzererlebnis für Chats oder Konferenzen auf einem nativen Android-Gerät oder iPhone.

Wesentliche mobile VoIP-Funktionen

Mobile VoIP-Apps bieten nur einen Teil der gesamten Suite von Lösungen, die Sie im Büro erwarten, aber mit Hilfe von Integrationen können sie die Lücken in einem Notfall schließen. Apps, die Anrufweiterschaltung, gemeinsame Anrufpräsentation und Videokonferenzen bieten, machen Ihr Team geräteunabhängig, ohne die Servicequalität einzubüßen, die Kunden erwarten.

Flip anrufen

Call Flip ist eine Funktion, die für Teams unterwegs erforderlich ist, da sie es Benutzern ermöglicht, einen Anruf von einem Gerät auf ein anderes zu übertragen. Während ein Anruf noch läuft, kann ein an den Schreibtisch gebundener Mitarbeiter etwas im Lager überprüfen, während er mit einem mobilen Gerät verbunden ist. Remote-Mitarbeiter können Anrufe von ihren Laptops zu Hause tätigen und auf ihre mobilen Geräte umleiten, während sie sich in einen ruhigeren Raum begeben.

Gemeinsame Anrufpräsentation

Wenn Mitarbeiter remote arbeiten, möchten Sie nicht, dass Ihre Geschäftsnummer unbeantwortet bleibt. Unternehmen müssen auch in der Lage sein, von einer offiziellen Leitung aus zu telefonieren, anstatt von einer Schar privater Geräte.

Bei gemeinsamer Anrufpräsentation wird bei ausgehenden Anrufen eine Nummer angezeigt, unabhängig davon, wie viele Geräte Anrufe tätigen. Während ein externer Mitarbeiter mit dieser Nummer einen Anruf tätigt, kann dieselbe Nummer für einen zweiten separaten Anruf verwendet werden. Die gemeinsame Anrufpräsentation sorgt dafür, dass das Geschäft für Ihre Kunden und Kunden wie gewohnt funktioniert.

Video-Meetings

Während Webkonferenzsoftware eine lange Liste von Funktionen bietet, die für die Zusammenarbeit im Team unerlässlich sind, können schnelle Videokonferenzen mit mobilen VoIP-Apps durchgeführt werden. Anstatt eine weitere Software zu starten, können Videokonferenzen in letzter Minute Probleme lösen, die auftreten, wenn Mitarbeiter remote sind. Soziale Distanzierung mit mobilen VoIP-Apps ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Köpfe virtuell in ein laufendes Meeting zu stecken.

Die besten mobilen VoIP-Apps

• Skype für Unternehmen
• Flugruf
• Vonage
• Heuschrecke
• RingCentral

Call-Center-Software und Wähltools

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass ein ganzes Team von einem Virus befallen wird, sollte Sie das Bild eines überfüllten Callcenters schaudern lassen. Wenn Sie erwogen haben, Ihre veraltete Dialer-Hardware und Ihr Tischtelefonsystem durch Callcenter-Software zu ersetzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.

Mit nur ein oder zwei Tagen Einrichtung und Tests können Unternehmen nahezu jeder Größenordnung ihren Betrieb aus der Ferne verlagern. Vorausgesetzt, sie haben ein dediziertes mobiles Gerät und einen Computer mit installierter Software, können sie jederzeit in jede Ihrer Callcenter-Kampagnen einsteigen.

Wesentliche Funktionen der Callcenter-Software

Call-Center-Softwarelösungen umfassen eine breite Palette von Funktionen, die für Contact Center in Unternehmen erforderlich sind. Die führenden Anbieter von Call-Center-Software bieten wesentliche Funktionen wie Autodialer, IVR und Anrufprotokollierungstools auf jeder Ebene ihrer Abonnementdienste.

Automatische Dialer

Autodialer waren früher Hardwarelösungen, die den Wählvorgang automatisierten, um eine Liste mit Telefonnummern für ein Callcenter zu durchlaufen. Die Top-Callcenter-Dialer von heute sind Softwarelösungen zum schnellen Durchlaufen von Nummern bei gleichzeitiger Integration in CRM-Software, um ausgehenden Callcenter-Agenten aktuelle Kundeninformationen bereitzustellen.

Bei Verwendung eines Autodialers kann die Software eine Liste mit Nummern durchlaufen und Anrufe an Kunden weiterleiten, während sie automatisch bei nicht verbundenen Nummern, Faxgeräten und Besetztzeichen auflegt.

IVR-Systeme (Interactive Voice Response)

IVR-Systeme sind ein Muss für Inbound-Callcenter. Wenn Ihr Unternehmen eine Support-Hotline betreibt, können Anrufer durch ein Menü blättern, indem sie ihre Anliegen an das System richten. Das KI-System leitet Anrufer dann an Ihre Remote-Agenten weiter, die über ihre Internetverbindung zu Hause verbunden sind.

IVR-Systeme leiten Anrufe zu grundlegenden Informationen an aufgezeichnete Antworten weiter und senden dringende Anrufe an Live-Agenten.

Anrufprotokollierung und Anrufaufzeichnung

Das Protokollieren von Informationen über eingehende oder ausgehende Anrufe ist für die Optimierung eines Verkaufstrichters von entscheidender Bedeutung. Zu wissen, wann Ihr Team das letzte Mal Kontakt mit einem Kunden hatte, worum es ging und welche Produkte oder Dienstleistungen sie bevorzugen, gibt Aufschluss darüber, wo sie bei ihrer Entscheidungsfindung stehen. Mit jedem Kontakt erstellt das Team einen Datenbestand, der vom Marketing analysiert werden kann, um zu entscheiden, welche neuen Dienstleistungen oder Produkte angeboten und an wen sie gerichtet werden sollen.

Die in diese Tools integrierte Anrufaufzeichnungssoftware ermöglicht es Ihnen, ungewöhnliche Anrufe oder Anrufe zu erfassen, die von Top-Agenten bearbeitet wurden. Diese Anrufe können zu Schulungszwecken verwendet werden. Anrufaufzeichnung ist auch ein wichtiges rechtliches Instrument für die Einhaltung von Vorschriften in den stark regulierten Branchen Finanzen, Medizin oder Regierung.

Die besten Anbieter von Callcenter-Software

• Fünf9
• Zendesk
• 8×8
• RingCentral
• NICE InContact

Die Vorbereitung von Unternehmen auf Social Distancing hält das Wachstum auf Kurs

Ganz gleich, ob wir es mit einem Klimaereignis, einer Pandemie wie dem Coronavirus oder einer lokalen Tragödie zu tun haben, die Bereitstellung von Tools für die Arbeit von zu Hause aus sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Im März 2020 erlitten die US-Aktienmärkte einen Schlag, als die COVID-19-Pandemie landesweit Ausnahmezustände auslöste. Die Gouverneure von New York, New Jersey, Kalifornien und dem Bundesstaat Washington forderten die Menschen auf, überfüllte öffentliche Verkehrsmittel zu meiden und von zu Hause aus zu arbeiten.

Während diese Last-Minute-Richtlinien für die Fernarbeit eine gewisse Panik ausmachen, gibt es auch Vorteile der Fernarbeit, darunter eine verbesserte psychische Gesundheit und die allgemeine Arbeitszufriedenheit.

Für Unternehmen, die neu in der Software sind, die Remote-Arbeit ermöglicht, könnte dies eine eigene Art von Panik auslösen. Die Teams, die das Beste aus dieser stressigen Zeit machen werden, werden jedoch diejenigen sein, die ihre Mitarbeiter mit erstklassiger Business-VoIP- und Team-Collaboration-Software eingerichtet und an Bord genommen haben.